档案整理的常见问题及建议

档案整理的常见问题及建议

在档案整理过程中，虽然整理方案明确了，但是在实际整理结果仍然与事先的方案相差很多，甚至背道而驰，通过近几年的档案整理经验，总结了如下几点，以便控制整理过程质量。

一、需要有明确的组织架构和职责分工

整理项目整体工程量有大有小，但是无论是大下，所需要职能职责需要明确，项目经理、质量经理、整理组长等，人员配备不一定齐全，但是职能必须清晰，落实到岗，到人。健全的组织是开展档案工作的前提。

二、制定明确的整理方案

在档案整理方案确定中，有两个工作是非常重要的，第一，档案整理的原则的确定。因为在档案整理过程中，会有很多突发的问题，而且这些问题很可能在档案整理进程中才能暴露出来的，所以，在整理方案确定过程中，制定对一些相同问题的处理原则是必要的，避免在后期针对有些问题重复、反复沟通，导致方案被拆解。有了必要的原则提出，便于对相同类似问题的在实际过程中的快速解决。第二，重要的档案整理细节的预测和判定。档案整理项目小组可以根据以往经验，对于一些在档案整理过程中的细节做事先的规划，并拿出整理流程和控制方法，这样，在档案整理实际过程中，整理人员才有明确的整理依据，从而使档案整理方案自始自终，统一标准。

三、集中的人员培训和上岗

在很多小的档案整理项目中，项目经理可能比较忽视人员的集中培训，总认为集中培训耽误时间，影响产值，其实结果未必。我个人人为，档案整理培训工作应遵循集中培训和师傅带徒弟培训的有效结合。对于一些原则和重要的整理办法，应利用早会等时机有效宣贯，同时，在一对一培训过程中，在实体讲解。不要放过任何机会对档案整理过程中的一些共同问题点做讲解，并及时找到规避和解决的办法。避免批量事故的发生。

最后，在档案整理过程中，需要重视过程的质量控制，重视质量理念的培训，在项目考核体系中，应明确的提出质量项目的考核内容，形成有质量目标、有质量管理办法、有质量组织保障、有质量培训手段、有质量目标考核稽核的一体化质量管理。

档案管理存在的问题及对策

有关档案管理存在的问题及对策

管理档案的有关问题你解了吗?下面是挑选较好的有关档案管理存在的问题及对策范文，供大家参考阅读。

一、当前档案管理存在的问题

目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

(一)档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

(二)档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

(三)档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的`工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

(四)在信息开发和编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。

二、提高档案管理效率的对策

改观目前档案管理工作状况，提高档案管理效率，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要注意的问题解决的问题主要有：

(一)提高档案工作人员专业技能和素质提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

(二)调动档案管理人员工作积极性档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

1.增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

2.更新观念，实现自我价值。有时搞档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性，这是因为他们以前纯粹为了工作而工作，忽视了总结自己对社会的影响。这要求相关领导人员做好档案管理工作的宣传和教育工作，使人们特别是档案人员对工作有积极的认识。使档案人员积极进取，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，一改过去收摊看点，仓库保管员的现象，在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，有为才能有位，使档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

(三)档案的现代化要与企业的信息化同步企业档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在企业信息化建设过程中，也有档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。

企业在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去，档案部门要参与到企业信息化当中去。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题;其次要解决纸质和电子文件一致性的问题，电子文件看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以档案部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文件，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，另外也要适应企业信息化建设的流程，两方面都要兼顾。档案毕竟是传统的记录和保存方式，企业信息化应用起来可以很潇洒，实现无纸化办公，财务、科研、外事等许多部门都进行网上办公，最后什么都没留下。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，努力使档案管理工作迈上一个新台阶。

档案管理存在的问题和改进方法

导语：随着我国社会经济的不断发展，档案管理工作也在随之一同发展，在不断更新着管理概念及管理方法，能够全面、真实地反映各单位的整体发展状况和工作成果。做好档案管理工作，不仅可以为单位管理人员提供及时了解内部情况的整体资料，适时调整策略及决策;而且，还可以为社会和有关各方对其准确认定提供有效依。

一、档案管理及其价值

档案管理是指 ： 档案馆 ( 室 ) 及其工作人员直接对档案实体和档案信息进行开发、利用并进行管理服务的各项业务工作。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等各项工作。

对于形成的档案进行管理大致可分为档案的编纂工作，以及档案的开发利用工作，从而使档案的规制更加有序，对于实现档案的价值大有裨益，也方便档案的查找和利用。档案的编纂工作流程大致为选题、查找、选材、考订、加工、编排、评介、出版。档案编纂工作是档案管理的重要组成部分，是实现档案管理科学化、系统性的重要工作。

档案的开发利用是发掘档案潜在价值，并加以充分利用以为社会大众服务，从而使档案走出瓶颈，服务于社会，使其大众化、科学化、经济化，让档案的价值摆脱档案馆的束缚，走上社会主义市场经济的道路，增强其发展前景。档案的开发是现代化档案管理工作的前瞻要求，对于实现档案价值具有重要意义。所以，要时代化、信息化、用现代的眼光将档案资源充分发掘出来，使用现代化档案软件实现其经济价值和社会价值，将档案财富转化成社会财富，这也是对社会资源负责的表现。

二、档案管理工作中存在的问题

(一)忽视对档案的管理工作

在日常工作中大部分人对档案管理工作都不够重视，甚至包括一些领导干部，认为此项工作既不能给单位带来经济效益，又不是主要工作，更不能带来政绩，只要不泄密，不遗失、保存好，可以应付查档即可。这些现象反映了人们缺少对档案工作的了解与正确认识，从而忽视了档案管理工作的重要性。

(二)忽视档案管理工作的环境设施设备

在现实工作中，部分单位不重视档案管理工作所应具备的硬件设施，个别单位甚至没有档案室。有的单位历史长、人员多、档案多，档案材料没有按照要求分门别类的区分存放，而是混乱摆放，导致在查档、调档时无从下手、毫无头绪。还有的单位虽设有档案室，但情况不容乐观，多是潮湿、狭窄、昏暗、通风条件不好的地方，导致档案材料的发霉、霉变、虫蛀现象，严重影响了档案材料的完整性、良好性、严谨性。使得档案材料得不到很好地保存。

(三)档案管理水平较

。一些单位的档案管理人员没有充分认识档案工作的重要性，而且还有部分人员没有经过系统、专业的档案知识学习培训，缺乏对档案的收集工作意识，对档案材料的归档、整理、装订等业务工作较为生疏;还有些单位没有专职的档案管理人员，对档案材料仅限于存放，没有进行及时分类归档，甚至缺乏对归档材料的准确性、真实性，导致档案管理工作水平的滞后。

三、做好档案管理工作的措施方法

随着社会经济的不断发展，档案管理工作在社会中的重要作用不断提高，这就对档案管理工作提出新要求，要不断提高管理水平，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化、信息化，为社会提供更有价值的档案信息资源。

(一)重视支持档案管理工作

各单位领导要重视并支持档案管理工作，档案管理人员要提高档案管理工作水平，加强服务意识。要树立爱岗敬业、努力学习业务知识，拟定工作目标，树立创新意识，端正工作态度，明确服务方向，提高服务质量，充分利用档案信息资源，为建设和谐社会服务。

(二)提高档案人员业务素质，加强继续教育

档案管理人员的.业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。

由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

(三)逐步完善档案工作管理制度

首先要切合实际、科学合理的建立档案管理制度，要简明扼要、简便易行，充分发挥规章制度的指导和规范作用。其次要发挥制度的双向约束力，既要约束领导又要约束职工，不要搞特殊化。然后更要坚持执行规章制度的严肃性，制度面前人人平等，有奖有罚，奖惩分明，使规章制度的权威性得以充分发挥。

(四)逐步改进并完善档案功能

在档案管理工作中，档案工作人员要使记录内容更客观、更真实、更全面、更准确、更动态。对档案材料原有的重要内容应该予以完整保留;同时要进一步丰富和扩大档案资料的内涵，以便使档案资料更适合各单位对信息材料的需求，从而更好地为单位服务，充分发挥档案功能的作用及重要性。

(五)采用信息化、数字化管理手段，为档案管理工作服务。随着信息化建设的不断加深，传统档案管理已经不再适应信息时代档案资料管理工作的需要，档案管理信息化已成必然趋势。信息化档案管理在内容、服务方式、创意方面都较过去传统的档案管理工作有着天差地别。信息化档案管理将给档案管理工作提供巨大的发展空间和创新空间。信息系统的低门槛和便捷，使得用户群越来越多，相对的信息服务的要求也越广。

随着档案管理的信息化，在信息服务方式上也应不断创新，充分考虑用户对信息利用的需求，从而在信息服务上增加新的理念和要求，为用户提供一个全面的满足其需求的信息利用平台，不仅能更好的满足用户的需求，突出用户的权益，提供信息服务效率，更能充分体现出信息服务的人性化、主动性及重要性。

四、结语

档案管理工作是保持和维护历史事实真实性的必要工作，档案资料记载着本单位的发展历史，记载着准确丰富的信息，汇集着大量的资源，对研究单位今后的发展及管理工作都提供了有效、宝贵的材料。

在新的历史时期下，与其他工作相同，档案管理工作也要紧跟时代发展的步伐，采取科学、有效的措施，积极研究、探索新的档案管理模式，规范科学的进行档案管理，提高工作质量、提高工作效率，促进单位今后的良好发展，促进和谐社会的发展。

档案管理存在的问题和方法

导语：随着我国社会经济的不断发展，档案管理工作也在随之一同发展，在不断更新着管理概念及管理方法，能够全面、真实地反映各单位的整体发展状况和工作成果。做好档案管理工作，不仅可以为单位管理人员提供及时了解内部情况的整体资料，适时调整策略及决策;而且，还可以为社会和有关各方对其准确认定提供有效依。

1 档案工作创新，需解决好四个关系

1.1 创新与基础的关系

工作创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，创新必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案工作历经几十年的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。

1.2 创新与现实的关系

工作创新不能脱离实际。当前，档案工作仍处于初级发展阶段，在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中，许多问题没有解决好，档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。

1.3 创新与学习、借鉴的关系

学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的'经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。

(四)创新与实践的关系。创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。

2 当前档案工作存在的问题

2.1 对档案工作重要性认识不够

档案工作相对于机关前沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，容易被领导忽视。对档案工作重视不够的主要表现是：档案工作在个别单位领导心目中地位不高;对档案工作人、财、物投入不够;档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。

2.2 基础设施差

一是馆库条件差、面积小、容量饱和。二是档案的收集不够完整。三是文件材料把关力度不够，损毁严重。

2.3 档案人员不稳定，素质有待提高

主要表现是：个别单位档案人员经常变化，特别是一些单位二级机构档案人员的变化频繁，新人员需要较长的熟悉和适应过程，不利于档案工作的深入开展;个别单位人员变换中，工作交接不规范，在一定程度上影响了档案的完整性;档案人员忙于日常工作较多，在深入调查、工作创新上不够。

2.4 档案管理质量和利用效率有待提高

档案管理的高质量是为档案利用的高效率，但通过近年来互查发现，在档案管理质量和利用效率上还有差距。表现为归档分类不够合理，保管期限划分不够准确;有的注重文件的归档，对重要(相关)材料的归档重视不够。

3 对策建议

3.1 加强领导，健全组织

工作好不好，关键看领导，领导重视是做好档案工作的前提。首先应健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导;其次要建立档案管理机构网络，形成以档案室为中心，各部门共同参与的管理网络;第三要逐步建立健全统一领导，分类建档，逐级负责，条块结合的档案管理体制。

3.2 创新方式，优化结构，提高质量

1、创新档案工作思路

档案工作要创新就要改变既无动力又无目标的状况，努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。只有日日思变、天天求新才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得市场、赢得利用者的满意，才能让档案工作在社会上“热”起来。

2、创新方式，优化馆藏结构，提高馆藏质量

一是走“特色”之路。其一是地方特色。即馆藏档案除应全面揭示本地区的历史面貌外还应着重反映本地区的“地方特色”。每一个地方都会有其独特之处：如在工业生产、农副产品、文化教育、科学研究、自然资源、名胜古迹、人文景观、风俗习惯等，将这些“独特之处”的各种资料收集起来就是这个档案馆与其他馆的不同之处。

一个地区的“独特之处”不是一成不变的，它会随着社会的发展而变化，档案馆收集地方特色档案必须及时了解动向，调整收集对象。其二是馆藏特色。馆藏特色是指馆藏中某种门类或某种载体的档案较多从而形成本馆的特色。

如有的档案馆收集了大量的照片档案，有的档案馆拥有本地区党政机关及所属单位在发展过程中多次变更了的印模档案，还有的档案馆建立了人物档案全宗，把本地区的知名人士在各种社会活动中形成的各类资料收集在一起并为人物档案全宗开辟了一个专用库房。在实践中地方特色与馆藏特色相辅相成，二者往往是互为依托又互相补充。二是走“精品”之路。

精品意味着高质量，而提高馆藏质量的办法应从以下三方面入手：第一，对现有馆藏进行鉴定剔除无保存价值的案卷;第二，严把进馆质量关，把重份文件立卷保管期限划定不准确以及重复进馆等问题杜绝在进馆前;第三，加强馆藏信息资源的开发，做好档案开放工作、编研工作和建立好科学检索体系。

第四，贴近社会创新服务力，求档案事业跨越发展。档案工作的宗旨是利用，其生命力在于服务。要围绕服务做文章不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果，扩大社会影响，使档案工作服务贴近“中心”，贴近社会，贴近群众，贴近现实。

3.3 加强档案干部队伍建设，保持档案队伍的相对稳定

各级档案部门要按照提高整体素质、增强创新能力的要求，着力建设一支政治强、业务精、作风正、充满活力和创造力的高素质档案干部队伍。一是要进一步加大各级档案领导干部的培训力度。

组织参加有关档案培训班或专题研讨班，努力提升档案干部的领导水平和理论水平。二是要高度重视专业人才和业务骨干的培养。积极营造有利于人才成长的良好环境，努力培养和造就一批热爱档案事业、掌握现代档案知识和先进管理理念的复合型档案管理人才。

三是加强对档案人员的继续教育。要采取多种形式加强档案人员的继续教育，对档案管理人员定期进行培训，档案专业人员也可到现场指导，也可到好的单位实地参观学习。

3.4 完善设施，加大软硬件建设

硬件上，要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购买密集柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必要的安全设施。软件方面，要加强档案信息化建设。首先要立足现有信息化设备，对文件材料实行电子存档，对历年文件材料扫描录入，以备将来档案信息化建设需要。其次要由国家档案局或自治区档案局开发统一的档案管理软件，使档案的管理更加统一化、规范化、科学化、简便化，档案的利用更加高效化。

谈当前人事档案管理的现状及几点建议

人事档案管理的现状及几点建议
一、人事档案现状及存在的问题
1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。
二、人事档案管理对策及思考
1.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。
2.强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。
3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
4.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。
5.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
6.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
7.加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。
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求档案管理工作遇到的常见问题

档案管理工作遇到的问题
1、企业档案归档困难：
工程建设的文件材料收集不全，归档困难
我们都知道没有哪个企业的工程建设是一蹴而就的，一些大型的工程建设往往需要持续很长时间，半年、一年甚至几年都是非常常见的。在此期间。由于产生的文件材料很多，经手人员也很复杂，而且有许多工程建设的图纸、图样是要被带到施工现场去的。如果没有专门的人员负责跟踪和监督，很容易出现文件收集不全的情况，更别提完整归档了。
下属单位和派出机构的文件归档困难
许多企业纷纷改制，摒弃了原有的单一管理模式，集团公司下面可能设有多个股份有限公司或分公司。产权关系的错综复杂和企业组织机构的分散布局给企业文件材料归档工作带来了不少困难。目前，企业档案部门对下属企业、外派机构的档案工作监督指导检查的力度普遍偏弱。对全资、控股、参股企业的档案工作的监督指导几乎是空白。放任状下。有的企业外派机构多年也不见有文件材料归档：全资、控股、参股企业成立多时也未见有文件材料移交。可以说，复杂的企业管理模式带来的文件材料归档难的问题是企业档案管理部门近年来新添的又一道难题。
非正常收发渠道的文件材料归档难
随着经济活动的频繁和对外交往的日益增多。文件材料载体和内容都发生了较大变化。诸如合同、协议、联络书、备忘录。企业间互赠的纪念品、名人题词、书画等。这些文件材料文书处理部门很难控制。档案部门又无从知晓，加之有的部门或个人会有独居奇货的欲望，它们的归档要比红头文件难得多。
2、企业档案保管方面的问题——企业信息化建设进程加快，实体档案保管模式难以为继。
随着信息化的到来和深入，企业在各项活动中形成越来越多的数字化信息，传统的企业档案实体保管模式已无法满足企业档案保管的需要。电子环境下的企业档案信息的保管问题日益凸现，亟待解决。在很多企业中，由于没有实现办公自动化(OA)、管理信息系统(MIS)、客户关系管理(CRM)等应用系统的开发和利用，也没有实施管理或管理不当，导致电子文件、档案处于“游离”状况，企业“记忆”面临丢失的危险。
3、档案提供利用方面的问题——档案信息资源封闭分散，提供利用水平低。无法提供系统服务。
传统意义上的档案往往带有私密性的色彩，按照有关规定，相当一部分的档案是不允许个人或部门随意查看的。比如干部人事档案、科技档案、数据报表等。当确实有查找利用档案的需要时。利用者必须出具相关的证明，履行特定的手续。并且绝大多数的档案是不允许带出去的，只能在档案馆室内由专门人员协助查阅，时间和空间上有很大的限制。由此导致档案的查找利用率很低，档案信息价值难以实现。是一种资源的严重浪费。
近年，信息管理的不断深入，越来越多的企业建立了局域网，推行了OA系统、开发了档案数据库，以往查找档案、检索档案费时费力的状况明显改善。但由于企业建立的多是文件级档案目录数据库，其在方便利用方面也存在着很大的局限性。也就是说，利用者在网上只能查到档案的目录，仍需到档案室才能查阅到档案原文。因此。企业档案数据库建设还不完备，仍需进一步完善，才能不断满足利用者的需要(续致信网上一页内容)，提高档案利用的效率和水平。实现档案的价值。
4、企业档案开发方面的问题
目前企业档案信息资源的开发工作，其内容尚停留在简单的介绍或汇编上。形式上也只局限于编制索引。这些对企业预测、分析和决策的依据作用十分有限。
5、企业档案编研方面的问题
企业档案编研，是以特定的题目为线索。通过对相关企业档案信息的分析、研究、整编和重组，形成各种二次、三次企业文献，从而满足企业各项实际需要的工作。企业档案编研是企业档案工作中相对独立的一项业务内容。对企业信息的循环、企业档案管理系统的改善和企业文化的建设都有十分重要的意义。但目前企业档案编研工作的力度不够。在企业档案编研成品的传播过程中，由于信息转换的技术过程和技术手段等原因造成企业档案信息失实、失准。再有就是一些企业不注意收集有关企业特色和企业文化的材料，也不曾对其进行系统的编研。导致企业“记忆”丢失，文化失传。