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欢迎来到档案界!2024年10月18日
档案整理服务
档案管理工作技巧
在里面找东西,要花越来越长的时间,文件内容不断地过时,空间越发紧张,就连工作的乐趣也随之降低。以下是我整理的档案管理工作技巧,欢迎参考阅读!
1.遵循三分原则。
每次你在个不断膨胀的卷宗袋里找东西时,都选出三份过时的`资料丢掉。记住我们教你的小步快跑原则。每找到一份过时的文件你都应该感到高兴,他不但减轻了文件夹的负担,同时也放松了你的心情,并为你节省了时间
2.采用替换法。
每当你往档案柜里放进一份新的资料时,都扔掉一份旧资料,不要打算永远占有那些文件,他们不过是你身边的过客罢了。
3.抽空处理你的文件。
每天下班之前把一两个需要“减肥”的文件夹、卷宗袋或文件框放在办公桌上,第二天有空的时候可以“顺便”处理一下,比如在休息喝咖啡时、等待某个人或者某件事时、两项日程安排之间的空档或是你不愿在做其他事时。
4.注明有效日期。
在文件夹和卷宗袋上的明显位置标出其过期的时间,例如对有一定时效性的计划和核算,可以标上“有效期至2017年12月31日”或者“2017年6月30日归档”。另外你也可以做些提醒自己扔掉这些文件夹的标记,或者将作废日期写到日程表中。
5.再最后检查一遍。
当你完成一项任务后,再把有关的文件和卷宗检查一遍,不再需要的文件和书籍全部退还或者扔掉,今后可能还会用到的资料则放进卷宗袋里保存起来。之后,就庆祝自己大功告成吧!
资料档案排列存放方法技巧
档案排列有序,是保证档案完整与安全、利用存取迅速便捷的基本条件,因此必须建立科学合理的存放秩序,并使这一秩序得到维护。那么,下面是由我为大家整理的资料档案排列存放方法技巧,欢迎大家阅读浏览。
(一)档案装具的排放要求
1.整齐一致,横竖成行。如果箱、架、柜,大小式样不同则应适当分类,尽可能做到整齐划一。
2.避光通风。有窗库房,档案装具排列应与窗户垂直,以避免阳光直射;无窗库房,档案装具纵横均可,但应注意不能有碍通风。
3.充分合理利用空间。架(柜)之间的主要过道宽度一般1 米至1.2 米,一般过道宽度0.8 米左右为宜。所有装具均不应紧靠墙壁。
为了便于对库房内档案的管理和迅速存取,所有装具应按某一排列走向和顺序依次编列号(排号)、栏架号、格层号(箱号),其号码一律采用阿拉伯数字。编号原则是:自档案库(室)门口起从左至右编箱、架、柜号,每个架(柜)的栏也从左向右编号,每栏的格自上而下编号(如果没有栏,则自上而下编格号)。
(二)档案存放方式
存放方式有竖放、平放、卷放和折叠四种。
1.竖放保管
竖放是目前采用比较广泛的一种方式,其优点是检取和存放案卷比较方便。装订成卷(册)、盒装档案和照片档案,一般应采用竖放方式。
2.平放保管
平放虽然取放不太方便,但对保护档案有利,适用珍贵档案和不宜竖放的档案,如底图,它是用油蜡等物浸透过的,经过晒图机的高温影响,其机械强度和耐久性均有所下降,容易脆裂破碎,为延长其寿命和使底图在复制蓝图时准确、清晰,应采取平放或卷放(适用于特大幅面的底图)的存放方法,底图严禁折叠,因为折叠会使底图出现折痕,影响其寿命。
3.卷放保管
卷放就是将档案以张(件)或套(卷)为单位,按照分类排列次序,卷成圆筒,放进特制的纸质、金属筒内或柜箱中,卷放适用于大幅面的题词、字画、底图等。
4.折叠保管
折叠保管就是将一些纸质较好、机械强度较高、幅面较宽的.图纸档案按A4图纸幅面大小为标准折叠(装订或不装订),放进卷盒、夹内或柜中。 例如蓝图,蓝图一般采用优质纸张,机械强度较好,可以折叠保管。 蓝图折叠一般要以A4图纸幅面大小为标准,左边留出装订线,向图纸正面叠成手风琴式。折叠后的图标标题栏要露放在右下角,以便查阅。由于图纸折叠的关系,每个卷的右边较厚,左边较薄,装订时要加进一些厚纸衬,以保持案卷的平整美观,规格一致。如果案卷不装订,折叠时不必留装订线,图纸折叠后便可直接放进卷盒或夹内。
(三)档案排列方法
档案一般是按全宗进行系统排架。全宗排列方法有两种:一是按全宗顺序号排列,这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便;二是全宗分类排列法,这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。
对于特殊载体的档案,可根据档案制成材料的不同,将纸质档案和其他特殊载体档案(如照片、录音、录像等)分库存放、排列或排架。在同一种载体内,通常按全宗排架,即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待,并在全宗末尾放置参见卡片,指明存放地点,以保持应有的联系。
档案整理归档过程中的整理技巧
(一)归档文件“件”的区分与修整
首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档,其它单位(包括上级、同级和下级机关)的来文,需要办理的文件(办件)必须归档,重要的文件材料应该归档,阅知类的文件可以不归档。
文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件,
1、文件正本与定稿为一件(重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的,其正本与历次稿包括定稿各为一件)。
2、正文与附件为一件(附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的法规文件等等。一般来说,正文与附件为一件,如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件)。
3、原件与复制件为一件(对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件),以及使用中出现破损的文件,应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件)。
4、转发文与被转发文为一件(转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也应作为一件)。
5、报表、名册、图册等一册(本)为一件(报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对完整,具有独立的检索价值,因此应按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件)。
6、来文与复文各为一件(这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述,也包括“去文与复文”,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等)。
7、请示与批复各为一件。
8、报告与批示各为一件。
正文与文件处理单(文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸,有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的重要组成部分,应与文件作为一件)。
“为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。
归档文件的整理工作,必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。
归档文件按照不同年度、不同机构(问题)、不同保管期限等形成中的客观规律进行相对集中,维护不同文件间的有机联系。排列文件时,强调了“事由原则”,将同一事由形成的文件排列在一起,使文件间的有机联系得以充分体现。
在装订之前,将全部文件梳理一遍,按照以上整理原则,将属于一件的材料放在一起,以便于装订,防止返工。
(二)文件装订顺序
归档文件材料修整完毕,需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订,固定文件页次,防止文件张页丢失,便于归档后保管和利用的作用。
装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存造成影响的金属物品拆掉(原文件已使用不锈钢钉的保持原装订不动)。
其次必须对它们进行排序。顺序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。汉文本在前,少数民族文字文本在后。不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。有文件处理单的,一般放在最后;但如果已粘贴牢固的可放在最前面,这样可以作为首页加盖归档章,从而更好地保护正本的原始面貌。
再次应将“件”内的各页按一定方式对齐,便于将来翻阅利用。一般来说,采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。(建议管理文件类采用左侧装订,污染源种类采用左上角装订。一般一件装订两枚不锈钢订书钉为宜)
装订以“件”为单位进行,对装订材料做统一规定,一般采用不锈钢订书钉装订,如文件太厚,则建议采用三孔一线。
装订要求:装订用品必须是对归档文件无害,不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。
(三)归档文件的盖章、编号、填写页数
1、归档章的格式
其规格为长80mm,宽20mm。分为均匀的12格。归档章设置的项目主要为编号项目中的必备项。
归档章样式:
全宗号
类别号
期 限
年 度
机 构
件 号
归档章填写示例:
全宗号
6
类别号
A
期 限
30年
年 度
2009
机 构
件 号
001
归档章填写说明
归档章项目
项目说 明
填 写 说 明
全 宗 号
档案馆给立档单位编制的代号。
全宗号由同级档案馆给立档单位编制,如果暂时未有全宗号,可暂时不填。
类别号
一个立档单位不同门类档案的代号。
文书档案填写“A”。
期限
即保管期限,标注归档文件保管期限。归档文件保管期限分别为“10年/短期”、“30年/长期”和“永久”。
具体档案保管期限划分参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
年 度
填写文件内容针对的年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
归档文件根据实际归档年度标注。文件针对年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如2006。
机构
填写文件形成或主办部门的简称或代号,不分机构编档号的单位此栏可空。
如:党支部、办公室、人事科、综合科等。
件号
以年度为界线,由全宗单位档案室集中整理归档的,一个保管期限编一个大流水号;由全宗单位内各部门分别整理归档的,每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。
其编制方法是:依据归档文件的排列顺序,每一年度每种保管期限的归档文件均从“1”开始标注。
2、盖章位置
归档章一般应用红色印油加盖在归档文件首页上端居中的空白位置,使用钢笔、蓝黑墨水笔填写内容,如果领导批示和或收文章占用上述位置,可将归档章盖在首页的其他空白位置,但以上端为宜。如果机关发文有签发单的,或收文有文件处理单的,也可放在最前面作为首页,这样可在其上加盖归档章,以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章等交叉。
3、按归档文件年度、保管期限和排列顺序分别逐件编号。
以年度为界线,由全宗单位档案室集中整理归档的,一个保管期限编一个大流水号;由全宗单位内各部门分别整理归档的,每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。
4、每“件”文件的页数填写该件的实际有效页数。
(注意不要用铅笔填写页号,要用钢笔、碳素或蓝黑墨水笔填写或用号码机编页码)
单面印刷的文件在正面右上角处填写实际页数;
双面印刷的文件在正面右上角处及背面的左上角处填写实际页数;
文件中出现与本文无关的页面(如:有些单位为了节省纸张,用已经用过的纸张的背面印文件),须在上面用钢笔、蓝黑墨水笔批“Ⅹ”。上报等表格没有填写内容的页批“Ⅹ”(如已盖“此页空白”章的则不用“Ⅹ”),但要编页号,并计算页数。
(四)归档文件排列顺序
归档文件的排列以“事由”为原则,即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由可以是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程。并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。
1、以年度为界线,按照年度—保管期限相对集中排序。
(1)由全宗单位档案室集中整理归档的,一个保管期限从1开始编一个大流水号;
(2)由全宗单位内各部门(即机构)分别整理归档的,每个部门(即机构)内按保管期限分别编三个小流水号。
2、保管期限,按问题和内容确定保管期限;按永久、长期/30年、短期/10年的顺序依次编排。
3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成时间顺序序依次排列。
装盒时应注意以下问题:
1.应视档案盒的厚度选择厚度适宜的文件,尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体(即尽量放满档案盒),竖立放置时不至于使文件弯曲受损。
2.按照排列的先后顺序依次装盒;一盒装满后,顺次装入下一盒即可。
3.不同形成年度的归档文件不要放入同一档案盒。
4.不同保管期限的归档文件不要放入同一档案盒。
5. 由全宗单位内各部门(即机构)整理归档的,不同部门(即机构)的档案不要装入同一盒内。
6. 一件文件(如讲稿、书稿)太厚,一个平常的档案盒装不下,可根据文件厚度,选择厚度适当的同一种类档案盒装入盒。
档案整理分类规则:
在整理档案分类的时候,我们应根据资料中的相关内容进行相关目录 的编制提高档案管理中的查询及搜索功能.另外在档案管理中分类、转定等工作有着不同的原则管理人员应根据档案管理的准 则进行档案的管理、储存及销毁工作以此提高档案管理工作的规范性。
在管理工作中相关人员应明确档案具有很多种类型不同类型的档案基本资料不同. 虽然其种类与机密程度之间存在着些许的差异但是相对于档案管理人员而言档案管理是 对档案中的数据进行提取与整理。以此为相关人员查询企业发展资料提供一定的便捷性,为提高档案管理人员的专业性确保管理人员可以按照相关的规定对档案进行分类、储存、管理及销毁, 企业应对档案管理人员进行专业的培训使其具有一定的管理技巧进而提高管理质量。
档案管理人员应该在档案管理工作中应应该通过自主学习及参与培训的方式及时的更新自身的管理方法,根据本单位的实际情况来选择整理分类。
人事档案整理步骤
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,以下是我为大家整理人事档案整理步骤相关内容,仅供参考,希望能够帮助大家!
第一步:分类
按照《干部档案工作条例》规定,干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。第一类:履历材料。这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。注意,中央和地方各级党委委员(候补委员)简历,人大常委会委员、政协委员简历归入第一类。
第二类:自传材料;报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类,应该以内容和用途为依据,不能单纯按名称归类,如以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。
第三类:考察、考核、鉴定材料;审计材料。这一类主要包括干部人事管理工作中,组织、人事部门通过各种途径,对干部德能勤绩廉进行考察和评价的材料。归入本类的材料,必须是经过组织研究认可正式形成的,手续完备,能正确、历史地反映干部实际情况,具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。注意,根据利用工作实际需要,“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类”。
第四类:学历学位材料;职业(任职)资格材料;评(聘)专业技术职务(职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意,过去学生登记表归第一类,学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类,此次修订中统一调整到第四类。
第五类:政审材料;更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。这一类主要包括干部审查和干部基本情况更政形成的材料。注意,过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的,此次调整到了第五类;“三龄一历”认定材料统一规定归在第五类。
第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意,此类包括民主党派的入党材料。
第七类:表彰奖励材料。这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意,享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类,此次统一规定归在第七类。
第八类:涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、法院裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。
第九类:招录、聘用材料;任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料;辞职、辞退、罢免材料;工资、待遇材料;出国(境)材料;党代会、人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议;民主党派代表会议形成的材料。注意,《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》应归在第九类。
第十类:健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;其他材料。第十类包括录用体检表,反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书,确定致残等级的有关材料;生平、非正常死亡调查报告等。干部档案报送单,干部档案有关情况说明等材料也入此类。
档案材料的分类有两点说明:(一)第四类、第九类材料的二级分类第四类、第九类材料内容复杂、数量众多,都处于动态变化中,由低到高、由少到多、为了便于添加材料、方便查找,还需要采用二级分类法,即对这两类中的材料,按照内容的不同再分别分为四小类,具体来说:
第四类材料二级分类分为:
1、学历学位材料;
2、职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料;
3、反映科研学术水平的材料;
4、培训材料等。
第九类材料二级分类分为:
1、工资材料;
2、任免材料;
3、出国(境)材料;
4、参加会议的代表登记表等其它材料。
今后,报送的新任市管干部档案,第四类、第九类材料必须进行二级分类。
(二)内容交叉材料的分类
1、以自传为主的履历或简历表归第二类。
2、学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第四类。
3、享受政府特殊津贴材料归第七类。
4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。
5、中央和地方各级党委委员(候补委员)简历,人大常委会委员、政协委员简历归第一类。
第二步,排序
排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序,并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。
具体方法有:按材料形成的时间排序适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。
第四类、第九类材料排序时,在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。
2、按材料的内容以及材料之间的内在联系排序适用于第五、六、八类材料。
其中,第五类和第八类材料的排列顺序一般为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等。
第六类材料,入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后,要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号,并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为,凡有图文的页面,每面作为一页,有封面的材料从封面开始编写。空白纸和托裱用的衬纸不计页数;复件和原件应视为一份材料,统一编写页数。
第三步,编目
修订后的目录与旧目录的不同:
一是“类号”改为“序号”;
二是“材料制成时间”改为“材料形成时间”;
三是删除“份数”栏。
编目的具体要求是:
1、档案材料应按照排列顺序,逐份逐项进行编目,做到目录清楚,填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观,使用规范的书写材料,不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。
2、每类目录之前应注明材料类号和类别名称。
3、“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是:材料类号用汉字的“一”至‘十’,二级分类的类号用(一)至(四),序号用阿拉伯数字。
4、“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的,应另拟标题。材料的题目过长,可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目。拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
5、“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料,一般以最后的时间为准。复制的档案材料,采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范,有具体年月日的,必须填写齐全。
6、“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。
7、“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的,要在备注栏中进行简要说明,如附有考察材料的干部任免审批表,复制件等。
8、每类目录之后须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。
特别是第三、四、九类等,不能在同一页中填写其它类别材料的条目。不要求大类空四行,小类空三行。
第四步:技术加工
技术加工对纸张破损、幅面不规则,或字迹材料不符合归档要求的档案材料,应进行技术加工。
1、对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后,与原件作为一件。
2、幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的`档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意,从保护档案原貌,简化整理的目的出发,不要对档案材料进行过度裁剪。
3、幅面过小的材料应进行托裱,装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边,不够应加边。有些材料幅面太小,无法装订,应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。
4、档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。
5、档案材料应各自独立,严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。
第五步:装订
档案目录置于卷首,干部职务变动登记表排列其后,卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订,做到结实、齐整、美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读。反对刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚,应该分成两卷装订。分卷装订时,必须保证同一类材料分在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求,报送市管干部档案必须使用规定的卷夹。卷夹背脊应附边签,用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等;书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。
档案管理的方法和技巧
(一)要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识,坚持依法治档,确保“集中统一管理”。
“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导,为了提高档案员及兼职要案员的业务水平,今年六月下旬,我们特邀专业老师前来举办档案管理培训,对部门及公司十名兼职档案员进行为期七天的培训。这次培训的特点是理论结合实际操作,培训内容针对各兼职档案员所在部门形成的档案进行详细讲解,授课内容分别为:文书、科技、会计档案等基本知识,培训时要求每个兼职档案员带未整理装订的资料,面对面、手把手地指导他们如何装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤。此次培训,效果显著,也为单位档案管理达国家2A标准奠定了良好的基础。
(二)要求无纸化办公,每个岗位都形成电子文档。
这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序,了解纸质文件和电子文件归档的关系,明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后,企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用,对信息的利用和保密等问题,通过新的管理制度和管理方法来解决。
(三)档案工作既是单位重要基础工作之一,也是国家档案的重要组成部分。
为了规范档案工作,必须加强自身基础建设,大力开发利用档案信息资源;提高整体管理水平,以便更好地为生产和发展服务。总之,企业档案工作要适应档案管理现代化的需要,档案工作人员要不断学习新技术、新知识,敢于创新、敢于开拓,与企业发展同步。
(四)服务创新
在信息化环境下,档案管理工作在服务内容与服务方式等方面,都要对传统档案服务利用工作进行改变。首先,要对信息服务理念进行树立,在深入广泛应用信息系统的过程中,大量优质的电子信息文件资源逐渐形成,越来越多的信息系统用户,使信息服务工作面临着越来越广、越来越多的服务要求。因此,有关人员要对信息服务的理念进行树立。其次,还要强调主动服务,在对用户潜在需求进行调查了解的基础上,对不同层次、不同内容的信息资源进行有针对性的开发、利用和提供。再次,还要在信息服务方式上进行创新。
档案管理的方法和技巧
一、观念创新,使档案在服务中发挥经济效益
(一)要管好档案、用好档案,首先要熟悉档案。
随着产业结构逐步调整、优化,整体的技术含量也在不断提高,单位也由计划经济下按计划完成工作任务,逐步走出去开辟市场,完成亿元以上的货币工程量,逐步由承建二级路面建设,转为参与强烈的市场竞争,承建一级路面的建设任务,因此,档案管理人员也要为接收和管理好这一类科技档案而转变观念,不要在办公室坐等,要主动请教有关技术人员,深入施工一线,熟悉了解施工工艺流程,弄懂技术档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案资料做到“胸中有数”。
(二)要确立档案是资产的观念。
在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案,都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例,从设计、预算到整个工程竣工,无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上。档案是一种非常重要的资产,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后,就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产,就会下决心做好档案工作。
(三)要确立档案是企业独有的信息和知识观念。
在当今瞬息万变的知识经济大潮中,企业各自的档案是独有的原始记录,如各种设计资料、预算、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给企业造成无法挽回的损失。只有管理好、利用好档案资料,关键时刻能产生好的经济效益和社会效益。
二、体制创新,使档案工作适应现代企业的高速发展
现代企业制度的基本特征是产权清晰,权责明确,政企分开,管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度,就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。
(一)机构创新的核心是精简。
无论哪个企业,精干是一个必然趋势,企业档案工作也要顺应企业的需要,档案管理的工作方法也必须创新,其内容就是要扩大档案工作的外延,深化档案工作的内涵,把过去只是单一的.管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中的主要任务和职责是负责单位各类档案资料和信息资料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通过计算机网络与各分公司、各部室实施联网,从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享,真正形成一个集团化的信息联合体。这样符合现代企业精干、高效的原则,有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。
(二)机制创新的关键是高效。
企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要,转换机制,高效运行,创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新,要激活机体,坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换;提高办事效率,充分发挥人的聪明才智,让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。
(三)制度创新的实质是要从企业的实际出发,回顾多年来的档案工作实践,领导支持固然重要,但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案人员的不懈努力。
目前看来,适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全,一些重要的档案分散在各部门、各分公司,不够规范,降低了利用率,制度创新已迫在眉睫,我们必须制定较为详尽的制度,不断创新单位档案管理制度,明确规定档案工作的年度方针和目标,以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任,评价档案活动效果的方式、方法,制定考核办法进行总结考评。职责明确,奖罚分明,从而调动档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。
档案管理一般包括档案的收集、整理、整编、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁等流程。
1、档案接收
通过配置OA流程,该归档的文件自动归档档案到接收库;同时与业务系统集成,自动归档合同数据。
所有档案,档案管理员均可通过新建档案接收或批量挂接上传至档案系统,完成著录项填写后归档至档案库。审批完成后进行实体移交和档案上架,档案正式生效。
2、档案整理
规范化档案录入,业务相关的档案信息著录项定制,历史流程内容自动归档。
3、档案整编
依据国家档案分类标准,建立分类的标准以及各类档案的整理方式,规范化建立档号规则。
4、档案查询
通过系统能够快速定位所需内容,提高档案利用率。
5、档案借阅
泛微文书定实现在库档案借阅,借阅审批,出入库管理全过程数字化管理,确保档案借阅有记录、可追踪。
6、档案销毁
通过在系统设置档案保管期限,档案到期系统自动提示,可审批销毁清册。
7、库房管理
为了确保对实体档案进行规范化管理,文书定可以协助统一维护组织内部的实体库房,包括库房基本信息、区域、密集架等,在系统中定义虚拟库房及密集柜、档案柜等,方便进行流程化管理和操作记录。
纸质文件的整理方法:
装订是纸质文件整理的基础环节,通过装订,从实体上将归档文件整理的基本单位——“件”确定下来,为后续工作的开展提供条件。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
常见的装订方式有:
01
线装法
线装法是以棉线作为装订材料,对文件进行固定的方式。线装法主要有“三孔一线”装订和直角装订。“三孔一线”装订是一种传统的装订方法,是立卷档案普遍采用的装订方式。这种装订方法同样被应用于较厚的归档文件的装订,一般在文件左侧装订。直角装订是指通过手工使用棉线在文件左上角缝制出直角形状,以此固定文件,一般用于较薄文件的装订。
02
变形材料装订法
变形材料装订是指以金属等易变形材料为装订材料,通过装订材料变形对文件进行加固的方法。常见的变形材料装订法是不锈钢订书钉装订。不锈钢订书钉装订采用不锈钢订书钉作为装订材料,可以根据文件页数多少选择不同规格的订书钉,一般厚度的文件均可用此法在文件左上角进行装订。
在进行装订方式选择时,要考虑归档文件的保管期限和是否进馆等因素,永久保管的归档文件,宜采取线装法装订。因线装法使用的棉线与纸质档案在材料上类似,从档案保护的角度看,线装是最利于档案长期保存的一种装订方式。
页数较少的归档文件,可以使用直角装订,文件较厚的,则要使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件,使用不锈钢订书钉装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要。定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式按照永久保管的归档文件装订要求执行。其他定期保管的归档文件,装订方式可参照永久保管的执行,也可以使用不锈钢订书钉等装订,但应保证装订材料符合保管期限内的耐久性需求。
一般来说办公室的资料分为两种,一种为纸质文件,另一种为电子文档,两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留, 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑,确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看,是晨光旗下专门的办公用品采购平台,品类很多,需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件,打孔直接放入文件夹;不能打孔的文件,装入透明活页文件袋,放入文件夹;
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片,有专用的A4活页文件袋就买了用,没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯,装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳,分门别类放好,会非常整齐。
2.电子文档。首先, 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次,每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理,置办个上T的移动硬盘,也建立对应的文件夹,每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份,极好。注意:名称统一很重要,加上年月日时,再变文件夹或换电脑都不怕重复。
1.存放有序,固定位置
在办公室内,各种文件档案、公文包、名片盒等物件按自己的方式摆置在文件筐内,贴上标签;或按使用频率、重要程度固定保存在抽屉内的相应位置。
2.要删的文件暂时先留着
在桌面建一个“临时文件夹”,暂时没用的都扔进去,一段时间(一个月)后集中处理;
若非永久性删除可在回收站找到,回收站可定期清空,清空前查看是否有意外删除的文件。
3.随时做好PlanB
列出已有物品的清单,存于某个地方(如备忘录)。
4.将经常使用的文件夹放到桌面
在桌面创建快捷方式。
5.电子文件建档
选择一个常用的电脑盘(如D盘、E盘等),建立文件夹,对每一电子文件进行详细命名,之后按照自己的分类习惯(如时间、用途、部门等)归档同一类型文件。
6.定期备份资料
每周或每月及时备份,备份途径为云备份或移动硬盘备份。
7.在名片上写清详细信息
在名片背后(微信的备注描述页)写清楚对方的详细信息,如认识日期、接触场所、对方特征、介绍人等。
8.手机号码备注要详细
以公司名称/职位+姓名的方式作为备注名称。
9.活用手账的两个重点:及时写,多次看
一有约定就立刻写上,每天多次查看任务完成情况。
10.客户的名称要加上职称、称谓
在名称后注明“XX总”,表示尊重。写邮件也一样。
11.手账上方注明日期和主题
给每个记录注明时间和主题,查找时就多了两个关键变量。
12.所有的信息注明来源
为每条从外部获取的信息注明来源。
13.勤于找出问题、总结经验
提前15分钟到约定的地点,联系好招商,提前熟悉目标楼盘,准备好自己稍后要陈述的资料,然后等待客户的到来。
14.记下经常去的餐馆
用你熟悉的APP记下附近适合还不错的餐馆。
15.组织商谈的注意事项
打电话时一定要确认好:对方负责人的姓名/商谈的内容时间地点/出席的人员名单/商谈需要准备的资料,对方的联系方式。
特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。
16.准备2个笔记本
只要两个笔记本,一本做重要任务制定,一本做各种记录。
17.给用过的笔记本制作索引
在笔记本第二页记下写笔记的时间,重要主题。
18.给笔记本足够的留白
开始就在笔记本上划出一条直线,右边的空白不能现在写,随时空出一行。
19.以金字塔原理记笔记
做完笔记后,在笔记顶部写下结论。
20.利用“5W2H”整理重点内容
做笔记要有框架:谁(WHO)-因为啥(WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?时间(WHEN) -地点(WHERE) ?用了多少钱(HOW MUCH)?
21.将工作的“PDCA”记下来
按照Plan (计划) →Do (执行) →Check (回顾)→Action (改善)去记下来,用心去总结,找提升方法。