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欢迎来到档案界！2024年12月23日
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档案整理服务
投资项目档案管理基本知识
目前，我国企业国内档案管理日趋成熟和完善，信息化程度越来越高。档案的收集、管理、利用工作更加科学、规范，有效发挥了档案的信息资源价值，促进了档案信息向企业现实生产力和竞争力的转化。那么，下面是由我为大家整理的投资项目档案管理基本知识，欢迎大家阅读浏览。
档案管理现状及分析
当前，企业境外基础设施投资项目档案管理普遍存在重视程度不高、管理不规范现象。尤其在非洲、东南亚等不发达国家，由于当地法规不健全，档案管理缺乏明确要求，造成项目档案工作处于“所在国无约束，国内标准不执行”的状态，对企业境外资产管理造成很大隐患。
一、对档案管理重视不足
企业国内总部和境外机构对海外项目普遍存在“重建设、轻管理”的现象。各级领导普遍重视境外项目建设和运营工作，对档案管理工作认识不足，对项目建设和运营过程中形成的档案资料收集与管理重视不够。加之投资项目一般建设期时间紧、任务重，处于工作末端的档案工作往往被忽视，经常被其他工作任务挤占时间和精力。
二、档案管理员缺乏专业知识
境外投资项目通常人手有限，档案管理人员均为兼职，甚至身兼数职，人员流动性较大。档案工作本身较为繁琐，工作量大、专业性强、延续性强、人员变动频繁，工作效率及质量很难保证。此外，兼职档案员缺乏工程知识，对工程建设及生产运营了解不够深入，档案管理无法做到科学分类。
三、档案管理制度指导性不强
企业总部下发档案制度后，由于宣贯培训工作不到位，或是没有充分考虑境内外环境的不同，下发的制度缺乏操作性和指导性，造成执行效果不佳。如移民档案管理，在国内，征地移民工作由政府主导，而在国外一些国家则由企业主导，档案管理工作与国内有很大不同。
四、实物档案及声像档案遗失严重
境外投资项目奖牌、奖杯、证书及地质取样等各类实物档案散落在不同部门和人员手中，缺乏整理，没有台账，疏于管理，易造成损坏或遗失。此外，投资项目施工建设中，大多忽视对声像资料收集要求，造成完工验收时声像档案缺失，又没有办法弥补。
五、没有专门档案室
境外投资项目大多数未规划设置专门档案室，仅以普通库房或办公室代替，不能满足档案管理“八防”要求。档案资料的保管缺乏防火防盗、降温除湿等必要设备，安全保管方面存在较大隐患。
工作建议
一、国内总部
1.要高度重视、充分认识境外项目档案管理的重要意义，从上至下，强力推进，明确职责，列入考核，注重奖惩，传递压力，营造全员重视和全员参与档案管理工作的氛围。
2.要支持和保证境外投资项目在档案工作方面的资金投入。新建业主永久营地在规划设计时要考虑档案库房的要求。如所在国没有标准或要求，要参照国内规范和标准规划建设档案室，妥善存储境外投资项目在建设期以及未来几十年运营期所形成的档案资料。建立项目档案管理信息系统，借助档案管理系统的信息整合能力和检索能力提升档案信息资源的`利用效率。
3.要重点加强工程档案管理工作。工程档案在项目档案中所占比重较高，项目一线没有档案专业知识的人做不好档案，没有工程管理知识的人做不了档案，工程档案归档人员要具备工程管理背景。国内总部可以成立档案管理部门、工程部门以及设计、监理人员组成的档案工作协作组，加强境外项目档案业务日常指导、支持和监督检查。
4.要加大培训与指导。针对项目档案管理人员多为兼职、缺乏专业知识的现象，国内总部可以定期派出档案专员加大一线档案管理员“一对一、手把手”的指导和交流，必要时可以采取赴项目临时“蹲点”方式，帮助项目快速理清分类、明确标准、做好模板、建好“抽屉”，推行“傻瓜式”和“一站式”服务，缓解档案专业人员制约，确保工作质量。
二、境外项目部
1.要切实重视档案管理工作，配备档案管理专职人员，加强对参建各方的档案工作过程管理及监督检查力度，以合同为约束强化监理审核责任。要全面贯彻落实企业档案管理制度要求。所在国无明确标准的，要参照国内标准执行。对于制度执行过程中发现的问题，积极反馈，及时解决。
2.要在建设期树立前期介入、中期管控和后期审核管理理念。在工程招投标和合同签订阶段，要明确工程文件归档范围、标准、质量要求，并将其纳入合同条款中约束参建各方;在工程建设初期阶段，建立工程档案制度体系，不断完善实施细则;在建设过程中，加强对参建单位归档文件完整性、准确性和组卷工作的指导、监督和检查;在工程建设后期，要及时对参加方移交的归档资料进行审核和抽查。
3.要在运营期做到“了解家底、熟悉业务、总体规划、有的放矢”。全面掌握前期已归档文件的类型、来源和内容;熟悉业务，掌握各项业务产生的具有归档价值的文件材料;对归档文件进行合理分类与编号，明确保管期限;制定具有指导性和可操作性的运营期档案管理制度;按计划完成年度的文件资料归档组卷工作。
如何进行档案整理
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。
档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。
档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案的分类和大类设置办法
(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
(二)各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：
(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。
3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。
4、会计类档案分类有2种方法
(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。
(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;
6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;
7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。
8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。
三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制
(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。
1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。
2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。
3、目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。
(三)案卷(件)号、页号
1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。
2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。
四、档案整理的质量要求：
(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。
2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件内在联系。
A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。
(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。
(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。
(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。
B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。
4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。
(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。
(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。
(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年
B、会计档案。
(1)会计凭证：保管15年。
(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。
(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年
。
C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。
E、音像、电子、实物档案：永久。
F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。
房地产开发公司档案整理办法：
1.分类请参考 分部分项的划分
2.文件的编号规则都不一样，请参考当地的《建筑资料管理规程》这本书。北京对编号比较严格，其它很多地方不需要编号。
3.平时整理资料可以按分项整理，或者按施工顺序整理。前者组卷方便，后者偏于查询资料。
4.各部门收发资料时做个文件签收单，收了就签字。平时多做笔记，关于资料的，整理中出现什么暂时解决不了的问题可以先记上，防止忘记。
房地产开发面对的资料相对较多，有基建文件，施工文件等。建议按资料软件上的顺序和分类，整理资料。
房地产开发公司档案整理办法：
1.分类请参考
分部分项的划分
2.文件的编号规则都不一样，请参考当地的《建筑资料管理规程》这本书。北京对编号比较严格，其它很多地方不需要编号。
3.平时整理资料可以按分项整理，或者按施工顺序整理。前者组卷方便，后者偏于查询资料。
4.各部门收发资料时做个文件签收单，收了就签字。平时多做笔记，关于资料的，整理中出现什么暂时解决不了的问题可以先记上，防止忘记。
房地产开发面对的资料相对较多，有基建文件，施工文件等。建议按资料软件上的顺序和分类，整理资料。
如何整理档案
机关单位或者企业在长期的运转中都会产生大量文件，它们有些有重要价值，有些却意义不大，但都无一例外地耗费着我们的空间、时间和精力。对档案文件的归档整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我为大家整理的如何整理档案，仅供参考，希望能够帮助到大家。
一、档案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
二、档案整理的文件范围是：
凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
三、档案的分类原则：
以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入综合档案室集中管理。由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。保管、开发的任务重，从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此，加强单位实物档案整理工作，巩固和扩大档案集中管理工作成果，是提高档案工作管理水平的当务之急。
一、实物档案的分类
分类是实物档案整理的重要环节，将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用。按照实物档案管理的基本规律和要求，实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法，以实现对实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。采用问题分类法，可以避免和减少同类实物分散的现象，便于按专题登找和利用。实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。每类的主要内容如下：奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物；信品类主要有有本单位的证件（法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等），本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物；赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画，本单位开展的活动中有纪念意义的物品，本单位对外交际交往户收受的礼品等实物；产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物，如微标（章）、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。
二、实物档案的排列
排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。通过排列，进一步增强实物档案的系统化程度，以方便检索利用。
实物的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作，同一载体的实物存放盒、柜，可以节省空间；同一载体的实物上架、陈列，显得整齐美观。实物的排列，在遵循载体原则下，一般按照实物的制发时间进行系统排列。同一类目内，同一载体的实物，按照制发时间的先后顺序排列，不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进行排列，比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列，信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列，赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列，产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。
三、实物档案的贴签
贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著，并以标签的'形式在实物上进行粘贴。贴签是实物编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。
标签如何编制。标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置，表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等，这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。
四、实物档案的编目
编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录，可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
实物的编目以“件”为单位进行，每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明主题名称和制发时间的，编目时，要拟出名称并考证制发时间。同时，要在备注栏中进行说明。
实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目，概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征，是利用者检索的主要渠道。
五、实物档案的装盒
装盒（入柜、上架、陈列）是指将实物按件号顺序装入档案盒，购置档案柜、密集架、陈列橱的过程，这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的，比如：奖品类的奖状（可卷成简状）、奖旗（可折叠平装）、奖章、荣誉证书；信品类的
印章、证书等。档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。盒内设置实物档案目录和备考表，以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。对于奖品类的奖章，证品类的印章，产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内，用纸团塞紧空隙以固定实物位置，档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图，注明档号，以方便利用。
六、结论
实物档案如何整理，档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求，但是，各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎，相关的报道频频见诸报刊。本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列）的整理流程是通常的整理方法，各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。比如：有些条件好的单位，除按照上述方法整理实物档案外，还可以给每件归档实物拍照，既可以用来展览展示，也可以做为声像资料归档；制作标签的纸张可以是白色的，也可以用彩色纸张，以增加美感。
每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。
第一步 清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。
概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。
2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。
3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。
4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；
2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；
2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。
简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。
第二步 按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。
第三步 排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。
行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。
业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。
第四步 编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。
第五步 编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。
第六步 填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。
1、工程资料管理的目的主要就是两个，一是内部备案，一是备查（用）。
2、公司不同、公司的发展阶段不同，工程资料管理的要求是不一样的，绝不能按所谓的啥规程搞。既可按项目分类，也可按资料性质分类，还可二者结合（该种不推荐，很易搞混、难得找到文件）。
3、以下分类供你参考（按性质分类的）：
A、政府批文类（三证等）
B、设计与图纸类
C、造价招标合约类
D、工程施工管理类
E、公司内部管理类
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。匡易档案包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
档案管理制度
1 范围
本标准规定了档案管理的职责、工作内容和要求。
本标准适用于本公司范围内档案的管理，包括所有与本标准相关的各级各类人员。
2 职责
2.1 行政部为公司档案的管理部门，负责公司级档案的管理，并指导公司各部门档案管理工作的开展.
2.2 各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。
销售合同管理制度
1 范围
本标准规定了合同的签订、审查批准，重大经济合同的签订、审批和履行，合同的变更、解除等。
本标准适用于公司对外签订销售合同。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本均适用于本标准。
《中华人民共和国合同法》
3 合同管理部门及职责
3.1公司总经理负责公司销售合同的审批，合同专用章的使用；
3.2总经理负责公司销售合同的管理工作，具体职责是：
3.2.1根据需要，参与重大销售合同的谈判工作；
3.2.2负责对销售合同统一文本的印制、发放和管理；
3.2.3参与销售部门提交的合同的合法性、可行性、有利性审查，并向法定代表人提交审查意见；
3.2.4参与合同纠纷的处理；
3.2.5检查合同的档案管理工作；
3.2.6监督检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出意见；
3.2.7负责本制度的监督执行。
3.3合同承办部门的主要职责：
3.3.1负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；
3.3.2具体负责所承办合同的谈判和文本的起草；
3.3.3严格按照规定的程序完成合同的审批手续；
3.3.4负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报总经理(或法定代表人)审核同意；
3.3.5负责向公司业务员移交合同原件及相关资料；
4 合同的授权委托
4.1签订销售合同可以实行授权委托制度。合同由法定代表人签订，也可以由企业法定代表人书面授权的销售人员代理签订。
4.2代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持公司法定代表人签发并加盖公司公章的《法定代表人授权委托书》，并在授权范围内签订合同。《法定代表人授权委托书》采取一事(合同)一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。
4.3总经理室负责管理授权委托书，根据法定代表人或者负责人的决定，办理出具授权委托书事宜。
4.4代理人必须忠实履行职责，维护本单位的合法权益，对本单位负责，对法定代表人负责。
4.5代理人实施损害本单位合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，公司有权随时终止委托代理关系。终止委托代理关系的，由法定代表人做出决定，总经理室负责收回授权委托书。
5 合同的签订、审查批准
5.1订立销售合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织或与该单位履约能力明显不相符的单位签订合同。
5.2订立销售合同，除即时钱、货二清的简单小额外，应当采用书面形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用公司印制的文本合同书形式。
5.3当事人的名称、住所；合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
5.4销售合同标的应具有唯一性、准确性，合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容。
5.5合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）。
5.6对于质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；其他可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
5.7价款或者报酬应在合同中明确；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
5.8履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；销售合同履行地点应力争约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地。
5.9合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
5.10合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
5.11对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
5.12履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
5.13根据《合同法》对违约责任可作适当约定，注意合同的公平性。
5.14解决争议的方式一般可选择起诉，同时约定由我方住所地为受管辖地。
6 重大经济合同的签订、审批和履行
6.1订立重大经济合同，须由合同承办部门牵头，会同业务部、财务部、生产部、技质部门组成合同谈判小组，共同参与合同签订的调研、谈判。未经合同谈判小组参与订立的重大合同，发生问题由合同承办部门负责。
6.2合同承办部门在签订合同前，应预先审查对方以下情况：
6.2.1对方当事人主体资格审查。包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证。
6.2.2对方当事人资信情况及履约能力审查。包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等。
6.2.3对方合同承办人员资格审查。包括签约代理人的身份证明、授权委托证明。
6.3合同应按下列程序办理签订、审批手续：
6.3.1一般合同应由合同承办部门就商谈约定的内容草拟经济合同文本，然后报请总经理审批并加盖单位公章(或合同专用章)。
6.3.2特别重大合同实行会签制度，合同承办部门应就商谈约定的内容草拟合同文本，填写“义乌市美能笔业有限公司合同审查会签表”，送相关部门会签，各相关部门应在2日内完成会签，并将会签意见及合同文本交公司总经理。
6.3.3审查修改：总经理于3日内就合同文本的合法性，有效性提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办部门进行修改，相关部门与承办部门对合同内容有异议的，由总经理进行协调定稿。
6.3.4最后签订：经会签的合同文本定稿后，由合同承办部门送主管领导或法定代表人签批并加盖合同专用章。
6.4合同承办、审查会签部门的审查事项及责任：
6.4.1合同承办部门应对合同的业务、技术条款进行审查，并对之负责；
6.4.2财会部门对合同项目是否与国家、上级主管部门、本单位的计划抵触以及合同支付条款进行审查，并对之负责；
6.4.3生产部、技质部应对合同项目是否符合政策法规、规章制度、生产技术标准、安全保护标准进行审查，并对之负责。
6.4.4总经理对合同的合法性，主要条款是否完备，文字用语是否准确、规范进行审查，并对之负责。
6.5法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由办公室依法及时办理。
6.6合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管一份外，包括合同审查会审表应当交存公司合同管理员（业务员）一份备案。
7 合同的变更、解除
7.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
7.2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：
7.2.1因不可抗力致使不能实现合同目的；
7.2.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
7.2.3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
7.2.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
7.2.5法律规定的其他情形。
7.3变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；
7.4变更或解除合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。
8 合同的履行
8.1公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。
8.2履行销售合同交付货物时，应由对方当事人签署一式二份的送货单，一份留存对方，送货回单一份交公司合同管理员（业务员）备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人签具增值税发票交接单。
8.3在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司总经理。
8.3.1经营状况严重恶化；
8.3.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
8.3.3丧失商业信誉；
8.3.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；
8.4在常年销售合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；
8.5在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
9 合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
9.1销售合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。
9.2合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告总经理，并拟定处理意见，对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告总经理。
9.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总经理室。
10 合同的日常管理
10.1本公司实行二级销售合同管理，总经理室全面负责公司的合同管理；业务部的业务员负责所在部门的合同管理。
10.2公司的合同专用章由总经理负责保管。公司的空白合同、授权委托书由业务员管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
10.3已签订的销售合同及送货回单，增值税发票交接单以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，业务、采购部门的业务人员应按规定时间移交，公司合同管理员应当将收集的上述资料原件定期移交给总经理室保管。
10.4合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司应会同业务部在情况发生后一周内书面告知各有关单位。
11 考核与奖惩
11.1公司业务人员应当严格遵守本办法，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司财会部、总经理室负责本办法执行情况的监督考核。
11.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
11.3合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
11.3.1未经授权批准或超越职权签订合同；
11.3.2为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
11.3.3应当签订书面合同而未签订书面合同；
11.3.4未按规定时间移交资料或对方签收字迹有瑕疵。
11.4合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
11.4.1因工作过失致使公司被诈骗；
11.4.2公司履行合同未经对方当事人确认；
11.4.3遗失重要证据；
11.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
11.4.5遗失重要资料未及时报案和报告；
11.4.6其他违反公司相关制度的。
公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
3 定义
本制度所称的档案，是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。
4 内容
4.1 档案的分类
4.1.1 A类档案：
a) 公司设立公文：公司章程等。
b) 公司营运证件：公司营业执照正副本；公司各类资质证书正副本、组织机构代码证正副证、统计正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等。
c) 各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等。
d) 上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求。
e) 获准设立分支机构的立项报告、可行性分析、批复、批文、合同、章程、营业执照。
f) 公司职员的人力资源档案、劳动合同书、工资性、劳务性收入资料。
g) 经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要。
h) 技术方案、文档、设计图纸；产品图纸、等技术、工艺资料。
i) 公司商务合同：工程合同、采购合同、销售合同等。
j) 重要客户资料、采购资料。
k) 公司财务资料。
l) 领导特别要求的项目、产业、公司等资料。
m) 其他要求归档的重要文件。
A类档案仅限总经理、副总经理和职责范围内工作人员使用或借阅。
4.1.2 B类档案：
a) 按内容传阅到部门经理级的公司红头文件。
b) 社会各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等。
c) 公司内部公文（除普通、公开的通知、通告等之外。
d) 公司部门级会议纪要。
B类文件可由部门经理或职责范围内工作人员使用或借阅。
4.1.3 C类档案：
a) 各类普通通知、通告等；
b) 各项规章制度。
C类档案由总经理签发或直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。
4.2 档案的管理
4.2.1 档案管理职责划分
a) A类档案中的第a）、b）、c）、d）、e）、g）、l）、m）条中列示的档案由财务部出纳（暂代公司
b) 档案管理员，以后设专职档案管理员）负责妥善保管。
c) A类档案中的第f）条中列示的档案由行政部人力资源管理专员负责妥善保管。
d) A类档案中的第h）、i）条中列示的工程合同、采购合同档案由相应管理部留存原件，工程项目
e) 部指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。
f) A类档案中的第j）、i）条中列示的销售合同档案由业务部留存原件，行政部指定部门档案管
g) 理员负责妥善保管档案的复印件。
h) A类档案中的第11）条中列示的财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。
4.2.2 电子档案的管理
a) 档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和密码告知他人。
b) 严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。
c) 档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。
d) 权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由相关部门经理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。
e) 档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。
f) 归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。
4.2.3 非电子档案的管理
a) 公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它载体必须按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。
b) 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及时交档案管理员归档。
c) 各部门存档的文件/资料应填写《资料交付登记表》，交付人签字确认后，档案管理员对资料进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有关资料目录及检索代码输入电脑。
d) 各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件，均不得自行保管、销毁，应及时移交给档案管理员统一管理。
4.3 立卷、保存期限
a) 公司章程、各种证照、证件在取得后立即归档，永久保存。
b) 内部管理公文档案每季度进行整理，立卷归档，视公文内容确定保存期限：当年的公司例会会议纪要、对内发布的公文（如通知、通告等）存档期限截止到第二年的十二月三十日；对外公文、外来公文存档期限为伍年（外来重要公文，如立项批复等文件存档年限以该项目实施的实际进程结束后为准）；各种管理制度保存其最新版本，旧版本保存壹年。
c) 人事档案按个人分类立卷，新增员工办理完入职手续后，档案即刻归档，随着员工调动或离职随时对档案进行整理，离职后档案归入离职人员档案，保存期限为叁年。
d) 一般办公合同、房屋租赁合同、办公用品、礼品采购合同等视合同期限定其保存期限，最长不超过合同过期后壹年。
e) 一般客户资源、市场营销资料随时更新，无价值资料经市场部负责人签字同意可销毁。
f) 采购资料随时更新，无价值资料由工程项目部负责人签字同意可销毁。
g) 上级机关对公司发放的重要文件以及公司重要会议纪要、工程合同、购销合同、重要客户资料等属长期档案，保存期为拾年。
h) 财务资料保存期限为贰拾年。
i) 技术、工程、销售类资料永久保存。
4.4 立卷档案内文件材料应合理排列顺序，属公司级和公司对外发文依次由行政部统一编写序号，部门档案可由部门自行编写序号。
4.5 档案管理员应定期进行档案整理，做好档案季度统计工作，填写《最新文件一览表》、《文件异动一览表》以备查阅.
4.6 档案借阅
a) 公司员工借阅档案时，应认真填写《档案借阅登记表》，写明借阅目的。如无特殊原因，借阅期不可隔日，下班之前应将档案归还，如需再借，第二日再办理借阅手续。
b) 借阅人须爱护档案资料，保证档案资料的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽页、拆散、摘抄、翻印、转借或损坏，不得抽走卷内任何材料。
c) 借阅的档案归还时，档案管理员必须认真查验，如发现遗失、损坏或其他异常情况应向综合管理部经理反映，给予相应的处罚。
d) 特殊情况必须借用带出公司使用的档案须填写《档案借阅登记表》经借用部门经理及综合管理部经理批准同意方可借出。
e) 凡属密级档案的借阅，除按本规定办理外，还必须遵照公司保密制度的有关条款执行。
4.7 档案资料的销毁
档案管理员应按档案保存期限做好档案资料的清查工作，对不具保存价值的档案资料应填写《档案销毁审批表》，报相关部门负责人或总经理审批后，由档案管理员会同相关人员对已批准销毁的档案资料进行销毁工作并做好监销记录。
5 相关记录
资料交付登记表
最新文件一览表
文件异动一览表
档案销毁审批表
档案借阅登记表
企业档案管理法 第一章总则第一条 根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。第二条 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。第三条 企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条 企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。第二章文件材料的形成与归档第五条 企业要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。 文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。第六条 企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。第七条 企业文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。第八条 企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件i材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。 2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。 4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。 5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。 6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。 7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。 8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。 10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。 11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。 12、其他方面。第九条 归档时间 1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。 2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。第十条 企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。第十一条 企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。第十二条 企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。第十三条 企业产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。第十四条 企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。第十五条 企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。第十六条 企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。第三章档案管理第十七条 企业要建立健全各项档案管理制度，列入企业的经济责任制体系，并制定严格的考核和奖惩法。第十八条 档案分类 1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。 2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。 3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。 4、常用的分类方法有： （1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。第十九条 档案编目与编制检索工具1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。2、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。第二十条 档案保管 1、接收档案必须认真验收，并接交手续。 2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。 3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。 4、缩微胶片、照片、磁带等的保管： （1）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放； （2）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。 5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。 6、档案库房的一般要求： （1）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施； （2）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。第二十一条 图纸的修改、补充 1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。 2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。 3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。 4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。第二十二条 档案鉴定 1、企业要根据国家利有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是： （1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存： （2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存； （3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。 3、鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。 4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。 5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。第二十三条 档案统计 1、企业档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。 2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。第二十四条 档案管理现代化 1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。 2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和公自动化等现代管理手段。第二十五条 档案管理经费按照财政部、国家档案局（1980）财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。第二十六条 企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。第二十七条 企业破产以后，除设备档案、基建档案等随同实物移交外，其余档案应向有关档案馆移交。第四章档案信息开发利用第二十八条 企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。第二十九条 企业档案信息开发利用的几种形式 1、在企业内部实行档案开架阅览。 2、编制并交流档案目录。 3、对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。第三十条 企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。第三十一条 对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，企业应给予表扬和奖励。奖励法按国家有关规定执行。第五章 档案管理体制第三十二条 企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。第三十三条 要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理企业档案工作。有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。第三十四条 企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。第三十五条 档案管理人员 1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员，并且应有一定数量的专业技术人员。 2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。 3、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。第六章 附则第三十六条 企业党、政、工、团档案管理按照中共中央公厅、国务院公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。第三十七条 企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理法》的有关规定执行。第三十八条 企业人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。第三十九条 集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。第四十条 本规定由国家档案局负责解释。第四十一条 本规定自发布之日起执行。
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