采购档案管理制度及汇编资料整理

采购档案管理制度及汇编资料整理

为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据有关规定，结合实际情况，制定本办法。政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。政府采购项目档案资料具体包括：项目开标前文件材料。政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料；采购方式审批、采购文件论证或预审等材料。政府采购项目的采购委托代理协议书；采购公告（包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等）；招标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同）及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明。对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。
政府采购项目档案管理工作中存在的主要问题和原因
1.档案管理人员缺乏专业培训，导致归档材料不完整。首先，政府采购项目档案管理部门很少有一些比较专业的工作人员，甚至有些档案管理人员学历较低，缺乏专业的工作培训，缺乏基本档案管理相关的知识技能，缺乏完成档案管理工作的能力。有些政府采购项目装档存在漏项，采购的项目委托任务书，项目的前期准备材料，招标文件材料，开标文件材料，投标文件材料，评审文件材料，中标文件材料，大多数已完善。但是项目合同，验收文件材料多有疏漏。其次，大部分从事档案管理的相关工作人员缺乏基本操作使用计算机的技能，更不能利用各种现代化的数据技术将整个档案内容进行相应的开发以及研究。
2.管理制度和设施不完善，造成档案泄密。部分政府采购中心内部没有按照规定以及要求严格地完成每项采购活动，造成泄密。《政府采购法》第四章第四十二条规定：“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁 ”。然而，在实际工作中，有的采购单位在开标结束后，没有征求集采机构同意就把供应商的投标文件带走，或项目负责人和采购人无意间把开标工程泄露出去。
法律依据：
《中华人民共和国政府采购法》
第六条　政府采购应当严格按照批准的预算执行。
第七条　政府采购实行集中采购和分散采购相结合。集中采购的范围由省级以上人民政府公布的集中采购目录确定。

档案管理制度

档案管理制度为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。一． 公司的档案范围1． 企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。2． 企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。3． 企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。4． 企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。5． 企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。6． 企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。二、公司档案管理体制1． 公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。2． 公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。三、立卷归档制度1．档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。2．归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。3．归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：3．1．按年形成的文件，第二年上半年归档。3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。3．3．凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。3．4．工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。4．归档要求4．1．材料完整齐全。4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。4．5．由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。5．部门归档要求5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。5．3．一个客户一个立卷，一个档案盒。5．4．贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。5．5．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。6．档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。7．记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。四、档案管理工作1．档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。2．档案保管：公司设立专用文件库保存档案。3．档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。4．档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。五、档案利用工作1．凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。2．档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。3．档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。4．依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

政府采购业务内部管理制度

政府采购业务内部管理制度

在不断进步的时代，很多地方都会使用到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。那么你真正懂得怎么制定制度吗？下面是我帮大家整理的政府采购业务内部管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。

根据工作需要，结合单位实际，特制定以下内部控制制度：

一、岗位工作责任制

政府采购中心的工作主要包括负责人、采购受理、采购操作、履约验收四个岗位。

1.负责人岗位的主要工作是：人员管理，制度建设，岗位培训，业绩考核，签批对外文书，审核报告。

2.采购受理岗位主要工作是：接受采购人委托、审核项目资料、根据项目的特点、类别、合理确定项目负责人、协调采购会议时间安排、采购文件审核、发送中标通知书等。

3.采购操作岗位主要工作是：沟通采购人、发布采购信息、制作并发售采购文件、组织评标活动、整理已办结项目档案等。

4.履约验收岗位主要工作是：督促、指导和服务采购人签订采购合同;对重大的集中采购项目，与采购人共同组织有关技术专家进行验收、制作验收报告;一般项目由采购人验收并填制合同履行情况表作为验收报告;受理质疑和投诉。

工作岗位相互分离，各负其责，互相制约与制衡。即采购受理岗位不负责采购操作和档案管理;采购操作岗位不负责履约验收和档案管理，履约验收岗位不经办采购受理和档案管理。

二 、回避和轮岗制度

1.建立回避制度。在政府采购活动中，采购人员及相关人员(包括招标采购中评标委员会的组成人员、竞争性谈判中谈判小组的组成人员、询价采购中询价小组的组成人员)与供应商有利害关系的，必须回避;

2.建立轮岗制度。采购中心受理业务后，对中心人员工作分配要全面，工程、货物和服务类都要经手，大、小项目尽量平均，促进全体人员都能掌握采购操作的全流程业务。

三、文明办公制度

1.实行政治和业务学习制度。每周除参加区政府办公室统一组织的政治学习外，每月还安排两个下午，组织全体人员进行业务学习，特别是学习与政府采购相关的法律、法规，进一步提高工作人员的政策业务水平。

2.提倡文明用语，对来电来访者，应做到热情、大方、得体，一律使用文明语言，树立良好服务观念。

3.严格执行考勤制度。全体人员应遵守作息时间，坚守岗位，做到不无故迟到、早退和旷工，请假须按规定办理。工作期间一律不得从事与工作无关的事情，比如上网淘宝、炒股、打游戏、看电视剧等等。

4.注意安全和保密。平时注意保管文件、资料和办公用品，重要文件及时归档，对涉及国家机密、工作秘密、供应商的商业秘密，必须妥善保管，不得泄露。

5.厉行节约，反对浪费，杜绝一切不必要的`开支，自觉爱护公共财物，努力减低采购成本。

四、印章管理制度

1.日常工作所需，比如招标文件、中标通知书等，需启用印章，经办人在“公章使用登记表”上签字并填写清楚文件材料名称、份数、时间和需要说明的事项，确保无误后方可盖章。

2.凡涉及到财务、人事、工资等内容的各类型报表、文件、报告、申请、便函、介绍信等必须由单位负责人签字后方可盖章，否则，不予盖章。

3.凡涉及个人事项需加盖公章的材料，如贷款、担保、落户口等一律由单位负责人同意签字后，方可盖章。

4.外单位需采购中心出具证明等之类情况，需经单位负责人签字后方可盖章。

5.单位公章由专人负责管理，财务印章由财务人员负责管理，未经单位负责人批准不得私自转交他人代管，凡是出现未经单位负责人同意后盖章的情况，责任由公章管理人员自行承担。

五、档案管理制度

1.文书档案和专业档案应按照档案资料的内容进行收集整理，编写归档目录，交由档案室登记装订保存。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷、归档工作，专业档案一般在项目完成后一周内归档。声像档案随时归档。

2.档案人员要严格执行档案的查借阅制度，任何单位或个人借阅、复印档案资料，均需填写《档案查询申请表》，经单位负责人签字批准方可查阅，借出的档案要及时归档、核实。

3.档案人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况;离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。

4.销毁档案要登记造册，须经单位负责人签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。

5.档案人员熟悉档案库藏情况，完善档案检索工具，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光、卫生等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

六、财务管理制度

1.财务报销程序

①.报销人需把报销的票据整理完整。

②.报销票据上应由承办人用钢笔或碳素笔签字，标明经手人。

③.会计人员必须认真审核原始票据的合法性，大小金额是否一致，戳记是否清晰等。对不真实、不合法的原始凭证，有权拒绝办理，并向单位负责人说明情况。

④.财务人员审核领导签字、财务印章及报销金额，据实予以报销。

⑤.聘请的专家在参加政府采购中，如需申请工作用餐、去现场勘察或制定技术参数所发生的费用，必须如实的填报审批单、报销单，由项目负责人签字确认，经主任审批后，财务人员方可报销。

⑥.所有报销票据、财政受权支付票据、报销审批单，均需单位负责人签字后加盖财务公章及法人私章，方可生效使用。

2.收取、退付保证金工作程序

①.投标及履约保证金的收取

供应商前来交纳保证金时，要核实缴款人公司名称及办理人员身份证明、开具湖北省非税收入一般缴款书，进行收款、盖章，并将票据交给交款人。不接受以个人名义和现金形式交纳的保证金。

②.投标及履约保证金的退付

根据申请退款人提交的领款单，核实项目负责人、档案管理人员签字及退款信息(注意核实退款信息必须与缴款人一致，否则有权拒绝办理)，且核实并完善相关手续后办理退款事宜。一律以转账方式退还，不退付现金。

七、廉政管理制度

严格实行工作人员廉政八不准：

1、不准违反工作程序，违规操作;

2、不准滥用权利、谋私、玩忽职守、假公济私;

3、不准在工作中扯皮、推诿或无故拖延;

4、不准在政府采购过程中替供应商向招标代理机构、采购人或评标人员说情、打招呼。

5、不准将招标保密事宜透露给他人;

6、不准利用职务之便接受采购人和供应商的财物或其他好处;

7、不准与采购人或供应商串通进行损害第三方利益的活动;

8、不准从事有损于政府采购形象的一切活动。

第一章 总则

第一条 为了加强我局政府采购内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错与舞弊，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国政府采购法》和《内部会计控制规范——采购与付款(试行)》等法律法规，特制定本制度。

第二条 本制度适用于局机关各科室。对已纳入政府采购范围的采购与付款业务，还要执行政府采购方面的有关规定。

第三条 单位负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第二章 岗位分工与授权批准

第四条 建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

(一)成立财政局采购小组：分管领导任组长，局办公室主任和局纪检监察室主任任副组长，采购需求科室的负责人、采购需求科室的其他人员1人为组员，财监人员为监督人员。采购小组负责制订采购文件、拟定供应商备选名单、会审(签)采购合同条款。

(二)请购与审批：由采购需求科室根据批准的预算和实际需要及时提出采购申请和计划采购的标的物清单，报分管领导核准，单位负责人审批后方可办理。

(三)采购合同的订立与审计：大宗商品须依照《合同法》签定供货合同，并由业务部门审查质量技术指标，财务部门审查结算金额和付款方式，经单位负责人审批后才能订立。

(四)采购与验收：购入的商品须由采购人员之外的专人负责验收，并登记相关验收入库记录，再由申请人办理领用手续。

(五)采购、验收与相关会计记录：采购记录(包括合同)由办公室保管，验收记录由验收部门保管。

(六)付款审批与付款执行：采购及验收过程完成后，由业务部门提出付款申请，财务部门对所有的凭证、票据审核无误，单位负责人审批后，予以办理付款。

第五条 审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审核人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理。

第六条 单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，集体决策，防止出现决策失误而造成严重损失。

第三章 请购与审批控制

第七条 属于政府采购范围内的商品采购，由业务部门牵头、财务部门配合，按第四条第二款规定请购与审批后，由采购小组严格按照《政府采购法》规定要求进行办理。

第八条 加强采购业务的预算管理。每年度严格按照政府采购预算进行采购。建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等作出明确规定，确保采购过程的透明化。

第四章 采购与验收控制

第九条 根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。

对验收过程发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告;有关部门应查明原因，及时处理。

第五章 付款控制

第十条 单位财务部门在办理付款业务时，要对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及规范性进行严格审核。

第十一条 财务部门负责定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。

第六章 监督检查

第十二条 纪检监察部门要不定期检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

第十三条 采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：

(一)采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

(二)采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

(三)有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点审查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

第十四条 对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，应当采取措施，及时加以纠正和完善。

第七章 附 则

第十五条 本制度所称的采购，包括货物、工程和服务的采购。

第十六条 本制度由财政局办公室负责解释。

档案管理制度

国家档案局发布档案管理九项规范

近日，国家档案局发布《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》等9项行业标准，涉及政务服务事项电子文件归档、档案馆应急管理等方面。这9项行业标准提出了哪些工作规范，适用于哪些业务？

会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来，就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年，会博通一直潜心研发综合知识管理系统，打造组织知识生态链，已经成为经国家认证双软企业，国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理，合同管理等领域走在世界领先水平。为了更好的服务国家档案管理细则，研发符合国家的档案管理系统，会博通综合档案管理系统产品经理带大家了解一下最新的国家档案局发布的九项行业标准！

1.DA/T 77—2019《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》

本标准规定了纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作的组织、实施和管理要求，确定了开展OCR工作的总体原则、具体流程、性能要求和指标评价等内容，尤其是对归档章、文件处理单、公章等具有档案特征的内容提出了识别要求。标准适用于字迹清晰、文本规范的纸质档案数字复制件的光学字符识别（OCR）工作。

2.DA/T 78—2019《录音录像档案管理规范》

本标准为传统载体录音录像、传统载体录音录像数字复制件、数字录音录像3 种不同形式录音录像档案提供统一的管理规范，解决录音录像收集范围和收集质量、著录和整理问题。标准规定 了模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件的收集、整理、著 录、归档与录音录像档案管理要求，适用于各级机关、团体、企 事业单位和其他社会组织形成的录音录像档案的管理。

3.DA/T 79—2019《证券业务档案管理规范》

为加强证券业务档案工作规范化，确保证券业务档案的安全管理和有效利用，制定本标准。标准规定了证券业务档案工作总则、管理体制、管理岗位职责，以及在办理证券业务活动中产生的且具有保存价值的业务文件的整理、归档，证券业务档案的保管、利用、鉴定与处置的要求和方法，以及业务电子文件归档与电子档案管理，并编制了具有参考性的《证券业务文件材料归档范围和档案保管期限表》，适用于证券公司证券业务档案的管理与利用。

4.DA/T 80—2019《政府网站网页归档指南》

本标准规定了政府网站网页归档的总则，网页的归档范围和网页档案的保管期限，网页归档的收集、整理、移交接收和网页归档功能模块建设的一般方法，适用于各级人民政府及其部门、派出机构和承担公共服务职能的事业单位在互联网上开办的政 府网站的网页归档，其他单位的网页归档工作可参照执行。

5.DA/T 81—2019《档案库房空气质量检测技术规范》

本标准旨在提高档案库房管理水平，完善库房空气质量检测制度，促进档案部门了解和评价档案库房空气质量状况。本标准给出了档案库房空气质量检测的方法，适用于我国各级各类档案馆的档案库房，包括在用档案库房以及新建档案库房。

6.DA/T 82—2019《基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范》

标准旨在规范和统一采用文档型数据库存储档案数据的方法，解决非结构化档案数据的存储和管理问题，并为今后档案数据的利用打下基础。标准规定了使用文档型数据库存储档案数据的总体要求，提出了使用文档型数据库存储和管理档案数据的基本功能和实施方法，适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位对档案数据的存储。

7.DA/T 83—2019《档案数据存储用LTO 磁带应用规范》

标准规定了档案数据存储用LTO磁带的技术要求、选择、条形码标签、使用、保管、运输以及磁带的复制、更新和转换等要求，适用于各级档案部门及有关单位档案数据存储用LTO 磁带的应用和管理。

8.DA/T 84—2019《档案馆应急管理规范》

本标准制定的主要目的是加强档案安全保管及风险管理，增强对档案安全风险的预见性，在日常工作中及时发现和排除潜在风险，从而做好档案保管和保护工作。标准规定了档案馆应急管理原则、组织机构及职责任务、运行机制、管理保障及监督管理等内容，适用于全国各级各类档案馆应对突发事件的管理工作。

9.DA/T 85—2019《政务服务事项电子文件归档规范》

标准规定了政务服务事项电子文件归档的一般方法，包括归档工作流程和归档信息包的内容结构、命名规则、元数据和存储格式等，适用于政务服务机构在全国一体化在线政务服务平台上办理政务服务事项（包括行政权力事项和公共服务事项）过程中形成的电子文件的归档。

目前，会博通综合档案管理系统全面升级，已将档案管理9项标准纳入系统升级范畴，全面符合最新的国家档案管理要求。

如何规范地整理归档文件

企业档案管理法　第一章总则第一条　根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。第二条　企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。第三条　企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条　企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。第二章文件材料的形成与归档第五条　企业要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。　文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。第六条　企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。　各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。第七条　企业文件材料归档的基本要求　　　1、归档的文件材料必须完整。　　　2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。　　　3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。第八条　企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件i材料的归档范围主要有以下几个方面：　　　1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。　　　2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。　　　3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。　　　4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。　　　5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。　　　6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。　　　7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。　　　8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。　　　9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。　　　10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。　　　11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。　　　12、其他方面。第九条　归档时间　　　1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。　　　2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。第十条　企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。第十一条　企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。第十二条　企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。第十三条　企业产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。第十四条　企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。第十五条　企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。第十六条　企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。第三章档案管理第十七条　企业要建立健全各项档案管理制度，列入企业的经济责任制体系，并制定严格的考核和奖惩法。第十八条　档案分类　　　1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。　　　2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。　　　3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。　　　4、常用的分类方法有：　　　（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。第十九条　档案编目与编制检索工具1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。2、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。第二十条　档案保管　　　1、接收档案必须认真验收，并接交手续。　　　2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。　　　3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。　　　4、缩微胶片、照片、磁带等的保管：　　　（1）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放；　　　（2）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。　　　5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。　　　6、档案库房的一般要求：　　　（1）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；　　　（2）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。第二十一条　图纸的修改、补充　　　1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。　　　2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。　　　3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。　　　4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。第二十二条　档案鉴定　　　1、企业要根据国家利有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：　　　（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存：　　　（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；　　　（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。　　　2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。　　　3、鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。　　　4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。　　　5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。第二十三条　档案统计　　　1、企业档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。　　　2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。第二十四条　档案管理现代化　　　1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。　　　2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和公自动化等现代管理手段。第二十五条　档案管理经费按照财政部、国家档案局（1980）财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。第二十六条　企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。第二十七条　企业破产以后，除设备档案、基建档案等随同实物移交外，其余档案应向有关档案馆移交。第四章档案信息开发利用第二十八条　企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。第二十九条　企业档案信息开发利用的几种形式　　　1、在企业内部实行档案开架阅览。　　　2、编制并交流档案目录。　　　3、对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。第三十条　企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。第三十一条　对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，企业应给予表扬和奖励。奖励法按国家有关规定执行。第五章　档案管理体制第三十二条　企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。第三十三条　要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理企业档案工作。有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。第三十四条　企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。第三十五条　档案管理人员　　　1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员，并且应有一定数量的专业技术人员。　　　2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。　　　3、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。第六章　附则第三十六条　企业党、政、工、团档案管理按照中共中央公厅、国务院公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。第三十七条　企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理法》的有关规定执行。第三十八条　企业人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。第三十九条　集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。第四十条　本规定由国家档案局负责解释。第四十一条　本规定自发布之日起执行。

档案管理办法

目录

总则
文件材料的形成与归档
档案管理
档案信息开发利用
档案管理体制
附则
编辑本段总则
　　第一条　根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。 　　第二条　企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。 　　第三条　企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 　　第四条　企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。
编辑本段文件材料的形成与归档
　　第五条　企业要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。 　　文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。 　　第六条　企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 　　各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。 　　第七条　企业文件材料归档的基本要求 　　1、归档的文件材料必须完整。 　　2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 　　3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 　　第八条　企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件i材料的归档范围主要有以下几个方面： 　　1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。 　　2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 　　3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。 　　4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。 　　5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。 　　6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。 　　7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。 　　8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 　　9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。 　　10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。 　　11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。 　　12、其他方面。 　　第九条　归档时间 　　1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。 　　2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。 　　第十条　企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。 　　第十一条　企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。 　　第十二条　企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。 　　第十三条　企业产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。 　　第十四条　企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。 　　第十五条　企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。 　　第十六条　企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
编辑本段档案管理
　　第十七条　企业要建立健全各项档案管理制度，列入企业的经济责任制体系，并制定严格的考核和奖惩办法。 　　第十八条　档案分类 　　1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。 　　2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。 　　3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。 　　4、常用的分类方法有： 　　（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。 　　第十九条　档案编目与编制检索工具 　　1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。 　　2、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。 　　第二十条　档案保管 　　1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。 　　2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。 　　3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。 　　4、缩微胶片、照片、磁带等的保管： 　　（1）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放； 　　（2）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。 　　5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。 　　6、档案库房的一般要求： 　　（1）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施； 　　（2）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。 　　第二十一条　图纸的修改、补充 　　1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。 　　2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。 　　3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。 　　4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。 　　第二十二条　档案鉴定 　　1、企业要根据国家利有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是： 　　（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存： 　　（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存； 　　（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 　　2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。 　　3、鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。 　　4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。 　　5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。 　　第二十三条　档案统计 　　1、企业档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。 　　2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。 　　第二十四条　档案管理现代化 　　1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。 　　2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。 　　第二十五条　档案管理经费按照财政部、国家档案局（1980）财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。 　　第二十六条　企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。 　　第二十七条　企业破产以后，除设备档案、基建档案等随同实物移交外，其余档案应向有关档案馆移交。
编辑本段档案信息开发利用
　　第二十八条　企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。 　　第二十九条　企业档案信息开发利用的几种形式 　　1、在企业内部实行档案开架阅览。 　　2、编制并交流档案目录。 　　3、对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。 　　第三十条　企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。 　　第三十一条　对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，企业应给予表扬和奖励。奖励办法按国家有关规定执行。
编辑本段档案管理体制
　　第三十二条　企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。 　　第三十三条　要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理企业档案工作。有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。 　　第三十四条　企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。 　　第三十五条　档案管理人员 　　1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员，并且应有一定数量的专业技术人员。 　　2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。 　　3、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。
编辑本段附则
　　第三十六条　企业党、政、工、团档案管理按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。 　　第三十七条　企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。 　　第三十八条　企业人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。 　　第三十九条　集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。 　　第四十条　本规定由国家档案局负责解释。 　　第四十一条　本规定自发布之日起执行。

档案管理的内容是什么

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

档案管理要素

1、档案与工龄：

很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

2、档案与福利：

毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。

3、档案与因公出国政审：

因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查，如果档案材料不全，政审机构就会拒绝审查。

4、补办档案与原始材料：

虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在，势必造成一定损失。

参考资料：百度百科-档案管理

物资采购档案管理制度

　　我给你提供两篇也是从网上搜别人的，希望能对你有所帮助
　　第一篇
　　供应部工作职责和工作标准
　　一、目的作用：
　　1.1可作为供应部开展工作的规范依据。
　　1.2可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据。
　　1.3可作为供应部人员工作中相互监督与协作配合的依据。
　　二、管理归口
　　总经理是供应部的上级直接领导。
　　供应部的工作直接对总经理负责。
　　三、工作职责
　　1、采购计划的编制
　　负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。
　　2、物资供应：
　　2.1负责原辅材料、中药材、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。
　　2.2认真做好市场调查和预测。掌握物资供应情况。
　　2.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资，做到既要价格合理，又要保证质量。
　　2.4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。
　　2.5严格执行企业制定的物资供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据生产安排做好物资供应的进度控制，实现物流的优化管理。
　　3、采购物资的入库与结算：
　　3.1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。

　　3.2对不合格产品及时退货。
　　4、供货单位的质量审核：
　　4.1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。
　　4.2加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。
　　4.3负责制订物资采购工作各项管理制度。
　　4.4建立可靠的物资供应基地，会同质量管理部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。使之按时、按质、按量进行物资供应。
　　5、负责企业外委托加工的出入库业务。
　　6、与企业内各部门加强沟通配合，处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题。
　　7、完成公司领导交办的其他工作任务。
　　四、职责权限：
　　4.1对于未经批准的计划有权拒绝供应。
　　4.2有权要求仓库保管员提供报库存表。
　　4.3采购权：
　　4.3.1食堂用具的采购权。
　　4.3.2办公用品、用具及劳动保护用品、工装的采购权。
　　4.3.3卫生用品、用具的采购权。
　　4.3.4公司内备品、备件、生产用品用具及维修用料的采购权。
　　4.3.5检验用品及用具的采购权。
　　4.3.6企业用燃料的采购权
　　五、工作标准
　　5.1坚决执行总经理下达的各项工作指令，并且圆满地完成。
　　5.2根据生产需求计划和物资库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、 按量地供应企业生产经营所需要的各种物资，为企业生产经营活动提供了物资保障。
　　5.3严格执行企业物资供应制度，遵守企业制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合企业规定要求。
　　5.4与其他部门能够很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或生产任务的临时调整变动，均能较好地与有关部门协调处理。
　　5.5根据各部门需注计划，实行定期订购和定量订购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。
　　5.6对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固
　　可靠，对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均达到了规范要求。
　　5.7对业务员的日常管理严格，外出工作人员没有出现损害企业利益及违章违纪现象，工作效率普遍反映均好。
　　5.8日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。
　　5.9与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。

　　供应部工作流程
　　供应部主要负责生产性物料及办公用品、生产相关辅助用品、检验用品的采购工作及外委加工工作。
　　依据生产管理部下达的生产物料采购计划、各部门提交的物品使用计划及库存报表，供应部计划员分解采购计划，报生产管理部负责人、部门负责人、主管经理审批确认后，分解下达采购计划给各相关采购员。采购员依据质量管理部下发的物料质量标准及采购计划进行比价后，确定供应商进行采购。
　　物料到货时业务员填写到货通知，到货通知随货物一同送到仓库，由仓库保管员进行初检，确认数量，核实无误后，在到货通知上签字确认，将到货通知第三联由仓库保管员保存，第二联送交财务，第一联返回供应部，物料入库待验。
　　月底结帐时如发票未到，由采购员办理暂入库手续，发票到达后办理正式入库冲回暂入库，业务员填写入库单，供应部负责人审核签字，仓库保管员填写本批物料批号、代码、检验报告单号并签字确认，财务部依据入库单及合格报告单办理入库及结算业务。
　　为保证供货质量，企业应建立供应商评估小组，由质量管理部、财务部、供应部等有关部门参与，并定期对供应商进行评估。主要物资的采购应确定两个以上的定点单位，以保证物资渠道的畅通。

　　供应部管理制度
　　直接上级：总经理；
　　部门性质：负责采购、供应材料、备品配件其他物资；
　　管理权限：受办公室委托，行使对采购、供应的管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务；
　　管理职能：合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资；
　　供应部职责：
　　1 从办公室的统一指挥，严格执行工作指令，一切管理行为向办公室负责；
　　2．负责编制原、辅材料及备品配件的供应计划。认真组织原辅材料、包装材料的供应与采购，做好原辅材料、包装材料等备品配件的进、出、存库统计核算工作；
　　3．制订本部的工作计划和目标；
　　4．了解市场上公司所需采购的物资、备品的变化的情况；
　　5．调查研究本行业采购物资、备品的规律；
　　6．采购方式设定；
　　7．对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估；
　　8．采购前要询价、比价、议价；
　　9．合理编制采购计划、实施采购；
　　10．处理与协调和供应商之间的关系；
　　11．组织对物资市场信息的搜集和分析；
　　12．检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力；
　　13．完成临时交办的其他事项；
　　1 供应部在职人员行为规范：
　　1.1 本职位人员所必须作的许多重要的决定，都是以良好的普通常识及逻
　　辑判断做依据。
　　1.2 本职务说明不可能涵盖所有的事项，本职位人员应执行由采购经理在任何时间所指派之任何公务。
　　1.3与卖场的充分沟通与密切配合的合作关系，是本职位成功的必要条件。
　　1.4 采购人员成功的要素有下列七项，本职位人员应确实做好：
　　（1） 操守廉洁
　　（2） 掌握市场
　　（3） 积极认真
　　（4） 适应性强
　　（5） 精打细算
　　（6） 精打细算
　　2 采购程序 ：
　　2.1 采购工作以“采购计划”和“认证结果”为依据。
　　2.2 采购安全性关键器件必须是其获得了安规认可。
　　2.3 在可行时，可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检验，但应与之形成质量保证协议。
　　2.4 采购人员必须具备采购活动需要的专业知识，能熟练运用电脑在信息网上进行数据处理工作，有一定的英语水平和较好的谈判技能。
　　2.5 根据生产计划，采购部下达经批准的基本物料采购计划、零星采购计划，该计划是采购活动中“采购什么？采购多少？何时到货？”的基本依据。
　　2.6 采购部根据器件的分类，把基本物料采购计划分配给不同的采购责任人。
　　2.7 采购责任人员在收到采购计划后，应认真核对计划的可执行性，如有不可执行的项目，应以书面形式反馈给计划制订部门，以便计划部门及时调整计划。
　　2.8 采购人员将采购计划逐项核对评定的供应商相关信息，拟制采购订单，采购订单应清楚列明采购物料对应的本公司编码、生产厂家、相应的厂家规格/型号、采购数量和要求交货的日期等。货期不能满足时，需注明新的定约时间。
　　2.9 采购订单必须按采购订单审批、签返流程进行规范化和审批，采购人员将经采购经理或其授权人批准的订单发给供应商，并要求供应商在规定时间内签返以示确认。采购订单签返后即生效，其复印件应由采购部存档并妥善保管。
　　2.10 签返的订单如有价格、货期、包装的更改，采购人员应重新评议。
　　2.11 采购计划中，未列入评定合格供应商的物料，则属风险采购；风险采购必须在申请单获得准许后，方可实施采购。此物料的使用应由相关技术人员明确特定用途和要求，不可简单二次使用的此类物料，如有二次使用应在受控状态下进行。
　　2.12 订单下达后，采购人员负责跟单，不断提醒供应商按期交货。
　　2.13 货到暂存库，采购员应告知暂存库收货人员物料的紧急程度，以便及时送检。
　　2.14 采购安全关键器件必须是其获得了安规认可，未获认可不得采购；因技术改进或其他特殊要求需作物料替换时，必须履行规定的认可审批手续。
　　2.15 当顾客特别要求时，可在本公司或供应商处对采购物料进行符合性验证。
　　2.16 外协加工控制
　　a)外协加工采购小组负责及时、正确地申请、传送外协加工所需技术文件、专用工装和仪器；
　　b)对重点物料，由外协采购人员组织对外协供应商相关人员进行技术培训、生产现场技术指导和并进行首次加工评审。外协物料可以由质检部检验员或授权人在供应商现场检验，也可以送回检验，具体检验方式由技术工程部提出、实施；
　　c)由采购部负责保持和外协加工供应商的日常沟通和联络，协调解决外协加工过程中的品质、工艺等问题。
　　d)由技术工程部组织对外协供应商实施定期考评，组织工艺辅导和品质稽查，监督供应商落实纠正、预防措施。
　　e)外协供应商必须按公司的要求提供产品生产过程中的有关品质数据，该数据由质量工程部管理并纳入公司质量月报中。
　　3 验货控制程序
　　3.1 供应商将物料送到暂存库，暂存库管理人员在接收送来的物料时，应对其品种、数量和包装进行核对和登记。
　　3.2 暂存库管理人员填写送检单并送到质检部，由质检人员实施验证，对于风险采购物料质检部应按加严方式验证或检验方可入库。
　　3.3 对于已经在外协厂或其他场所检验的物料，暂存库根据质检部开具的合格单据进行“直接接收”操作。

　　第二篇

　　物资采购管理制度
　　一、采购管理制度

　　（一）采购依据

　　1、本公司各类物资采购均需提出申请，填写“采购通知单”，由采供部统一采购。

　　2、凡食堂食品采购，凭食堂报单采购；如由公司经费报销商品的采购，凭需求单位填写并经公司领导签字批准的“采购通知单”接受采购任务，否则应拒绝接受任务。反之，以失职处罚。

　　3、采供部凭“采购通知单”采购，不得随意变换物资的品种、规格、数量，否则，后果自负；如因“采购通知单”有误而购错了物资，由签发“采购通知单”的负责人负责。

　　（二）采购原则

　　1、严禁非专职采购员采购物资。

　　2、洽谈采购交易业务，必须有两人以上共同进行。

　　3、坚持货比三家，如库存期货（指库存一个月以上的商品）进货800元以上，2000元以内，必须将货比三家的情况向分管领导报告，取得同意后，方可进货；2000元以上，需报总经理同意后，方可进货；以减少库存积压，有利于资金周转。

　　4、大宗物资采购，由总公司组织公开招标采购。米、面、油原则两月一次；煤炭两月一次。采购程序按《淮阴师范学院饮食服务总公司物资招标工作暂行规定》（见付件）执行。

　　5、实行采购回避制度。凡涉及与亲属进行业务交往的要主动回避。

　　6、采购中严禁接受“送点”“带点”或“拿点”“吃点”行为。

　　7、加强物资招标的监控管理工作。

　　（三）采购要求

　　1、物资采购必须从批发市场或产地进货。

　　（1）米、面必须从具备加工条件，符合卫生要求的大型正规厂家进货；

　　（2）干货在保证质、价前提下，必须从批发市场或产地进货；

　　（3）调味品必须在先查验卫生许可证，质量合格证（保留复印件）、产品生产日期后采购；

　　2、严禁购变质、变味及未经食品卫生检验的私人荤食，对推销搭配食品严格控制；

　　3、物资采购必须开具正规统一发票（农贸市场除外）；采购中涉及的税费一律由卖方承担，采购进价一律为含税价；

　　4、如一时采购不到的短缺商品，要及时向需求单位说明原因，并采取补救措施，保证工作正常运转；

　　5、采购率要达到80%以上；部分采购数量（蔬菜类的）可在要求的数量上下浮动20%；

　　6、采购员需保管好随身所带的现金、支票，如有缺少，后果自负。

　　（四）采购时间

　　1、每日早上5：30分到淮海菜场采购荤菜（餐厅采购单务必于前一天下午六点前开出）下午1：00到南门菜场采购蔬菜（各餐厅采购单务必于当天上午十点半前开出）。

　　2、北校区周六周日的蔬菜于当天凌晨2：30在星光菜场采购（餐厅采购单务必于前一天下午六点前开出）。

　　3、各餐厅到总公司仓库打单领物资。

　　4、周二上午为日常采购。

　　5、周三上午第六餐厅小卖部物资采购。

　　6、周四到王营粮食市场采购杂粮。

　　7、周五晚上买鱼。

　　8、周六上午第六餐厅小卖部物资采购。

　　9、大宗物资凭出库单供货，在24小时内将物资送到。

　　二、物资验收、保管管理制度

　　（一）验收制度

　　1、验收员在验收商品时，要注意检验、核对商品的数量、规格、生产厂家、商标、生产日期、保质期和质量等。

　　2、有下列情况之一，保管员可以拒绝验收入库；

　　（1）无生产厂家、地址、商标者，或有但不详不全者。

　　（2）商品有效期已过期或已变质；

　　（3）商品品牌与生产厂家不符；

　　（4）商品非本公司所需；

　　（5）商品规格不符；

　　（6）其他不符合入库条件者；

　　（二）保管制度

　　1、采购回的物资均由验收员、保管员验收数量、质量，验收后入库并及时打印入库单、登记入帐。

　　2、库内物资要合理分类，摆放整齐，明码标签，先进先出，防止霉变，防止鼠害。

　　3、物品出库要有出库单，建立物资出入库帐册，做到帐物相符，手续齐全。

　　4、每天进出物品要及时记帐，定期编报收支结存表，月终盘点表，每月2日前将上月仓库报表上报总帐会计，对盘盈盘亏物品要查明原因，报领导批准登记入帐。

　　5、凡进库的原料、半成品概不对外供应转让。管好固定资产和各种炊餐具，固定资产借出需有经理批准，易碎物品等借出需留下足够押金。对新购设备及时登记固定资产帐。报废时经有关人员鉴定报主管部门批准后方可销帐。

　　6、做好周转容器的保存管理工作（如：麻袋、面粉袋、蛋筐等）。库房内不准为私人存放物品。

　　7、库房内不准闲人进入。