工程档案标准化管理办法

工程档案标准化管理办法

工程档案标准化管理办法是指对工程项目中所涉及的各类资料、文件等信息进行统一管理，以确保其完整性、真实性、可靠性和安全性的一系列制度和方法。下面是具体的工程档案标准化管理办法：

1.建立档案管理制度

制定文件管理制度和档案管理制度，明确档案的种类、保存期限、归档程序、借阅手续等事项，并对管理人员进行培训和考核，确保制度执行的有效性。

2.规范档案存储

按照档案管理制度要求，对档案进行分类、编目、编号，并采用标准化的文件夹、盒、柜等存放设备进行存储，确保档案的安全与完整。

3.加强档案保密

对涉密档案实行严格的保密措施，确保档案的机密性和安全性。特别是对于一些重要的工程项目，要增强档案的保密意识，防止档案泄露。

4.定期检查档案

定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的完整性和准确性。同时，对于长期保存的档案，要进行防潮、防虫、防火、防盗等措施，以确保档案的安全性。

5.建立档案管理信息化系统

建立档案管理信息化系统，实现档案管理的电子化、网络化，提高档案管理工作的效率和质量。同时，还可通过信息化系统实现档案的追溯、查询、统计等功能，为工程项目提供更加全面的管理支持。

标准档案管理办法

第一条　为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。第二条　标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等）。
　　标准档案是国家档案的重要组成部分。第三条　标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。第四条　标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。
　　下列文件材料需要永久保管：
　　（一）上级下达任务的文件；
　　（二）标准报批稿；
　　（三）标准编制说明及其附件；
　　（四）意见汇总处理表；
　　（五）标准审查会议纪要或函审结论；
　　（六）标准报批公文；
　　（七）标准申报单；
　　（八）标准发布本；
　　（九）标准正式出版本；
　　（十）标准修改通知单及其附件；
　　（十一）标准作废通知单。
　　下列文件材料需要长期保管：
　　（一）论证报告；
　　（二）调研报告；
　　（三）试验验证报告；
　　（四）标准征求意见稿（最后一稿）；
　　（五）标准送审稿；
　　（六）等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料（只归难得的，一般的只列目录和出处）；
　　（七）标样。第五条　永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理；长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。第六条　国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。
　　国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。
　　省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。
　　企业单位负责管理本单位的企业标准档案。第七条　本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：
　　（一）收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案；
　　（二）编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料；
　　（三）负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁；
　　（四）监督检查标准档案的修改、补充和复制；
　　（五）按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续；
　　（六）认真执行档案管理制度。第八条　标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。第九条　标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。第十条　标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、发布后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。第十一条　标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。
　　标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对；对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。第十二条　标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。第十三条　标准文件材料的立卷、归档，按“GB／TL1182－－89科学技术档案构成的一般要求”执行，并应当符合下列要求：
　　（一）各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。
　　（二）归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。
　　（三）永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。
　　（四）标准文件材料的幅面大于A4（210×297mm）的，按A4幅面折叠；小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。

工程档案如何管理

会博通档案管理系统：工程项目档案的全生命周期管理

从起草、审批到归档的自动化流程管理，与分布式的档案整理与数字化管理并行，全面实现纸质、电子档案的实时归档。

会博通档案管理系统：通过档案对工程项目进度进行实时监控

通过档案到位情况，实时监控工程项目进度，提高工程项目管理效率

会博通档案管理系统：工程项目档案的规范化应用

档案的规范化管理，全面权限控制存取，标准化借还管理

如何做好工程档案管理工作

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

电力工程档案管理的具体步骤

电力工程档案管理的步骤
规范化、标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用策略
随着我国电力事业的飞速发展，电力基础设施的建设工作逐步完善，因此要对电力工程基建档案实施规范化、标准化的管理模式才能进一步提升我国电力企业的综合市场竞争力。为了能够解决当下电力基建工程档案管理模式中的一些问题，可通过以下几个步骤来实施对电力基建工程档案的规范化、标准化管理。
基建工程项目施工前期文件方面的管理办法
在电力基建工程前期中的文件中主要包括研究阶段、申报工程阶段等过程所产生的重要文件，这些文件是确保施工过程合法进行的重要文字依据，同时也是确保后期基建工程项目顺利施工的重要因素，因此要加强对电力基建工程前期各类文件的管理力度。在资料收集、管理过程中由于经手人员较多、用时较长等问题，因此要求相关管理人员要具备较高的责任心、耐心、素质。同时档案管理人员还要及时掌握电力基建工程项目的施工进度，依据施工过程中产生文件的时间对资料进行有序、妥善的管理手段，如发现问题要及时解决、上报，从而实现对电力基建工程前期文件的规范化、标准化管理措施。
招投标阶段档案方面的管理办法
在电力基建工程项目的招投标阶段，由于其参与招标、投标的企业过多，因此对基建工程档案管理工作造成了一定阻碍。在这个阶段中要进行归档的文件种类极多，其中主要包括：招标文件、中标文件、澄清文件、平分文件等，如果档案管理人员没有对其进行分门别类的妥善管理，便会出现签字不规范、资料收集不完善等问题，从而对后期电力基建工程的施工造成影响。因此在招投标阶段要想有效提升对基建工程档案的妥善保管，便要实施科学、合理的管理手段。档案管理人员要全程参与到招投标过程中，并对企业自身的情况充分了解，对涉及到基建工程项目的相关资料要充分掌握，尤其针对招投标过程中的各个细节例如文件签字、功能表等要对其进行有序的管理，还要注意签字、功能表等细节的操作规范。如果档案管理人员由于特殊原因并未能参与到招投标的过程当中，在活动结束之后要积极联系相关部门并进行档案资料移交工作，并对其进行登记、分类、归档等操作。
施工设备资料方面的管理办法
在对电力基建工程施工设备方面资料进行管理过程中，要求档案管理人员首先要加强与施工设备采购部门的沟通，并充分了解工程所用设备的生产商情况、设备参数数据，要编制出设备采购的台帐，同时要将施工设备的订购合同妥善保管。另一方面，在施工设备进场之前的检测工作中，档案管理人员也要参与其中，并收集相关有关施工设备的检测资料，之后对资料分类、等级、归档，实现在施工设备采购过程中所产生文件的规范化、标准化管理策略。
施工材料合同的管理办法
施工材料是决定电力基建工程施工质量的重要因素，因此档案管理人员在对相关资料进行管理的时候，首先要与施工材料采购部门进行沟通，并掌握施工材料的采购、运输、进场检验的全部过程，对于施工材料的采购合同、运输物流单、检验报告等相关文件要进行仔细核对、分类、收集、归档。同时还要对施工材料相关合同中的盖章进行确认，要保证盖章是否符合相关规定以及合同内容中有无错误、遗漏现象，发现问题要及时修改、纠正。只有加强对施工材料方面文件的规范化、标准化管理力度才能提升电力基建工程项目的整体施工质量，并有效节约电力企业的施工成本，为电力企业全方位综合发展提供有效助力。
施工资料、安装文件的管理办法
要利用规范化、标准化的管理手段对基建工程中的施工资料、安装文件进行妥善管理，从而保证在电力基建工程竣工后能够对相关文件顺利移交。档案管理人员要想对施工材料、安装文件进行有效管理，便要做好一定的档案资料累积工作，要与相关部门密切配合来进行相关资料的收集、强化、记录等工作，并协助相关管理部门制定科学、完善的管理制度。另一方面，档案管理人员要在这个过程中发挥出监管职能，要对电力基建工程项目中的监理、施工企业材料管理、施工质量管理等环节进行监督，如发现出现不合理的管理情况要及时制止并纠正，才能实现对电力基建工程项目档案的规范化、标准化管理。

如何推进档案管理标准化，规范化

　为了使档案工作进一步规范化、标准化，应该采取以下措施:
　　一、建立健全切合实际的档案管理制度。
　　档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《档案法》为指导原则，首先，要加强硬件的建设；其次，建立档案工作网络，具体制定业务档案的各项管理制度；最后，要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。
　　二、严格公文的制发。
　　公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。
　　三、做好文书以及电子文件的处理工作。
　　工作实践表明，文书是档案的来源，档案是文书的归宿。因此，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。
　　电子文件也属于档案的一部分，在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。
　　四、实施“以我为主”的立卷归档原则。

如何推行档案工作规范化与标准化

档案工作标准化的涵义，主要包括下述几点： ，
第一，档案工作标准化是一个工作活动过程，就其整体意义来说，它是一项智力性的系统工程。
第二，档案工作标准化是通过实行简化、统一、协调、选优等管理控制活动，节约经费、提高效率、获得效益。
第三，档案工作标准化追求档案管理活动的最佳效果。
第四，档案工作标准化是一种需要不断补充、完善所制定标准的工作活动过程。
档案工作标准化有微观和宏观两层涵义。就其微观涵义而言，档案工作标准化就是通过制定标准和实施标准，对档案和档案管理实行统一、简化、协调和优选等有序化管理控制，以便获得最佳档案管理效益的活动。就其宏观涵义而言，档案工作标准化是一项系统工程，它不仅包括档案工作标准的制定、实施等项工作内容，还包括标准制定前的调查研究工作，标准的补充、完善、修订、废除等项管理与维护工作，还包括标准化体系的设计，标准执行情况反馈信息的搜集与处理等项具体工作活动。