工程档案管理的办法

工程档案管理的办法

1. 建立档案管理制度：制定并实施档案管理制度，明确档案的分类、编号、保管、借阅、销毁等方面的规定。

2. 分类整理档案：将工程档案按照类型、年代、项目等进行分类整理，使其易于查找和使用。

3. 建立档案库房：建立专门的档案库房，配备适当的防火、防潮、防盗等设施，确保档案的安全保管。

4. 设立档案管理岗位：设立专门的档案管理岗位，负责档案的管理、保管、借阅和销毁等工作。

5. 建立档案管理系统：建立档案管理系统，对档案进行全面的信息化管理，包括档案编号、档案存放位置、档案借阅记录等。

6. 加强档案保密工作：对涉及机密信息的工程档案，加强保密工作，设置专门的保密级别，并采取相应的安全措施。

7. 定期审核档案：定期对工程档案进行审核，清理过期、无用的档案，并及时销毁。同时，对重要档案进行备份和复制，以避免档案的丢失或损坏。

如何做好工程档案管理？

该如何做好工程档案管理呢，下面中达咨询为大家带来相关内容介绍以供参考。 
1 工程档案管理的意义
工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力，在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。
（1）工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面：一是建筑物实体，一是工程档案。工程档案真实地记录了建设生产活动的全过程，记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。对一个城市、一个地区来说，如果它拥有质量较高、数量较多的工程档案资料，就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之，它的城市建设就会遇到很多困难。 
（2）工程档案是进行城市规划工作的基础。城市规划就是对城市或城市中各种要素，根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证、编制规划方案付诸实施。《中华人民共和国城市规划法》明确规定，城市规划的编制，应当依据国民经济和社会发展计划以及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点统筹兼顾，综合布置。在城市规划中不仅形成了大量的工程档案，而且工程档案又是城市规划的重要基础。 
（3）工程档案是城市建设和管理的重要依据。现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛、很复杂。由于经济和社会的发展，现在的小城镇，几年、十几年后将建设成为初具规划的城市，甚至成为举世瞩目的大都市。随着城市现代化进程的加快，各种矛盾也将呈现出来，为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地下、地上空间利用率越来越高，除现有的各种管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，而对这些工程的维护、管理、改建、扩建，单靠所谓的活档案——人的记忆是不行的。人会变化，要调动、要衰老，记忆力要衰退、要死亡，而工程档案则是城市建设科学资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有以工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。
（4）工程档案是城市防灾、减灾和战后重建的重要依据。1976年唐山大地震后的城市基础设施的抢修、重建，工程档案发挥了重要作用；2002年俄罗斯警方成功解救被恐怖分子扣押在娱乐城的几百名人质，就是查阅了大量工程档案，利用该建筑物现有的通风管道向娱乐城中吹药，使恐怖分子失去战斗力，人质得以解救。 
实践证明，如果能合理、充分利用工程档案，就可以对城市进行合理开发，保证工程建设的合理设计、施工，充分发挥投资效益。 
2 如何做好工程档案的管理
工程档案的重要性要求我们必须做好工程档案管理工作。做好管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维持一种环境，管理的核心是处理好人际关系，而人是管理的第一要素。
（1）要完善法规，依法治档。《莱西市城市建设档案管理规定》已于2003年10月1日起施行，该《规定》是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程档案管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法规制定的，这是政府对城建档案工作的极大重视和支持，对新时期的城建档案工作做了明确的规范和要求，为城建档案工作的发展指明了方向。《规定》明确了三项制度：即档案预验收制度、档案进馆时限制度和档案执法制度，将档案的预验收、备案、报送时限和执法要求以政府令的形式纳入规划、建设、管理程序中，从根本上保证了工程档案的内在质量和外在质量。因此在工程档案管理中要认真学习、贯彻落实《规定》，提高大家的思想素质和理论水平，逐步完善规范各种制度，理顺各种程序，严格把关，做到有法必依，执法必严，违法必究，加大执法力度，实现工程档案在新时期的依法治档。 
（2）详实的业务规范是从事工程档案管理工作的行动指南。俗话说没有规矩不成方圆，一些无形的道德底线规范着我们生活的方方面面，而对“档案”这样有形的、原始的、真实的依据性文件更需要一个统一的、顺应社会发展和变革的标准来指导我们的行动。我们根据工作中长期使用的《莱西市建筑工程档案管理细则》、《莱西市工程管线档案管理细则》和国标《建设工程文件归档整理规范》、行标《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》编写了《莱西市建设工程文件归档整理规范》，并将声像档案整理、档案信息著录、信息整理等内容补充进来，符合城市现代化发展、数字化建设的需要，顺应时代发展的潮流，使之更具操作性和前瞻性，实现工程档案馆由微观操作向宏观管理的转变，为我市的信息现代化管理夯实基础。我们应该熟练掌握和运用该《规范》。
（3）“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，做好工程档案的管理工作。一是加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的，我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将工程档案的有关信息传播出去，特别是建立网络信息共享平台——工程档案专业网站，明确相关的法律、法规以及各自的职责，让大家都来了解它、关注它、重视它，熟悉并能很好地掌握它，并通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息，完善工程档案的管理工作。二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内，工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外，定期举办工程档案管理的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明，集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力，对工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作。重点工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。在主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，还要对登记在册的重点工程项目进行清查、摸底，分析研究，积极探索，创出新路子。四是注重对工程档案信息的反馈。城市建设日新月异，对工程档案的管理也必须与城市建设相配套，要想做好这方面的衔接，就要深入工作实际，了解工程状况，及时掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新的表格资料，及时将相关的信息从基层反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对工程档案的管理。
综上所述，做好工程档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为工程档案事业服务。 通过对工程档案的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。

更多关于工程/服务/采购类的标书代写制作，提升中标率，您可以点击底部官网客服免费咨询：

工程档案归档整理规则与方法是什么？

1）归档应符合下列规定：

①归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程

②归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

2）归档时间应符合下列规定：

①根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

②勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，

建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。

4）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。

5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定的要求单独立卷归档。

工程管理文件资料分类：

1）工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料，归工程部合同专业；

2）图象、照片、录象，归综合管理部（工程结束时归档资料管理人员）；

3）行政文件，归综合管理部；

4）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外），归工程部。

以上内容参考：百度百科-建设工程文件归档整理规范

谁能告诉我工程档案怎么管理

（一）做好工程开工前的准备工作：
1、熟悉施工图纸，提出疑问并解决工程开工前的准备是最重要的，首先熟悉设计施工图、设计说明，从事不同的工作就从不同的角度去看，抓住重点。
2、填写和准备工程开工必备的资料。填写建筑工程施工安全开工条件验评表、建筑工程文明施工开工条件验评表、工程质量保证体系审查表(附七大员责任制)、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计，资料准备齐全后就找相关单位办理签字、盖章、审核的手续。
3、分类存放各种资料。为便于日后竣工资料的整理，在平日的资料收集过程中就按照资料馆的建筑工程竣工资料检查清单顺序分类归档；对于施工中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档，也应分类整理；对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好，便于使用时拿取。工程资料分为施工技术管理材料、工程质量保证材料、工程质量检验评定材料和竣工图四部分。
（二）工程开工后应着手的工作：
1、原材料送检。开工时原材料必须送质监站委托的检测中心检验，取现场有代表性的土样送实验室做击实试验。送检应注意严把质量关，检测合格的材料才允许使用。
2、同时可进行的收集工作。将工程预算、测量交桩复核记录、图纸会审记录、技术交底记录，与开工报告、施工组织设计、施工许可证一起归档。
（三）施工过程中收集和填报资料的注意事项：
1、收集材料质量证明文件。在施工过程中不断会购进各种材料，就需要收集每种材料的出厂合格证及有效的检测报告(有cMA标志的)，必须是原件。有效证件的时间、数量及品种规格必须与材料进场的时间相符，特别是水泥要有28天强度的出厂检验单；钢材的标识、规格与出厂合格证相符。
2、填报资料。对于质检资料的填报需填写监理规范用表，书写要求规范，不能涂改，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，或现在常用的中性笔。监理表格一般一式三份、隐蔽记录与工序表格～式两份。按照规范标准的相应工序验收内容填写表格，不同的监理对资料的要求不完全一样，填写报验资料前应积极与监理沟通，达成一致后填写。
3、收集试验报告。试验报告是工程资料的重要组成部分，属工程质量保证材料，7O
％的试验报告为自检报告，3O％为见证取样报告，由市政质监站委托的检测中心出据，
这30％为强制规定，在进入每道工序施工前后都有相应的试验，需要熟悉各种试验。

如何做好工程档案管理

　　1、首先必须制定工程资料管理制度，制定工程资料整编方案
　　制度是执行路线的保证，坚持持证上岗，明确岗位责任制，明确各施工管理人员记录的工程资料内容，以便资料员收集索取。工程资料整编方案是工程资料整理的依据，如在方案中要明确各施工检验批的划分数量、各种材料的检验批次、检查点数、个施工工序的检查验证部位，以便工程资料记录整理与工程实际施工相符合。
　　2、 必须及时做好工程资料记录和收集
　　工程资料室施工项目质量情况的真实反映，真实记录。因此要求各种资料必须按照施工的进度同步及时收集、整理。要指定专人负责管理工程资料，负责对质保资料逐项跟踪收集，并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步。做到内容连贯。工程前期要及时收集工程前期资料，如中标通知书，定线成果报告、地质勘察报告、各种合同、施工组织设计、方案等。由于及时收集资料，待工程竣工时，才不会出现缺少资料的情况。施工过程中，现场的施工管理技术人员要将当天施工项目的资料及时做出来，不能堆积到一起再做，这样就会造成资料遗漏或者错误。项目部指定专人每个月将各个在建项目的资料统一收集检查，即使有漏项缺项的情况，也能及时加以补充，能及时发现资料中存在的问题和错误，及时得以纠正。工程收尾阶段，要及时收集建设单位各种安全使用功能验收检测资料，消防验收、人防验收、防雷验收、室内环境检测资料、沉降观测资料、电梯验收资料、节能检测资料等。及时收集设计单位的设计变更，勘察单位的地勘处理变更，监理单位的管理工作检查单，监理工程师通知单及各分包单位的资料等。
　　3、 确保工程技术资料的真实性和准确性
　　真实性是做好工程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法,否则,一旦工程出了质量问题,不仅不能作为技术资料使用,反而造成工程技术资料混乱,以致误判。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。
　　准确性是做好工程技术资料的核心。分部分项要划分准确，数据计算要准确，不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象。资料所用的表格要统一，不能五花八门，文字说明部分要规范用语，不能采用口语或专业语言，要让外行人也能看懂，不会产生任何歧义。对于很多的分项工程检验批质量验收记录表，做出来的资料大都会出现是合格率100%，这一看就知道是不可能的，于是做资料的技术人员就想办法扣分，在钢筋的外观上写上“钢筋有裂纹，”，做资料的人就没有想过有裂纹的钢筋施工现场是不能用的，总是自以为是的填写资料，评定表中的检查点数与后面附的质量资料不能前后对应。有部分人知道现场如何规范施工，可就是不知道如何将这个过程用文字来描述，单纯从内业资料看，施工过程就不符合要求了。大家总是重外业，轻内业。觉得把现场干好了，质量合格了，工程能顺利交工就行了，觉得内业就无所谓，应付检查或者竣工资料就行了，没有想到，一旦出现了质量事故，当时不经意填写的资料都是证据。施工技术资料务求真实，切记伪造，有些资料员平时懒于动手，等到交工时就手忙脚乱地拼凑臆造，以至造成漏洞百出，严重失实的后果。这就要求发挥建设单位、监理单位工地管理人员以及施工单位负责人对技术资料的审查监督作用，企业技术负责人要对技术资料经常做到心中有数，重要部位必须亲自审查把关。资料员必须深入工地，在做各种资料前，当面核对工程及用材情况，认为准确无误后，方可填写。如：技术安全交底是否属实，是否落实到人；管道试压是否按规范进行，是否达到要求标准；电气接地电阻及绝缘值是否在允许范围之内；各种材料合格证是否就是工程所用的产品等等。因此，我们一定要认真填写资料，确保资料准确、规范、合理。
　　4、 确保工程技术资料的完整性
　　不完整的技术内业资料将会导致片面性,不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。不仅资料内容要填写完整，而且所涉及的数据要有据可循，现场原始资料要完整。一份完整的施工资料不仅要有施工技术资料，还要有相应的试验资料和质量证明材料，确保资料的完整性。除了质量证明材料，我们平时的施工日志、测量放样资料同样也很重要，虽然有些不需要作为竣工资料的一部分，但我们也要把这些相关的资料放在一起，使质量评定表上的数据都是有据可循的。
　　5、 职责分明，签认齐全
　　《建筑工程质量检验评定标准》规定了“质量检验评定程序及组织”各级质量把关人员都应明确职责，不可越级评定，马虎过关。自检要通过现场与技术员、质检员，工长共同检查，对混凝土、砌砖、钢筋、水暖、电气等的施工质量进行记录，做到实际施工质量与评定相吻合，并一一签字确认；对于各种隐蔽、变更及关键部位均要求相关人员参与见证并一一签字确认。坚决杜绝代签或漏签，使责任没有落实到位。及时对各种工程会议如：图纸会审纪要、基槽验收、基础验收、主体验收及竣工质量验收等阶段验收资料进行各方责任主体会签并签字盖章齐全。
　　6、 做好技术资料的整理保管
　　由于现场的技术资料分散在很多人员手中，因此要求有专人把资料收集回来进行统一的分类整理。资料要按单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。拿一般房建工程的资料来说，在施工期间我们可以按不同分部工程分别整理，可以把地基与基础、主体、装饰装修、屋面、水电安装等分部工程资料，这样便于各分部工程的质量验收。在竣工前，把已经初步整理有序的资料加以合并组卷即可。资料管理要建立专门的目录台帐，台帐要求不但能反应工程的施工进度和内业资料是否同步，内业资料是否完整，还能方便查阅。最好能实现微机化管理（文字版目录及时更新附在资料首页，以便于查阅），在电脑上能及时查找到每一个施工项目的时间，每一份资料的存放地点，要用的时候能立即调出来，有了这样一个电子版的台帐，可以不仅减少了人力、物力的浪费，还能减轻内业人员的工作强度。要建立相应的全宗卷、卷内目录和备考表，不仅档案盒内有手工版的，在电脑上还要有份电子版的，方便查阅。随着档案建设管理工作的不断深化，内业资料也将实现标准化、微机化和信息化管理。整理好的资料就可以移交档案室保存起来了，等工程竣工的时候，竣工资料也就完成了。
　　做好施工过程中各种影像资料的收集归档，如施工过程隐蔽验收电子版、照片，各种验收会验收照片，各种性能检测实测照片等。资料的保管也很重要，现在很多项目都有单独的资料室，有专职资料员，我们要有健全的资料保管制度和借阅制度，档案柜内要存放防虫、防霉等物品，要有放尘、防潮、防高温的措施。工程档案跟我们人一样是有寿命的，应此，我们要保管好工程档案，使她的寿命能更长一点。
　　7、 有敬岗爱业、勇于奉献的精神
　　资料员要养成 “嘴勤，手勤，腿勤”的一贯工作作风，勤于问质检、安全、材料方面的事，做到及时了解工程施工及用材情况；勤于及时地通过三方见证、报验、送检；勤于及时填写各种隐蔽工程资料并及时找几方签证。勤于随时到现场落实工程施工情况，比如：基础及柱配筋是否与图相符，管道防腐保温是否按工序进行，核对需要送检的材料是否按要求的批量取样等等。力求做到资料与施工同步进行，真实地记载工程施工的全过程。
　　8、 统一资料管理软件和规范执业制度
　　目前本行业有关资料管理的软件很多，各有优缺点，目前还未进行必要的统一和整合，没有实现资料管理软件的网络化，鼓励软件开发企业尽早开发出可以实现技术资料网络化收集管理的软件。因为一个项目不同施工管理人员的个人岗位范围内的资料不同，为了保证资料的真实同步，就需要这样一款软件实现不同技术人员在不同电脑上完成个人资料的同时，资料管理员的电脑上同时可以更新收集和保存相关资料，实现网络化办公的资料管理软件。统一资料管理软件，可以尽早实现未来电子档案移交，代替传统纸质方案。