工程档案数字化办法

工程档案数字化办法

1. 扫描：将工程文件逐页扫描成数字化的图像文件，可以使用扫描仪或数码相机。

2. OCR识别：使用OCR技术将扫描的图像文件转换为可编辑的文本文件。

3. 文件分类：将文件按照类型、日期、工程阶段等进行分类，并建立相应的文件夹和索引。

4. 数据库管理：将文件存储在数据库中，以方便检索和管理。

5. 数字签名：为文件进行数字签名，以确保文件的真实性和完整性。

6. 云存储：将数字化的工程档案存储在云端，以确保文件的安全性和可访问性。

7. 数据备份：定期对数字化的工程档案进行数据备份，以防止数据丢失。

8. 数据共享：建立合适的权限管理机制，让有权限的人员可以共享和访问数字化的工程档案。

档案数字化加工具体怎么做？

档案数字化加工具体过程
前期档案整理档案借出
　　从档案室接件，填写档案移交清册，一式两份。拿到档案后，开始核对档案数量，数量核对无误后签字确认，将档案拿回加工现场。
　　目录数据准备
　　按照各类档案整理规定的要求，在档案管理系统着录目录数据。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、日期、起止页号等，应进行修改。
　　拆除装订
　　在不去除装订物情况下，会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
　　页面修整
　　破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
　　档案扫描
　　扫描方式
　　（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描。
　　（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案，可采用高速扫描方式以提高工作效率。
　　扫描色彩模式
　　（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
　　（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
　　（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
　　（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。
　　扫描分辨率
　　（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
　　（2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般应设为200-300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
　　图像处理
　　图像数据质量检查
　　（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
　　（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
　　（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
　　（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
　　纠偏、去污、图像拼接、裁边处理
　　（1）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
　　（2）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
　　（3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
　　（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
　　图像存储
　　存储格式
　　（1）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用PDF格式存储。
　　（2）采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用PDF格式存储。
　　图像文件命名
　　（1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如图像文件较大，不便于网络浏览，可拆分为多个图像文件，文件名后增加A、B、C等区别。
　　（2）分别建立文件夹，以文件档号命名，并存储对应图像文件。
　　数据挂接
　　将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号的文件夹后，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中文件的总页数是否相同等。通过每一份图像文件所在文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

档案数字化管理有什么好方法？

档案管理怎么做到数字化管理？

离不开人和物。提升档案人员的综合管理素质必不可少，而同时，现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。

设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。

除了要做好软件设备的优化，顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。

好的档案管理软件系统包括。影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统，在这样的环境背景下不断优化更新，顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。

此外在硬件的创新研发上，还要有成熟的技术团队，专业解决档案数字化方向的技术问题，研发为档案人量身定制的档案盒打印机，其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点，可满足档案服务行业大批量打印，企事业单位差异化打印的需求，极大提高了档案人的工作效率。

档案数字化具体流程是怎样的？

所谓档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。
1、数字化加工流程
　　纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2、数字化建设的目标
　　数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)，通过数据接口和政务办公系统连通，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。
3、数字化的意义
1)提高工作效率，降低档案利用成本
　　数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保护库存档案实体安全
　　由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。
3)阳光政务提升形象
　　库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

如何进行档案信息化管理

导语：在现代化社会发展中，档案管理工作具有多样性、便捷性、广泛性以及服务性特点，人们对于档案管理工作提出了越来越高的要求，不管是档案保存方面还是管理理念的选择方面，都发生了质方面的飞跃，随着社会的发展以及经济水平的提高，信息化是档案管理工作发展的必然趋势。

一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。

要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。

二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。

一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;

二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。

档案管理标准化包括：

档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。

信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

一、 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的`档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

二、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要;其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程当中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理;相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。

因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：

首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。

再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。

气田工程地质档案数字化管理与二次开发利用

叶翠莲　乔智国　林永茂

（中石化西南油气分工程技术研究院　达州　635000）

摘要　本文对气田工程地质档案的数字化建设过程进行了阐述，针对气田勘探开发特点并结合生产需要，介绍了档案数字化处理方法、网络数据库建设及数字化档案管理方法，在数字化档案建设的基础上，对工程地质档案进行二次开发利用，建立了工区三维GIS地图信息系统，并在工程设计编写过程中进行了初步应用。

关键词　气田　工程地质档案　数字化管理　二次开发

引言

气田勘探开发过程中将形成涉及地震、钻井、完井、测井、固井、测试及生产信息等众多工程地质资料。这些资料既是气田勘探开发过程的真实记录，也是地质工作成果的集中体现，是属于国家的宝贵财富。随着信息技术的迅速发展，网络化程度逐步普及，传统的纸质档案资料管理方法已不能满足用户需求。加快工程地质档案数字化网络建设，促进档案信息的共享与利用已成为新时代档案管理工作的重点［1］。

1 气田工程地质档案数字化建设

气田工程地质档案资料涉及众多专业，涵盖了气田勘探开发的全过程，档案资料庞杂，类型众多。传统纸质档案管理方式存在人工检索效率低、查阅不便、易损坏、占据空间大等缺点，数字化档案的建设与管理将彻底改变档案的利用方式，突破纸质档案利用的局限，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。气田工程地质档案数字化建设主要包括如下内容。

1.1 档案的数字化处理

工程地质档案的数字化处理是实现档案数字化管理的基础。档案的数字化处理主要包括如下内容：①对库存资料的清理与分类。根据馆藏资料内容划分为书刊类、地质科技档案类、图件类、基建档案及学术研讨报告等类别。②将不同类别的资料目录进行数字化处理。地质档案资料目录数字化的目的是为了建立机读目录和目录数据库，利用人工将大量的档案信息进行著录、标引和录入。在进行档案目录数字化过程中，应严格规范档案信息的著录标引及其机读目录数据的录入工作，以建立高质量的档案目录数据库［2］。③进行档案全文数字化，将上述不同类别、不同载体形态和记录方式的地质档案资料通过计算机录入、扫描、转化处理等方法，把文字、图件、图表、图像和声音等工程地质资料信息转化为计算机能够识别的文件，并存贮到磁盘和光盘等物理载体上。同时依据地质资料管理条例，对新产生的各类资料实施纸质资料和电子文本资料同时上交和汇交，对新资料进行分类、归档和存储等处理。纸质地质档案资料经过计算机一系列的数字化处理后生成数字化档案（即电子档案），为实现工程地质档案的收集整理、立卷归档、保存管理、借阅查询、开发利用和复制等数字化管理建立基础。

1.2 网络数据库的建设

网络数据库的建设是实现档案数字化管理的技术手段。与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动，因此需要从功能、可操作性、标准化、稳定性、安全性和功能的扩展性等方面来综合考虑，建立实用的档案管理系统。中石化西南油气分在考查、借鉴了当前国内先进的档案管理软件的基础上，依据生产生活实际情况，结合地质资料管理条例要求，利用ASP.NET网站及SQL Server数据库开发技术，自主开发研制了一套“中国石油化工股份西南油气分地质资料管理系统”。该系统将数字化档案划分为地质科研档案（包括油气田开发类、科学技术研究类、测绘类等）、光盘备份、书刊类、图件、基建档案、学术研讨报告及多份库共七大类资料，包含了资料上传、资料检索、借阅资料、资料下载、新到资料查新等7个子系统（图1），针对作者、编著时间、主题词或摘要、其他检索词及组合条件等内容实现了模糊查询、全文查询和精确查询的功能，选中检索到的目标文件可以进行资料借阅申请或在线阅读等功能。

图1 地质资料管理系统组成

1.3 档案的数字化管理

气田工程地质档案的数字化管理是档案数字化建设的成果体现。与传统档案资料管理方法不同的是，档案资料的数字化管理是与计算机、电子档案、数据库和网络紧密联系的。在油气勘探开发过程中将产生工区地震原始资料、单井钻完井及投产的各种原始资料、相关科研成果报告等各类工程地质资料。这些资料分别由设计、施工及研究单位提交至档案管理中心并经过档案管理中心严格检查验收合格后，由档案管理工作人员对档案资料及时进行分类、编号、立卷、归档，并对档案资料进行数字化处理，将形成的电子档案上传至网络数据库，提供对归档文件的信息查询、借阅、下载等数字化管理［3］，其管理流程详见图2。

图2 气田工程地质档案数字化管理流程图

2 气田工程地质档案二次开发利用

随着档案数字化建设的深入，用户已不仅仅满足于历史资料的信息查询服务，更希望能够对已有数字化档案进行二次开发，充分利用数字化档案对现实工作提供帮助，甚至完成部分工作，以提高工作效率，降低成本。随着中石化西南油气分油气勘探开发步伐的加快，各类施工设计的编写任务日益增多。为了规范化设计编写过程、提高设计编写效率、保证设计质量，西南油气分在现有工程地质档案数字化建设的基础上，开发了西南油气分工区三维GIS地理信息系统（图3），并在工程设计编写过程中进行了初步应用。

建立的西南油气分工区GIS地理信息系统在卫星地图的基础上增加了工区输气管线、井位部署、道路交通信息、井场环境信息等不同同层标签。通过选择不同标签，可以叠合显示相关图层数据，并能够实现相关地图信息的放大、缩小、移动、截屏保存等功能，能够为井位部署、输气管线布局等决策提供直观的参考依据。另外，在GIS地理信息系统中，还加入了已有井的井史资料，主要包括钻井、完井、测井及测试资料。根据这些资料，在编写新井钻井地质设计时，可以通过选择相邻井，对预钻井进行构造图、层位对比图的绘制，自动形成预钻井地质构造特征等基础信息，并可自动生成文本文档，初步实现了钻井地质设计的自动化编写。

图3 西南油气分GIS地理信息系统

3 结语

气田工程地质档案的数字化建设是新时代社会经济发展的需要。通过对档案资料的分类整理、数字化处理并充分利用网络及数据库技术，把传统的档案信息管理与网络化数字化管理相结合，实现了气田工程地质资料的数字化管理。经授权许可的使用者足不出户便可查阅或下载相关资料。在档案资料数字化管理的基础上，针对油气勘探开发过程中的实际情况，开发了工区三维GIS地理信息系统，实现了工区井位、管线分布等信息的直观显示，同时利用已有井井史资料，初步实现了钻井地质设计的自动化编写，有效降低了劳动强度，实现了地质档案的二次开发利用，为气田工程地质档案管理提供了新的工作思路。

参考文献

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肖希明，孟雪梅等，信息资源建设.武汉：武汉大学出版社，2008:278

金华英.初论地质档案资料的数字化管理.贵州地质，2008,（2）:158～160

朱毅.NET程序员面试指南.北京：电子工业出版社，2009.