物业档案管理制度完整版

物业档案管理制度完整版

物业档案管理制度

第一章 总则

第一条 为规范物业档案管理工作，提高工作效率，保证物业档案的安全和完整性，制定本制度。

第二条 物业档案管理制度适用于物业管理公司及其下属各物业项目的档案管理工作。

第三条 物业档案包括物业项目的基本信息、合同文件、收支凭证、业主信息等相关档案资料。

第四条 物业档案管理工作应遵循规范、科学、便捷、安全的原则。

第五条 物业档案管理工作由物业档案管理部门负责，具体实施由物业档案管理员负责。

第六条 物业档案管理部门应建立健全物业档案管理制度，定期进行档案管理培训，提高工作人员的档案管理水平。

第七条 物业档案管理部门应定期对物业档案进行检查和整理，确保档案的完整性和安全性。

第八条 物业档案管理部门应建立档案借阅制度，对外借阅需经过审批，并记录借阅人、借阅日期等相关信息。

第二章 档案管理流程

第九条 物业档案管理流程包括档案的收集、整理、归档、借阅和销毁等环节。

第十条 档案的收集应及时、准确、完整，包括物业项目的基本信息、合同文件、收支凭证、业主信息等相关档案资料。

第十一条 档案的整理应按照一定的分类标准进行，确保档案的有序性和易于查找性。

第十二条 档案的归档应按照一定的归档规则进行，确保档案的安全性和完整性。

第十三条 档案的借阅应经过审批，借阅人应填写借阅申请表，并在借阅期限内归还。

第十四条 档案的销毁应经过审批，并按照一定的销毁程序进行，确保档案的安全和保密。

第三章 档案管理要求

第十五条 物业档案应按照一定的分类和编号规则进行管理，确保档案的有序性和易于查找性。

第十六条 物业档案应定期进行备份和存储，确保档案的安全性和防灾能力。

第十七条 物业档案应建立档案目录和档案索引，方便查找和使用。

第十八条 物业档案应建立档案借阅登记制度，记录借阅人、借阅日期等相关信息。

第十九条 物业档案应建立档案销毁登记制度，记录销毁人、销毁日期等相关信息。

第二十条 物业档案管理部门应建立档案管理档案，记录档案管理工作的情况和档案管理的改进措施。

第四章 法律责任

第二十一条 对于违反本制度的行为，物业档案管理部门有权采取相应的纠正措施，并追究相关责任人的法律责任。

第二十二条 对于故意损毁、篡改、泄露档案的行为，物业档案管理部门将依法追究相关责任人的刑事责任。

第五章 附则

第二十三条 本制度自颁布之日起施行，如有需要修改的，应经物业档案管理部门审批后执行。

第二十四条 本制度解释权归物业档案管理部门所有。

物业公司物业档案管理办法和行政档案管理办法

一、物业管理公司档案管理规定：

1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约历哗及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责带颂任，并保留追究其法律责任的权利。

二、物业管理公司管理保密规定：

1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地肢行行址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。

8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

三．物业管理公司档案资料：

1、物业管理公司验收档案：

1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；

2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；

3）机电设备保养合约；

4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；

5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；

6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；

2、物业管理公司二次装修档案：

1）用户单元二次装修图则及审批手续；

2）二次装修期间管理处监督检查资料；

3、业户资料：

1）入伙情况记录；

2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；

4、物业管理公司管理文本汇编：

1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；

2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；

3）物业管理公司各项管理分包合约；

5、物业管理公司设备维修保养类：

1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；

2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；

3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；

4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；

6、物业管理公司设施设备检测类：

1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；

2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；

3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；

4）避雷系统要有定期检测报告；

5）应有定期沉降检测报告；

6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；

7）其它设施设备检测记录资料；

7、物业管理公司物业管理处运作类：

1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录；

2）物业管理公司管理费收缴情况

3）物业管理公司管理费财务报告

4）物业管理公司物业管理处运作报告；

物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议）

*物业管理公司物业管理处值班记录

*保安值班记录

*设备值班与巡检记录

*管理工作计划与报告

*工程设备管理计划与报告

*物业管理公司物业管理处往来信函

*用户报修与投诉处理记录

*承包商维修或保养工作情况记录

……

详细请参考物业管理网

实物档案管理规范国家标准

相信大家对物业公司都不陌生，物业公司属于服务性企业，是有其管理的标准的，比如保洁管理、档案管理都是有标准的。物业公司档案管理标准1、目的：规范万通物业公司日常工作中所产生的各种档案的管理，使各项档案整理完备、及时归档、利于查找，满足可溯性的要求。2、范围：适用于万通物业公司日常运行过程中所产生的各种档案的整理、归档及保管。3、职责：3.1各职能部门/服务中心负责本组织各类档案的收集、整理、归档及保管；3.2总经理办公室负责以总公司名义产生的各类档案的归档与保管；3.3总经理办公室负责本标准执行情况的监督检查。4、程序：4.1档案的分类及编号：4.1.1各职能部门/服务中心按照本组织工作特点对档案进行分类并编号，编制《档案总目录》，放入“全宗卷”内。4.1.2档案盒编号：公司简称—部门/服务中心简称—专业代码—类别代码例如：SD—XZ—A014.1.3档案编号：档案盒编号—序号例如：SD—XZ—舜德物业—行政4.2各类档案的归档要求：4.2.1档案的归档范围：a.凡是本公司各部门/服务中心在服务、经营工作中形成的，并具有日后追溯要求或其他利用价值的各种档案资料均应归档保存。b.下列文件不必归档：①重复文件；②临时性文件；③仅供参阅、参考、征求意见，不需办理的文件；④未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；⑤一般文件的修改稿以及一般的往来信函等。4.2.2纸质档案归档要求：4.2.2.1文件、资料名称a在起草、编制文件时，文件的名称要完整，三要素必须齐全，三要素即：①责任者（编制或使用单位）②事由（问题）③文种b文件名称示例：责任者事由含信文种××部门/服务中心电梯维保合同c如果是外来文件，原文件名称不完整，应在原文件名称后用括弧“【】”补充完整再保存，以便分类归档及查找。如：清洁服务委托合同【××服务中心】。4.2.2.2纸质档案使用的记录材料、记录手段、记录技术标准a记录需长期保存的文件时，要用炭素墨水、蓝黑墨水、墨粉等耐久性好的记录材料。b记录量大且短期保存的运行记录、岗位值班记录，可以用圆珠笔。c在不能避免用复写纸复写的情况下，要保留直接书写的版本（第一联）。d用热敏纸接收的传真文件要复印保存。e使用60g--70g国际标准A4型纸，可以双面使用，但不得用废纸。f如纸张需双面使用时，必须正、反面连续编页，每张纸正反面的序号、日期要相连，不得先连续使正面再连续用反面。g外来文件的纸张大于A4纸的要折叠成A4大小，小于A4纸的要托裱于A4纸上；有破损的地方要修补，修补时注意不要遮盖字迹。h《服务工作单》等专门印制的异型记录档案，不必托裱，直接装订即可。i文件编制要使用国家规定的简化汉字、符号和计量单位。j填写各种记录表格时应无空项、内容表述完谈尘轮整、字迹工整。k本制度适用于本公司和下属分公司。本制度所称公司指北京万通鼎安物业服务；分公司是指享有经营管理权的项目服务中心。各分公司应建立科学的档案管理制度，并逐步实现档案管理的规范化、标准化、电子化，对所存文件、资料进行科学的整理、分类和保管；同时应明确档案管理的部门及人员，负责档案的收集、整理、保管和利用，并确保档案的完整、准确、细化和安全。4.2.2.3文件、档案立卷归档标准a对性质和来源不同的文件材料要按类别进行分别保管，以便查阅，保证文件及时归档。各部门、各项目服务中心除合同之外无需再向总办提供纸制批文，按OA流程进行文件流转。b一般以每份文件单独计算为一件；报表、名册、图册等，一册/本为一件。c以件为单位的档案，在文件左上角以45度角用钉书器装订；超过20页的可用两孔“易劳铁”装订。d对于某些以卷为单位的专门档案，可装订成一卷，但必须严格实行一事一卷（一个问题、一项活动）；以卷为单位的档案在封皮上拟写题名，应反映文件内容的全貌；案卷题名用小2号宋体加粗，一般不超过50个字，每卷不超过100页；在左侧用两孔“易劳铁”装订。e《服务工作单》、《领料单》等日常运行记录要按月立卷，每一卷不超过100页，按日期先后顺序或单据编码排列，每月5日前完成上个月记录的立卷、装订，遇假期顺延。f在每份或每卷文件兄掘的右上角用铅笔标写档案编号，按顺序排列。g不同年度的文件，按年代先后顺序排列。h需将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件存在一起，不得分开。卷内文件应有次序地排列，一般为：①正件在前，附件在后；②批复在前，请示在后；③方针政策性文件在前，业务性文件在后；④一个作者，一个问题的案卷按时间顺序排列；⑤一个作者，几个问题的案卷按问题的重要性结合时间排列；⑥几个作者，几个问题的案卷按问题的重要程度排列；⑦会议文件，按文件的形成次序或重要程度排列。i由两个部门/服务中心合办的文件，由主办部门/服务中心立卷保存，必要时双方均须立卷保存。j归档时间：各种运行记录按月归档，行政、经营等其他类文件，按年度或待事件结束后归档保存。k归档时填写《档案检索目录》，装入档案盒表层。4.2.2.4合同、协议归档内容：a公司《合同会审单》原件。b公司《用印申请单》。（严格按要求填写）c经各方法定代表人签署,并加盖各方公司印章的合同、协议原件。如为授权人签署，需提供授权委托书。d合同、协议在会审过程中各相关部门提出意见的修改稿。e签约对方为公司，需提供经年检合格并加盖对方公司印章的营业执照复印件；对方为自然人，需提供身份证明复印件。f与合同、协议有关的其它应归档的文件。（除总经理办公室以外其他部门不得留存物业管理服务合同原件）g各项目在签署主合同（主合同即：物业管理服务合同）时，合同名称要明确，只要是物业管理服务的要统一签署成XX项目的物业管理服务合同h凡以公司名义对外出具的各类公函，经办人均须在用印后及时将其中一份原件送交公司行政部存档。i凡以公司名义对外签署的合同、协议不可少于四份，对方盖完章后公司再盖并由总办留原件归档。j外文的文件、资料，若有汉译文的应与汉译文一并归档，无汉译文的需译出文件标题后归档。k归档的文件、资料应完整、准确、系统，书写及载体材料应能耐久保存，整理应符合规范，归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档。l为确保公司文件的安全和方便查找，各部门及项目需把所有纸质文件设立台账表，按年份、部门、名称、内容等进行细化分类。m照片档案归档要求n照片冲洗后，将照片连同底片（胶片相机）附文字说明一并归档；o数码照片导入电脑保存，每年刻录光盘并附文字说明归档。录音、录像档案归档要求4.2.2.3各部门/服务中心尽量将录音、录像转换为电子格式，每年刻盘并附文字说明存档。4.2.2.4不能转换为电子版本的录音、录像带，每一盒为一份档案，按其时间先后顺序登记在《档案检索目录》上，登记内容包括：录制/摄制时间、地点、内容等。4.2.2.5登记后的录音、录像带、胶片未经批准，不能随意消磁、冲洗，如要消磁、冲洗必须履行审批手续，消磁后要在《档案检索目录》上注明情况，以示注销。4.2.2.6归档的录音、录像带档案，必须每半年或一年倒带一次，以免粘连、脱磁影响利用。4.2.3电子档案的归档要求：4.2.3.1各部门/服务中心每半年对电脑硬盘中重要文件、电子邮件等重要内容进行刻盘存档。4.2.3.2电子文档应保存在系统盘（C盘）以外的其它磁盘内，以免系统盘故障导致文件丢失或破坏。4.2.3.3各部门/服务中心每半年将电子档案分类整理，刻盘存档。4.2.3.4各分公司及各服务中心档案管理人员要将OA里的文件存放在单位文档相关文件夹中。（不由个人保管）合同、协议归档内容：公司《合同会审单》原件。公司《用印申请单》。（严格按要求填写）4.2.4实物档案归档要求：4.2.4.1范围：奖状、锦旗、奖杯、荣誉证书及客户赠送的礼品等。4.2.4.2证书、奖杯等实物档案在形成1个月内归档。4.2.4.3存放：a.实物档案应存放在实物柜中；b.如为重点保管、价值较高的实物，先对实物拍照，保存其照片和底片，以便于保管、检索和利用。4.2.5外出学习、考察、开会带回的材料归档要求：4.2.5.1公司各阶层员工因公外出学习、考察和参加各种会议所带回的有价值的文件属公司归档范围，须登记存档。4.2.5.2如需使用上述文件时，可按借阅规定办理借阅手续。4.2.5.3如有不交上述文件者，造成文件丢失或内容泄漏，按照文件的密级，追究个人责任。4.2.6特殊类别档案的管理：各部门/服务中心的特殊档案，同时按照其具体规定进行管理，如：《员工档案管理操作规程》、《会计档案管理操作规程》、《客户档案管理规定》、《工程资料管理操作规程》等。4.3档案装具标准：4.3.1各部门/服务中心使用的档案盒种类应尽量一致；提倡使用300×220mm（长×宽），厚度50mm规格的硬牛皮纸盒。4.3.2档案盒脊标注档号（类别）、案卷题名（概括盒内文件的总题名竖向排列），用白纸按盒脊原有空格面积打印：档号尺寸为30×50mm（高×宽），案卷题名尺寸为125×50mm（高×宽）。字迹要清晰端正，字体用宋体加粗，字号可自定，但在一个部门/服务中心内要统一。分两部分在盒脊原有的档号蓝线下空格内和案卷题名蓝线下空格内粘贴。（见附件一）4.4档案的保管：4.4.1各职能部门/服务中心各专业，指派专人负责本部门/专业所产生档案的管理。4.4.2总经理办公室负责公司注册、资质、资信材料、荣誉证书等公司级档案的管理。4.4.3档案管理人员必须具有严格的保密观念，严守公司的商业秘密，保证文件与档案的绝对安全；凡属公司重要的会议纪要、经济数据、人事材料等均属保密范围，不准口谈言传随意外流，谨防泄密；未经领导批准，擅自将秘密档案公开者，公司将对其进行严肃处理。

档案管理制度的范文怎么写

档案管理制度的范文，下面就来给大家详细介绍：
档案管理制度可以分为三个部分来描写，首先可以描写建立制度的目的，第二个可以描写具体有哪些制度，第三个可以描写有哪些特别注意事项。
档案管理制度范文1
一、职责
1、公司档案管理工作实行公司(含公司职能部门)、管理处和部门三级管理制度。
2、公司行政人事部经理、管理处经理、部门主管分别负责公司、管理处和部门档案管理工作，分别对公司、管理处和部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的其它文件进行管理和控制。所有档案立卷、归档后分别由公司行政人事部和管理处统一实行管理。
3、公司财务档案由公司财务部依据相关法律法规建立和完善，其立卷、归档、管理工作由公司财务部经理负责管理和控制。
二、管理内容与方法
1、立卷归档
公司应立卷、归档的文件资料包括：
⑴证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证，以及公司开办、年检、变更等有关资料。
⑵规章制度：包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。
⑶行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，公司与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，公司与其它公司、单位和个人业务往来文件，公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。
⑷合同资料：包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。
⑸工程技术资料：包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。
⑹照片、声音资料：包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。
⑺其他需归档的文件资料。
管理处应立卷、归档的文件资料包括：
⑴公示资料：包括公司营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证等有关证照资料，项目物业服务合同、管理规约、服务内容、服务标准等资料。
⑵规章制度：包括公司和管理处制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。
⑶客户资料：包括客户综合、汇总资料等。
⑷物业资料：包括物业项目竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;
包括共用设施设备清单及安装、使用和维护包阿姨那个等技术资料;
包括供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件;
包括物业质量保修文件和物业使用说明文件;
包括物业服务所需的其它资料。
⑸服务资料：包括客户报修、维修和回访记录、征求客户物业服务建议意见记录、判闹拆住宅装饰装修巡查记录、客户缴费收费统计、记录等客户服务资料;
包括房屋共用部位维修养护记录、共用设施设备巡查维护保养维修记录、突发设备故障演练记录等工程服务资料;
包括秩序维护各岗位询查检查登记记录、安全防范监控记录、安防设施巡查检查记录、车辆机动有序通行和停泊记录、治安和安全防范突发事件应急演练记录等秩序维护服务资料;
包括消防安全巡查检查记录、消防安全整改通知、消防安全控制记录、消防安全突发事件应急演练记录等消防安全服务资料;
包括物业公共区域清洁保洁工作记录、清洁保洁巡查检查记录、清洁卫生消毒消杀记录等清洁保洁服务资料;
包括园林绿化养护管理服务资料等。
⑹行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，管理处与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，管理处与其它公司、单位和个人业务往来文件，管理处发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等资料。
⑺照片、声音资料：包括反映管理处发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘等资料。
⑻其他需立卷、归档的文件资料。
部门应立卷、归档的文件资料：
管理处各部门应根据管理处应立卷、归档的文件资料结合各自物业服务实际建立、健全和完善物业服务档案资料，认真做好各项物业服务管理工作台账，并及时立卷掘枣和送交管理处归档管理。
部门因物业服务工作需要建立的档案，其立卷、归档管理工作由各部门主管负责管理和控制。
客户资料，包括客户服务资料(如通知、合同、协议等)、客户装修资料等由客户服务部分户立卷和归档，其立卷、归档管理工作由客户服务部主管负责管理和控制。
2、立卷归档要求
⑴各类文件应分别立卷，按年、按类装订成册;
⑵文件的正文与附件、底稿等应归案在一起弯链，保持档案资料的完整性;
⑶立卷归档的文件应便于查找;
⑷文件有标题的，应在目录中列上标题。无标题的，应根据文件内容拟定标题，并标上方括号以示立卷人加的标题;
⑸案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚，对破损文件应加以裱糊;
⑹照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。
3、档案的使用
⑴各部门因工作需要需查阅、借阅档案，应经查阅人、借阅人主管领导批准;
⑵查阅、借阅档案，要填写查阅、借阅登记簿，查阅、借阅后应及时归还。查阅人、借阅人对所查阅、借阅的档案应妥善保管，防止遗失、泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借，不得擅自复制;
⑶外单位借阅、查阅公司档案(含管理处档案、部门档案)，需经公司总经理同意。
4、档案销毁
⑴档案保存期限，由公司行政人事部负责统一管理。专业性档案(如财务档案、工程技术档案、客户档案等)的保存期限按照国家有关制度执行;
⑵对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案管理部门负责人提出销毁申请，报公司总经理批准;
⑶销毁档案时，应认真清点，由2名以上监销人员监销。监销人员由公司行政人事部经理指定。销毁后，由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字;
⑷对已销毁文件，应制定目录清册存档。
5、档案管理
⑴公司、管理处应建立档案登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记;
⑵档案管理人员离职或调职，必须与接任人员办理移交手续;
⑶档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查，平时注意档案的保存情况，发现问题，及时报告解决;
⑷档案管理应注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压，并注意温度适宜;
⑸立卷的档案应分类放入档案盒存放。
6、档案移交
⑴由部门负责管理的档案不移交，公司行政人事部、管理处定期对部门负责管理和控制的档案进行检查;
⑵由部门负责按年度立卷、归档的档案资料，部门应在每个自然年度结束后1个月内，将立卷、归档的档案资料交该档案管理部门管理和控制;
⑶负责管理、控制和保管档案的员工离职或调离工作岗位时，应将有关档案资料按要求整组卷后，与行政人事部负责人、部门负责人一同进行档案移交，移交给本部门负责人或接岗人;
⑷档案移交时，移交人应填写移交清单一式三份，交接双方按清单核对交接，并在移交清单上签字。移交清单由移交人、接交人、公司行政人事部或管理处各执一份。
三、责任
员工违反档案管理制度有下列行为之一者，公司视情节轻重依据《员工手册》给予处罚：
1、损坏、丢失公司档案的;
2、擅自提供、销毁公司档案的;
3、涂改、伪造档案的;
4、不按制度立卷、归档或不按期移交档案的;
5、档案管理人员玩忽职守，造成公司档案损、损毁的;
6、其它严重影响档案立卷、归档和管理的。


档案管理制度范文2
为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：
本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。
档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。
各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。
一、档案内容
档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。
二、档案管理
档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。
收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。
经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。
三、档案利用
档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。
查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，
由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。
查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。
临猗县人力资源和社会保障局
2019年7月11日


档案管理制度范文3
一、文书类
1.党群组织工作文件材料
1.1本村党组织(党委、党总支、党支部)委员会会议记录、党员大会会议记录、村“两委”联席(班子)会议记录永久
1.2本村党组织年度工作计划、总结等材料永久
1.3本村党组织关于机构设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示，上级批复、通知、决定等材料永久
1.4本村党务干部任免、分工、考察、奖惩等材料永久
1.5本村党组织换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料永久
1.6本村党员教育培训、组织活动、党性分析、民主评议等方面的计划、总结、会议(活动)记录、请示及上级的批复永久
1.7本村发展新党员，党员转正、延期、退党，处置不合格党员等方面的材料永久
1.8本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料
(1)重要的永久
(2)一般的30年
1.9本村党组织、党员名册和年报表永久
1.10本村党组织关系介绍信、通知书存根永久
1.11本村党员交纳党费的清单、票据等永久
1.12本村先进集体、先进个人登记表，审批表，名册及各种事迹材料
(1)受到县级(含)以上表彰、奖励的永久
(2)受到县级以下表彰、奖励的30年
1.13本村党员违法违纪的有关材料，处理意见和上级决定、批复等材料
(1)受到警告(不含)以上处分的永久
(2)受到警告处分的30年
1.14本村纪检、党风廉政工作的计划、总结、报告等材料30年
1.15本村开展政治思想、形势教育、精神文明建设工作的计划、总结等有关材料10年
1.16本村共青团组织发展、换届选举材料，团员名册、组织关系介绍信及存根、团费缴纳、年度统计表等材料永久
1.17本村团代会通知、议程、代表名单、开幕词、报告、决定、选举结果、闭幕词等材料永久
1.18本村团组织、团员获得表彰奖励及违法违纪受到处分的请示、报告、批复等材料永久
1.19本村工会年度工作计划、总结，工会代表大会的通知、名单、议程、开幕词、报告、决议、闭幕词、选举结果等材料永久
1.20本村工会干部任免的请示、批复，会议记录，工会干部、会员名册及统计年报表等材料永久
1.21本村妇代会换届选举等材料永久
1.22本村计划生育工作年度计划、总结、统计表等材料永久
1.23本村独生子女证申请表，育龄妇女生育多胎的申请表、审批表及超生调查报告、汇报、处罚决定等材料永久
1.24本村村民婚姻状况证明存根等材料永久
1.25本村五好家庭、敬老爱幼模范、文明户、好婆婆、好媳妇等评选活动的材料30年
1.26上级发布的本村民兵工作需要执行的文件材料10年
1.27本村普通民兵、基干民兵登记表和花名册永久
1.28本村兵役登记材料，现役军人、退伍军人情况登记表永久
2.村务管理文件材料
2.1本村村委会会议记录、纪要、决议等材料永久
2.2本村村委会年度工作计划、总结等材料永久
2.3本村村史、组织沿革、大事记等材料永久
2.4本村村委会换届选举工作的通知、选票、选举结果、干部任免等材料永久
2.5本村各类工作的请示、报告、汇报及上级的批复等材料
(1)重要的永久
(2)一般的30年
2.6本村干部、村民名册，村办股份公司股民名册、各类技术人员名册等永久
2.7本村干部的招聘、录用、定级、调配、人员任免、离退、调动介绍信存根、工资表，农业村级协管员的聘书、合同或协议等材料永久
2.8本村和村内机构设置、更名、撤并及行政区划与隶属关系的变化，启用、废止印章等材料永久
2.9本村关于年终分配方案、工资福利、劳动保护的各种文件材料和参加社会养老保险人员名册永久
2.10本村干部、职工工资单及年终收益分配审批表、归户结算表等材料永久
2.11本村关于房屋拆迁、土地征用、村民房产、地产等材料，相关人员名册等永久
2.12本村的村规民约等各种规章制度材料永久
2.13本村各种年度统计报表(包括农副工业生产年报，收益分配报表，土地、人口、户数等基本情况统计表等材料)永久
2.14本村各种保险材料、综合治理、安全生产承包责任和各种案件、民事纠纷的调解协议、处理决定等材料永久
2.15本村信访信件处理结果等材料
(1)有领导重要批示及处理结果的永久
(2)有处理结果的30年
(3)没有处理结果的10年
2.16本村拥军优属、优抚救助等材料30年
2.17本村开展教育、卫生、合作医疗等工作的材料永久
2.18本村规划、经济建设及重大决策等材料永久
2.19本村公共设施管理、维修维护的材料永久
2.20本村生产管理、企业管理的年度工作计划及总结和重大决策等材料永久
2.21本村财务管理的年度计划、总结，有关财务审计情况材料永久
2.22本村工业、农业等相关税收征收清册和纳税变动情况等材料永久
2.23本村各种经济、人口普查统计表永久
2.24本村重大事故事件登记材料，调查处理意见、情况报告及善后工作中形成的材料永久
2.25本村创建文明小区、爱国卫生工作形成的材料30年
2.26本村农业村级协管事项公开、协查工作记录等材料30年
3.村级集体经济组织经营管理文件材料
3.1本村经营管理中长期规划和专项发展计划等材料永久
3.2本村企业发展重大经营决策方案、规划永久
3.3本村企业董事会会议记录、纪要、决议等材料永久
3.4本村企业负责人对企业承包、租赁、任期目标责任等材料永久
3.5本村企业改制、转制等各种法律证书等材料永久
3.6本村企业历史沿革、大事记等材料永久
3.7本村集体经济组织、所属各企业年度工作计划、总结等材料永久
3.8本村企业的设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示、批复、通知等材料永久
3.9本村及所属各企业的产权文件、土地使用证，各种集体财产合同、协议、委任书、公证书等法律文本、证书材料永久
3.10本村集体经济组织章程，换届选举工作的通知、选举结果等材料永久
3.11本村集体经济组织成员(股东)名册、股权登记簿永久
3.12本村新办公司、企业项目的申请和批复及可行性报告、章程、合同、验资、营业执照等材料永久
3.13本村有关工商企业管理执照的申报、登记、批复以及违章违法被处理，经营不善歇业、破产等材料永久
3.14本村企业年度各种统计报表及经济分析等材料永久
3.15本村有关物资供销工作的合同、协议等材料30年
3.16本村有关经营活动的争议、索赔、判决等材料永久
3.17本村企业合资、独资、联营招商的合同、协议等材料永久
3.18本村企业年度经营、销售统计等报表
(1)重要的永久
(2)一般的10年
3.19本村企业工资计划、工资总额、奖惩、年终分配方案等表册永久
3.20本村企业物资管理、安全生产检查、整改措施执行情况等材料永久
3.21本村企业环境保护等材料永久
3.22本村企业有关产品标准、国际质量认证等材料永久
3.23本村企业有关资产评估，资金、价格管理的审查、验证材料永久
3.24本村企业有关经营、审计活动中形成的各项证明和结论材料永久
3.25本村有关产品市场调查、宣传、广告和用户服务等材料30年
3.26本村有关产品销售等活动中形成的材料30年
3.27本村各类农业普查材料永久
3.28本村农作物规划布局，粮、棉、油多种经营实种面积、产量以及采、购、留、分配等材料永久
3.29本村科学种植、科学饲养的经验总结及原始记录永久
3.30本村“星火”“丰收”“火炬”计划项目的申报、验收材料永久
3.31本村农业植保、农机管理、水利建设等材料永久
3.32本村副业生产及上交任务的指标(畜、禽、蛋、鱼、菌菇等)以及各项任务完成情况、年报、统计表等材料永久
3.33本村村办副业项目材料30年
3.34本村关于土地批租、出让、租赁有关材料永久
3.35本村农村集体产权制度改革实施方案、工作计划、总结、汇报材料永久
3.36本村成立的农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会等机构及组成人员名单永久
3.37本村农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会工作职责及工作制度30年
3.38本村研究农村集体产权制度改革工作所形成的会议记录、纪要、决议永久
3.39通过协商、招标、挂牌、拍卖等方式流转农村土地承包经营权的文件材料永久
3.40农村集体产权制度改革的动员会、宣传、培训，上级领导检查等形成的文件材料10年
3.41农村耕地保护、土地承包经营权、集体建设用地使用权台账永久
3.42集体土地调查材料及统计表永久
3.43农村集体土地所有权、农村建设用地使用权、村民宅基地使用权等相关确权、登记、颁证的文件材料永久
3.44农村土地承包经营权登记申请书、变更登记申请书、登记簿、核准文件永久
3.45农村土地承包经营权流转备案申请书、登记表和备案证明等材料永久
3.46农村土地承包经营权确权登记方案、登记册、花名册及审核材料永久
3.47农村土地使用权确权登记注册情况公告、注册表永久
3.48农村土地承包合同、土地承包经营权流转合同、耕地保护合同永久
二、基建项目类
1.项目建议书、申请、报告及批复等材料永久
2.可行性研究报告、论证意见、项目评估、调查报告等材料永久
3.项目设计任务书、计划任务书或立项报告、批复等材料永久
4.基建项目的会议记录等材料永久
5.地质勘探合同、报告、记录、说明等材料永久
6.征用土地移民申请、报告、批复、通知、许可证、使用证、用地范围等材料永久
7.工程建设执照、防火、环保、防疫等审核通知单长期
8.工程建设招投标文件、会议纪要等材料长期
9.工程初步设计图纸、概算、设计合同等材料长期
10.施工设计、说明、总平面图、建设施工图、给排水图等专业图纸长期
11.施工合同、协议，施工预决算，图纸会审纪要、技术核定单、工程更改、材料代用、原材料质保书和全套竣工图等材料永久
12.施工监理文件材料长期
13.水电安装合同、协议，施工预决算，技术交底，图纸会审，材料出厂证明和竣工图等材料永久
14.项目竣工验收申请、批复，消防、环保、防疫、档案等验收记录，基建财务结、决算，项目审计，项目竣工验收证书等材料永久
三、设施设备类
1.设备仪器购置可行性研究报告、申请、批复和购置仪器资金申请、批复等材料长期
2.设施设备招投标文件、设备采购合同、购买协议等材料长期
3.设备仪器开箱验收记录、使用说明书、操作手册、合格证、装箱清单等材料长期
4.设备仪器安装调试记录、验收报告、操作保养规定等材料长期
5.设备仪器运行、检修、保养、事故处理等记录材料长期
6.设施设备技术改造、升级改装、革新改进等文件材料长期
7.设备仪器报废申请、批复、证明等材料长期
四、会计类
1.各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证30年
2.会计账簿类
2.1银行日记账、现金日记账30年
2.2总账、明细账、辅助账簿30年
3.会计报表类
3.1年度财务报表永久
3.2年度财务决算表永久
3.3月、季度财务报表10年
4.其他类
4.1会计档案移交清册永久
4.2会计档案保管清册永久
4.3会计档案销毁清册永久
五、照片类
1.上级领导来村视察、检查工作的照片永久
2.国际友人、专家、学者等知名人士前来活动的照片永久
3.本村委会各种会议、重要活动形成的照片永久
4.本村委会各种产品、奖状、证书、奖杯、锦旗等的拍摄照片永久
5.反映村容、厂貌、市政项目建设等的照片永久
6.新闻媒体刊登的反映本村情况的照片永久
以上就是小编今天的分享了，希望可以帮助到大家。

想要关于物业管理制度范本带各种表格，电子版的；万分感谢！

物业公司客服部管理制度
1.0客服部考勤管理制度及规定
1.1制度
1.1.1客服部安排专人负责员工的考勤。
1.1.2考勤员应严格遵守公司的考勤制度，并按照公司的规定执行考勤工作。
1.1.3考勤员应于每月25日将本部门的考勤情况报行政人事部。
1.1.4制定下一个月的排班表，并复印给相关部门，在岗人员需人手一份。
1.1.5排好的班次不可随意改变或更换，如需要调整班次，需提前报告上级主管批准。如遇特殊情况而无法上岗，需提前报告上级主管，以便其重新布置安排工作。
1.1.6如遇重大法定节假日（如元旦、春节、五一、十一等），需提前将班次排开，并于一周前将安排好的排班表印交行政人事部。
1.1.7排班表如经修改，需通知并重世档新复印给相关部门及人员，并将旧表收回。
1.2规定态返族
1.2.1公司实行值班三班制。
1.2.2员工应严格遵守作息时间。
1.2.3工作时间无论因公或因私临时外出者，必须向直属上级领导请示，经批准后方可外出。
2.0客服部会议制度
2.1制度
2.1.1晨会制度
2.1.1.1客服部员工需提前15分钟到岗，并换好工服，做好工作的交接工作。（非坐班车员工）
2.1.1.2阅读交接班记录本并签字后，由客服部经理主持召开部门晨会。
2.1.1.3客服部各口负责人将前一天发现的问题提出，互相沟通，并由客服部经理协调，同时提出解决办法。
2.1.1.4客服部经理可将前一天在工作中发现的各类问题提出，寻找解决办法。
2.1.1.5记录无法完成的问题，上报上级领导处理并及时跟进。
2.1.1.6如有问题直接针对外包清洁公司，将由客服部经理予以沟通。
2.1.1.7安排、布置当天的各项工作。
2.1.2例会制度
2.1.2.1客服部安排每周五16：00召开部门例会。
2.1.2.2例会将由客服部经理主持召开。
2.1.2.3召开例会目的在于对上周的工作加以总结，综合所提出的问题，制定解决办法，并计划、安排下周工作。
2.1.2.4客服部全体员工均应参加例会，因特殊缘故或倒班而不能到岗的人员，需提前以书面的形式将所要反映的情况上交或记录在交接班记录本上。
2.1.2.5客服部经理需在会上传达公司领导的要求和决定。
2.1.2.6召开例会时，需要有专人进行记录。
2.1.2.7所记录的会议纪要需要所有与会人员传阅并签字。
2.1.2.8会议纪要需上报物业总经理审阅，对会议中所提出的问题进行处理并存档。
2.1.2.9所有客服部员工将按照例会的宗旨和要求安排下周的工作。
3.0客服部办公制度
3.1制度
3.1.1严格执行公司考勤制度，排班表上的工作时间是指上、下岗时间，不包括换衣服及就餐时间。
3.1.2在规定的上岗时间内需着工装，办公区域不得穿便装。
3.1.3严格执行公司关于礼仪、礼貌、言行举止的各项要求及部门内的各项服务纪
律。
3.1.4客服部所辖区域内要求清洁、整齐、无烟头、无纸屑、无瓜果皮壳、无痰
迹、无杂物、无废物堆放等。
3.1.5合理安排就餐时间，午餐时间保证有人值班，不能出现缺岗或脱岗现象。
3.1.6客服部所有员工应严格执行公司的岗位卫生责任制及个人卫生制度，养成良好的卫生习惯。
3.1.7严禁在公共场所吸烟，禁止随地吐痰。
3.1.8严禁将食品带入办公室，严禁在上班时间吃东西。
3.1.9整理好自己的个人物品，个人帆弊办公用品应放在办公桌的抽屉内；应保证工作
台面干净、整齐；离开时，需整理好自己的办公区域，做好人走桌清。
3.1.10做好保密工作。各种资料、文件应及时存档，不能放在工作台上或随意放在他处，以免有关资料泄露。
3.1.11客服部人员须完成当日交办之工作方可下班。
4.0部门安全制度
4.1制度
4.1.1客服部所有员工对所在岗位的工作环境，设施、设备的安全均负有责任。
4.1.2客服部所有员工均需有良好的安全意识。
4.1.3员工离岗时，应切断电器的电源；下班时，仔细检查各种电器是否均已正常关闭。
4.1.4客服部员工需了解所有设施、设备的操作原理，不得违章操作，避免产生安全隐患。
4.1.5客服部员工需了解所在区域的设施、设备的运转情况，不使用时，应及时
切断电源。
4.1.6在工作过程中，如发现任何可疑之处或治安问题，应立即上报或通知保安部。
4.1.7了解灭火设备的位置及使用方法，如发现火灾隐患，及时扑灭初起小量明火。
4.1.8了解紧急事件的处理程序，如出现问题，按照程序操作。
4.1.9每位客服部员工均应严格遵守公司的安全规定。
5.0客服部员工保密制度
5.1客服部员工应遵守公司的规章制度，为公司保守企业秘密。
5.2不得向非本公司员工透露本公司的相关背景、资金状况等较敏感的问题。
5.3不得将公司内部的文件带出公司，或借予其他无关人员。
6.0客服部档案管理暂行制度及规定（适用于部门文员）
6.1制度
6.1.1文件资料的形成与归档
6.1.1.1资料的形成：
⑴各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档，并由专人进行管理；
⑵文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在部门文员岗位职责中予以明确。
6.1.1.2资料的归档：
⑴文件资料的归档范围
①物业管理
A.业户资料（含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等）；
B.清洁卫生管理；
C.绿化管理；
d.值班记录；
e.楼宇巡检记录；
f.公共区域维修记录。
②质量管理
A.质量体系文件；
B.质量管理资料。
③其他资料
⑵归档要求
①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。
②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。
③归档的文件必须是原件。
④保管归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。
档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。
⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容，并区分保管期限。
⑥文件资料的归档必须办理移交手续。
⑦所有文件资料必须及时归档。
⑧有专用柜架，在排列上架时，应按类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
6.1.1.3每月底进行一次库藏档案清理，核对和保管质量的检查工作，做到帐物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。
6.1.1.4档案柜要注意“七防”（防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温）。
6.1.1.5档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。
6.1.2档案借阅
6.1.2.1公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。
6.1.2.2文书档案只阅不借。
6.1.2.3所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。
6.1.2.4服从文员的管理，在借阅范围内借阅，保密档案不供查阅。
6.1.2.5借出与归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由部门文员和借阅者当面核对清楚。
6.1.2.6档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。
6.1.2.7调离公司的人员必须清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。
6.1.2.8外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件，经领导批准后，办理有关查阅手续后查阅。
6.1.2.9上级公司借阅本公司档案，须办理有关借阅手续后借阅。
6.1.3档案管理人员职责
6.1.3.1忠于职守，严格遵守公司档案管理制度及本细则，积极开展工作。
6.1.3.2负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料，做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。
6.1.3.3及时立卷归档，编制总目录，卷内目录，编排入档。要熟悉管理的档案，协助查阅检索。
6.1.3.4熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。
6.1.3.5妥善管理档案，严格执行档案供阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。
6.1.3.6定期清理，由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。
6.1.3.7严守机密，确保档案安全；完成领导交办的其它工作。
6.1.3.8做好各种资料的保管工作，并对有些文件进行定期封存。
6.1.4公司内外档案文件管理：
6.1.4.1公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。
6.1.4.2公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开，每个单位都应有一个独立的档案。
6.1.4.3所有存入档案应按照日期先后进行存档，并做好档案目录，以便查找。
6.1.4.4相关档案存放一年后，应统一放进档案袋封存，以便日后复查。
6.1.4.5对于一些涉及公司秘密的文件，应单独存放于带锁的文件柜内，以免发生意外。
6.1.5档案销毁
6.1.5.1如有任何文件无需继续存放，需做销毁处理，不可随意乱丢。
6.1.5.2保密文件应使用碎纸机处理，如是普通文件且文件较多，应撕毁后处理。
6.1.5.3所有存档的文件均应定期进行检查，以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。
6.2规定
为完整系统地保存公司的各类档案，提高档案管理水平，更好地为公司的各项工作
服务，特制定本规定。
6.2.1档案管理范围：
6.2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件；
6.2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等；
6.2.1.3公司文件；
6.2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料；
6.2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料；
6.2.1.6公司领导讲话和年终总结；
6.2.1.7其他经济、外包合同；
6.2.1.8音像、图片资料；
6.2.1.9其他要求归档的重要文件。
6.2.2第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管，其余各项均由总经理秘书归档保管，任何部门和个人不得以任何理由据为己有。
6.2.3在外参加各种会议带回的文件，应及时移交公司秘书归档，不得自行保管、销毁。
6.2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。
6.2.5借阅档案时，必须遵守以下规定：
6.2.5.1办理登记手续，限期归还，不得带出公司；
6.2.5.2爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，严禁涂写、更改档案；
6.2.5.3借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清楚；
6.2.5.4档案如有遗失、损坏、泄密，要追究当事人的责任；
6.2.5.5档案借阅按阅档批准权限借阅；
6.2.5.6调离公司的人员，必须清理、移交档案文件后，方可办理调离手续。
7.0对讲机使用规定及对话要求
对讲机是客服部必备的重要通讯工具，全体物业人员必须执行对讲机使用规定，熟悉对讲机的性能，爱护并熟练地使用对讲机。
7.1使用规定
7.1.1持机人负责保管和使用对讲机，禁止转借他人或将天线拆下来使用。
7.1.2发现对讲机有损坏或通讯失灵，持机人应立即向直属上司报告，由管理处经理检查后交行政人事部维修，严禁自行拆修。
7.1.3严格按规定频率使用，严禁乱按或乱调其他频率。
7.1.4严格按对讲机充电程序充电，以保障电池的性能、寿命和使用效果。
7.1.5客服主任负责检查所有对讲机，并督促使用人注意使用方法及操作事项。
7.2对话要求
7.2.1呼叫对方时，先报自己岗位，再呼对方，并在最后讲“收到请回话”。
7.2.2收接方回话后，呼方要简明扼要地将情况讲清楚，收接方收到情况或信号后，应回答“清楚”或“明白”
7.2.3用对讲机讲话时应使用规范礼貌用语，严禁用对讲机讲粗言秽语、开玩笑或谈与工作无关的事情。
8.0客服部文件管理制度及规定
8.1制度
8.1.1客服部文员负责客服部所有文件（通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等）的收集存档和保管。
8.1.2文员、助理负责各部门文件及资料（技术图纸、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等）的收集、存档和保管。
8.1.3任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。
8.1.4秘密文件要妥善保管，不准散播其内容，未经总经理批准，不准翻阅，不准复印，不准带离办公室。
8.1.5员工个人档案、材料属秘密材料的，他人无权翻阅，保管人员也不准，禁止将这些资料擅自给他人过目。
8.1.6文件资料等要进行字母顺序还是按内容、按时间等形式分类，其目的都要使查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。
8.1.7要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要及时清理，
无保存必要的材料，经总经理批准可做销毁处理。
8.1.8文件具有较强的严肃性和权威性，一经发文必须执行。
8.1.9文件一经领导签发，任何人不得擅自更改。
8.1.10文件分发传递必须做到及时、准确、安全。
8.1.11各部门对需要办理的文件，应当认真办理，不得延办、误办或推诿，对办理完毕的文件，承办人应填写结果和报告。
8.2规定
为加强文件管理，准确传递文件，提高办公效率，特制定本规定。
8.2.1外部来文的有关规定：
⑴各上级机关、政府部门及其他单位来文，统一由办公室签收；
⑵对收到的外来文件，应及时进行分类、登记和分发传递；
⑶外来文件原则上先送总经理阅批；
⑷根据总经理批示，逐一传递各部门经理传阅；
⑸根据总经理批示，送达文件办理部门，并催促办理；
⑹承办过程中若有疑问，应及时请示，报告解决；
⑺文件阅毕或办毕，阅文人及承办人应填写承办结果和报告，连同原文退回秘书处存档。
8.2.2对外行文有关规定：
⑴部门对外的报告、请示和业务事项联系的文件，均必须送总经理审阅后，方可外发。
⑵对外行文，领导批转后，原件由部门文员留存、归档。
⑶对外行文，统一由部门文员负责进行编号、登记和外发事项。
8.2.3内部行文
8.2.3.1公司内部一般性业务往来文件（包括联络单），由各部起草，部门经理签阅。
8.2.3.2公司内部文件（包括联络单），由各部收集、存档和保管，必须保证完整性及连续性，以便备查。
8.2.4不论外部行文或内部行文，一律由秘书、文员、内勤传递。
9.0客服部钥匙管理制度
9.1制度
9.1.1对钥匙管理
9.1.1.1早班管理人员在上班后，到中控室领取管理区域钥匙并填写《钥匙交接单》。
9.1.1.2中班管理人员下班后将管理区域钥匙交到中控室，查验数量并填写《钥匙交接单》。
9.1.1.3封存钥匙如有损坏或丢失，立即上报客服部，并写出事情详细经过，由客服部处理。
9.1.2单元内各房间的钥匙管理
9.1.2.1各房间的钥匙存放在客服部由专人负责管理。
9.1.2.2管理人员如需使用各房间的钥匙应统一办理借用手续并详细填写钥匙借用登记表。
9.1.2.3查看房间后，管理人员需确认单元内电源已切断，门窗关闭后及时将单元锁好并将钥匙交回客服部。
9.1.2.4负责人每日要认真检查钥匙登记表，对未收回的钥匙要查明原因并做好记录。
9.1.2.5未经许可，任何人不得将钥匙带出项目客服部或借给非物业工作人员使用。
9.1.2.6客服部聘请的外来施工人员（甲方施工人员）需进入单元做维修时，由管理人员到客服部签字借用。施工人员不得进入客服部直接借用。
9.1.2.7房间钥匙如有损坏或丢失，立即写出书面报告上报客服部经理。
10.0客服人员守则
范围：适用于客服部员工。
10.1守则
10.1.1客服部人员工作责任:
10.1.1.1维护其管理区域内外安全、整洁及大厦一切设备操作正常，对业户提供最优质的服务。
10.1.1.2需遵守公司规定，工作态度认真，所有员工都应身体力行维护公司的利益和荣誉。
10.1.2客服部人员对工作应有的认识：
所有职级之客服部人员应对其管理区域全部设备、位置及其性能与使用方法，及对各种紧急事件应变措施清楚了解。
10.1.3客服部人员应有的态度和仪表：
10.1.3.1须对业户及访客礼让谦和，尽可能在工作职责范围内帮助帮忙。
10.1.3.2对上级尊敬服从，对同僚和睦互助。
10.1.3.3对工作严谨，小处不可随便。
10.1.3.4须时常保持仪容端庄整洁，服装需整齐，令他人有亲切感。
10.1.4客服部人员的日常工作由主任编派：
10.1.4.1担任巡察工作的管理人员，须在指定时间内依照编定程序对管理区域样板间、绿化及清洁情况作逐项检查，如发觉出现问题者，需立刻作出报告。
10.1.4.2填写楼宇检查报告，将检查出的施工质量问题形成文件经公司领导审阅后上报甲方工程部协助维修。
10.1.4.3特别留意室内维修是否动用明火或留有火种（以往物业火警多因装修、维修工程疏忽引起）。
10.1.4.4负责定时开关管理区域内的照明灯具（效果灯）。
10.1.4.5需留意所有人物出入大厦，如发觉有可疑人物，需立刻报告保安部及作出适当措施。
10.1.4.6留意大厦走廊，楼梯，电梯及所有消防通道、围墙等，除特许外，均不应在该等地方放置杂物、标贴。
10.1.4.7巡查时需留意，大厦围挡、各空置单元户门、窗户是否有被撬毁等情形。
10.1.4.8电梯如发生故障困人时，应立即找出电梯所停位置，及时通知工程部维修人员，并到电梯困人地点安慰被困者，直到被困者被救出为止。
10.1.4.9遇有风雨、沙尘等恶劣天气时,须立即巡视各空置房间，将门窗
关紧。
10.1.4.10火警发生时，须尽快赶到现场查询，并立刻通知客服部及公司领导，通知工程部关闭火警区域的电源并停止使用电梯，引导人员疏散，如属小火则应与其他同事协做将火扑灭，保护好现场，上报经理。
10.1.5客服部人员应守纪律：
10.1.5.1绝对服从上级合理指引及调派。
10.1.5.2不得无故旷工，请假未经核准前不得擅离职守，或未被接替而离开工作岗位。
10.1.5.3当值时必须穿着整齐公司制服，带工牌。
10.1.5.4不得在工作时间内进行任何形式之赌博或容许他人在客服部及公共地方内进行赌博游戏。
10.1.5.5不得在当值时间内酗酒。
10.1.5.6不得在公共地方饮食及吸烟。
10.1.5.7不得假公济私，挪用公款及瞒骗，隐报等行为。
10.1.5.8不得受私徇情或索取或收受任何形式之赏钱、礼物。
10.1.5.9不得诽谤、争吵、打架、或借故滋事。
10.1.5.10严禁吸毒或收藏违禁品。
10.1.5.11不得破坏或盗窃及浪费公物。
10.1.5.12必须对业户有礼，在任何情形下皆不得粗言秽语。
10.1.5.13不得假借公司名义或利用职权向外作有损公司声誉或利益之行为。
10.1.5.14不得向外泄露公司之任何资料。
10.1.5.15除得公司批准外，所有职工均不得另任兼职。
10.1.5.16所有公物均不得用之于私人方面，对所有公物如有不合理损坏须负责赔偿。
10.1.5.17不得在工作时间内睡觉。
10.1.5.18得在工作时间内收听音乐或阅报、书籍等。
10.1.5.19不得向外界对公司行政作任何指责与批评。
10.1.5.20遇紧急事件发生时，不得无恰当理由拒绝担任超时或额外工作。
10.1.5.21不得迟到早退。
10.1.5.22请假
⑴员工申请事假，需提前向部门申请并填写事假申请单，未经批准而休假时，将作旷工处理。
⑵申请病假者，须有政府注册医生签发之正式证明文件及通知主管安排接替人员。

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物业公司管理制度及工作流程

物业公司管理制度及工作流程如下：

管理制度：

一、全体员工必须严格执行公司制定的各项规章制度，按照岗位责任制和具体工作目标，严格履行自己的职责。

二、 全体员工必须服从分配，听从安排，对工作不服从分配，经教育仍不能到职到岗的视为旷工处理（按奖惩制度第六条执行）。

三、 严格考勤制度，各物业管理站必须坚持每日签到考勤，考勤员必须认真登记，严禁弄虚作假，违者按奖惩制度第十三条执行。月底汇总，于次月1日报经理审查后交财务科备案，是每月工资发放的主要依据之一。

四、严格坚持请销假制度，做到事前请假事后销假。杜绝不请假或先离岗后请假，违者按旷工处理。

五、对无视公司工作纪律，屡次违反，除按上述规定处理外，将调离其本尘做人工作岗位或待岗学习。

六、 严禁打架斗殴，聚众闹事。

七、 严禁利用工作之便以权谋私，禁止收受用户任何好处，或以权报复，一经发现或接到举报将按奖惩制度第八条执行。

八、 除因工作需要，禁止中午喝酒，反对酗酒，不得因喝酒聚会而影响或延误八小时以外的临时性工作和服务要求。

九、 水电工要严格执行水电工岗位责任制，水电查抄及费用征收应实事求是，严禁弄虚作假，一经发现将按奖惩制度第十条执行。

十、工作时间定为每天8小时，职工周日除留一人值班外，其余人员休班；值班人员安排其他时间补休（法定节假日据情况安排休息）。

十一、对业主提出的各种合理性服务要求，在规定范围内的要立即去办，服务范围之外的能办则办，不能办的须做好桥键耐心的宣传解释工作。禁止出现推诿不管或置之不理，一旦发现或举报反映，则按奖惩制度第十一条执行。

工作流程：

一、入住及收费管理：为客户办理入住手续并建立档案，严格按照收费标准进行收费，往后 按时发放缴费通知单提醒客户缴纳物业管理费。

二、日常工作：认真做好小区物业管理各项日常工作，包括小区派消衡保安管理工作、绿化管理工 作、清洁消杀工作、设备维修工作等。

三、投诉及意见调查工作：及时准确处理业主的投诉，并将处理结果反馈给业主，回访业主满意度。