工程技术档案管理

　　工程技术档案和施工管理资料是工程竣工验收和质量保证的重要依据之一。

　　主要包括以下档案和资料：工程项目竣工报告；分项、分部工程和单位工程技术人员名单；图纸会审和设计交底记录；设计变更通知单，技术变更核实单；工程质量事故发生后调查和处理资料；隐蔽验收记录及施工日志；竣工图；质量检验评定资料等；合同约定的其他资料。

　　建筑工程企业具有工程量大、材料品种繁多、项目工期长、生产的流动性高等特点，还经常伴有露天和高空作业等特殊情况，受自然气候影响大，采取技术措施多，安全生产要求高等。如何利用工程技术档案管理提高工作效率？这篇文章告诉你该怎么做。

　　建筑工程行业包含房建工程、市政工程、地基工程、水利工程、园林工程、环保工程、电力工程、道路工程等细分行业。

　　行业痛点

　　1、成本高居不下：工程项目周期长、过程中各项成本投入复杂，需要从事前、事中、事后多个环节进行管理控制；

　　2、工程质量难把控：工地分散、现场情况复杂、企业通过定期不定期的巡检，仍然难以完全避免瞒报、漏报、补报的现象，经常致使工期和工程质量无法保障；

　　3、财务管理难度大：企业多个项目并行，从预算到结算的财务数据难以及时分析统计；

　　4、项目沟通成本高：项目周期长、资料多，线下审批与大量的信息核查不清，经常致使很多业务协同浮于表面，无法形成高效协同；

　　5、公司老板最辛苦：高层抓项目、搞协调、把关财务，诸多琐事都离不开老板决策，老板本已超负荷的工作量也随着公司规模的增加而逐步加重。

　　工程档案为什么这么重要?

　　一方面，工程档案是项目竣工验收的必备依据。如果工程档案资料在建设过程中发生了遗失、损毁等情况，将会导致工程验收不能顺利进行。

　　另一方面，工程档案是已完工项目进行维护、维修、改造的重要依据，如果没有妥善管理，工程后续工作将难以推进。

　　从长远来说，工程档案还是工程质量的重要凭证，是储备工程技术、工程经验的重要载体，具有重复利用、提供借鉴以及促进创新的重要价值。

　　工程档案管理的难点在哪?

　　1、管理难度大、检查强度大：为了保障工程的正常进行，工程档案资料必须确保真实、准确、完整，与工程实际相符合。

　　此外，工程资料的归档、立卷等步骤需按照严格而细致的要求来执行，这些在《建设工程文件归档整理规范》都有相关规定。

　　2、时间周期长、工作量大：无论是新建、改建、扩建等建筑工程，工程档案管理需覆盖工程项目前期、工程建设期和竣工验收期等阶段，时间可能长达数年，工作量大，耗费人力大。

　　3、标准化难度高：工程项目中包括有建设、勘察、设计、施工、监理等单位的参与，涉及组织及环节多，管控难度高。

　　综上所述，企业在工程档案管理的推进过程中，往往面临着诸多挑战。采用工程档案管理系统，即可针对工程档案管理工作中遇到的难点，作出以下部署：

　　1、统一平台管理，工程档案系统全把控

　　为其构建了一个一站式工程档案管理平台。企业通过一个平台，即可完成各类工程档案从起草、录入、归档到再利用的全生命周期管理，并能对实体与电子档案实施同步管理。

　　应用后，无论是工程实施过程中的过程文件，还是项目结束后的成果文件，都能集中统一实现规范化归档。

　　保障了归档及时性的同时，中船北部湾也能通过档案到位情况，实时对工程项目进度进行监控，推动了工程管理效率的提高。

　　2、有序化分类，满足规范化管理需求

　　通过自定义分类及属性的功能，按不同工程项目对档案进行了分类，并根据管理需求在对应分类下进行档案立卷，规范收录从工程项目从招投标阶段、立项阶段、建设阶段到竣工验收阶段的各类报告、设计图、合同、审批等材料。

　　属性明确，分类清晰，员工可快速查找到所需档案，后续的统计、分析也有了支撑。

　　3、依权限利用，兼顾安全与高效

　　在项目工程的推进过程中，员工常常需要进行档案的查询、借用等。这时候，通过受权限管控的搜索、借还功能，即可在保障安全性的前提上，实现档案的高效协作与利用。

　　检索功能：应用搜索平台，员工可随时随地在PC或移动端上，通过组合关键字、组合搜索条件或者是二次搜索等方式，快速、精准找到所需档案。搜索结果将会依权限展示，仅拥有对应权限的用户才能查看。

　　借还功能：员工通过借阅流程，即可申请以线上、线下或线上线下结合的方式借用档案。借还过程通过流程化处理，申请人、借阅用途、归还日期都会一一自动登记，便于追溯。

　　此外，管理人员可通过统计功能，直观查阅工程档案的利用情况，助力档案管控更到位。

　　在新的发展趋势下，建筑工程企业的档案工作者需要不断创新改进档案管理模式，对档案管理进行科学的、系统的规划，不断提升档案管理水平。

　　另一方面，建筑工程企业的档案管理人员要不断提高专业素养，采取积极有效的保护措施和开发方案，推进建筑工程档案科学化信息化管理，以更好地记录城市发展、服务城市建设。