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欢迎来到档案界!2024年11月24日
工程档案管理
整理单位工程档案需要遵循以下步骤:
1. 先将所有相关文件归类,包括设计文件、施工文件、验收文件、竣工文件等。
2. 对于每个文件进行标识,如编号、日期、名称等,以方便查找和管理。
3. 对于每个文件进行质量检查,确保文件的完整性、准确性和合规性。
4. 将文件按照时间顺序排列,以方便跟踪工程的历史记录。
5. 对于文件进行分类存储,如利用文件柜、文件夹等进行存储,可以根据需要进行数字化存储。
6. 对于存档的文件进行定期维护,确保文件的安全性和可靠性。
7. 在整理好的单位工程档案中制作一份目录,以方便查找和管理。
8. 对于维护好的单位工程档案进行备份,以防止文件丢失或损坏。
1)归档应符合下列规定:
①归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程
②归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。
2)归档时间应符合下列规定:
①根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
②勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
3)勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,
建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。
4)工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。
5)勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
6)凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关规定的要求单独立卷归档。
工程管理文件资料分类:
1)工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料,归工程部合同专业;
2)图象、照片、录象,归综合管理部(工程结束时归档资料管理人员);
3)行政文件,归综合管理部;
4)工程施工技术及管理资料(音像资料等除外),归工程部。
以上内容参考:百度百科-建设工程文件归档整理规范
1、首先必须制定工程资料管理制度,制定工程资料整编方案
制度是执行路线的保证,坚持持证上岗,明确岗位责任制,明确各施工管理人员记录的工程资料内容,以便资料员收集索取。工程资料整编方案是工程资料整理的依据,如在方案中要明确各施工检验批的划分数量、各种材料的检验批次、检查点数、个施工工序的检查验证部位,以便工程资料记录整理与工程实际施工相符合。
2、 必须及时做好工程资料记录和收集
工程资料室施工项目质量情况的真实反映,真实记录。因此要求各种资料必须按照施工的进度同步及时收集、整理。要指定专人负责管理工程资料,负责对质保资料逐项跟踪收集,并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录,使资料的整理与工程形象进度同步。做到内容连贯。工程前期要及时收集工程前期资料,如中标通知书,定线成果报告、地质勘察报告、各种合同、施工组织设计、方案等。由于及时收集资料,待工程竣工时,才不会出现缺少资料的情况。施工过程中,现场的施工管理技术人员要将当天施工项目的资料及时做出来,不能堆积到一起再做,这样就会造成资料遗漏或者错误。项目部指定专人每个月将各个在建项目的资料统一收集检查,即使有漏项缺项的情况,也能及时加以补充,能及时发现资料中存在的问题和错误,及时得以纠正。工程收尾阶段,要及时收集建设单位各种安全使用功能验收检测资料,消防验收、人防验收、防雷验收、室内环境检测资料、沉降观测资料、电梯验收资料、节能检测资料等。及时收集设计单位的设计变更,勘察单位的地勘处理变更,监理单位的管理工作检查单,监理工程师通知单及各分包单位的资料等。
3、 确保工程技术资料的真实性和准确性
真实性是做好工程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法,否则,一旦工程出了质量问题,不仅不能作为技术资料使用,反而造成工程技术资料混乱,以致误判。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。
准确性是做好工程技术资料的核心。分部分项要划分准确,数据计算要准确,不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化,符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象。资料所用的表格要统一,不能五花八门,文字说明部分要规范用语,不能采用口语或专业语言,要让外行人也能看懂,不会产生任何歧义。对于很多的分项工程检验批质量验收记录表,做出来的资料大都会出现是合格率100%,这一看就知道是不可能的,于是做资料的技术人员就想办法扣分,在钢筋的外观上写上“钢筋有裂纹,”,做资料的人就没有想过有裂纹的钢筋施工现场是不能用的,总是自以为是的填写资料,评定表中的检查点数与后面附的质量资料不能前后对应。有部分人知道现场如何规范施工,可就是不知道如何将这个过程用文字来描述,单纯从内业资料看,施工过程就不符合要求了。大家总是重外业,轻内业。觉得把现场干好了,质量合格了,工程能顺利交工就行了,觉得内业就无所谓,应付检查或者竣工资料就行了,没有想到,一旦出现了质量事故,当时不经意填写的资料都是证据。施工技术资料务求真实,切记伪造,有些资料员平时懒于动手,等到交工时就手忙脚乱地拼凑臆造,以至造成漏洞百出,严重失实的后果。这就要求发挥建设单位、监理单位工地管理人员以及施工单位负责人对技术资料的审查监督作用,企业技术负责人要对技术资料经常做到心中有数,重要部位必须亲自审查把关。资料员必须深入工地,在做各种资料前,当面核对工程及用材情况,认为准确无误后,方可填写。如:技术安全交底是否属实,是否落实到人;管道试压是否按规范进行,是否达到要求标准;电气接地电阻及绝缘值是否在允许范围之内;各种材料合格证是否就是工程所用的产品等等。因此,我们一定要认真填写资料,确保资料准确、规范、合理。
4、 确保工程技术资料的完整性
不完整的技术内业资料将会导致片面性,不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。不仅资料内容要填写完整,而且所涉及的数据要有据可循,现场原始资料要完整。一份完整的施工资料不仅要有施工技术资料,还要有相应的试验资料和质量证明材料,确保资料的完整性。除了质量证明材料,我们平时的施工日志、测量放样资料同样也很重要,虽然有些不需要作为竣工资料的一部分,但我们也要把这些相关的资料放在一起,使质量评定表上的数据都是有据可循的。
5、 职责分明,签认齐全
《建筑工程质量检验评定标准》规定了“质量检验评定程序及组织”各级质量把关人员都应明确职责,不可越级评定,马虎过关。自检要通过现场与技术员、质检员,工长共同检查,对混凝土、砌砖、钢筋、水暖、电气等的施工质量进行记录,做到实际施工质量与评定相吻合,并一一签字确认;对于各种隐蔽、变更及关键部位均要求相关人员参与见证并一一签字确认。坚决杜绝代签或漏签,使责任没有落实到位。及时对各种工程会议如:图纸会审纪要、基槽验收、基础验收、主体验收及竣工质量验收等阶段验收资料进行各方责任主体会签并签字盖章齐全。
6、 做好技术资料的整理保管
由于现场的技术资料分散在很多人员手中,因此要求有专人把资料收集回来进行统一的分类整理。资料要按单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。拿一般房建工程的资料来说,在施工期间我们可以按不同分部工程分别整理,可以把地基与基础、主体、装饰装修、屋面、水电安装等分部工程资料,这样便于各分部工程的质量验收。在竣工前,把已经初步整理有序的资料加以合并组卷即可。资料管理要建立专门的目录台帐,台帐要求不但能反应工程的施工进度和内业资料是否同步,内业资料是否完整,还能方便查阅。最好能实现微机化管理(文字版目录及时更新附在资料首页,以便于查阅),在电脑上能及时查找到每一个施工项目的时间,每一份资料的存放地点,要用的时候能立即调出来,有了这样一个电子版的台帐,可以不仅减少了人力、物力的浪费,还能减轻内业人员的工作强度。要建立相应的全宗卷、卷内目录和备考表,不仅档案盒内有手工版的,在电脑上还要有份电子版的,方便查阅。随着档案建设管理工作的不断深化,内业资料也将实现标准化、微机化和信息化管理。整理好的资料就可以移交档案室保存起来了,等工程竣工的时候,竣工资料也就完成了。
做好施工过程中各种影像资料的收集归档,如施工过程隐蔽验收电子版、照片,各种验收会验收照片,各种性能检测实测照片等。资料的保管也很重要,现在很多项目都有单独的资料室,有专职资料员,我们要有健全的资料保管制度和借阅制度,档案柜内要存放防虫、防霉等物品,要有放尘、防潮、防高温的措施。工程档案跟我们人一样是有寿命的,应此,我们要保管好工程档案,使她的寿命能更长一点。
7、 有敬岗爱业、勇于奉献的精神
资料员要养成 “嘴勤,手勤,腿勤”的一贯工作作风,勤于问质检、安全、材料方面的事,做到及时了解工程施工及用材情况;勤于及时地通过三方见证、报验、送检;勤于及时填写各种隐蔽工程资料并及时找几方签证。勤于随时到现场落实工程施工情况,比如:基础及柱配筋是否与图相符,管道防腐保温是否按工序进行,核对需要送检的材料是否按要求的批量取样等等。力求做到资料与施工同步进行,真实地记载工程施工的全过程。
8、 统一资料管理软件和规范执业制度
目前本行业有关资料管理的软件很多,各有优缺点,目前还未进行必要的统一和整合,没有实现资料管理软件的网络化,鼓励软件开发企业尽早开发出可以实现技术资料网络化收集管理的软件。因为一个项目不同施工管理人员的个人岗位范围内的资料不同,为了保证资料的真实同步,就需要这样一款软件实现不同技术人员在不同电脑上完成个人资料的同时,资料管理员的电脑上同时可以更新收集和保存相关资料,实现网络化办公的资料管理软件。统一资料管理软件,可以尽早实现未来电子档案移交,代替传统纸质方案。
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括:档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
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