道路工程档案整理规范

道路工程档案整理规范

1. 文件命名规范

文件命名规范应该简洁明了，包含文件内容的关键信息，避免过于简单或过于复杂。一般可以选择以下命名方式：

（1）项目名称-文件类型-日期

例如：某路段改造工程-招标文件-20180501

（2）文件类型-项目名称-日期

例如：设计方案-某路段改造工程-20180501

（3）日期-项目名称-文件类型

例如：20180501-某路段改造工程-图纸

2. 文件存储规范

（1）文件应该按照不同的分类存储，如设计文件、施工文件、验收文件等，方便查找和整理。

（2）同一文件夹内的文件应该按照文件类型、时间顺序等进行排序。

（3）文件夹的命名应该简单明了，能够清晰地反映出文件夹内保存的文件类型和内容。

（4）不同阶段的文件应该存储在不同的文件夹中，以便于后期查阅和整理。

3. 文件归档规范

（1）对于已经完成的工程项目，应该及时进行归档。

（2）归档文件应该按照分类、时间、项目名称等信息进行整理。

（3）归档文件应该标注清晰的内容说明，方便后期查找和使用。

（4）归档文件应该妥善保管，避免遗失和损坏。

4. 文件备份规范

（1）对于重要的工程文件，应该及时进行备份，避免数据丢失。

（2）备份文件应该存储在不同的地点，避免因自然灾害等原因造成数据丢失。

（3）备份文件应该定期更新，以保证备份数据的完整性和准确性。

（4）备份文件应该进行加密和保护，避免数据泄露和被篡改。

工程档案归档整理规则与方法是什么？

1）归档应符合下列规定：

①归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程

②归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

2）归档时间应符合下列规定：

①根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

②勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，

建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。

4）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。

5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定的要求单独立卷归档。

工程管理文件资料分类：

1）工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料，归工程部合同专业；

2）图象、照片、录象，归综合管理部（工程结束时归档资料管理人员）；

3）行政文件，归综合管理部；

4）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外），归工程部。

以上内容参考：百度百科-建设工程文件归档整理规范

公路监理文件与资料归档

公路监理文件与资料归档

监理归档文件必须完整、准确、系统地反映工程监理活动的全过程。那么公路监理的文件与资料是如何归档的呢?一起来了解一下!

监理文件资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行《公路工程施工监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。对一些需连续产生的监理信息，如对其有统计要求，在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类监理信息的完整性。

监理文件资料的.归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。如在监理实践中出现作废和遗失等情况，应明确地记录作废和遗失原因、处理的过程。如采用计算机对监理信息进行辅助管理的，当相关的文件和记录经相关责任人员签字确定、正式生效并已存人项目部相关资料夹中时，计算机管理人员应将储存在计算机中的相关文件和记录改变其文件属性为“只读”，并将保存的目录记录在书面文件上以便于进行查阅。在项目文件资料归档前不得将计算机中保存的有效文件和记录删除。

按照交通部“关于贯彻公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知”以及现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328--2001)，监理文件有10大类27个，要求在不同的单位归档保存，现分述如下：

1.监理管理文件

(1)监理计划(业主长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存);

(2)监理细则(业主长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存)。

2.监理月报中的有关质量问题

业主长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

3.监理会议纪要中的有关质量问题

业主长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存。

4.进度控制

(1)工程开工/复工审批表(业主长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存);

(2)工程开工/复工申请及工程暂停令(业主长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。

5.质量控制

(1)不合格项目通知(业主长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存);

(2)质量事故报告及处理意见(业主长期保存，监理单位长期保存，送城建

档案管理部门保存)。

6.造价控制

(1)预付款报审与支付(业主短期保存);

(2)月付款报审与支付(业主短期保存);

(3)设计变更、洽商费用报审与签认(业主长期保存);

(4)工程竣工决算审核意见书(业主长期保存，送城建档案管理部门保存)。

7.分包资质

(1)分包单位资质材料(业主长期保存);

(2)供货单位资质材料(业主长期保存);

(3)试验等单位资质材料(业主长期保存)。

8.监理通知

(1)有关进度控制的监理通知(业主、监理单位长期保存);

(2)有关质量控制的监理通知(业主、监理单位长期保存);

(3)有关造价控制的监理通知(业主、监理单位长期保存)。

9.合同与其他事项管理

(1)工程延期报告及审批(业主永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存);

(2)费用索赔报告及审批(业主、监理单位长期保存);

(3)合同争议、违约报告及处理意见(业主永久保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存);

(4)合同变更材料(业主、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。

10.监理工作总结

(1)专题总结(业主长期保存，监理单位短期保存);

(2)月报总结(业主长期保存，监理单位短期保存);

(3)工程竣工总结(业主、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存);

(4)质量评估报告(业主、监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存)。

建设工程档案归档规范

法律分析：建设工程文件归档整理规范，GB/T标准编号。建设工程文件归档整理规范，编号为GB/T50328-2014，自2015年5月1日起实施。

法律依据：《中华人民共和国档案法》 第十三条 直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围：

（一）反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的；

（二）反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；

（三）反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的；

（四）反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的；

（五）法律、行政法规规定应当归档的。

非国有企业、社会服务机构等单位依照前款第二项所列范围保存本单位相关材料。

建筑工程资料整理的基本准则

3 工程资料管理与分类

3．1 资料管理基本规定
3．1．1 工程各参建单位填写、整理的工程资料应以审批文件、施工质量验收规范、承包合同、设计文件等为依据。
3．1．2 工程资料应随工程进度及时收集、整理，并应按立卷要求归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，有关责任方应签字盖章。
3．1．3 工程资料应实行分级管理，各单位技术负责人负责本单位的工程技术资料的全过程管理工作，工程资料的收集、整理工作各单位应设专人负责。
3．1．4 表格应统一采用本规程所附表样，特殊要求需增加的应符合本规程要求，并归类。同类表格排一个顺序号。
3．1．5 文本应以打印为主。纸质载体幅面为A4，用纸应韧力大，耐久性强。若手工书写必须用蓝黑或碳素墨水。
3．1．6 工程资料最少份数应首先满足3.7节表3.7.1保存单位份数，另行增加份数按各自管理要求确定。保存期限见3.7节表3.7.1。
3．1．7 涉及结构安全的试块、试件以及在关材料应按有关规定见证取样检测的。试验委托单中取样见证人应签字，试验报告单备注栏应填写取样见证人姓名。
3．1．8 本规程条文与实用表式分列，实用表式由附录C分类列出，须对应使用。
3．1．9 本规程未做规定的实用表式按本规程基本规定自行制定。
3．1．10 对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的，应按有关法规予以处罚，情节严重的，依法追究法律责任。
3．2 建设单位
3．2．1 加强对工程文件的管理工作，并有专人负责工程资料的收集、整理和归档工作。
3．2．2 在与监理单位、施工单位签订监理、施工合同时，应对监理资料、施工资料和工程档案资料的编制责任、编制套数和移交期限等做出明确要求。
3．2．3 应向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与工程有关的资料，提供的资料必须真实、准确、及时。
3．2．4 负责对工程建设过程中各单位提供的工程资料进行审核、签收。
3．2．5 负责组织、指导和监督勘察、设计、施工、监理等单位的工程资料的形成、积累、立卷及归档工作。
3．2．6 编制的工程资料不得少于两套，其中城建档案馆一套，产权单位一套。
3．2．7 应按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的规定，及时收集、整理建设项目各个阶段的工程资料，建立、健全工程档案，并在建设工程竣工验收后三个月内向城建档案馆报送一套完整的原件工程档案。
3．3 监理单位
3．3．1 应加强监理资料的管理工作，并有专人负责监理资料的收集、整理和归档工作。
3．3．2 监督检查勘察设计、施工资料的真实性、完整性和准确性。在设计阶段，对勘察、设计单位的工程资料进行监督、检查；在施工过程中，对施工单位的工程资料进行监督、检查并签署意见。
3．3．3 应协助建设单位监督、检查工程资料的形成、积累、立卷及归档。并在工程竣工验收前（监理工作总结、工程竣工结算审查意见书除外），由项目总监理工程师组织对监理资料进行整理后，向建设单位移交（监理资料在移交、归档前必须由项目总监理工程师审核并签字）。
3．3．4 编制的监理资料除移交建设单位二套外（其中一套为原件），自行保存一套。
3．4 施工单位
3．4．1 应加强施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制，并配备专人负责施工资料的填报、收集、整理等工作。
3．4．2 总承包单位负责汇总、整理各分承包单位编制的全部施工资料，分承包单位应各自负责分包工程施工资料的整理并移交总承包单位不少于三套。
3．4．3 接受建设、监理单位对施工资料的监督检查。
3．4．4 工程竣工验收前将施工资料整理，汇总并移交建设单位。
3．4．5 负责编制的施工资料除移交建设单位二套外（其中一套为原件、分项及检验批验收记录只交一套），自行保存一套。
3．5 城建档案馆
3．5．1 负责接收和保管应当永久和长期保存的工程档案资料。
3．5．2 城建档案馆在竣工验收前应移交的工程档案进行专项验收。
3．5．3 接收工程档案并办理移交手续。
3．6 其它
3．6．1 参与工程项目建设的各单位如勘察、设计、监理、施工等均有责任向建设单位提交本规程要求的相关工程资料。
3．7 工程资料分类
3．7．1 根据《建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2001》和《城市建设档案著录规范》（GB/T50328-2001）规定，本规程将工程资料分为四个部分（表3.7.1）
1 工程准备阶段和竣工验收资料（A表），包括工程可研、立项、审批、征地、拆迁、勘察、设计、招投标、开工审批、概预算及工程竣工验收等阶段的项目建设文件与资料，由建设单位整理提供。
2 监理资料（B表），包括监理规划、进度控制、质量控制、监理通知、工程总结、合同、勘察、设计、施工等实施过程的监理资料，由监理单位整理提供。
3 施工资料（C表），包括工程质量验收、工程质量控制、工程安全与功能检验、观感质量检查和竣工图等资料，由施工单位负责整理提供。
4 工程档案资料（D表），包括工程档案立卷及移交等，由建设单位整理提供。
5 工程资料实用表式见附录B
3．7．2 建筑工程中道路、桥梁等工程资料参见市政工程技术资料相关规定。

浅谈如何做好高速公路工程档案管理工作

浅谈如何做好高速公路工程档案管理工作
1.建立档案管理机构
高速公路档案收集整理的工作量远远大于其他行业的类似工作，范围广、强度高、时间紧都给高速公路档案收集整理工作带来了极大的挑战，想要实现高速公路档案管理的信息建设，首先就要加大高速公路档案管理设备的资金投入，建立完善的档案管理机构，确立等级分明，责任分明的人才梯度，如分类管理的小组组长、档案室室长、相关处处长等等，唯有落实相关工作人员的具体工作与职能，制定详细的高速公路档案管理工作的进度流程和未来计划，才有可能保证高速公路档案管理信息化建设的实施效果。
2.制定详细的管理制度与绩效考核制度
高速公路档案收集整理工作的前期准备主要包含纸质文件数字化、电子文件归纳、档案安全保密协议、档案资料网上共享平台建设、档案资料管理绩效评估、档案审核评判制度以及基础设施设备的维护和使用等制度的制定。这些制度要求高速公路工作人员针对相关档案管理工作有足够的重视度，并在相应的时间内及时制定出科学合理的制度，保证高速公路档案收集与整理工作可以在信息技术的帮助提高价值。
3.加大相关设施设备的资金投入，建立有效的档案管理系统
高速公路档案收集整理工作的信息化离不开高新科技的协助，唯有依靠有效的档案管理系统，建立合理的档案管理模式，才会实现高速公路档案收集整理工作的信息化与现代化。其中，高速公路相关工作人员应该列举详细的设备建设清单，加大基础设施设备的资金投入，购买如档案管理所需电脑、扫描器、刻录机、打印机等设施设备。
4.明确数字化档案的类别
高速公路相关档案涉及很多方面，相关领导者必须确定需要进行数字化的档案类别，比如必须进行数字化的文字档案、会计档案、业务处理档案、声音档案以及相片档案等其他档案，想要实现高速公路档案管理系统的合理运行，基本上全部档案资料都要经过扫描等数字化处理转化为电子资源，这样不仅可以方便档案使用者的检索使用和处理，还会方便高速公路档案管理人员对档案的收集、储存、整理等工作，提高工作人员的工作效率之外，充分发挥高速公路档案的使用价值。