电子员工档案整理要素包括哪些

电子员工档案整理要素包括哪些

档案整理工作的基本内容包括什么
1 档案整理工作的内容
1.1 系统排列和编目
在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。
1.2 局部调整
已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。
1.3 全过程整理
由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。
2 档案整理工作的意义
2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件
档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心，仅以档案室保管的档案来说，就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中，因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂，就必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作。因此，档案只有经过系统整理，才能体现档案的特点，反映出各项活动的历史联系和本来面貌，更好地发挥档案的作用。
2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节
在档案业务工作请环节中，收集]：作是起点，利用工作是白的，而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作，可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量，有力地促进收集工作。
档案只有经过整理以后，才可以科学地鉴定其价值，确定其保管期限；只有把档案分类整理好，用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来，才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理，才能够充分发挥档案信息资源的作用。
总之，档案整理工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作，充分发挥档案的作用，实现档案工作的目的都具有重要意义。
3 档案整理工作的原则
档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点和规律，充分利用原有基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理
档案是在一定历史时期，由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况，它们既有密切的联系，又有各自的特点。所以，整理档案首先要区分不同的历史时期，再分不同的政权，把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起，以保持档案的历史联系和完整性。同样，一个机关形成的全部档案，反映了这个机关的全部历史，是一个不可分割的整体，不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律，才能实事求是地整理档案，最大限度地保持档案之间的历史联系，使整理好的档案，客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌，从而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基础
在不同的时空条件下，对不同状况的档案整理从何着手，确定何种类型的整理力式和要求，成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。
我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案，是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面：
第一，充分重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有日可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。
第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹，如原有的捆、包，简单的纲目，随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识，也往往是值得参考的线索而应予以重视。
3.3 保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系，在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”，其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法，对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”，它包含看逻辑性和历史性的统—。
总之，保持文件之间的联系整理出的档案，便于保管和利用。但是，保持文件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。比如，一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带，以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证，就其内容而言，无疑互有密切联系，而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理，则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。

员工电子档案如何建立

员工电子档案如何建立

随着科技的日益发达以及环保理念的普及，愈来愈多的企业开始引入无纸化办公，而数据庞大的员工档案成为企业首要数字化管理的核心资源。以下是我为大家整理员工电子档案如何建立相关内容，文章希望大家喜欢！

一、员工档案资料要健全

1、员工档案资料的收集和整理，是很基础但又不能轻视的工作，它是员工在企业中能否获得发展的重要依据。能否做好员工档案的管理，也是检验一名HR的基本功是否扎实的重要指标。一般情况下，这些资料应该包括：

2、基本个人信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息；

3、入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息；

4、入职后的培训资料、培训合同等信息；

5、工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。

6、要确保可以掌握员工从进入公司，到至今的整个发展过程，如有没有晋升、奖罚、绩效考核的业绩、受过什么培训等。

二、挑选一个靠谱好用的档案系统

1、想要将纸质资料完全转化为电子资料，仅靠手工录入的方式，不光工作量极大，效率低且容易出错。此时，挑选一款靠谱好用的档案系统，才是企业迈进数字化创新的正确方式。

2、为什么说要选择“靠谱好用”？首先，这个系统的安全性是第一要点。显然，员工档案既是员工个人的私密信息，同时也是企业的机密资源，一旦泄露会使员工个人和企业的利益受到侵害，这就是“靠谱”的重要性。

3、其次，我们之所以选择使用档案系统，无疑是为了减轻工作量，想要使电子档案的建立更加高效快捷，那么，档案系统的功能是否足够强大，能否帮助我们快速建立电子档案，也将成为我们关注的要点，这就是“好用”的重要性。

4、一款好用的电子档案系统，应该具备智能化和延展性两个特点。智能化是为了解决我们低效的手工录用，能够通过扫描和解析功能，高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。再者，也能够通过检索功能，快速和精准地查找、调用员工档案。

5、而延展性指的是，系统的功能具备延展性，不仅是当下能够满足纸质资料转换成电子数据的需求，往后也能够建立在线填写资料的表单，为企业全面推行数字化提供足够的技术支持。

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的`管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1.提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力。在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量。档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1.建立档案利用制度，整合各类档案资源。要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失。电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

4.加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

公司电子档案如何制作

公司电子档案如何制作

作为人事最基本的就是关于人事档案的建立，但是传统的HR管理员工档案总是使用纸质版存档，随着企业的发展，档案越积越多，不仅占据办公空间，有时候由于职场换HR，经常找不到档案也是属于正常情况。接下来由我为大家整理出公司电子档案如何制作，希望大家喜欢！

一、收集电子档案的资料

在制作公司电子档案前，需要收集所要录入的资料，如是员工档案，其中需要包括：

1、基本个人信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息；

2、入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息；

3、入职后的培训资料、培训合同等信息；

4、工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息等等。

二、录入员工档案资料要健全

员工档案资料的收集和整理，是很基础但又不能轻视的工作。所以，制作电子档案可以根据企业建立档案的需要，如果有必要可以先对纸质档案进行重新的分类和编排，再按序录入系统，这样以免漏掉或者出现错误。

三、电子档案的分类和命名

由于涉及的档案和资料种类繁多，为了方便今后的查找以及后续资料的归档，需要对电子档案进行清晰的资料分类和命名。可以按照年份、档案类型等进行分类，这样会便于企业员工的查找与使用。

四、设置权限

1、设置权限可以说是制作公司电子档案最关键的一步骤。因为档案有可能会涉及到机密文件，如员工档案，就会涉及到员工个人的相关信息；商业文件，可能会涉及到关乎公司的商业机密等等，这些文件一旦泄露出现，不仅会让企业损失人才，还有可能让企业停滞不前，影响可持续发展。

2、其实，想要制作好电子档案，关键还是需要挑选了一款好用和安全的电子档案系统。而这个电子档案系统的安全性应该是首先考虑的因素。因为，一旦存在安全隐患，对企业与员工都会是“两败俱伤”。

再加上，利用电子档案系统可以解决我们低效的.手工录用，能够通过扫描和解析功能，高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。还可以通过设置关键词搜索档案，快速和精准地查找、调用员工档案。最重要的一点，是可以通过电子档案系统共享文件，这样员工与员工之间也可以相互学习，相互了解哦。

【拓展】公司电子档案作用

档案管理信息化平台的目标是：实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。

纸质档案的信息化管理是：以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理。

电子信息的档案化管理是：把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独立出来，形成与应用无关的，不可抵赖的，能够直接阅读的带样式的文档。

为电子档案管理搭建一个公共支撑环境，为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台，主要实现以下功能：

统一电子档案入口。

能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，形成电子档案的最小粒度“件”，以统一的格式进行存储，并保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性。

对采集的电子资料“件”进行统一管理。

根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。

系统应提供对档案流程的管理。

使用产品化的流程管理工具，实现流程的可维护性。用户可自行定制工作流环节、路径，满足流程变化时，操作人员能够自行通过平台新增或修改流程，并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色。同时满足各类业务档案管理流程不同的需要。

支持新的业务加载。

先期以搭建统一的电子档案管理平台为主，并在其上加载较规范的档案管理业务（如公文档案），实现所有的操作人员能够在同一个平台上，对不同类别的档案进行管理。该平台应支持新类别档案的业务加载，使业务人员能够仅使用平台提供的工具，就可以实现其它业务电子档案（如人事档案、财务档案等）的添加及修改。

实现电子档案的可靠性、安全性管理。

一方面应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。

实现权限的灵活、方便管理。

系统能够采用CA和数据加密技术实现用户对数据访问的身份控制。权限体系能够适应税务系统不同的组织机构设置、适应不同的管理模式。能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。

电子档案管理的原则什么

电子档案管理的原则什么

近年来，随着办公自动化的普 及，电子档案的数量不断增加，这就对电子档案的管理工作提出了更高的要求。以下我为大家整理了电子档案管理的原则，希望对大家有所帮助！

电子档案的管理原则

1、档案的整理一般采用“三统一”的原则。

即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编制电子档案顺序号。电子档案顺序号应包含尽可能多的信息特征，具有规范性、通用性和合理性。此外，电子档案顺序号的容量应具有超前性，能满足未来电子档案业务发展的需要。

2、严密的监察。

会计电子档案保管的标准操作规程应要求对操作活动进行严密的监察和检查。其包括定期地对控制台记录、作业记录和实施记录加以审查和比较。

3、应急规则。

应制定适宜的计划和规程来应对程序、文件和设备遭受火灾、水灾、断电、通讯中断、盗窃等突然事故和紧急情况。典型的应急措施包括文件备份、程序备份、备份与原件分开存放等方面的要求。

4、数据文件标准控制。

文件的.处置规则是用来防止数据文件被误用、损毁等情况的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地点等方面的规则。所有的文件均应由保管员在档案室加以保管，并严格限制别人接触文件。

电子档案的用途

虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。

电子档案要点

1、应该构建一个公共的，独立与应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所涉及的，实体和虚拟的档案信息化管理，从而实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”。

2、电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。

3、具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息（表证单书），必须能够具备档案的属性：“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息；是直接形成的历史纪录”，且必须具有文件原始记录性和具有历史再现性。

4、将作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称其为文件，这个过程主要是将每件电子信息，封装成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有一个标准的元数据（电子封面）。

5、电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理，以及电子信息和实体档案的关联管理。

员工档案如何整理

可以按照以下方式进行整理，仅供参考：
一、企业职工档案的内容和分类
★第一类:履历材料
职工履历表,简历表以及反映职工个人履历情况的各类登记表
1.履历表(书),简历表;
2.职工,教员,军人(包括入伍,退伍)学生等各类人员登记表;
4.更改姓名材料;
5.就业登记申请书;
6.委托存档登记表(寄存人事档案登记表);
7.失业转就业育龄人员婚育情况登记表.
★第二类 自传材料
工作经历
思想发展性质的自传
其它属于自传性质的材料
凡是本人书写的叙述本人经历,思想变化过程,家庭情况,社会关系等内容的材料,属于自传材料.
★第三类 鉴定,考核,考察材料
职工鉴定,调动,考核,民主评议等内容的考察材料,登记表
1.鉴定表(含自我鉴定);
2.组织正式出具的职工表现材料;
3.考核登记表.
★第四类 学历,培训和评定岗位技术(技能)材料
学历,学位,毕业生登记表,培训结业登记表,成绩登记表及毕业鉴定,证明材料;
晋升专业技术职务(职称)审批表,聘任呈报表及考绩材料,职业资格证书;
职工创造发明,科研成果,专利,著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录.
★第五类 政审材料
审查职工政治历史情况的调查报告,审查结论,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或说明情况的材料,主要证明材料;
甄别,复查结论(意见,决定),调查报告,批复及有关的依据材料;
入党,入团,参军,出国等政审材料;
更改职工的民族,年龄,国籍,入党,入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料.
★第六类 参加中国共产党,共青团及民主党派的材料
中国共产党入党志愿书,入党申请书和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定,组织审查意见及所依据的材料;
民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;
中国共产主义青年团入团志愿书,申请书,团员登记表,退团材料;加入民主党派的有关材料.
★第七类 奖励材料
各种先进人物登记表
先进模范事迹
嘉奖,通报表扬等材料
★第八类 处分材料
处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查,交待材料;
通报批评材料;
甄别,复查报告,决定,上级批复及本人意见;
公安机关和纪检部门处理违纪违法材料;
法院审判工作形成的判决书.
★第九类 劳动关系和工资,待遇审批材料
工资级别登记表,职务工资变动登记表,调资审批表,定级和解决待遇的审批材料;
招用职工登记表,任免呈报表,录用和聘用(续聘)审批表,劳动合同,终止或解除劳动合同报告书,解聘,辞退材料;
保险福利待遇(失业,养老,医疗,生育,工伤,住房公积金)的审批表,再就业材料;
从事特殊工种工作登记卡,企业职工参加工作时间及连续工龄核定表,计划生育审批表;
退(离)休审批表;
复员退伍,转业审批表;
大中专院校毕业生派遣证;
工作调动介绍信
出国,出境人员审批表;
党代会,人代会,政协会议,工青妇等群众团体代表会,民主党派代表会代表登记表.
★第十类 其他可供组织参考的材料
招工,参军,参加工作,毕业生,工作调动等所做的体检表,有残疾的体检表,残疾等级材料;
非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书;个人诚信材料等.
二、归档要求
完整,齐全,准确,手续完备
注:
归档文件的书写和制作材料应能耐久保存,原则上统一使用十六开规格办公用纸;(185×260)
保证书写质量,字迹要端正,清晰,书写材料一般应使用碳素墨水,不得使用铅笔,圆珠笔,红色墨水,纯蓝墨水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料
三、鉴别
1 ,判定归档文件是否属于某一立卷对象的职工档案或是否属于应归入职工档案的内容,对不属于职工档案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理;
2, 判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料,未经办完或查证核实的不得归入职工档案;
3 ,审查材料是否齐全,完整,对不完整,来源和时间不明的材料,应查清注明后再归档;凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;
政审材料一般应具备审查结论,调查报告,上级批复,主要证明材料,本人的交待等.
处分材料一般应具备处分决定(包括免以处分的决定),调查报告,上级批复,个人对处分的意见等.以上材料属于成套的,必须齐全.
4, 审查材料是否手续完备,须经企业审查盖章或本人签字的,应在签字盖章后归档;
审查结论,处分决定,组织鉴定,民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面.
任免呈报表须注明任免职务的批准机关,批准时间和文号.
出国出境审批表,须注明出去的任务,目的及出去与返回的时间.
5 ,鉴别时,发现档案中缺少有关材料,应及时进行登记并收集补充.
四、组件
原则: 每份文件为一件
注:
正文与定稿为一件,正文在前
正件与附件为一件,正件在前
原件与复制件为一件,复制件在前
原件与转发件为一件,转发件在前
五、排序
1,按归档文件形成时间排序
第一类 (履历) 第二类 (自传) 第三类(鉴定考核考察) 第四类(评定岗位技能和学历材料)第七类(奖励) 第九类(招用等) 第十类(其他)
2,按归档文件内容的主次关系进行排序
第五类(政审) 第八类(处分)
注:
材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等.
3,第六类
排列顺序为:按入团,入党,入民主党派排
入团志愿书应排在入团的其它材料之前
入党志愿书应排在入党的其它材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序.
4,第九类
材料既可按形成时间排序,也可按材料性质相对集中排序.
按材料性质相对集中排序的方法是:
工资情况的材料
录用,任免材料
保险福利待遇材料
出国,出境材料
每种材料再根据形成材料的时间顺序排列
六、修整装订
总要求:
· 以件为单位 16开(185×260)
· 装订应结实,整齐,不掉页,不倒页,不压字,
不损坏文件,不妨碍阅读
(一)对超出16开规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠.折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠,竖折叠,横竖交叉或梯形折叠等办法.折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字,照片不得损坏,便于展开阅读.
(二)对破损,卷角,折皱和小于16开规格的档案材料,要进行裱糊.裱糊用的衬纸,必须采用白纸;浆糊和胶水必须能防虫蚀,不腐蚀纸张;裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤.
(三)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,保证装订,不压字,不损害材料内容.
(四)拆除档案材料上的大头针,曲别针,订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料.
装订要求:
每个职工的档案材料,必须装订成卷,做到案卷整齐,平整,装订牢固,具体方法:
(一)目录置于卷首,材料排列顺序与目录相符.
(二)理齐档案材料.材料条件好的应做到四边整齐,条件较差的,以左边和下边两边为齐.
(三)打孔.在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔,孔距8.3厘米,用鞋带装订.
(四)使用国家统一规定的标准职工档案卷皮.档案卷皮须书写档案人的姓名.
(五)装盒.将装订好的案卷装入职工档案盒中,填写姓名,档案号和籍贯.
(六)职工档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查.
(七)后续档案材料的整理.后续职工档案材料,每半年整理一次,将材料内容填写到相应的目录中,并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内,将材料装订到案卷中.
七、编目
1,页号编写
在有书写内容的每页归档文件正面的右下角,背面的左下角起依次标注页号
注:
托裱若干小幅面材料的1张托裱纸按1页进行编号
2,类件号编写
在归档文件首页右上方空白位置加盖"类件号"章
类号:"一"到"十"
件号为同一类材料内的顺序号,按时间顺序或主次关系确定
页数为阿拉伯数字
3,卷(袋)内目录
·置于每个职工档案材料卷(袋)首
·用耐久材料书写或计算机打印
·各项目应填写应完整,准确
注一
:每类之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用
类件号:按照类别排列顺序,如:"一类第一(或1)件"
责任者:归档文件形成单位或个人,即文件的署名者
题名:填写归档文件的标题,应完整,准确;对没有题名或不能反映文件内容的,应另行编写,用"[ ]"括起
日期:采用阿拉伯数字8位表示,可分两行书写
页数:该件材料总页数
要求:
每卷档案必须有详细的档案材料目录.目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写.具体要求:
(1),按照类别排列顺序及档案材料目录格式逐份逐项地进行填写;
(2),根据材料题目填写"题名".无题目的材料应拟定题目.题目过长,可适当简化.拟定题目或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点.凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加以注明;
(3),"日期"一般采用材料落款标明的最后时间.复制的档案材料,采用原材料形成时间.
(4),书面目录要工整,正确,清楚,美观,不得使用圆珠笔,铅笔,红色及纯蓝墨水书写目录.填写目录后,要检查核对,做到准确无误;
(5),书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用.
★卷内备考表的填写:后面填初次整理时间及人员姓名
中间填每年整理人,检查人,整理时间
4,检索工具
要求
企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账(案卷目录).项目包括:姓名,档号,存放地址,备注等.按姓氏笔画多少或第一个字母的顺序排列.每个姓氏后预留部分空格,常用姓要预留多一些."王,刘,李,张,"
职工档案用"10"或"ZG"来表示,下设1,在岗职工,2,退休职工,3,离岗职工,4,死亡职工,案卷号的表示如,"ZG1-1" "ZG2-1"
八、档案装具
档案卷皮 档案袋
卷皮规格:
长27.4厘米,宽20.5厘米;左边设三个装订线眼,眼距(从眼中心算起)8.3厘米;线眼中心距左侧边沿1.5厘米,上下线眼中心距上下边沿均为5.4厘米
材料:
一般可采用300克的单面白板纸加包布面,或只用布包边角,也可以用纸裱糊,但不宜过厚,以减轻档案重量
颜色:
应采用浅色,如浅黄,乳黄色等,不能用大红,大绿,或黑,蓝,紫等深色.卷面上的字,一律用正红色
项目:
"企业职工档案","姓名",字体与距离:
"企业职工档案"用楷体(72磅),字与卷面上边沿距离为7厘米
"姓名"用大一号宋体,与卷面下边沿相距5.5厘米,书写姓名不得用同音字或不规范的汉字
2 ,档案袋
规格:
长30厘米,宽23厘米,厚(折叠部分)2.5厘米
材料质量:
可根据条件选用较好的牛皮纸
袋面项目:
"企业职工档案袋","姓名","制作单位"
字体和字的颜色
与档案卷面同."单位"在"姓名"下边

其他的内容你可以看一下国家的相关规定和自己单位有档案的，你可以参考其样式进行整理就行！

员工档案包括那些东西

根据《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）第九条规定，企业职工档案的内容包括：
（一） 履历材料；
（二） 自传材料；
（三） 鉴定、考核、考察材料；
（四） 评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
（五） 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
（六） 奖励材料；
（七） 处分材料；
（八） 招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
（九） 其他可供组织参考的材料。

公司员工档案需要收集哪些资料

公司员工档案需要收集以下资料：
一、必须的资料
1、身份证复印件
注：①原件应审验，②二代身份证应正反面都复印在同一张A4纸上，③新进员工应在复印件空白处标注“此为本人真实身份证之复印件”，并签字确认。
2、证书复印件 注：①原件应审验，②证书包括职称书、学位证。
3、管理及技术岗位的员工，应有其原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明
4、近期免冠1寸彩照两张
5、工作申请表（包括附带的个人简历）
6、聘用岗位有要求的，应有岗位要求规定项目的县区级以上医院体验报告
7、从事保卫等重要岗位的，应有??部门开具的“无犯罪记录证明”
8、法规规定的特殊岗位，应有职业资格或从业资格证书复印件（原件应审验）
9、劳动合同正本一份
10、转正审批表

二、补充的资料
1、面试记录表、笔试考卷记录
2、职称证书、专业技术证复印件（原件应审验）
3、保密及竞业禁止协议正本
4、人事任免通知（指人力资源部门发出的人事任免文件复印件）
5、员工岗位变动资料
6、员工考核考察资料（包括月度考核、年度考核、晋升考察等资料）
7、员工奖励或处罚资料
8、员工薪资变动资料
9、员工社保手册原件（没有原件的应保存复印件）
10、员工离职审批表及移交记录
11、终止劳动关系通知书员工签收回执

三、档案保管
1、人事档案保管应由人力资源部门指定专人负责。
2、离职员工档案另存整理，档案应至少保留两年备查。
3、属于辞退、开除、自动离职的员工，其档案（应注意考勤、奖惩、考核、情况说明等资料）应特别审查后专项保存。

电子文件的归档管理有哪些具体要求？

电子文件的归档管理具体要求
电子文件归档的总要求：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。具体要求：
（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档；
（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；
（3）推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；
（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；
（5）特殊格式的电子文件，应存储载体中同时存在相应的查看软件；
（6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，归档电子文件应以盘为单位填写；
（7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录；
（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。

档案工作的条件构成要素有哪些内容

档案工作的基本原则是：统一领导、分级管理 、维护档案的完整与安全 、便于社会各方面的利用
（一）统一领导、分级管理
1．所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。
2．所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。各地方档案事业管理机关，要按照国家有关档案工作，统一规定和要求，结合本地区情况，制定本地区的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本地区档案工作。
3．所谓分专业管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。
4．实行党政档案和党政档案工作统一管理，关于党政档案统一管理，这是中国档案工作的特点，全世界仅此一家。前苏联也是党政档案分开管理。1959年以前，我国的档案工作也是党政档案分开管理，后来才高度集中在一起。
其内容是：一个机关党政、工、团档案，由机关档案室集中管理；各级党政机关形成具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理；党的系统、系统的档案工作，由档案事业管理机关统一进行指导、监督和检查。
党政档案工作统一管理的优点是：党政档案都是在贯彻党的路线、方针、政策中产生的，有着密切的联系，统一管理便于利用，党和的档案工作在管理原则、制度和方法上没有多大差别，统一管理，力量集中，指导统一，党政档案工作统一设置，符合精简原则。
（二）维护档案的完整与安全
这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。
维护档案的完整，有两方面的含义：
完整包括：
1．从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。
2．另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。
安全包括：
1．力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿命，即保证档案管理物质安全。 2．要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。
（三）便于社会各方面对档案的利用----根本目的。
1． 便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；
2．便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确。
3．便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。
4．便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。
我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用；离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。
我国档案工作基本原则把复杂的档案工作现象，高度概括为三句话，文字简明，但内涵丰富，揭示了档案工作的客观规律。它不仅对指导我国档案工作实践具有重要意义，对档案工作理论与实践的发展有很大的贡献。

员工人事档案包括哪些内容

你问的是人事档案中应该包括哪些材料吗？1、履历材料、2、学籍材料
3、组织关系材料4、工资材料5、奖励材料6、处分材料7、任免材料8、考核材料