房产公司工程档案管理办法

房产公司工程档案管理办法

一、总则

为规范房产公司工程档案管理工作，保证工程档案的完整性、真实性、可靠性及安全性，制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于房产公司及其下属开发项目的工程档案管理。

三、工程档案的定义

工程档案是指建筑工程及其配套设施、市政工程及其配套设施、园林绿化工程及其配套设施等建设项目的所有技术资料、工程文献、图纸、设计文件、施工记录、质量检查记录、竣工验收资料等档案材料的统称。

四、工程档案管理的基本原则

1. 完整性原则：工程档案应当按照完整性原则建立、整理、归档和管理，保证档案的完整、真实、可靠和安全。

2. 保密性原则：工程档案应当按照保密性原则管理，确保档案内容不被泄露。

3. 长期保存原则：工程档案应当按照长期保存原则管理，保证档案的长期保存和利用。

五、工程档案管理的职责

1. 开发项目部门应当按照国家有关规定和公司要求，建立工程档案管理制度，并组织实施。

2. 工程档案管理部门应当定期对工程档案进行检查、整理、归档和管理。

3. 工程档案管理部门应当负责保管工程档案，定期对工程档案进行备份和存储，确保档案的安全性。

4. 工程档案管理部门应当负责工程档案的使用和借阅，确保工程档案的正确使用和合法借阅。

5. 工程档案管理部门应当定期对工程档案进行审查和评估，确定档案的保存期限和处理方式。

六、工程档案的建立和整理

1. 工程档案应当在工程建设开始前建立，包括工程设计文件、招标文件、合同文件、施工图纸、质量检查记录、竣工验收资料等。

2. 工程档案应当按照文件编号、文件分类、文件归档等要求进行整理和归档，确保档案的完整性和可查性。

3. 工程档案应当采用电子化管理，建立电子档案库，并确保电子档案的安全性和可靠性。

七、工程档案的利用

1. 工程档案应当按照保密性原则管理，严格限制档案的查阅和复制，确保档案内容不被泄露。

2. 工程档案应当按照长期保存原则管理，定期进行档案的鉴定和评估，确定档案的保存期限和处理方式。

3. 工程档案应当按照需要进行利用，为工程建设和管理提供技术支持和信息服务。

八、工程档案的保密和安全

1. 工程档案应当按照国家有关规定和公司要求进行保密和安全管理，确保档案内容不被泄露和损毁。

2. 工程档案应当采取措施确保电子档案的安全性和可靠性

房地产开发公司档案怎么整理

房地产开发档案整理办法：
1.分类请参考
分部分项的划分
2.文件的编号规则都不一样，请参考当地的《建筑资料管理规程》这本书。北京对编号比较严格，其它很多地方不需要编号。
3.平时整理资料可以按分项整理，或者按施工顺序整理。前者组卷方便，后者偏于查询资料。
4.各部门收发资料时做个文件签收单，收了就签字。平时多做笔记，关于资料的，整理中出现什么暂时解决不了的问题可以先记上，防止忘记。
房地产开发面对的资料相对较多，有基建文件，施工文件等。建议按资料软件上的顺序和分类，整理资料。

如何做好房地产公司的档案管理

　　档案管理规定
　　第一章 总则
　　第一条 为加强文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档
　　案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。
　　第二条 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，
　　各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照
　　本制度的规定分别立卷归档。
　　第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负
　　责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备
　　案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的
　　档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
　　第二章 文书档案立卷归档方法
　　第一节 文件资料的收集管理
　　第四条 凡缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。
　　第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门
　　收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。
　　第六条 员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等
　　公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员
　　办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。
　　第七条 各系统、部门档案员的职责：
　　（一） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。
　　（二） 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。
　　（三） 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。
　　第二节 归档范围
　　第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典
　　型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
　　第九条 上级机关发来的与有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计
　　划等文件资料。
　　第十条 对外的正式发文与有关单位来往的文书。
　　第十一条 的请示与上级机关的批复；反映主要工作活动的报告、总结。
　　第十二条 内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工
　　作记录（表单）及工作简报。
　　第十三条 信访工作资料。
　　第十四条 与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
　　第十五条 管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
　　第十六条 的各种规章制度、实施细则、程序文件。
　　第十七条 的历史沿革、大事记及反映重要活动的剪报、照片、录音、录像
　　等。
　　第十八条 保密制度中规定的保密范围材料。
　　第十九条 重要设备档案、财会档案材料。
　　第三节 平时归卷
　　第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档
　　案员集中统一保管。
　　第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷
　　使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
　　第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐
　　全，加以整理，送交本部门档案员归卷。
　　第二十三条 档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保
　　存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
　　第四节 立卷
　　第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。
　　第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机
　　联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
　　第二十六条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
　　第二十七条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与
　　批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得
　　分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文
　　有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
　　第二十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复
　　文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一
　　年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在
　　会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
　　第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列
　　在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿
　　在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并
　　进行系统的排列。
　　第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。
　　第三十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
　　第三十二条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说
　　明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
　　第三十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
　　第三十四条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
　　（一） 案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按
　　裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三
　　孔一线封底打活结的方法装订。
　　（二） 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考
　　表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

　　注意：如果还有音像制品或录像等的文件，还要写在制度里。

房地产档案管理方案

中央国家机关房地产档案管理办法 第一条 为加强中央国家机关房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为中央国家机关房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，制定本办法。 第二条 中央国家机关房地产档案（以下简称房地产档案）是指在中央国家机关房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 本办法适用于国务院组成部门、直属特设机构、直属机构、办事机构、直属事业单位、部委管理的国家局，最高人民法院，最高人民检察院，有关人民团体，及其下属企事业单位（以下称各部门、各单位）房地产档案的管理。 第四条 房地产档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。 第五条 国务院机关事务管理局作为中央国家机关房地产工作主管部门（以下简称主管部门），负责制定房地产档案管理规章制度，指导和监督各部门、各单位的房地产档案管理工作，协调与地方政府档案业务部门的关系。 中央国家机关房地产档案工作接受国家档案行政主管部门的业务指导。 第六条 产权人负责房地产档案的收集、保存、移交和利用等工作。 各部门、各单位组织、领导并监督检查本部门、本单位内各产权人的房地产档案工作。 本办法所指产权人，即房屋所有权证、国有土地使用证中“所有权人”、“土地使用者”栏目记载的法人。未取得房屋所有权证、国有土地使用证的，出资人或主要出资人承担产权人的职责。 第七条 房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。 权属档案是指房地产权属登记、调查、测绘、转移、变更等工作中，形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变动情况等内容的文件材料。 建设工程档案是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中形成的文件材料。 使用管理档案是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。 第八条 房地产权属档案的归档范围包括： （一）产权人的身份证明、立项审批文件、建设工程规划许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证、工程竣工验收报告、国有土地使用证、房屋所有权证等； （二）房屋买卖合同、房产赠与书、房产析产协议书、房屋继承公证书、拍卖成交书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件或会议纪要等； （三）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等； （四）其他有关房地产的权属来源资料。 第九条 房地产建设工程档案的归档范围包括; （一）项目立项申报文件和批复； （二）项目用地批准文件、建设用地规划许可证； （三）规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图，建设工程施工许可证； （四）年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复； （五）竣工结（决）算报告； （六）竣工图及设备技术说明书、试运行报告； （七）工程建设档案验收合格备案文件、管线测量资料及竣工验收报告； （八）其他相关材料。 第十条 房地产使用管理档案的归档范围包括： （一）办公与业务用房使用管理档案 1.调配申请及批文； 2.使用协议; 3.物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录； 4.设施设备运行、维修、维护、改造等记录。 （二）住宅使用管理档案 1.住房申请、临时入住通知单、腾退旧房协议、调配通知单、集资建房协议； 2.职工住房档案; 3.周转住房的装修、制度设立及分配方案； 4.物业管理合同、费用支付单据、物业变更资料、物业管理工作的年度测评报告； 5.职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案； 6.住房的各类证明或信函。 第十一条 房地产档案归档应符合下列要求： （一）权属档案按照《城市房屋权属档案管理办法》有关规定归档；权属档案应为原件，原件已存其他档案馆或者确属另有重要用途的，可以是复印件或复制件，但须经产权人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件存放处。 （二）建设工程档案、使用管理档案按照国家《科技档案案卷标准》有关规定归档；除纸质文件外，有条件的还应保存缩微品及电子文件。 第十二条 各产权人以年度为单位，及时收集、保存和移交权属档案、建设工程档案、使用管理档案，并在国家法定法规的期限内完成归档；有隶属关系的各产权人，其档案移交工作须服从上级管理部门的决定。 使用人和物业服务单位根据实际需要收集、保存部分建设工程档案及使用管理档案。 建设工程停建、缓建的，建设工程档案由项目管理单位负责保存。 第十三条 房地产档案与现状不符时，产权人应及时变更档案。 第十四条 房地产档案不完备的，产权人应组织力量补制。 第十五条 权属档案应永久保存，建筑物续存期间应保存完整的建设工程档案，使用管理档案的保存期限由产权人根据实际情况设定。 第十六条 档案销毁需本单位档案管理部门同意，经上一级资产管理部门批准，档案销毁后应保存销毁清单。 第十七条 产权人对所移交的档案有优先利用权；其他单位或个人需调阅、抄录、复制房地产档案的，应经产权人及档案管理部门同意。 第十八条 产权人应指定专门机构，配备专兼职人员和必要的安全保护设施，建立健全档案管理制度，确保房地产档案的完整、准确、安全和有效利用，人员变动时须办理工作交接手续。 第十九条 主管部门结合房地产档案管理工作实际，定期组织开展档案检查和业务培训，提高房地产档案管理人员业务素质。 第二十条 主管部门和各部门、各单位应逐步采用先进技术，不断提高房地产档案管理的标准化、信息化水平。 检举回答人的补充 2009-05-31 10:56第二十一条 主管部门对在房地产档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。 第二十二条 违反本办法，有下列行为之一的，由主管部门通报批评；对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员依法应当给予行政处分的，由主管部门提出给予行政处分的建议，各部门、各单位应依法及时作出决定；情节严重构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。 （一）无故延期或者不按规定收集、保存和移交房地产档案的； （二）涂改、伪造、倒卖房地产档案的； （三）房地产档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的； （四）其他违反档案管理规定的行为。 第二十三条 中央企业单位及其他按照规定纳入中央国家机关土地管理范围单位的房地产档案管理参照本办法执行。 第二十四条 本办法由国务院机关事务管理局负责解释。 第二十五条 本办法自印发之日起施行。

城市房地产权属档案管理办法

第一章　总则第一条　为了加强城市房地产权属档案管理，保障房地产权利人的合法权益，有效保护和利用城市房地产权属档案，根据《中华人民共和国城市房地产管理法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，制定本办法。第二条　本办法适用于城市规划区国有土地范围内房地产权属档案的管理。第三条　房地产权属档案是城市房地产行政主管部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分。第四条　国务院建设行政主管部门负责全国城市房地产权属档案管理工作。
　　省、自治区人民政府建设行政管理部门负责本行政区域内的房地产权属档案的管理工作。
　　直辖市、市、县人民政府房地产行政主管部门负责本行政区域内的房地产权属档案的管理工作。
　　房地产权属档案管理业务上受同级城市建设档案管理部门的监督和指导。第五条　市（县）人民政府房地产行政主管部门应当根据房地产权属档案管理工作的需要，建立房地产权属档案管理机构，配备专职档案管理人员，健全工作制度，配备必要的安全保护设施，确保房地产权属档案的完整、准确、安全和有效利用。第六条　从事房地产权属档案管理的工作人员经过业务培训后，方可上岗。第二章　房地产权属档案的收集、整理和归档第七条　房地产权属登记管理部门应当建立健全房地产权属文件材料的收集、整理、归档制度。第八条　下列文件材料属于房地产权属档案的归档范围：
　　一、房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件。
　　（一）房地产权利人（自然人或法人）的身份（资格）证明，法人代理人的身份证明、授权委托书等；
　　（二）建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、土地使用权证书或者土地来源证明、房屋拆迁批件及补偿安置协议书、联建或者统建合同、翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收有关材料等；
　　（三）房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件，有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等；
　　（四）设定房地产他项权利的有关合同、文件等。
　　二、房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图；房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。
　　三、房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。
　　四、反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录像带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。
　　五、其他有关房地产权属的文件材料，包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件，历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等。第九条　每件（宗）房地产权属登记工作完成后，权属登记人员应当及时将整理好的权属文件材料，经权属登记负责人审查后，送交房地产权属档案管理机构立卷归档。任何单位和个人都不得将房地产权属文件材料据为己有或者拒不归档。国家规定不得归档的材料，禁止归档。第十条　归档的有关房地产权属的资料，应当是原件；原件已存城市建设档案馆或者经房地产管理部门批准决定的，可以是复印、复制件。复印、复制件应当由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件的存放处。第十一条　归档的房地产权属材料，应当做到书写材料合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保护的要求。第十二条　房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档。第三章　房地产权属档案的管理第十三条　房地产权属档案管理机构对归档的房地产权属文件材料应当及时进行登记、整理、分类编目、划分密级、编制检索工具。第十四条　房地产权属档案应当以丘为单元建档。丘号的编定按照国家《房产测量规范》标准执行。