甘肃水利工程档案管理办法

甘肃水利工程档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强甘肃省水利工程档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用工作，提高水利工程档案利用效益，制定本办法。

第二条 适用范围：本办法适用于甘肃省水利行政机关和水利企业、事业单位，以及其他涉及水利工程档案管理的单位和个人。

第三条 档案管理原则：依法管理、分类保管、严格审查、规范利用、保密安全。

第四条 档案管理职责：甘肃省水利行政机关应当加强对全省水利工程档案管理的领导和监督；各级水利行政机关、水利企业、事业单位应当按照有关规定，认真履行档案管理职责；档案管理部门应当认真履行档案管理职责，做到严格管理、规范操作。

第五条 档案管理机构：甘肃省水利行政机关设立水利工程档案管理机构，具体实施水利工程档案管理工作。

第六条 档案管理经费：各级水利行政机关、水利企业、事业单位应当按照有关规定，为档案管理工作提供必要的经费和物资保障。

第七条 档案管理的法律责任：违反本办法规定，损害水利工程档案的安全、完整和利用价值的，由有关部门依法追究法律责任。

第二章 档案的收集、整理和保管

第八条 档案的收集：各级水利行政机关、水利企业、事业单位应当按照有关规定，认真履行档案收集职责，及时将有关水利工程的档案纳入档案馆或者档案室。

第九条 档案的整理：各级水利行政机关、水利企业、事业单位应当按照有关规定，对有关水利工程的档案进行整理和鉴定，做到档案的真实、准确、完整和规范。

第十条 档案的保管：各级水利行政机关、水利企业、事业单位应当按照有关规定，将有关水利工程的档案纳入档案馆或者档案室，严格按照有关规定进行保管，做到档案的安全、完整和利用价值。

第三章 档案的利用

第十一条 档案的利用原则：档案利用应当依法、公开、公正、合理、有序。

第十二条 档案的利用方式：档案的利用可以采取查询、复制、摘抄、展览、出版等方式，但应当遵守有关法律法规和保密规定。

第十三条 档案的利用范围：档案的利用范围包括科研、文化、教育、经济建设等领域。

第十四条 档案的利用申请：申请利用档案，应当符合有关规定，并填写《档案利用申请表》，经过档案管理部门审核同意后，方可利用。

第十五条 档案的利用收费：档案的利用收费

水利工程建设项目档案验收管理办法的内容

第一章　总　则第一条　根据水利部《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480号）和国家档案局、国家发改委联合印发的《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号），为进一步加强对水利工程建设项目档案验收工作的监督、指导，规范档案验收工作行为，统一档案验收标准，确保档案验收质量，特制定本办法。第二条　本办法所称的档案验收是指各级水行政主管部门，依法组织的水利工程建设项目档案专项验收。第三条　档案验收依据《水利工程建设项目档案验收评分标准》（见附件，以下简称《评分标准》）对项目档案管理及档案质量进行量化赋分，满分为100分。验收结果分为3个等级：总分达到或超过90分的，为优良；达到70—89.9分的，为合格；达不到70分或“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到60分的，均为不合格。第四条　大中型以上和国家重点水利工程建设项目，应按本办法要求进行档案验收。档案验收不合格的，不得进行项目竣工验收。第五条　水利重大信息化建设项目及其他水利工程（含改建、扩建、除险加固等建设项目），可参照本办法进行档案验收。第二章　验收申请第六条　申请档案验收应具备的条件：（一）项目主体工程、辅助工程和公用设施，已按批准的设计文件要求建成，各项指标已达到设计能力并满足一定运行条件。（二）项目法人与各参建单位已基本完成应归档文件材料的收集、整理、归档与移交工作。（三）监理单位对本单位和主要施工单位提交的工程档案的整理情况与内在质量进行了审核，认为已达到验收标准，并提交了专项审核报告。（四）项目法人基本实现了对项目档案的集中统一管理，且按要求完成了自检工作，并达到《评分标准》规定的合格以上分数。第七条　项目法人在确认已达到第六条规定的条件后，应早于工程计划竣工验收的3个月前，按以下原则，向项目竣工验收主持单位提出档案验收申请：主持单位是水利部的，应按归口管理关系通过流域机构或省级水行政主管部门申请；主持单位是流域机构的，直属项目可直接申请，地方项目应经省级水行政主管部门申请；主持单位是省级水行政主管部门的，可直接申请。第八条　档案验收申请应包括项目法人开展档案自检工作的情况说明、自检得分数、自检结论等内容，并将项目法人的档案自检工作报告和监理单位专项审核报告附后。档案自检工作报告的主要内容：工程概况，工程档案管理情况，文件材料收集、整理、归档与保管情况，竣工图编制与整理情况，档案自检工作的组织情况，对自检或以往阶段验收发现问题的整改情况，按《评分标准》自检得分与扣分情况，目前仍存在的问题，对工程档案完整、准确、系统性的自我评价等内容。专项审核报告的主要内容：监理单位履行审核责任的组织情况，对监理和施工单位提交的项目档案审核、把关情况，审核档案的范围、数量，审核中发现的主要问题与整改情况，对档案内容与整理质量的综合评价，目前仍存在的问题，审核结果等内容。第三章　验收组织第九条　档案验收由项目竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责组织。第十条　档案验收的组织单位，应对申请验收单位报送的材料进行认真审核，并根据项目建设规模及档案收集、整理的实际情况，决定先进行预验收或直接进行验收。对预验收合格或直接进行验收的项目，应在收到验收申请后的40个工作日内组织验收。第十一条　对需进行预验收的项目，可由档案验收组织单位组织，也可由其委托流域机构或地方水行政主管部门组织（应有正式委托函）。被委托单位应在受委托的20个工作日内，按本办法要求组织预验收，并将预验收意见上报验收委托单位，同时抄送申请验收单位。第十二条　档案验收的组织单位应会同国家或地方档案行政管理部门成立档案验收组进行验收。验收组成员，一般应包括档案验收组织单位的档案部门，国家或地方档案行政管理部门、有关流域机构和地方水行政主管部门的代表及有关专家。第十三条　档案验收应形成验收意见。验收意见须经验收组2/3以上成员同意，并履行签字手续，注明单位、职务、专业技术职称。验收成员对验收意见有异议的，可在验收意见中注明个人意见并签字确认。验收意见应由档案验收组织单位印发给申请验收单位，并报国家或省级档案行政管理部门备案。第四章　验收程序第十四条　档案验收通过召开验收会议的方式进行。验收会议由验收组组长主持，验收组成员及项目法人、各参建单位和运行管理等单位的代表参加。第十五条　档案验收会议主要议程：（一）验收组组长宣布验收会议文件及验收组组成人员名单；（二）项目法人汇报工程概况和档案管理与自检情况；（三）监理单位汇报工程档案审核情况；（四）已进行预验收的，由预验收组织单位汇报预验收意见及有关情况；（五）验收组对汇报有关情况提出质询，并察看工程建设现场；（六）验收组检查工程档案管理情况，并按比例抽查已归档文件材料；（七）验收组结合检查情况按验收标准逐项赋分，并进行综合评议，讨论、形成档案验收意见；（八）验收组与项目法人交换意见，通报验收情况；（九）验收组组长宣读验收意见。第十六条　档案验收意见应包括的内容：（一）前言（验收会议的依据、时间、地点及验收组组成情况，工程概况，验收工作的步骤、方法与内容简述）；（二）档案工作基本情况：工程档案工作管理体制与管理状况；（三）文件材料的收集、整理质量，竣工图的编制质量与整理情况，已归档文件材料的种类与数量；（四）工程档案的完整、准确、系统性评价；（五）存在问题及整改要求；（六）得分情况及验收结论；（七）附件：档案验收组成员签字表。第十七条　对档案验收意见中提出的问题和整改要求，验收组织单位应加强对落实情况的检查、督促；项目法人应在工程竣工验收前，完成相关整改工作，并在提出竣工验收申请时，将整改情况一并报送竣工验收主持单位。第十八条　对未通过档案验收（含预验收）的，项目法人应在完成相关整改工作后，按本办法第二章要求，重新申请验收。第五章　附　则第十九条　本办法由水利部负责解释。第二十条　本办法自2008年10月10日起施行。附件：水利工程建设项目档案验收评分标准（略）

水利工程建设项目档案管理规定的第一章

总则第一条　为加强水利工程建设项目（以下简称水利工程）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。第二条　水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条　水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。第四条　本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

水利档案工作规定的规定内容

第二条 水利档案是指水利系统各单位，在从事水利工作及相关活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的不同形式的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分。第三条 水利档案工作是水利工作的重要组成部分，是维护水利工作历史真实面貌的一项重要工作。各单位应加强档案法规宣传，提高档案意识。第四条 水利档案工作实行统一领导、分级管理的原则。各单位应建立、健全档案工作，并加强领导，保证档案工作顺利进行。第五条 各单位应依法开展档案工作，把档案工作列入发展规划和工作计划，统筹安排档案工作所需经费，为维护档案的完整与安全创造条件，为档案的科学管理和档案信息的开发利用提供保障。第六条 水利部依法制定水利档案工作制度和发展规划，对水利档案工作进行监督和指导；水利部办公厅下设档案管理部门，负责具体业务工作。第七条 水利部直属单位和省级水行政主管机关应建立专门机构或配备专职档案人员，具体负责本机关各门类档案的集中统一管理和对所属单位档案工作的监督和指导；各级水行政主管机关，在档案业务工作上接受上级水行政主管机关和同级档案行政管理部门的监督和指导。第八条 各流域机构应建立档案馆，负责本流域应进馆档案资料的收集、管理和提供利用工作，并履行流域机构机关档案管理职能，对所属单位档案工作进行监督和指导。第九条 档案工作人员应具备档案专业知识和相关的专业技能，爱岗敬业，忠于职守。档案工作人员的职务、职称的晋升或评定，按国家有关规定执行，并享有专业技术人员的同等待遇。档案工作人员应保持相对稳定。第十条 各单位必须建立健全档案工作各项规章制度，明确相关人员的岗位职责与要求，确保各门类档案的集中统一管理和有效利用；档案保管条件应符合国家规范要求，保证档案安全；实现档案管理现代化、规范化、标准化。第十一条 各单位应归档的文件材料，由文书人员或业务部门的专人负责收集、整理，并按规定移交给本单位档案部门或档案工作人员，任何部门或个人不得据为己有，或拒绝归档。第十二条 水利档案在各单位保存一定时期后，应按规定向相关的档案馆移交。第十三条 水利科学技术研究和工程建设项目档案工作与项目进程实行同步管理，项目主管部门应认真把好科研成果和工程验收关，凡档案达不到规定要求的项目，不得进行鉴定或验收。第十四条 档案的鉴定、销毁、移交必须按国家有关规定进行，严禁擅自处理档案。第十五条 各级档案部门应加强基础业务建设，提高服务意识，大力开发档案信息资源，通过多种方式满足利用需求，为各单位的中心工作提供更好服务，并注意做好档案利用效果收集和档案基本数据的统计工作。第十六条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按国家有关规定办理。档案信息进入互联网，要加强管理，防止泄密。第十七条 各单位应对在档案工作中做出突出成绩的部门或人员，给予表彰和奖励。第十八条 对于违反档案法律法规和本规定的单位或个人，上级主管部门可采取通报批评等方式限期整改；对逾期未改，并负有直接责任的领导和具体责任人，上级主管部门可提出意见，按干部管理权限由人事部门予以处分。造成严重后果的，依法追究刑事责任。第十九条 本办法由水利部和国家档案局负责解释。第二十条 本办法自发布之日起施行。

如何加强水利部门的档案管理

1、提高对基层水利档案的认识 。水利档案管理机构应深入基层水利部门，搞好档案法规的宣传，提高基层水利工作者的认识。要灵活运用各种方式，如配发宣传手册、现场讲解宣传，提高一线档案管理人员的业务水平；主管部门应督促下属单位健全档案管理制度，进行合理的工作分工，明确各自职责，形成行之有效的监管监督体制。
2、建立专门的水利工程管理机构。单位管理者应指派专人来负责水利工程的档案管理工作，努力实现“统一领导”、“协调配合”、“专人负责”的管理模式，如果是尚未具备设置专门的档案管理部门，可以先行安排一名专业的工程档案管理人员进行管理；若完全有实力创建一个专门独立的水利工程档案管理部门的单位，应全部按照专业的专职档案管理人员。同时应注意与施工部门人员做好协调工作，将水利工程档案管理工作真正的融入到施工建设的全过程中。
3、提高管理人员的专业素质。水利档案管理人员不仅要具备档案专业管理知识，还应具备一定的水利工程专业知识，只有这样，才能更细致、更合理、更符合工程特点地制定相应的水利工程档案管理体系，有的放矢地要求水利工程专业技术人员及时归档，更好地做好水利档案管理工作。为此，要加强水利工程档案管理人员的业务培训，提高他们的档案管理水平，打造一支优秀的水利工程建设项目档案工作队伍，使水利档案实现标准化、规范化的管理有一个切实可行的保障。
4、改变管理方式，丰富收集手段。根据不同水利工程特点，拓宽档案收集渠道，变被动为主动收集档案资料，采取灵活多样的收集手段，适应水利工程档案管理的要求。对建设周期较长的大型水利工程档案收集，应与施工现场资料员及其他施工部门保持联系，及时沟通，随时掌握水利工程进展情况，分阶段催收档案资料，尽量避免原始档案资料遗失，从而保证工程档案的完整性和连续性。对建设周期较短的小型水利工程档案的收集，采取追踪收集的办法，主动到施工现场了解施工进度，及时掌握施工信息，指导和督促施工现场资料员，有针对性地收集档案资料，从而保证档案资料的完整性。
5、加强枢纽工程档案规范化管理。作为水利枢纽工程建设单位,为实现档案管理规范化,根据国家《档案法》、水利部的《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规,制定枢纽工程《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案管理人员岗位责任制》等管理规定,并严格按照执行,使水利枢纽工程档案从产生到形成的那一刻起就对它的真实性、完整性、准确性负责。枢纽工程建立了档案统计台帐,做到了帐实相符,做到查阅、借阅有登记,利用效果有记载,使档案业务管理工作井然有序。