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欢迎来到档案界!2024年11月25日
工程档案管理
工程档案存储管理办法是指在工程建设过程中,对工程档案进行存储、保管、整理和利用的一系列管理措施和方法。其主要目的是确保工程档案的安全、完整、可靠和便捷的使用,保证工程建设的质量和效益,并为后续的管理和维护提供依据。
下面是几点工程档案存储管理的重点:
1.档案存储设施的建设:要建立适合的档案存储设施,保证工程档案的安全存储。根据档案的数量和种类,可选用不同的存储设施,如防水、防火、防盗、防震等设施。
2.档案管理人员的培训和专业化:档案管理人员需要具备相关的档案管理知识和技能,能够熟练操作档案管理系统,对档案的存储、保管、整理和利用有深入的理解和经验。
3.档案管理制度的建立:建立科学的档案管理制度,明确档案的分类、命名、编制、整理、归档和利用的规范和流程。同时,要制定相应的档案保密制度和档案借阅、复制、销毁等操作规定,确保档案的安全和保密。
4.档案数字化:对工程档案进行数字化处理,建立电子档案库,便于档案的检索和利用。同时,还可以通过互联网和其他数字化手段,实现档案的远程共享和交流。
5.档案监管和评估:定期对档案进行监管和评估,检查档案的存储质量和档案管理工作的实施情况。根据评估结果,对档案管理工作进行改进和优化,提高档案管理的水平。
通过以上几点重点,可以有效地实现工程档案的存储管理,确保工程档案的安全、完整、可靠和便捷的使用。同时,也可以提高工程建设的质量和效益,为后续的管理和维护提供有力的支持。
1)归档应符合下列规定:
①归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程
②归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。
2)归档时间应符合下列规定:
①根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
②勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
3)勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,
建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。
4)工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。
5)勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
6)凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关规定的要求单独立卷归档。
工程管理文件资料分类:
1)工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料,归工程部合同专业;
2)图象、照片、录象,归综合管理部(工程结束时归档资料管理人员);
3)行政文件,归综合管理部;
4)工程施工技术及管理资料(音像资料等除外),归工程部。
以上内容参考:百度百科-建设工程文件归档整理规范
会博通档案管理系统:工程项目档案的全生命周期管理
从起草、审批到归档的自动化流程管理,与分布式的档案整理与数字化管理并行,全面实现纸质、电子档案的实时归档。
会博通档案管理系统:通过档案对工程项目进度进行实时监控
通过档案到位情况,实时监控工程项目进度,提高工程项目管理效率
会博通档案管理系统:工程项目档案的规范化应用
档案的规范化管理,全面权限控制存取,标准化借还管理
第一条 为加强城市管线工程档案管理,根据《中华人民共和国城市规划法》及《山东省档案条例》,结合本市实际,制定本办法。第二条 本办法所称城市管线工程档案是指城市市区内新建、改建、扩建的各种地上杆线、地下管线以及相关的地下工程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。第三条 本市城市市区内管线建设工程的档案管理适用本办法。第四条 市建设行政主管部门主管全市城市管线工程档案管理工作。市城建档案馆具体负责城市管线工程档案业务工作。
各专业管线管理部门应当按照各自职责,协同市建设行政主管部门做好城市管线工程档案管理工作。第五条 在城市道路、各种管线及其附近地段进行施工、挖掘、爆破、钻探等活动,建设单位在办理工程开工手续前,必须到城建档案馆查清该施工地段的管线情况,并与城建档案馆签订《建设工程竣工档案移交保证书》。未签订《建设工程竣工档案移交保证书》的,建设行政主管部门不予办理工程开工手续。第六条 城市管线工程的建设、施工单位应当按照批准的设计图纸施工,确需变更设计的,应当按规定办理变更设计手续,并如实反映在竣工图上。第七条 地下管线工程覆土前,建设单位必须委托持有国家统一颁发的《测绘资格证书》的单位,按市统一坐标系统进行竣工测量。第八条 管线工程竣工验收时,必须通知城建档案馆参加,对重要的管线工程,城建档案馆应当进行现场核验,建设单位及有关部门应当给予配合。第九条 管线工程竣工验收后六个月内,建设单位应当向城建档案馆移交下列档案资料:
(一)建设工程计划、规划、设计、用地、开工批准文件及其他审批材料;
(二)管线测量精度分析、测绘成果及竣工测量数据;
(三)管线工程施工技术文件材料和竣工验收文件材料;
(四)工程竣工图;
(五)其他有关档案资料。第十条 管线的改建、废弃以及重要部位的维修,建设单位和施工单位应当根据实际变动情况修改原竣工图,并于竣工后三个月内向城建档案馆报送修改部分的竣工档案。第十一条 管线工程竣工档案必须完整、准确、真实、清晰,反映现状,并由编制单位技术负责人签名盖章。第十二条 不符合要求的管线工程竣工档案,城建档案馆不予接收,建设单位应当重新测制。重新测制仍不合格的,由城建档案馆组织测制,测制费用由建设单位负担。第十三条 符合要求的管线工程档案由城建档案馆核发《山东省建设工程档案合格证书》,无《山东省建设工程档案合格证书》的,有关部门不予通过工程竣工验收。第十四条 市城建档案馆应当依据接收进馆的管线工程档案和各专业管线管理部门的专业管线图,及时修改全市管线综合图,对城市管线档案实行动态管理。
测绘单位应当向市城建档案馆汇交有关城市管线工程的1:500地形图、控制成果和管线测量成果。
专业管线管理部门应当向市城建档案馆提供专业管线图和有关资料,并及时报送更改、报废、漏测部分的现状图。第十五条 城市管线普查由市、县建设行政主管部门组织,所需探测、测量经费由管线产权单位承担,办公及综合图绘制费用从城市维护费中列支。第十六条 应当保密的管线工程档案,城建档案馆必须按照国家有关规定进行管理。第十七条 违反本办法规定的,由建设行政主管部门依照有关法规给予处罚。第十八条 本市行政区域内城镇管线工程档案管理参照本办法执行。第十九条 本办法自发布之日起施行。
法律分析:档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。工程档案(土建技术、质量、安全、经营;水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案)列为永久保存;人事档案列为长期保存;会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。
法律依据:《中华人民共和国国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》第十六条,档案保管期限分为永久、30年、10年三种。电子政务项目档案保管期限为30年的对应《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中的长期,保管期限为10年的对应短期。
法律分析:档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。
永久保存,就是无限期地尽可能长远地保存下去。
长期保存,一般是指档案须保存十六年至五十年左右;
短期保存,一般是指十五年以下。后两者称为定期保存。
工程档案(土建技术、质量、安全、经营;水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案)列为永久保存。
档号编制原则:档号是存取档案的代号,排架的依据,它反映档案分类体系和物理位置,必须符合唯一性、合理性和稳定性要求,并能适应计算机档号编制方法 档号基本结构组成是由标志、分类号、(一级分类、二级分类)年度号和案卷号组成。
档案一律存放在柜内,档案按工程竣工时间分区,按工程分类,按专业分号。按先后顺序整齐存放,并填写《竣工档案登记明细表》,档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。
法律依据:《建设工程质量管理条例》第四十条 在正常使用条件下,建设工程的最低保修期限为:
(一)基础设施工程、房屋建筑的地基基础工程和主体结构工程,为设计文件规定的该工程的合理使用年限;
(二)屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏,为5年;
(三)供热与供冷系统,为2个采暖期、供冷期;
(四)电气管线、给排水管道、设备安装和装修工程,为2年。
其他项目的保修期限由发包方与承包方约定。
建设工程的保修期,自竣工验收合格之日起计算。