工程档案管理办法及流程图

工程档案管理办法及流程图

工程档案管理办法：

1. 建立工程档案管理制度，明确档案的分类、命名规则、存储位置、借阅管理等具体要求。

2. 设立专门的档案管理部门或负责人，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。

3. 对工程档案进行分类，按照项目、部门、阶段、时间等维度进行管理，确保档案的整齐、清晰、易于查阅。

4. 制定档案的命名规则，统一命名方式，避免重名、乱名现象的发生。

5. 对重要的工程档案进行备份，确保档案的安全性和可靠性。

6. 对档案进行定期检查和维护，确保档案的完整性和准确性。

7. 对档案的借阅进行严格管理，确保档案的安全性和保密性。

流程图：

1. 收集工程档案：负责人按照规定的时间、范围和方式收集工程档案。

2. 整理工程档案：对收集的工程档案进行分类整理，按照规定的命名规则进行命名。

3. 归档工程档案：对整理好的工程档案进行归档，按照规定的存储位置进行存储。

4. 保管工程档案：对归档好的工程档案进行保管，定期检查和维护档案。

5. 查询工程档案：对需要查询的工程档案进行查询，提供相应的服务和支持。

6. 借阅工程档案：对需要借阅的工程档案进行严格管理，确保档案的安全性和保密性。

档案管理有哪些流程

档案管理有哪些流程
1、收集档案：档案的前身是文件，而文件是随着工作活动分散而形成的，为便于将来使用，需要挑选散乱的文件，选择其中重要部分集中保存，以便将来利用，从而形成档案收集工作。归档工作是指档案从分散到集中的过程，是档案工作的起点。
2、档案整理：档案工作人员拿到档案后，首先要把档案归类，包括归档编号，归档页码，撕开粘贴页，页号写错，重新编号，对可拆订的文件做拆订处理，以便在扫描时进行分批处理。
如发现褶皱不平影响后期扫描质量的文件，应作相应的处理；如果文件有破损，应首先进行技术修复，并做好标注；对破损严重无法修复扫描的文件，要做好区分标注。
3、档案鉴定：随着档案数量的不断增加，一些档案失去了保存价值，为了防止庞杂，需要剔除那些失去保存价值的档案，同时也要区分档案不同的保存价值，以实现档案的分级保管，发挥重要档案的作用，从而形成档案鉴定工作。
4、影像检查与处理：
扫描仪完成后，采用自动处理和人工逐幅检查图像质量，包括图像顺序与原始档案记录是否一致，有无漏扫、重张等现象，图像有无黑边、折角及图像偏斜度、清晰度、失真度等图像质量，并及时进行调整，保证图像顺序正确。
5、完整的 OCR识别：
若项目需要实现全文检索，则扫描图像处理完毕后需要使用专业的识别软件对数字图像进行全文 OCR。若使用者对识别成功率有严格要求，还需另加手工校对，校对结束后将版式还原转换为双层 PDF文件格式，可实现无障碍的全文检索。
6、提供利用：保存档案的目的是为各项工作提供服务，充分发挥档案功能。为使档案的作用能及时、充分地发挥，需要开辟各种途径，采取各种形式、方式，将档案的利用方法介绍给利用者，从而形成对档案的利用。

公司档案管理流程图

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

档案管理的工作流程与内容

　档案管理工作流程：
　　一、立卷归档
　　档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。
　　二、借阅
　　1、本单位人员借阅档案
　　由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
　　2、外单位人员查阅档案
　　查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
　　三、收集、交接、整理、统计工作
　　1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整
　　2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷
　　3、次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）
　　4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导
　　5、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷
　　6、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案
　　7、档案室对案卷进行分类、整理
　　8、编制档号
　　9、编制案卷目录等各种检索工具
　　10、入库
　　11、做好档案的统计、保安
　　12、开展档案的利用
　　13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工
　　四、鉴定销毁
　　档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

建筑公司工程管理部的规章制度和工作流程图

第一条 为规范基建工程施工管理，使基建工程管理有章可循，有据可依，特制定本制度。 第二条 单位工程开工报告审批。单位工程正式开工前，施工单位必须提交书面开工报告在工程管理部审核后，报领导批准。凡是未经批准开工的工程，施工单位不得擅自开工，否则后果自负。

第三条 施工单位进场。施工单位应按照的要求，及时组织进驻施工现场。进场前，施工单位必须按照规划提出临时设施申请报告，经审批后，施工单位应按照临时设施申请报告批准内容执行，不得随意增加内容和数量。若确实需要增加临时设施的内容和数量，需提出申请报告报批。

第四条 施工组织设计审核。施工单位承建工程，必须按照有关规定编制施工组织设计（一式五份），报工程部、监理、甲方代表及相关部门审查批准后执行。如有较大问题，应返回施工单位重新编报，时间限制在三天之内完成。

第五条 设计交底和施工图会审。工程项目开工前必须进行设计交底和施工图会审，由工程部负责组织使用部门、设计院、监理单位、施工单位及相关部门，召开设计交底和施工图会审会议。解决施工单位、监理单位和施工管理人员提出的问题，设计单位对所有问题必须给出书面答复。

第六条 工程协调会制度。为保证工程中有关问题得到及时协调和解决，由工程管理部（土建）门组织，定时召开工程协调会。协调和解决设计、施工中存在的问题；施工接口及交叉作业的有关问题；工程进度、质量、安全文明施工等问题；总平面布臵及其它涉及工程的有关问题。

第七条 工程质量管理。实行工程质量全方位、全过程、全员管理制，必须按照合同和国家建筑质量法规执行。工程部、设计院、监理单位、施工单位和设备供应单位均对工程质量负有责任和义务。各有关单位必须做到“组织机构、规章制度和责任制”三落实，防止任何质量事故发生。一旦发生质量事故必须申报，并按照“四不放过”的原则严肃查处。工程开工前，中标单位必须办理质量监督手续，遵守有关工程质量监督管理规章制度。

第八条 对工程材料、构配件和设备质量检测。凡是工程所用的主要材料、构配件和设备均应按照有关规定进行质量抽检。中标单位必须有健全的质量保证体系，对建筑工程使用的材料、构配件及设备的质量进行检测，建立质量检测档案，检测方法按照质量监督站的规定执行。施工现场监理人员必须严格进行质量检查，无合格证和不合格的材料、构配件和设备不准使用，并及时清除出场。

第九条 工程变更的审批。设计变更，需经建设单位、甲方代表、设计单位、监理单位共同协商同意后，报领导审批，并办理设计变更手续方可施工（详见《设计变更、变更设计、预算外签证审批管理办法》）。

第十条 工序交接及隐蔽工程验收签认。上道工序和隐蔽工程完工后，先由施工单位进行自检，合格后填报验收申请，报施工管理人员和监理单位进行验收签证认可。未经验收或验收不合格不得擅自进入下道工序，验收合格签证认可后方可进入下道工序，否则将严肃查处。

第十一条 施工计划月报。施工单位每月20日前提交下个月施工计划报告（一式五份），经工程部和监理单位审核同意后，报分管领导审批。施工单位必须采取有力措施，确保完成批准后的月度施工计划，不得无故拖延工期。施工单位按照审核确认的已完成工程形象进度和工程量如实填写工程进度款结算单，报财务部办理进度款结算手续。

第十二条 现场安全文明施工。中标单位必须坚决贯彻执行国家建设部最近发布的《建设工程施工现场管理规定》，结合现场实际情况，健全组织机构，设臵标语及告示牌，落实领导值班责任制及现场值班员责任制，制订出安全文明施工管理办法和措施，切实搞好现场安全文明施工工作，确保实现“工期、质量、投资”三大目标。特别应当做好防止交通、洪水、粉尘、雷电和高空坠物等事故发生，注意保护环境和防止扰民施工。中标单位必须接受建设单位安环部和现场监理人员监察，遵守及相关的安全文明监察规章制度。一旦发生安全事故必须申报，按照“四不放过”的原则严肃查处。

第十三条 施工临时电源管理。现场施工单位用电时，办理用电申请，同时提供用电负荷、用电设备清单及施工现场用电设备平面布臵图。建设单位负责提供施工临时电源接入点，并对临时电源的使用负管理、监督责任。

第十四条 工程竣工验收管理。工程竣工指按照工程设计施工图纸和施工合同的要求，完成全部施工内容，经甲乙双方、设计、和质量监督部门按照国家规范验收合格的工程。工程竣工验收分：竣工验收准备、初步验收、正式验收三步（详见：大唐呼伦贝尔能源开发《工程竣工验收管理办法》）。

五、综合

建筑工程资料员工作流程和整理的范围？

资料员负责工程项目的资料档案管理、计划、统计管理及内业管理工作。

一. 负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理。
1. 负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。竣工图采用散装方式折叠，按资料目录的顺序，对建筑平面图、立面图、剖面图、建筑详图、结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理。
2. 收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。来往文件资料收发应及时登记台帐，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。设计变更(包括图纸会审纪要)原件存档。所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，详细背书，并加盖公章。作好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。
二. 参加分部分项工程的验收工作
1. 负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档：负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标(包括质量资料审查记录、单位工程综合验收记录)作备案处理。对桩基工程、基础工程、主体工程、结构工程备案资料核查。严格遵守资料整编要求，符合分类方案、编码规则，资料份数应满足资料存档的需要。 2. 监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步：对施工单位形成的管理资料、技术资料、物资资料及验收资料，按施工顺序进行全程督查，保证施工资料的真实性、完整性、有效性。
3. 按时向档案室移交：在工程竣工后，负责将文件资料、工程资料立卷移交。文件材料移交与归档时，应有“归档文件材料交接表”，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。移交目录一式二份，双方各持一份。 4. 负责向市城建档案馆的档案移交工作：提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，取得《建设工程竣工档案预验收意见》，在竣工验收后将工程档案移交城建档案馆。
5. 指导工程技术人员对施工技术资料(包括设备进场开箱资料)的保管：指导工程技术人员对施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等技术资料分类保管交资料室。指导工程技术人员对工作活动中形成的，经过办理完毕的，具有保存价值的文件材料;一项基建工程进行鉴定验收时归档的科技文件材料;已竣工验收的工程项目的工程资料分级保管交资料室。
三. 负责计划、统计的管理工作
1. 负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表：在平时统计资料基础上，编制整个项目当月进度统计报表和其他信息统计资料。编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对,不得多报,早报,重报,漏报。
2. 负责与项目有关的各类合同的档案管理：负责对签订完成的合同进行收编归档，并开列编制目录。作好借阅登记，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得在案卷上随意划线、抽拆。
3. 负责向销售策划提供工程主要形象进度信息：向各专业工程师了解工程进度、随时关注工程进展情况，为销售策划提供确实、可靠的工程信息。

四. 负责工程项目的内业管理工作
1. 协助项目经理做好对外协调、接待工作：协助项目经理对内协调、部门间，对外协调施工单位间的工作。做好与有关部门及外来人员的联络接待工作，树立企业形象。
2. 负责工程项目的内业管理工作：汇总各种内业资料，及时准确统计，登记台帐，报表按要求上报。通过实时跟踪、反馈监督、信息查询、经验积累等多种方式，保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任，能够真实地再现施工时的情况，从而找到施工过程中的问题所在。对产生的资料进行及时的收集和整理，确保工程项目的顺利进行。有效地利用内业资料记录、参考、积累，为企业发挥它们的潜在作用。
3. 负责工程项目的后勤保障工作：负责做好文件收发、归档工作。负责部门成员考勤管理和日常行政管理等经费报销工作。负责对竣工工程档案整理、归档、保管、便于有关部门查阅调用。负责文字及有关表格等打印。保管工程印章，对工程盖章登记，并留存备案。
五. 完成工程部经理交办的其他任务 。

建筑类档案管理怎么分类啊？哪位好心的朋友指点一下~ 谢谢了！

一、基建工程项目档案管理的基本概念

二、基建档案收集范围及保管期限

三、工程项目建设各阶段文件收集与各方责任

四、基建工程文件和档案的整理

五、基建工程文件管理要求

一、基建工程项目档案管理的基本概念

1、定义：从项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产的全过程中形成的，应当归档的各种形式和载体的文件材料

2、分类：（1）前期管理文件；（2）监理文件；（3）施工技术文件及竣工图

二、基建档案收集范围及保管期限

1、基建文件：（1）决策立项文件；（2）建设用地征地、拆迁文件；（3）勘察、测绘、设计文件；（4）工程招投标及合同文件；

（5）开工文件；（6）商务文件；（7）竣工验收及备案文件

2、监理文件：（1）监理管理文件；（2）监理工作记录；（3）竣工验收文件

3、施工文件：（1）施工管理与验收文件；（2）施工管理资料；（3）施工技术资料；（4）施工测量记录；（5）施工物资资料；（6）施工记录；（7）施工试验记录；（8）施工质量验收记录

4、竣工图：（1）综合竣工图（包括市政、管综、地下构筑物等）；（2）建筑竣工图；（3）结构竣工图；（4）暖卫、燃气竣工图；（5）电气竣工图；（6）通风、空调竣工图；（7）电梯竣工图；（8）工艺竣工图（工业项目）

三、工程项目建设各阶段文件收集与各方责任

1、工程项目准备阶段形成的前期文件

▲由建设单位收集积累（立项、规划、征地、批复等）

▲勘察设计单位负责勘察、设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位移交有关设计基础资料/文件

2、工程项目施工阶段形成的文件

（1）项目实行总承包的由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理并提交总承包单位汇总

（2）由建设单位分别向几个单位发包的由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件

（3）项目监理文件由监理单位收集、积累

3、项目试运行阶段形成的文件

由试运行单位负责收集、积累在该阶段产生的各种文件

四、基建工程文件和档案的整理

1、关于图纸的折叠方法

根据规定，统一幅面为A4（297mm*210mm）

（1）需装订成册

（2）不需装订成册

**由上而下折，从右往左折，标题栏留在外面**

图框格式标准是在图样边缘处绘制的一种边框线，它对图样的使用和图样的绘制起着规定性的作用。

25mm
10(5)mm
10(5)mm

图样区

标题栏区

10(5)mm

外框为细实线，内框为粗实线

标题栏内标明图样的内容及图样所反映零、部件的名称、代号、使用材料、绘制图样的单位，负责人签字并注明图样的更改标记和变化情况等内容。

2、档案分类组卷

（1）一般要求

群体建筑物按单项工程组卷；单项工程按先文字材料后图纸，文字材料和图纸均再按专业分类组卷；几个工程共用一个文字材料的可单独组卷

（2）具体要求

① 组卷前要检查每一项目的施工技术文件、基建前期文件、竣工图是否收集齐全，图物相符。

② 文字性材料底稿一律使用档案要求的书写材料，字迹工整，易于长期保存。

③ 边会的竣工图应是新蓝图、图面整洁、字迹清楚，修改竣工图要符合规范要求。(底图卷放)

3、组卷具体方法

（1）一般的单项工程原则上文字材料和图纸要分开立卷。

（2）综合性大型工程按下列方法组卷：

① 基建前期文字材料按其反映的不同问题或名称分别组成一卷或若干卷。

② 施工技术文件、监理文件立卷按反映的不同专业和问题分别组成若干案卷。

③ 竣工图按其反映的不同专业组成若干案卷。

★★基建前期文件内容/问题组卷

第一卷：基建计划任务书等重要文件（项目建议书及批复、会议纪要、领导讲话等）

第二卷：建设用地征地、拆迁文件（用地许可证、地形图、选址报告及批准、拆迁协议书、报告等）

第三卷：地址勘探、测绘、设计招投标文件（地勘报告、测绘成果报告、初步设计、规划方案、招投标/设计、施工、监理文件）

第四卷：工程竣工总结

第五卷：工程概算、预算、决算

第六卷：工程监理文件

第七卷：其它文件

★★施工技术文件

（1）土建专业：① 建设工程规划许可证、开工证；② 施工组织设计及技术交底；③ 地基勘探、验槽及处理记录；④ 图纸会审、设计变更、洽商记录；⑤ 原材料实验报告；⑥ 施工试验报告；⑦ 施工记录；⑧ 预检记录（定位测量等）；⑨ 隐检记录；⑩ 工程质量事故处理记录；⑪ 验收记录；⑫ 新材料、新技术、新工艺；⑬ 其它

（2）暖卫、燃气（设备）专业：① 图纸会审、设计变更、洽商记录；② 预检记录；③ 隐蔽工程验收记录；④ 主要设备明细表及安装记录；⑤ 功能实验记录；⑥ 室外管线测量记录；⑦ 技术交底、施工日志；⑧ 竣工验收；⑨ 其它

（3）电气专业：① 图纸会审、设计变更、洽商记录；② 预检记录；

③ 隐蔽工程验收记录；④ 主要设备文件；⑤ 电气调试记录；⑥ 技术交底、施工日志；⑦ 发电、变电、供配电有关记录；⑧ 竣工验收

（4）通风、空调专业：① 图纸会审、设计变更、洽商记录；② 隐蔽工程验收记录；③ 主要设备文件；④ 实验记录；⑤ 设备调试记录；⑥ 竣工验收

（5）电梯专业：① 合同、设备文件；② 设计变更、洽商记录；③ 隐蔽工程验收记录；④ 主要设备明细表、检验证书等；⑤ 设备调试记录；⑥ 技术交底、施工日志；⑦ 竣工验收

（6）工艺专业（工业项目）：生产、机械设备安装、调试记录

★★竣工图

① 综合竣工图：总平面图、竖向布置、室外管网综合、设计总说明等；

② 建筑竣工图：建筑设计说明、总平面图、各层平面图、大样图、地下工程、电梯、楼梯、井道、防水、防火、门窗、厨卫等

③ 结构竣工图：△结构说明书、平剖面图、各层大样；△楼梯、电梯、预制梁、柱、板有关大样图、钢结构平剖面图；△模板图、钢筋数量配比、连接件大样图

④ 暖卫、燃气竣工图：△设计说明书；△设备平、剖面及大样图；△锅炉、泵房、热力点、调压站等辅助工程

⑤ 电气专业：△设计说明书；△相关的平、剖面及大样图；△变电站、锅炉房、空调机房、热交换站图纸

⑥ 通风、空调专业：△设计说明书；△相关的平、剖面及大样图

⑦ 电梯专业：△设计说明书；△部件安装图；△电气原理及布置图、设备相关表格

⑧ 工艺专业：△工艺流程图；△设备平面布置图；△生产设备相关图纸；△设备安装施工图

4、卷内文件排列

（1）图纸排列

按图纸目录顺序，按专业分别排列（建筑、结构、水暖电气、设备（随主体工程配套设施，如中央空调等））

无目录的，按整体→局部顺序排列

（2）文字材料排列

① 按重要程度

批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后

② 按时间顺序

5、案卷编目

（1）编页号

① 卷内文件有书写内容的页面一律编写页号

② 页号编写位置

单面书写的在右下角；双面书写的正面在右下角、背面在左下角

③ 页号编写方法

△案卷装订的以每卷为单位，按顺序编写页号

△案卷不装订的以每份文件为单位，从1起按顺序编号

（2）填写卷内目录（卷内文件明细表）

序号、文件编号（文件号或图号）、责任者（文件直接编制部门、署名者）、文件材料题名（每份文件标题全称）、日期、页号（如案卷装订填写每份文件首页页号，最后一份文件首尾页号都填；如案卷不装订填写每份文件页数）、备注（对文件的特殊情况说明）

（3）填写卷内备考表

记载归档前后卷内文件变化情况、基本情况，放在每一案卷最后一页）

填写内容：

① 本卷共×件×页

② 立卷人、检查人、日期

③ 互见号（反映同一内容而载体形式不同，并另行保存的档案案卷的编号，应注明档案载体的形式）

（4）案卷封面编制

① 案卷题名：项目名称（代字或代号）、项目专业/阶段名称、文件名称

② 立卷单位（编制单位）：填写负责文件组卷部门或项目负责部门

③ 起止日期：填写案卷内文件的起止日期。应注意不要把形成日期误认为归档日期。

④保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限

⑤密级：依据保密规定填写划定的等级

⑥档号：档案案卷编号：分类号＋顺序号

归档章：

档号
件号

J.1--1
1

6、案卷装订

（1）图纸可不装订，文字材料装订

（2）永久保存的文件去掉金属钉

（3）采用不装订形式的要在每份文件右上角加盖档号章

7、编制检索工具(抄写案卷目录)

五、基建工程文件管理要求：

1、实行“三纳入”和“四同步”管理：将其形成、积累纳入科技、生产、基建工作计划，纳入科技、生产等工作程序、纳入有关部门和有关人员的职责范围。实行“四同步”：下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。

2、将其形成、积累列入经济责任制考核范围

3、档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优评奖活动，以确保科技文件的完整、准确、系统。