工程档案室管理办法

工程档案室管理办法

一、总则

为规范工程档案室管理工作，保障工程档案的安全、完整、可靠、易查，提高工程档案利用率，制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于本单位工程档案室的管理。

三、工程档案室的建立

1、工程档案室是本单位对工程档案材料进行保存、管理、利用的专门场所。

2、工程档案室应当设立在有关部门或单位的档案室内，或者独立设置。

3、工程档案室应当符合国家有关规定，具备保存、管理、利用工程档案的条件。

四、工程档案管理人员的职责

1、工程档案管理人员应当熟悉国家有关档案管理的法律、法规和规定，掌握工程档案管理的基本知识，能够正确处理档案管理中的各种问题。

2、工程档案管理人员应当认真做好工程档案的整理、分类、编目、鉴定、装订、保存、借阅和服务等工作。

3、工程档案管理人员应当严格遵守档案保密制度，确保工程档案的安全。

五、工程档案的整理、分类、编目、鉴定、装订

1、工程档案应当按照时间、项目、性质、用途等要求进行分类。

2、工程档案应当进行鉴定，确保档案的真实性、准确性和完整性。

3、工程档案应当进行装订，保证档案的整洁、美观、易查。

六、工程档案的保存

1、工程档案应当按照国家有关规定进行保存。

2、工程档案应当定期进行检查、整理、修补、翻新和消毒等工作。

七、工程档案的借阅和服务

1、工程档案应当按照国家有关规定进行借阅。

2、工程档案管理人员应当为用户提供优质的档案服务，解答用户疑问，协助用户查阅档案。

八、工程档案的利用

1、工程档案应当按照国家有关规定进行利用。

2、工程档案管理人员应当为用户提供优质的档案服务，协助用户利用档案。

九、工程档案室的安全

1、工程档案室应当加强安全防范意识，做好防火、防盗、防潮等工作。

2、工程档案室应当定期进行安全检查，发现问题及时处理。

十、工程档案室的管理

1、工程档案室应当建立健全工作制度，确保工作有序开展。

2、工程档案室应当定期进行工作总结和质量评估，提高工作效率和质量。

十一、附则

1、本办法自发布之日起正式实施。

2、本办法解释权归本单位档案管理部门所有。

厦门市地下管线工程档案管理办法

第一条　为加强城市地下管线工程档案管理，保障地下管线安全，充分发挥地下管线工程档案在城市规划建设管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。第二条　本市行政区域内已建以及新建、扩建、改建的地下管线工程档案的管理，适用本办法。
　　本办法所称地下管线是指给水、排水、燃气、工业、热力、电力、电信、广播电视等地下管（沟）道和电缆。第三条　市建设行政主管部门是本市地下管线工程档案管理的行政主管部门，负责组织实施本办法。
　　区建设行政主管部门按本办法规定负责接收地下管线工程档案资料，并实施相应的监督管理。第四条　市城市建设档案馆（以下简称市城建档案馆）具体负责地下管线工程档案的管理和利用工作，其主要职责为：
　　（一）接收、鉴定、统计、保管地下管线工程档案资料；
（二）负责市地下管线信息数据库和管线信息系统的建立、管理、维护和更新；
　　（三）为城市规划、建设、管理提供地下管线工程档案资料服务。第五条　各专业地下管线工程管理部门在办理地下管线工程施工批准手续时，应将批准情况抄送市城建档案馆并在行政机关的网站上公布批准情况。第六条　地下管线工程的建设应严格按照批准的设计图施工。设计变更的，应按规定办理批准手续，并如实反映在竣工图上。第七条　管线建设单位在地下管线工程竣工验收前应交由具备相应测绘资格的单位，按照国家、省、市有关技术标准、技术规程进行竣工测量。平面坐标系统、高程系统、图幅分幅和编号应符合规定。实施监理的地下管线工程，监理单位应对地下管线工程档案资料进行审查确认。
　　对重要的地下管线工程施工中档案资料的形成，市城建档案馆或区建设行政主管部门可进行现场监督检查，有关部门、单位应给予配合。第八条　建设单位应在地下管线工程竣工验收后三个月内，按规定向市城建档案馆或区建设行政主管部门报送下列档案资料：
　　（一）地下管线工程项目的规划、设计、施工批准文件；
（二）竣工测量原始记录；
（三）地下管线成果表；
（四）地下管线工程竣工图（含平面图、横断面图、纵断面图、局部图）。
　　地下管线工程竣工档案必须完整、准确、真实，并由编制单位负责人签名盖章。第九条　地下管线投入使用后，涉及管位、管径、标高变动的改建、扩建或者维修，建设单位应当根据实际变动情况修改原竣工图，并于竣工验收后三个月内向市城建档案馆或区建设行政主管部门报送修改部分的工程竣工档案。第十条　地下管线废弃不使用的，地下管线权属单位应自废弃不使用之日起一个月内向市城建档案馆或区建设行政主管部门书面报告。第十一条　同安区、翔安区、集美区、海沧区建设行政主管部门应按本办法第八条、第九条、第十条的规定，接收区立项或由区建设行政主管部门实施工程质量安全监督管理的地下管线工程档案资料，并于接收后一个月内向市城建档案馆移交。
　　前款规定以外的地下管线工程档案资料，由建设单位直接向市城建档案馆报送。第十二条　多种地下管线统一铺设施工时，可由建设单位协商确定的单位按本办法规定编制地下管线工程档案资料，并负责报送；没有协商或者协商不成的，由各管线建设单位各自编制地下管线工程档案资料，并分别报送。第十三条　市城建档案馆或区建设行政主管部门对建设单位报送的地下管线工程档案资料应进行即时查验。对报送的档案资料不齐全或不符合法定形式的，应当当场或者在五个工作日内一次性告知需要补正的全部内容；对符合第八条规定要求的，应于七个工作日内出具书面收件凭证。第十四条　市城建档案馆应根据建设单位报送以及区建设行政主管部门移交的地下管线工程档案资料，及时将数据录入地下管线信息数据库，实行动态管理。第十五条　建设单位不按期报送地下管线工程档案资料或报送的地下管线工程档案资料不符合规定要求的，市城建档案馆或区建设行政主管部门应责令其限期报送；逾期仍不报送的，可由市城建档案馆委托具备相应测绘资格的单位进行测绘，测绘费用由建设单位承担。
　　工程施工中发现城市地下管线信息数据未作记录的地下管线，建设单位或施工单位应及时报告市城建档案馆或区建设行政主管部门。市城建档案馆或区建设行政主管部门应责令未按本规定报送档案资料的地下管线权属单位向市城建档案馆或区建设行政主管部门报送地下管线工程档案资料。

城市地下管线工程档案管理办法

第一条　为了加强城市地下管线工程档案的管理，根据《中华人民共和国城市规划法》、《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等有关法律、行政法规，制定本办法。第二条　本办法适用于城市规划区内地下管线工程档案的管理。
　　本办法所称城市地下管线工程，是指城市新建、扩建、改建的各类地下管线（含城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线）及相关的人防、地铁等工程。第三条　国务院建设主管部门对全国城市地下管线工程档案管理工作实施指导、监督。
　　省、自治区人民政府建设主管部门负责本行政区域内城市地下管线工程档案的管理工作，并接受国务院建设主管部门的指导、监督。
　　县级以上城市人民政府建设主管部门或者规划主管部门负责本行政区域内城市地下管线工程档案的管理工作，并接受上一级建设主管部门的指导、监督。
　　城市地下管线工程档案的收集、保管。利用等具体工作，由城建档案馆或者城建档案室（以下简称城建档案管理机构）负责。
　　各级城建档案管理机构同时接受同级档案行政管理部门的业务指导、监督。第四条　建设单位在申请领取建设工程规划许可证前，应当到城建档案管理机构查询施工地段的地下管线工程档案，取得该施工地段地下管线现状资料。第五条　建设单位在申请领取建设工程规划许可证时，应当向规划主管部门报送地下管线现状资料。第六条　在建设单位办理地下管线工程施工许可手续时，城建档案管理机构应当将工程竣工后需移交的工程档案内容和要求告知建设单位。第七条　施工单位在地下管线工程施工前应当取得施工地段地下管线现状资料；施工中发现未建档的管线，应当及时通过建设单位向当地县级以上人民政府建设主管部门或者规划主管部门报告。
　　建设主管部门、规划主管部门接到报告后，应当查明未建档的管线性质、权属，责令地下管线产权单位测定其坐标、标高及走向，地下管线产权单位应当及时将测量的材料向城建档案管理机构报送。第八条　地下管线工程覆土前，建设单位应当委托具有相应资质的工程测量单位，按照《城市地下管线探测技术规程》（CJJ61）进行竣工测量，形成准确的竣工测量数据文件和管线工程测量图。第九条　地下管线工程竣工验收前，建设单位应当提请城建档案管理机构对地下管线工程档案进行专向预验收。第十条　建设单位在地下管线工程竣工验收备案前，应当向城建档案管理机构移交下列档案资料：
　　（一）地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图；
　　（二）地下管线竣工测量成果；
　　（三）其他应当归档的文件资料（电子文件、工程照片、录像等）。
　　城市供水、排水、燃气、热力、电力、电讯等地下管线专业管理单位（以下简称地下管线专业管理单位）应当及时向城建档案管理机构移交地下专业管线图。第十一条　建设单位向城建档案管理机构移交的档案资料应当符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）的要求。第十二条　地下管线专业管理单位应当将更改、报废、漏测部分的地下管线工程档案，及时修改补充到本单位的地下管线专业图上，并将修改补充的地下管线专业图及有关资料向城建档案管理机构移交。第十三条　工程测量单位应当及时向城建档案管理机构移交有关地下管线工程的1：500城市地形图和控制成果。
　　对于工程测量单位移交的城市地形图和控制成果，城建档案管理机构不得出售、转让。第十四条　城建档案管理机构应当绘制城市地下管线综合图，建立城市地下管线信息系统，并及时接收普查和补测、补绘所形成的地下管线成果。
　　城建档案管理机构应当依据地下管线专业图等有关的地下管线工程档案资料和工程测量单位移交的城市地形图和控制成果，及时修改城市地下管线综合图，并输入城市地下管线信息系统。第十五条　城建档案管理机构应当建立、健全科学的管理制度，依法做好地下管线工程档案的接收、整理、鉴定、统计、保管、利用和保密工作。第十六条　城建档案管理机构应当建立地下管线工程档案资料的使用制度，积极开发地下管线工程档案资源，为城市规划、建设和管理提供服务。第十七条　建设单位违反本办法规定，未移交地下管线工程档案的，由建设主管部门责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5％以上10％以下的罚款；因建设单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，建设单位依法承担相应的责任。

邮电建设工程项目档案资料管理办法

第一章　总则第一条　为加强邮电建设工程项目档案资料管理工作，促进建设工程项目档案管理工作的科学化、制度化、规范化，确保建设工程项目档案资料的齐全、完整、准确、系统、安全，符合归档要求，充分发挥档案资料在工程建设、生产管理、设施维护及改建、扩建中的作用，保障邮电通信建设持续、快速、健康的发展，特制定本办法。第二条　邮电建设工程项目档案是指从建设工程项目的提出、立项、审批、勘测设计、施工、到竣工投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的各种形式与载体的文件材料。第三条　邮电建设工程项目档案资料管理是邮电工程管理工作的重要组成部分，是维护邮电建设历史真实面貌的一项重要工作。各级邮电管理部门必须重视和加强对工程建设档案工作的领导，维护邮电建设档案的完整、准确，确保档案资料的安全和提供有效利用。第四条　邮电建设工程项目档案资料管理工作实行统一领导分级负责的原则，形成以邮电部为中心，各省（自治区、直辖市）邮电管理局为骨干，地（市）、县邮电局及其他邮电企、事业单位为基础的管理网络，保证邮电建设工程项目档案资料的收集、保管和利用。第五条　本办法适用于邮电系统所有固定资产投资项目所产生档案资料的综合管理工作。第二章　组织分工与职责第六条　建设单位应确定一位领导主管工程档案工作，检查、研究、解决建设工程项目档案管理工作中存在的问题。凡建设工程项目，必须设置档案室或专（兼）职档案员，负责项目档案的收集、整理及项目建设中档案资料的保管和利用，凡兼职档案员要以此项工作为主。第七条　建设单位的档案部门要掌握本单位建设工程项目计划，并对所辖范围建设工程项目档案工作进行业务指导、监督、检查。第八条　建设单位应从工程立项开始，就把档案资料管理工作纳入建设管理工作计划、纳入建设工作程序、纳入工程管理部门职责范围和技术人员岗位责任制。使文件材料的形成、积累、更改、立卷、归档与工程建设同步。第九条　工程管理部门应为档案资料保管和提供利用配备必要的设备。第十条　建设单位在与施工、安装、设备供应等单位签定的合同中，应将档案资料的要求、套数、交验等问题列入合同。第三章　文件材料形成、收集、整理第十一条　建设工程项目中应归档保存的技术文件材料的形成，要做到及时、完整、准确、符合归档要求。第十二条　建设工程项目档案资料收集范围参照国家档案局、国家计委（1988）4号文件及邮电部（1987）厅发字8号文件执行。第十三条　建设工程项目档案资料的整理
　　（一）建设工程项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。
　　实行工程现场指挥机构管理的建设工程项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整准确的项目档案资料。
　　（二）建设工程项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总整理。
　　（三）竣工图按国家基本建设委员会（82）建发施字50号文件规定绘制；要做到竣工图图物相符，技术文件材料图样清晰、字迹清楚，不得用易褪色变质的材料书写、绘制。
　　（四）案卷要求分类科学，组卷合理。卷内文件按形成规律排列有序。各单项工程文字材料按项目、竣工图按专业分门别类合理地组成若干卷册。
　　（五）上级主管部门下达的工程建设依据文件只有一份时，由主送单位存档。红线图、土地使用证等原件只有一份时，必须存建设单位，其它单位根据需要存复印件，复印件上注明原件保存单位并加盖建设单位公章。第十四条　案卷质量要求：
　　（一）案卷构成规范参照GB／T11822—89《科学技术档案案卷构成一般要求》执行。
　　（二）案卷页号编写位置：单面书写的文件材料在右上角；双面书写的文件材料正面的右上角，背面在左上角。
　　（三）设备随机资料已装订并利于长期保存的可保持原样，不须重新装订。
　　（四）外文资料题名要译成中文，案卷脊背须标明档号。第四章　档案资料的验收第十五条　建设工程项目档案的验收是工程验收的重要组成部分。须与建设项目的单项工程验收、初步验收、竣工验收同步进行。如果工程规模大，产生的档案资料多，也可在工程初验后，竣工验收前进行档案资料的预验收。

淄博市城市管线工程档案管理办法

第一条　为加强城市管线工程档案管理，根据《中华人民共和国城市规划法》及《山东省档案条例》，结合本市实际，制定本办法。第二条　本办法所称城市管线工程档案是指城市市区内新建、改建、扩建的各种地上杆线、地下管线以及相关的地下工程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。第三条　本市城市市区内管线建设工程的档案管理适用本办法。第四条　市建设行政主管部门主管全市城市管线工程档案管理工作。市城建档案馆具体负责城市管线工程档案业务工作。
　　各专业管线管理部门应当按照各自职责，协同市建设行政主管部门做好城市管线工程档案管理工作。第五条　在城市道路、各种管线及其附近地段进行施工、挖掘、爆破、钻探等活动，建设单位在办理工程开工手续前，必须到城建档案馆查清该施工地段的管线情况，并与城建档案馆签订《建设工程竣工档案移交保证书》。未签订《建设工程竣工档案移交保证书》的，建设行政主管部门不予办理工程开工手续。第六条　城市管线工程的建设、施工单位应当按照批准的设计图纸施工，确需变更设计的，应当按规定办理变更设计手续，并如实反映在竣工图上。第七条　地下管线工程覆土前，建设单位必须委托持有国家统一颁发的《测绘资格证书》的单位，按市统一坐标系统进行竣工测量。第八条　管线工程竣工验收时，必须通知城建档案馆参加，对重要的管线工程，城建档案馆应当进行现场核验，建设单位及有关部门应当给予配合。第九条　管线工程竣工验收后六个月内，建设单位应当向城建档案馆移交下列档案资料：
　　（一）建设工程计划、规划、设计、用地、开工批准文件及其他审批材料；
　　（二）管线测量精度分析、测绘成果及竣工测量数据；
　　（三）管线工程施工技术文件材料和竣工验收文件材料；
　　（四）工程竣工图；
　　（五）其他有关档案资料。第十条　管线的改建、废弃以及重要部位的维修，建设单位和施工单位应当根据实际变动情况修改原竣工图，并于竣工后三个月内向城建档案馆报送修改部分的竣工档案。第十一条　管线工程竣工档案必须完整、准确、真实、清晰，反映现状，并由编制单位技术负责人签名盖章。第十二条　不符合要求的管线工程竣工档案，城建档案馆不予接收，建设单位应当重新测制。重新测制仍不合格的，由城建档案馆组织测制，测制费用由建设单位负担。第十三条　符合要求的管线工程档案由城建档案馆核发《山东省建设工程档案合格证书》，无《山东省建设工程档案合格证书》的，有关部门不予通过工程竣工验收。第十四条　市城建档案馆应当依据接收进馆的管线工程档案和各专业管线管理部门的专业管线图，及时修改全市管线综合图，对城市管线档案实行动态管理。
　　测绘单位应当向市城建档案馆汇交有关城市管线工程的1：500地形图、控制成果和管线测量成果。
　　专业管线管理部门应当向市城建档案馆提供专业管线图和有关资料，并及时报送更改、报废、漏测部分的现状图。第十五条　城市管线普查由市、县建设行政主管部门组织，所需探测、测量经费由管线产权单位承担，办公及综合图绘制费用从城市维护费中列支。第十六条　应当保密的管线工程档案，城建档案馆必须按照国家有关规定进行管理。第十七条　违反本办法规定的，由建设行政主管部门依照有关法规给予处罚。第十八条　本市行政区域内城镇管线工程档案管理参照本办法执行。第十九条　本办法自发布之日起施行。

本溪市城市地下管线工程档案管理办法

第一章　总则第一条　为充分发挥地下管线工程档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国城乡规划法》、《中华人民共和国档案法》、《辽宁省城市地下管线管理办法》等有关法律、法规规定，结合本市实际，制定本办法。第二条　本市城市规划区内的地下管线工程档案的收集、保管、利用等管理活动，适用本办法。

　　本办法所称城市地下管线工程，是指城市新建、扩建、改建的各类地下管线，含城市供水、排水、燃气、热力、电力、通讯、工业、人防、隧道等工程。

　　本办法所称城市地下管线工程档案，是指在城市地下管线规划、建设、管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的文件材料。第三条　市规划建设行政主管部门负责本市城市地下管线工程档案管理工作。

　　市城建档案管理机构负责依法做好地下管线工程档案的接受、整理、鉴定、统计、保管、利用和保密工作，为城市规划、建设和管理提供信息服务和技术支持。

　　财政、发展改革、国土资源、档案、水务、公安、人防、通信等部门按照各自职责，做好地下管线档案相关管理工作。第二章　档案归集第四条　新建地下管线工程开工前，建设单位应当到市城建档案管理机构办理地下管线工程建档手续。市城建档案管理机构应当将需移交的工程档案要求及形式以书面形式告知建设单位，并对其档案归集工作进行业务指导。第五条　建设单位在地下管线工程覆土前，应当委托具有相应资质的工程测量单位，按照《城市地下管线探测技术规程》进行竣工测量，形成准确的竣工测量数据文件和管线工程测量现状图，经市城建档案管理机构委托专业机构复核后予以归档。

　　建设单位在施工过程中发现未标注的地下管线，应当立即通知市规划建设行政主管部门，由市规划建设行政主管部门组织地下管线的产权、管理单位进行现场认定，经认定后有权属单位的，由管线的权属单位负责补测，经复核后将相关档案资料移交市城市建设档案管理机构；无权属单位的由建设单位予以拆除。第六条　新建、改建、扩建的地下管线工程档案，建设单位应当按照《建设工程文件归档整理规范》要求，在地下管线工程竣工验收备案前向市城建档案管理机构移交下列档案资料：

　　（一）地下管线工程规划、设计、施工批准文件及招投标等其他前期审批文件；

　　（二）地下管线工程施工技术文件、监理文件；

　　（三）地下管线工程竣工验收文件及竣工图；

　　（四）地下管线工程竣工测绘成果及测量数据，含电子档案数据；

　　（五）地下管线工程的照片、录像及电子文件；

　　（六）配套附属工程档案和其他应当归档的文件材料。

　　地下管线工程建设单位向市城建档案管理机构移交的地下管线工程档案应当真实、准确、完整，不得涂改、伪造。市城建档案管理机构应当按照国家有关规定对建设单位移交的地下管线工程竣工档案 （含竣工测量成果）进行核实、确认。建设单位报送的地下管线工程档案符合要求的，市城建档案管理机构应在五日内办理接受手续，并向建设单位颁发档案合格证；不符合要求的，市城建档案管理机构应以书面形式告知建设单位需补正的内容及移交要求，由建设单位重新编制后移交。第七条　市规划建设行政主管部门在办理工程竣工验收备案手续时，必须查验建设单位的档案合格证。第八条　城市供水、排水、燃气、热力、电力、通信、工业、人防、隧道等地下管线专业管理单位，应当按照市规划建设行政主管部门要求，对本办法实施前已经形成的地下管线工程基础信息进行普查。

　　市规划建设行政主管部门应委托专业机构对地下管线专业管理单位提供的地下管线位置关系、规模大小、功能属性、产权归属、运行年限等普查基础信息进行认定、核实，信息经确认后，由地下管线权属、管理单位按照《建设工程文件归档整理规范》要求将档案的备份资料移交市城建档案管理机构保存。第九条　因抢修、迁移、变更或废弃导致地下管线发生改变的，地下管线的产权、管理单位应当将迁移、变更、废弃部分的地下管线工程档案修改、补充到本单位的地下管线专业图上，并自地下管线迁移、变更、废弃之日起30内，将修改后的专业图及有关档案向市城建档案管理机构移交。

如何做好工程档案管理

　　1、首先必须制定工程资料管理制度，制定工程资料整编方案
　　制度是执行路线的保证，坚持持证上岗，明确岗位责任制，明确各施工管理人员记录的工程资料内容，以便资料员收集索取。工程资料整编方案是工程资料整理的依据，如在方案中要明确各施工检验批的划分数量、各种材料的检验批次、检查点数、个施工工序的检查验证部位，以便工程资料记录整理与工程实际施工相符合。
　　2、 必须及时做好工程资料记录和收集
　　工程资料室施工项目质量情况的真实反映，真实记录。因此要求各种资料必须按照施工的进度同步及时收集、整理。要指定专人负责管理工程资料，负责对质保资料逐项跟踪收集，并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步。做到内容连贯。工程前期要及时收集工程前期资料，如中标通知书，定线成果报告、地质勘察报告、各种合同、施工组织设计、方案等。由于及时收集资料，待工程竣工时，才不会出现缺少资料的情况。施工过程中，现场的施工管理技术人员要将当天施工项目的资料及时做出来，不能堆积到一起再做，这样就会造成资料遗漏或者错误。项目部指定专人每个月将各个在建项目的资料统一收集检查，即使有漏项缺项的情况，也能及时加以补充，能及时发现资料中存在的问题和错误，及时得以纠正。工程收尾阶段，要及时收集建设单位各种安全使用功能验收检测资料，消防验收、人防验收、防雷验收、室内环境检测资料、沉降观测资料、电梯验收资料、节能检测资料等。及时收集设计单位的设计变更，勘察单位的地勘处理变更，监理单位的管理工作检查单，监理工程师通知单及各分包单位的资料等。
　　3、 确保工程技术资料的真实性和准确性
　　真实性是做好工程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法,否则,一旦工程出了质量问题,不仅不能作为技术资料使用,反而造成工程技术资料混乱,以致误判。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。
　　准确性是做好工程技术资料的核心。分部分项要划分准确，数据计算要准确，不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象。资料所用的表格要统一，不能五花八门，文字说明部分要规范用语，不能采用口语或专业语言，要让外行人也能看懂，不会产生任何歧义。对于很多的分项工程检验批质量验收记录表，做出来的资料大都会出现是合格率100%，这一看就知道是不可能的，于是做资料的技术人员就想办法扣分，在钢筋的外观上写上“钢筋有裂纹，”，做资料的人就没有想过有裂纹的钢筋施工现场是不能用的，总是自以为是的填写资料，评定表中的检查点数与后面附的质量资料不能前后对应。有部分人知道现场如何规范施工，可就是不知道如何将这个过程用文字来描述，单纯从内业资料看，施工过程就不符合要求了。大家总是重外业，轻内业。觉得把现场干好了，质量合格了，工程能顺利交工就行了，觉得内业就无所谓，应付检查或者竣工资料就行了，没有想到，一旦出现了质量事故，当时不经意填写的资料都是证据。施工技术资料务求真实，切记伪造，有些资料员平时懒于动手，等到交工时就手忙脚乱地拼凑臆造，以至造成漏洞百出，严重失实的后果。这就要求发挥建设单位、监理单位工地管理人员以及施工单位负责人对技术资料的审查监督作用，企业技术负责人要对技术资料经常做到心中有数，重要部位必须亲自审查把关。资料员必须深入工地，在做各种资料前，当面核对工程及用材情况，认为准确无误后，方可填写。如：技术安全交底是否属实，是否落实到人；管道试压是否按规范进行，是否达到要求标准；电气接地电阻及绝缘值是否在允许范围之内；各种材料合格证是否就是工程所用的产品等等。因此，我们一定要认真填写资料，确保资料准确、规范、合理。
　　4、 确保工程技术资料的完整性
　　不完整的技术内业资料将会导致片面性,不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。不仅资料内容要填写完整，而且所涉及的数据要有据可循，现场原始资料要完整。一份完整的施工资料不仅要有施工技术资料，还要有相应的试验资料和质量证明材料，确保资料的完整性。除了质量证明材料，我们平时的施工日志、测量放样资料同样也很重要，虽然有些不需要作为竣工资料的一部分，但我们也要把这些相关的资料放在一起，使质量评定表上的数据都是有据可循的。
　　5、 职责分明，签认齐全
　　《建筑工程质量检验评定标准》规定了“质量检验评定程序及组织”各级质量把关人员都应明确职责，不可越级评定，马虎过关。自检要通过现场与技术员、质检员，工长共同检查，对混凝土、砌砖、钢筋、水暖、电气等的施工质量进行记录，做到实际施工质量与评定相吻合，并一一签字确认；对于各种隐蔽、变更及关键部位均要求相关人员参与见证并一一签字确认。坚决杜绝代签或漏签，使责任没有落实到位。及时对各种工程会议如：图纸会审纪要、基槽验收、基础验收、主体验收及竣工质量验收等阶段验收资料进行各方责任主体会签并签字盖章齐全。
　　6、 做好技术资料的整理保管
　　由于现场的技术资料分散在很多人员手中，因此要求有专人把资料收集回来进行统一的分类整理。资料要按单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。拿一般房建工程的资料来说，在施工期间我们可以按不同分部工程分别整理，可以把地基与基础、主体、装饰装修、屋面、水电安装等分部工程资料，这样便于各分部工程的质量验收。在竣工前，把已经初步整理有序的资料加以合并组卷即可。资料管理要建立专门的目录台帐，台帐要求不但能反应工程的施工进度和内业资料是否同步，内业资料是否完整，还能方便查阅。最好能实现微机化管理（文字版目录及时更新附在资料首页，以便于查阅），在电脑上能及时查找到每一个施工项目的时间，每一份资料的存放地点，要用的时候能立即调出来，有了这样一个电子版的台帐，可以不仅减少了人力、物力的浪费，还能减轻内业人员的工作强度。要建立相应的全宗卷、卷内目录和备考表，不仅档案盒内有手工版的，在电脑上还要有份电子版的，方便查阅。随着档案建设管理工作的不断深化，内业资料也将实现标准化、微机化和信息化管理。整理好的资料就可以移交档案室保存起来了，等工程竣工的时候，竣工资料也就完成了。
　　做好施工过程中各种影像资料的收集归档，如施工过程隐蔽验收电子版、照片，各种验收会验收照片，各种性能检测实测照片等。资料的保管也很重要，现在很多项目都有单独的资料室，有专职资料员，我们要有健全的资料保管制度和借阅制度，档案柜内要存放防虫、防霉等物品，要有放尘、防潮、防高温的措施。工程档案跟我们人一样是有寿命的，应此，我们要保管好工程档案，使她的寿命能更长一点。
　　7、 有敬岗爱业、勇于奉献的精神
　　资料员要养成 “嘴勤，手勤，腿勤”的一贯工作作风，勤于问质检、安全、材料方面的事，做到及时了解工程施工及用材情况；勤于及时地通过三方见证、报验、送检；勤于及时填写各种隐蔽工程资料并及时找几方签证。勤于随时到现场落实工程施工情况，比如：基础及柱配筋是否与图相符，管道防腐保温是否按工序进行，核对需要送检的材料是否按要求的批量取样等等。力求做到资料与施工同步进行，真实地记载工程施工的全过程。
　　8、 统一资料管理软件和规范执业制度
　　目前本行业有关资料管理的软件很多，各有优缺点，目前还未进行必要的统一和整合，没有实现资料管理软件的网络化，鼓励软件开发企业尽早开发出可以实现技术资料网络化收集管理的软件。因为一个项目不同施工管理人员的个人岗位范围内的资料不同，为了保证资料的真实同步，就需要这样一款软件实现不同技术人员在不同电脑上完成个人资料的同时，资料管理员的电脑上同时可以更新收集和保存相关资料，实现网络化办公的资料管理软件。统一资料管理软件，可以尽早实现未来电子档案移交，代替传统纸质方案。