工程档案太难整理

工程档案太难整理

如果您觉得工程档案难以整理，以下是一些可能有帮助的建议：

1. 制定一个计划：在开始整理工程档案之前，制定一个详细的计划非常重要。您需要决定如何分类文件，文件存储在哪里，谁负责整理等。

2. 分类文件：将文件按照项目、日期、类型等分类。这样可以更容易地找到所需的文件，也可以避免文件重复。

3. 标记文件：对每个文件进行标记，包括文件名、日期、作者、版本等。这样可以更容易地跟踪文件的历史和变更。

4. 数字化文件：将纸质文件数字化，可以减少文件的物理存储空间，也可以更容易地共享和查找文件。

5. 使用文件管理软件：使用文件管理软件可以更容易地管理和查找文件。

6. 建立档案室：为工程档案建立一个专门的档案室，可以更好地保护文件并提高整理工作的效率。

7. 定期更新档案：及时更新档案非常重要。建议每个月或每季度对档案进行一次更新，以确保文件的完整性和准确性。

总之，整理工程档案需要耐心和专注。但是，一旦完成，将为您的工程项目带来很多好处，包括更好的组织和更高的生产效率。

如何做好工程档案管理

　　1、首先必须制定工程资料管理制度，制定工程资料整编方案
　　制度是执行路线的保证，坚持持证上岗，明确岗位责任制，明确各施工管理人员记录的工程资料内容，以便资料员收集索取。工程资料整编方案是工程资料整理的依据，如在方案中要明确各施工检验批的划分数量、各种材料的检验批次、检查点数、个施工工序的检查验证部位，以便工程资料记录整理与工程实际施工相符合。
　　2、 必须及时做好工程资料记录和收集
　　工程资料室施工项目质量情况的真实反映，真实记录。因此要求各种资料必须按照施工的进度同步及时收集、整理。要指定专人负责管理工程资料，负责对质保资料逐项跟踪收集，并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步。做到内容连贯。工程前期要及时收集工程前期资料，如中标通知书，定线成果报告、地质勘察报告、各种合同、施工组织设计、方案等。由于及时收集资料，待工程竣工时，才不会出现缺少资料的情况。施工过程中，现场的施工管理技术人员要将当天施工项目的资料及时做出来，不能堆积到一起再做，这样就会造成资料遗漏或者错误。项目部指定专人每个月将各个在建项目的资料统一收集检查，即使有漏项缺项的情况，也能及时加以补充，能及时发现资料中存在的问题和错误，及时得以纠正。工程收尾阶段，要及时收集建设单位各种安全使用功能验收检测资料，消防验收、人防验收、防雷验收、室内环境检测资料、沉降观测资料、电梯验收资料、节能检测资料等。及时收集设计单位的设计变更，勘察单位的地勘处理变更，监理单位的管理工作检查单，监理工程师通知单及各分包单位的资料等。
　　3、 确保工程技术资料的真实性和准确性
　　真实性是做好工程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法,否则,一旦工程出了质量问题,不仅不能作为技术资料使用,反而造成工程技术资料混乱,以致误判。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。
　　准确性是做好工程技术资料的核心。分部分项要划分准确，数据计算要准确，不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象。资料所用的表格要统一，不能五花八门，文字说明部分要规范用语，不能采用口语或专业语言，要让外行人也能看懂，不会产生任何歧义。对于很多的分项工程检验批质量验收记录表，做出来的资料大都会出现是合格率100%，这一看就知道是不可能的，于是做资料的技术人员就想办法扣分，在钢筋的外观上写上“钢筋有裂纹，”，做资料的人就没有想过有裂纹的钢筋施工现场是不能用的，总是自以为是的填写资料，评定表中的检查点数与后面附的质量资料不能前后对应。有部分人知道现场如何规范施工，可就是不知道如何将这个过程用文字来描述，单纯从内业资料看，施工过程就不符合要求了。大家总是重外业，轻内业。觉得把现场干好了，质量合格了，工程能顺利交工就行了，觉得内业就无所谓，应付检查或者竣工资料就行了，没有想到，一旦出现了质量事故，当时不经意填写的资料都是证据。施工技术资料务求真实，切记伪造，有些资料员平时懒于动手，等到交工时就手忙脚乱地拼凑臆造，以至造成漏洞百出，严重失实的后果。这就要求发挥建设单位、监理单位工地管理人员以及施工单位负责人对技术资料的审查监督作用，企业技术负责人要对技术资料经常做到心中有数，重要部位必须亲自审查把关。资料员必须深入工地，在做各种资料前，当面核对工程及用材情况，认为准确无误后，方可填写。如：技术安全交底是否属实，是否落实到人；管道试压是否按规范进行，是否达到要求标准；电气接地电阻及绝缘值是否在允许范围之内；各种材料合格证是否就是工程所用的产品等等。因此，我们一定要认真填写资料，确保资料准确、规范、合理。
　　4、 确保工程技术资料的完整性
　　不完整的技术内业资料将会导致片面性,不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。不仅资料内容要填写完整，而且所涉及的数据要有据可循，现场原始资料要完整。一份完整的施工资料不仅要有施工技术资料，还要有相应的试验资料和质量证明材料，确保资料的完整性。除了质量证明材料，我们平时的施工日志、测量放样资料同样也很重要，虽然有些不需要作为竣工资料的一部分，但我们也要把这些相关的资料放在一起，使质量评定表上的数据都是有据可循的。
　　5、 职责分明，签认齐全
　　《建筑工程质量检验评定标准》规定了“质量检验评定程序及组织”各级质量把关人员都应明确职责，不可越级评定，马虎过关。自检要通过现场与技术员、质检员，工长共同检查，对混凝土、砌砖、钢筋、水暖、电气等的施工质量进行记录，做到实际施工质量与评定相吻合，并一一签字确认；对于各种隐蔽、变更及关键部位均要求相关人员参与见证并一一签字确认。坚决杜绝代签或漏签，使责任没有落实到位。及时对各种工程会议如：图纸会审纪要、基槽验收、基础验收、主体验收及竣工质量验收等阶段验收资料进行各方责任主体会签并签字盖章齐全。
　　6、 做好技术资料的整理保管
　　由于现场的技术资料分散在很多人员手中，因此要求有专人把资料收集回来进行统一的分类整理。资料要按单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。拿一般房建工程的资料来说，在施工期间我们可以按不同分部工程分别整理，可以把地基与基础、主体、装饰装修、屋面、水电安装等分部工程资料，这样便于各分部工程的质量验收。在竣工前，把已经初步整理有序的资料加以合并组卷即可。资料管理要建立专门的目录台帐，台帐要求不但能反应工程的施工进度和内业资料是否同步，内业资料是否完整，还能方便查阅。最好能实现微机化管理（文字版目录及时更新附在资料首页，以便于查阅），在电脑上能及时查找到每一个施工项目的时间，每一份资料的存放地点，要用的时候能立即调出来，有了这样一个电子版的台帐，可以不仅减少了人力、物力的浪费，还能减轻内业人员的工作强度。要建立相应的全宗卷、卷内目录和备考表，不仅档案盒内有手工版的，在电脑上还要有份电子版的，方便查阅。随着档案建设管理工作的不断深化，内业资料也将实现标准化、微机化和信息化管理。整理好的资料就可以移交档案室保存起来了，等工程竣工的时候，竣工资料也就完成了。
　　做好施工过程中各种影像资料的收集归档，如施工过程隐蔽验收电子版、照片，各种验收会验收照片，各种性能检测实测照片等。资料的保管也很重要，现在很多项目都有单独的资料室，有专职资料员，我们要有健全的资料保管制度和借阅制度，档案柜内要存放防虫、防霉等物品，要有放尘、防潮、防高温的措施。工程档案跟我们人一样是有寿命的，应此，我们要保管好工程档案，使她的寿命能更长一点。
　　7、 有敬岗爱业、勇于奉献的精神
　　资料员要养成 “嘴勤，手勤，腿勤”的一贯工作作风，勤于问质检、安全、材料方面的事，做到及时了解工程施工及用材情况；勤于及时地通过三方见证、报验、送检；勤于及时填写各种隐蔽工程资料并及时找几方签证。勤于随时到现场落实工程施工情况，比如：基础及柱配筋是否与图相符，管道防腐保温是否按工序进行，核对需要送检的材料是否按要求的批量取样等等。力求做到资料与施工同步进行，真实地记载工程施工的全过程。
　　8、 统一资料管理软件和规范执业制度
　　目前本行业有关资料管理的软件很多，各有优缺点，目前还未进行必要的统一和整合，没有实现资料管理软件的网络化，鼓励软件开发企业尽早开发出可以实现技术资料网络化收集管理的软件。因为一个项目不同施工管理人员的个人岗位范围内的资料不同，为了保证资料的真实同步，就需要这样一款软件实现不同技术人员在不同电脑上完成个人资料的同时，资料管理员的电脑上同时可以更新收集和保存相关资料，实现网络化办公的资料管理软件。统一资料管理软件，可以尽早实现未来电子档案移交，代替传统纸质方案。

如何做好工程档案管理工作

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

工程档案整理的步骤

主要步骤为：系统排列和编目、局部调整、全过程整理。

在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆(室)内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工。

对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整，对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。

扩展资料：

档案整理要求：

1、档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

2、这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。

3、其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节。

4、档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

参考资料来源：百度百科-档案整理

工程建设项目档案管理加强方法

工程建设项目档案管理加强方法

工程档案是工程建设的辛勤结晶，是可以看得见，摸得着的建筑实体的真实写照，也是工程建设过程中产生的一项科技信息类技术成果。下面是我为大家分享工程建设项目档案管理加强方法，欢迎大家阅读浏览。

工程建设项目档案的特点

(1)综合性技术。

技术的综合性是工程档案突出的特点，城市建设是一种规模大、周期长，涉及面广的社会活动，在某一个单项工程的整个建设过程中，有许多环节，这些环节中各自有其不同的步骤和内容，它们按照自身固有的规律有机地联系在一起，每个环节的任务，都由不同单位，采取不同的技术措施完成的，因此，工程档案具有综合性强的特点。

(2)记录内容的专业性和多样性。

工程档案由该项工程专业文件构成，每个环节的文件都按照专业特点和自身固有的规律联系在一起，工程档案记录形式也是丰富多样: 一种是文字、图纸等纸质载体和照片、录音、录像等胶片、磁盘、磁带、光盘等载体;一种是微缩品工程档案，记录介质为胶片载体，还有一种是电子工程档案，以磁盘、光盘为记录载体，除此之外，工程档案中尚有由木质材料、金属材料、塑料材料等制作的模型，以及实物，这是工程档案中不可缺少的记录形式，这充分反映了工程档案记录形式是多种多样的`，难以用各种载体来概括，用各种记录形式来表述更为确切。

(3)管理的动态性。

城市建设管理是动态的，城市发展也是日新月异的，城市工程档案的形成和废除也应是动态的，城市在变化，新的工程在兴建，旧的建筑物不断退出历史舞台，近年来，改建、扩建、新建的工程数量增多，新的工程档案不断补充，变更、完善，废弃拆除的工程档案应不断销毁，保持档案的动态性，尤其是地下管线和相关的地下建筑物，更应保持现状以保证地下管线的动态管理。为满足动态管理的及时性、准确性，拆除和废弃的建设工程应及时注销，工程档案应及时处理，这就要求建设单位和工程档案保管部门紧密配合。

工程建设项目档案的作用

工程档案是工程建设的辛勤结晶，是可以看得见，摸得着的建筑实体的真实写照，也是工程建设过程中产生的一项科技信息类技术成果。它与建筑实体具有同等的实用价值，工程档案可以对以后城市规划、设计、管理发挥作用，对工程的维修、改建、扩建、恢复等工作提供真实的依据。随着工程建设时间的推移，熟知工程建设情况的人会逐渐减少，比如，当工程要改、扩建，首要的以工程的设计文件为基础，如基础设计，结构设计等基本技术数据为改、扩建工程设计的基础，当工程意外破坏、拆除等，要恢复重建时，工程档案是唯一可靠依据。工程档案是为本工程管理、维修、改建、扩建、恢复等工作提供依据，是一项最重要的作用。

加强工程建设项目档案管理的有效措施

(1)增强思想意识。

一切工作的根源在于改变思想，端正态度。长期以来，档案管理意识不强，领导和基层管理人员，意识淡薄，对档案宣传力度不强，工程队伍流动性大，人员不稳定，没有档案专职人员，使档案资料管理无序，资料流向不清，工程及各建设部门缺乏相互沟通交流，档案职责不落实，往往是重建设，轻管理，在工程完工时，才开始应付整理，为此，应该进一步加强档案管理的法制教育工作。

(2)配备专业技术人才。

人才需求和配备问题是工程档案事业发展中非常现实，非常重要的一个问题，实践证明，哪里配备相当的专业工程技术人员，哪里的工作就做得好。做为一个合格的工程档案管理员应具备以下几方面素质: 1)工程档案人员的政治素质。坚持四项基本原则，坚持实事求是，热爱档案工作;2)具有高度的法律意识。要人人知晓工程档案的法律法规，使大家都懂得以法治档，依法办事，每个参建人员都应在法律法规的规范下，完成自己承担的工作;3)工程档案人员的专业知识方面。工程档案内容广泛，专业性强，档案人员必须熟悉档案管理各项工作的原则和方法，更要了解规划、土建工程及水、电、设备安装、图纸会审、工程质量检验等知识，从这个意义上讲，工程档案工作需要的不是精通某一专业的“专才”，而应是知识面广，思想活跃，工作能力强的人。

(3)严格执行工程档案与工程竣工同步进行，确保工程档案的完整性。

工程档案是工程质量检验的重要依据和凭证，尤其是工程质量事故检测的依据。工程施工时应按施工图施工，从施工记录、施工实验记录，建设材料的选择，工程检查验收，质量评定等方面予以体现。工程文件、竣工图是施工质量的真实记录，当然这也是审定工程质量，判断工程事故的依据，在工程竣工验收时，一定要严格审核工程档案的内容是否齐全真实，是否有缺、漏现象，是否按规范要求进行归档。如果发现问题及时解决，认真贯彻执行《建设工程质量条例》和《工程竣工验收备案制》的有关法规，把好竣工验收关，做到工程竣工验收与档案验收同步。

(4)健全工程档案管理网络。

在建设初期应把参与建设的各单位组织起来，建立工程档案编报工作网，工程档案主管部门随时掌握工程进度和工程档案编制情况，及时解决遇到的技术问题和协调问题，编报网络可组织开展一些有益活动，召开经验交流会等，加强联系，取长补短。

(5)加强对工程档案工作的监督检查。

城建档案管理机构要建立健全组织检查机构, 配备人员，,组织监督，检查，按程序办，认真负责对那些不按规定移交工程档案的单位和主要负责人，应随时提出意见和批评，限期改正，确实起到监督检查的督促作用。

(6)加强工程档案开发利用。

工程档案工作的根本目的是为城市建设和经济发展提供服务，充分发挥工程档案社会效益和经济效益，但是，只有等到充分的开发利用，只有同城市建设的利用需要结合起来，才能发挥其客观存在的价值。对收集来的工程档案，如果只反它们堆积起来，放在库房里，锁在柜子里，使档案处于“静止”状态，它的价值再大也发挥不出来，为了使档案从静止状态进入运动状态，为使档案客观存在的价值充分发挥出来，必须通过利用工作，所以档案部门必须自学地大力开发工程资源，通过提供档案信息为城市建设服务，沟通档案工作与城市建设活动之间的联系，这样才能真正有所作为，真正发挥参谋，助手的作用，所以提供利用是整个工程档案工作中最富有活力的一个环节。

结 语

总之，工程建设项目档案反映工程建设项目的真实面貌，是城市建设的历史记录,也是研究建设历史的信息资源。充分利用工程档案这个科技成果,进行总结经验,技术交流,可以大大提高城市规划,设计,施工,管理水平。我们作为一名档案管理工作者，应该不断总结和提高工作技能，真正做好档案管理工作，服务社会。