公司工程档案资料整理管理规定

公司工程档案资料整理管理规定

档案管理亦称档案工作。是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,下面是我为你整理的企业档案管理规定，希望对你有用!

企业档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。

第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章 档案的管理

第八条 整理办法：

1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2. 步骤：

A. 收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

B. 整理 根据分类和成立时间整理。

C. 分类 根据下述分类方法分类

D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第九条 过程管理：

1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章 档案备份制度

第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章 处理条例

第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案

3. 涂改、伪造档案

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)

第六章 责任

第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。

第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室

第一责任人为各部门指定的资料员;

第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

业务资料管理规定

为提高公司档案管理水平，进一步加强业务资料归档的标准化和规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

一、 业务资料归档责任主体

综合业务部负责制定业务资料管理标准，对各业务部门资料归档工作进行指导、检查和培训，各业务部门负责各类专业性和具体性业务资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。已经办结的项目，由业务部门归档完毕后按照规定时间上交办公室统一保存。卷盒(夹)等耗材，统一由办公室调配，业务部门申领。

二、 归档文件要求

1、 归档文件材料内容必须真实、准确。

2、 归档文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间(年、月、日)、印章、正文与附件、正式发文的定稿和签发单、上级来文和承办单、请示与批复以及专项成套材料等必须齐全完整。

3、 归档文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰。

4、 归档的文件字迹要符合长期保管需要，应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用易褪色的书写材料。如：圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写材料。

5、 归档文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4纸，必要时可使用 A3纸，但归档应折叠为A4纸大小。

三、 整理要求

1、 案卷题名

案卷题名要求简练、准确，能够概括揭示卷内文件的内容与成分。

案卷题名构成形式：

(1)符合规范的名称+业务类型

(2)出让宗地编号+业务类型

(3)时间+业务类型

2、 卷内文件排序

(1)归档文件目录

归档文件目录是包含卷内文件题名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。

(2)归档文件

卷内归档文件一般按重要程度或时间顺序排列。

密不可分的文件应依序排列，即正件在前，附件在后;批复、批示在前，请示、报告在后;正式发文在前，签发单在后;上级来文在前、承办单在后;文字材料在前，图样在后。重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。

(3)备考表

备考表是对本盒案卷材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明的文件。

3、 案卷装订

(1)卷盒

卷盒(夹)采用长×宽为315mm×235mm，其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格。

卷盒(夹)封面项目应包括：案卷题名、编制单位、编制时间、保管期限、密级、立卷人。

(2)案卷装订

案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物(订书钉、大头针等);

文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠整齐;

将归档文件目录、归档资料左下取齐，用铆钉装订机装订牢固，注意不倒置、不散页、不压字。

4、 电子文件刻录

归档完成之后，需将案卷文件的电子版本刻录在一次性写入光盘等耐久载体上，光盘标签写明年份和案卷题名，一并装入卷盒(夹)中。

金融企业业务档案管理规定

第一章 总则

第一条 为规范金融企业业务档案管理，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国商业银行法》《中华人民共和国保险法》《中华人民共和国证券法》等相关法律，结合金融企业业务工作实际，制定本规定。

第二条 本规定所称金融企业业务档案，是指金融企业在货币金融、资本市场、保险、信托等金融业务办理及服务活动中形成并具有保存价值的各种载体形式的记录。 第三条 本规定适用于在中华人民共和国境内依法设立的下列金融机构：

(一)政策性银行、商业银行、农村合作银行、城市信用合作社、农村信用合作社。

(二)证券公司、期货公司、基金管理公司及其依法设立的从事资产管理业务的子公司。

(三)保险集团(控股)公司、保险公司、保险资产管理公司、保险专业中介机构。

(四)信托公司、金融资产管理公司、企业集团财务公司、金融租赁公司、消费金融公司、汽车金融公司、货币经纪公司。

(五)从事汇兑业务、支付清算业务和基金销售业务的公司。

(六)其他经批准从事金融业务活动的企业。

第四条 金融企业业务档案对维护金融企业和客户利益，保护消费者权益，防控金融风险，打击经济犯罪，保障国家经济安全，促进经济和社会发展等具有十分重要的作用，是金融企业档案的重要组成部分，是企业管理的基础，应当由企业档案部门实行集中统一管理。

第五条 各级档案行政管理部门根据职责负责金融企业业务档案工作的指导、监督和检查;各级金融业务监督管理机构及其派出机构负责将金融企业业务档案管理工作纳入金融业务监督管理制度、流程，与业务同监管。

第六条 金融企业档案部门或档案工作归口管理部门(以下统称“档案部门”)负责对本企业业务档案工作进行统筹规划、监督、指导和检查，各相关业务部门配合档案部门组织实施。金融企业所属各分支机构档案部门负责本分支机构业务档案管理工作，并对所属分支机构的业务档案工作进行监督、指导和检查。

第七条 金融企业应当建立健全统一的业务文件材料归档管理制度;将业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入业务工作流程，列入业务工作或项目计划，列入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，列入企业考核体系和奖惩制度，确保业务文件材料的完整归档。

第八条 金融企业应当建立健全业务档案保管、利用、鉴定、销毁等工作的相关制度，确保业务档案的真实、完整、有效和安全，满足企业在证据、责任、信息、存史等方面的需要。

第九条 金融企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档或造成档案损毁、丢失、泄密等行为，进行相应的惩处。

第十条 金融企业业务档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，并定期接受业务培训。

第二章 业务文件材料的整理与归档

第十一条 金融企业应依据法律、行政法规、国务院金融监督管理部门和档案行政管理部门的规章和规范性文件的要求，结合业务工作流程，制定本企业业务文件材料的归档范围和业务档案的保管期限表;当业务范围或工作流程发生变化时，应及时修订完善。

归档范围和保管期限的确定，应当满足国家对金融活动的监管要求以及维护企业利益和客户权益的需求;业务档案保管期限不得短于相关法律、法规明确规定的保管期限;电子业务档案的保管期限不短于同类纸质档案的保管期限。

第十二条 金融企业档案部门应当按照遵循文件材料形成规律、保持文件材料之间的有机联系、便于保管和查找利用的原则，依据国家有关规定研究确定业务文件材料归档整理和分类编号方法，制订相关标准并保持相对稳定。

第十三条 金融企业业务部门应当按照有关规定，将应当归档文件材料按要求进行整理、立卷，定期移交本企业档案部门集中管理，并办理归档交接手续。具体归档时间可根据业务工作特点确定，除国家另有规定外，最迟不应超过次年12月31日。

第十四条 金融企业文件材料归档一般一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料可适当增加份数。

第十五条 业务文件材料中属于企业管理类的文件材料，原件存入管理类档案，在与之相关的业务档案中可存放复印件并标明互见号。

第十六条 金融企业应当按国家有关规定进行档案著录。

第十七条 纸质和电子文件同步归档的，在文件内容、相关说明及描述上应保持一致;仅为电子载体形式的业务档案，须遵照国家有关电子文件归档和电子档案管理的规定和标准执行。

第十八条 金融企业建设业务信息系统时，应当有档案部门参与，由档案部门提出电子文件归档管理的相关需求，确保所形成电子文件能够归档，归档后电子文件符合电子档案管理要求。

第十九条 业务工作人员岗位变动时，应当及时办理移交所负责业务工作的文件材料，并清退借阅未还的档案。

第二十条 国内依法投资设立的金融企业有海外机构的应当建立海外机构业务档案管理制度。

第三章 业务档案的管理

第二十一条 金融企业应当配备符合档案保护和安全管理要求的业务档案保管装具和库房，并保证库房设施设备的正常运转。

第二十二条 金融企业应当按有关要求做好电子业务档案的存储和安全管理，保证电子业务档案的真实、完整、安全和可用，并对重要业务档案进行异质、异地备份，确保业务档案安全。金融企业对档案信息安全负最终责任。

第二十三条 金融企业将业务档案管理外包的，应当严格审核承包方的信息安全保障能力和资质。在签订合同协议时，应当明确有关档案安全保管、信息保密和提供利用等方面的责任和约定条款，以保障业务档案的安全与利用。

严禁将涉及国家秘密的业务档案外包或委托任何社会中介机构保管。

第二十四条 金融企业档案部门应当做好业务档案管理的统计工作和对统计数据的研究利用，保证统计数据的完整性、准确性和连续性。

第二十五条 金融企业应当建立业务档案管理信息系统，逐步提高对电子业务档案的管理水平。业务档案管理信息系统的功能应当符合国家有关规定。

第四章 业务档案的利用、鉴定与处置

第二十六条 金融企业应当编制业务档案检索工具，方便业务档案的检索与查询。

第二十七条 金融企业应当对业务档案的查阅利用进行登记，对超权限利用应履行审批手续。

第二十八条 金融企业档案部门应积极开展业务档案的提供利用服务工作，加强对业务档案的编研开发，满足企业金融业务活动和管理工作的需要。

金融企业必须为有关业务监管部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的业务档案。

第二十九条 金融企业应当成立由主管领导、档案部门和业务部门人员组成的档案鉴定小组，对到期的业务档案按照有关规定进行鉴定并形成鉴定报告;对确已失去保存价值的到期业务档案，由企业负责人审批签字后方可销毁。销毁档案应当在指定地点并有专人负责监督。对被销毁的档案应当登记造册，并与鉴定报告一并永久保存。对虽已到期、但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应当延长保管期限。

第三十条 金融企业因各种原因变更、终止的，应当按国家有关规定对业务档案进行妥善处置。

第三十一条 未经档案行政管理部门许可，金融企业不得以任何方式和形式将涉及国家秘密的业务档案携带出境。

工程档案资料归档及保管知识

工程档案资料归档及保管知识

工程施工资料，主要由工程部监督控制，施工单位进行具体编制、收集、整理，并在每项分部工程完成后，一个月内统一移交工程部资料室。下面是我为大家分享工程档案资料归档及保管知识，欢迎大家阅读浏览。

一、工程档案资料归档责任划分

1、工程准备资料(包括开发报建、招投标资料等)，由各经办部门直接向监察室归档。

2、工程监理资料主要由监理单位负责编制并归档。

工程监理资料由具有工程监理职责工程部形成的，监理工程师将监理过程资料在三天内，其它监理资料在阶段性工程完成后统一移交工程部资料。

已委托监理单位的工程监理资料，由委托监理单位形成、编制、保管，待该工程完成后统一移交工程部资料室，工程部资料员对监理资料的`形成进行监督和检查。

3、工程施工资料，主要由工程部监督控制，施工单位进行具体编制、收集、整理，并在每项分部工程完成后，一个月内统一移交工程部资料室。

4、工程竣工验收资料，由工程部组织，施工单位进行验收资料编制、收集并按规定移交给工程部汇总，由工程部牵头，施工单位配合报送城建档案馆。

5、工程结算资料，主要由施工单位及承包单位按照集团公司工程结算目录进行收集整理，经工程部审核，报工程主管领导审批，加盖工程部公章，提交给预决算部，由预决算部门在结算完毕后定期向监察室归档。

二、工程部资料员日常保管的资料

1、监理规划、细则及旁站方案：工程开工后，经工程部负责人审核，报公司主管领导审批，加盖监理公司公章，10天内交工程部资料室存档。

2、工程开工报告及开工令：在工程开工3日内，由监理工程师向工程部资料室归档。

3、分包单位资质报验：分包单位进场10天内将单位资质文件复印件加盖责任单位公章后，提交工程部资料室存档。分包单位主要包括建设单位、监理单位、(主体)施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位(包含铝合金门窗)、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。

4、监理日志：原则上要求监理工程师每写完一本监理日志应于当天上交工程部资料室或监理公司资料员归档。

5、监理月报、总结：监理工程师每月底将监理月报表报工程部(或监理单位项目)负责人审批后盖章，向工程部(或监理单位)资料员移交存档，资料员需检查监理月报是否规范及符合要求。工程完工后，由项目经理编写监理工程总结，经监理总监签字，报工程主管(或监理单位)领导审批后盖章，10天内向工程部(或监理单位)资料员移交存档。

6、监理工作联系单及回复：施工单位来文，由工程部资料员统一接收，监理工程师审查后，由监理工程师或工程部资料员将回复下发给相关单位。同时工程部资料员将每份的联系单及相关回复要合并一起存档。

7、往来函件：由工程部资料员统一负责收发，公司内部往来函件和施工单位的往来函件要分开，分别编制序号后当天存档。

8、旁站记录：监理工程师在旁站工作完成后2天内将旁站记录交资料员归档。

9、单位工程坐标定位测量记录：工程开工前1周内上报资料室存档，测量记录必须有建设、施工、监理、设计等单位签字并加盖公章。

10、签证、委托、进度申请：监理工程师办理审批手续完毕后按相关制度规定交给工程部资料员。工程部资料员将签证、委托经工程部负责人签字，报公司主管领导审批;进度申请经工程部负责人审批，办理用印后由监理工程师或工程部资料员第二天分发给相关部门及施工单位，同时工程部资料室存档1份。

11、施工图纸：由总工室直接下发给工程部资料员，再由资料员分发给相关工程师。工程部资料室收到图纸的当天必须保证存档1份施工图纸。工程部资料室存档的图纸按单位工程分类保存即可。

12、检测报告、勘察报告：相关项目检测完毕由相关单位在1个月内交工程部资料员按照单位工程进行分类归档。

13、合同、施工许可证、规划证等项目证照复印件：施工现场保存复印件备查，由资料员统一保管并存放入柜，任何人不能随意复印,也不能带出办公区域及外借给其他部门。

14、结算资料：施工单位报送的结算资料，经监理工程师审核通过，项目经理、工程部负责人、公司主管领导审批后，由相关单位给预决算部报一份，由工程部资料员给施工单位一份，同时，资料室存档1份。

15、材料报验：施工单位上报的材料报验资料，监理工程师在3天内签字报工程部负责人审批后盖章，由监理工程师或资料员下发给施工单位，并由资料员按照单位工程分类存档。厂家合格证及检验报告不是原件的要加盖材料商的公章，并注明原件存放处。

16、施工报验资料(包括各种施工记录)：施工单位上报的隐蔽验收记录、检验批验收记录等施工记录，工程师在收到后3天内签字，经工程部负责人在报验资料台帐上审批，报验资料盖章完毕后，由监理工程师或工程部资料员下发给施工单位，并由工程部资料员按照单位工程进行分类存档。

17、图纸会审及设计变更：图纸会审及设计变更要按照单位工程进行分类归档，设计院下发的设计变更要首先交给工程部资料员，由资料员分发给相关工程师，下发的资料要相关人员签收，签收日期精确到时分。工程部资料室同时保留1份存档。

18、施工组织设计及分部工程施工方案：施工单位上报的《施工组织设计》经监理公司审核同意后7天内归档。《施工组织设计》中的施工单位及监理单位都必须加盖公章，总监要签名并加盖总监注册章。“编制人”和“审批人”等栏内的签字必须手签，施工单位审批人必须是施工单位技术负责人。不对外报送的工程《施工组织设计》中监理单位须加盖监理项目章，但可不必加盖公章，总监也不必签名，其它按上述要求办理。

工程资料管理制度

工程资料管理制度：

1、工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2、为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

3、工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

4、设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。

各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

5、购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。

工程资料管理办法：

工程资料管理办法是为适应集团公司新的组织架构，明确资料管理程序，按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合集团公司的实际情况而制定的，自印发之日起执行。

工程资料管理制度_百度百科

建筑工程资料管理一般要求有哪些

基本要求如下：

1、工程技术资料的形成应符合国家和地方的法律、法规、施工质量验收标准及规范、工程合同与设计文件等规定。

2、工程各参建单位应将工程技术资料形成和累积纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

3、工程技术资料应随工程进度同步收集、整理并按规定归档保存。

4、工程技术资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位的主管或技术负责人组织本单位工程技术资料的全过程管理工作。建设过程中工程技术资料的收集、整理和审核工作应由按规定取得相应岗位资格的专人负责。

保管要求：

1、保管的期限划分

工程资料保管期限可分为永久、长期、短期三种期限。

所谓永久性是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的施工寿命。短期是指工程档案保存20年以下。

如果在同一按卷内，同时存在有不同保管期限的文件和资料时，则该案卷保管期应以保管期限较长的为准。

2、密级的划分

工程资料保管密集可划分为绝密、机密、秘密三种。如果在同一案卷内有不同密级的文件，则应以其中最高的密级作为该卷的密级。

以上内容参考：百度百科-建筑工程资料管理、百度百科-建筑工程资料

工程资料整理归档有何标准及要求

1）归档应符合下列规定：

①归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程

②归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

2）归档时间应符合下列规定：

①根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

②勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，

建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。

4）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。

5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定的要求单独立卷归档。

建设工程文件归档整理规范，GB/T标准编号。建设工程文件归档整理规范，GB/T50328-2014。

基本信息

GB/T标准编号

建设工程文件归档整理规范

GB/T 50328—2014

总 则

为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。

本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。

建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。

工程资料管理的规定

工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。3.1 工程文件接收3.1.1各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。3.1.3设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。3.1.4档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。3.1.5档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。3.1.6登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。3.1.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。3.1.8档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。3.2 工程文件资料发放3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。3.2.3档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。3.2.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。3.2.5为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。3.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定3.3.1设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。3.3.2设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。3.3.3凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。4 档案部门职责参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。项目承包商项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。施工单位归档范围负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。负责提交分部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施。负责提交移交试生产前的消缺记录。负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。调试单位归档范围负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。设计单位归档范围负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。负责提交全部设计修改通知单。负责按时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有关规定。负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套负责提交设计总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）监理部门归档范围负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。对不符合归档要求档案的处理：对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。工程档案的鉴定和销毁．对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报公司总工及经理批准后方可销毁。．对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经公司总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。．档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销毁清册应存档。．在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。其它工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行5.声像档案管理办法5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。5.2建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。5.3照片档案应符合以下要求：（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素（不允许插值）。5.4录像档案应符合以下要求：（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；（2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。6.档案、资料、图书借阅制度本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：6.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。6.2借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。6.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。6.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。6.5借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。6.6借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核办法执行。6.7凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。7.设计修改通知单、工程联系单管理规定7.1设计变更制度7.1.1 应尽量减少施工中的设计变更与签证，如若不可避免，按本制度执行。7.1.2各现场专业工程师要有强烈的责任心，严格履行自己的职责，把好工程质量关，并努力降低工程造价。在工程开工前，仔细研究图纸，并组织图纸会审，将施工图中出现的问题提前解决，对工程图纸不齐全的部分，需及时督促设计单位补充、修改图纸。7.1.3 工程设计变更的具体经办人是项目部技术负责人，具体负责与公司总工及使用单位、设计单位、施工承包单位联系，并负责分发设计变更通知单。7.1.4 所有设计变更必须有文字记载，禁止口头承诺。特殊情况下，可以先口头承诺，事后必须在7日内补办完设计变更通知单。7.1.5 设计院以邮寄、传真等方式的设计变更资料，由项目经理负责签收并报送工程部备确认案后，技术负责人转发专业工程师组织实施。7.1.6各专业工程师在接到设计变更资料后应当天分发到施工承包单位、监理单位并监督实施。7.1.7设计变更的内容完成后三天内由分管的专业工程师填写执行结果，并报送项目经理审核。7.1.8经审核的执行结果备案登记，作为今后结算的依据。7.2签证管理制度7.2.1 签证涉及到投资、工期等工程内容。为了做到有效控制工程造价和工期，所有现场管理人员在开工前须熟悉合同书、招投标文件，需审核施工单位提交的施工组织设计，严格控制现场签证。7.2.2 发生合同中约定可以变更的情况或非施工单位原因造成的工程内容及工程量的增减经批准后，且在确保工程技术标准和质量标准保持不变的前提下，方能实施签证。工程施工现场签证由施工单位、工程监理和项目部现场管理人员共同签证，严禁事后补签。7.2.3现场签证单由施工单位报送，经现场监理工程师审核签字盖章后，由现场专业工程师和项目经理复核后，共同签字并盖章，签证有效。7.2.4一次性签定金额在10万元以内，或工期延误在5天以内，由现场专业工程师审核后报项目经理审批。超出上述金额（或天数），项目经理需上报公司工程部经理，经工程部经理批准后方可签证。如遇紧急情况，现场代表可先作处理，但必须按审批程序及时补办签证手续。7.2.5 工程使用材料的质量、价格如有特殊情况需签证时，由工程监理、项目部有关人员共同签证，必要时可进行招标确定7.2.6已审核同意的签证，施工单位必须按期执行，否则，造成的损失由施工单位承担。由于施工单位对施工图阅读不仔细等原因造成的返工不予认可，因此延误工期由施工单位负责。7.2.7 凡涉及到施工单位为评定优质工程等需要，而增加的施工管理、技术设施和部分材料、人工的费用，应由施工单位自行承担。8.工程竣工图编制管理规定8.1编制竣工图的形式和深度8.1.1凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和分包施工单位，下同）在原施工图上加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。8.1.2凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。8.1.3凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及有其他重大改变，不宜再在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘图；由于施工原因造成的，由施工单位负责重新绘图；由于其他原因造成的，由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志并附以有关记录说明，作为竣工图。重大的改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工图资料统一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。8.1.4竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁、字迹清楚。不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经承担施工的技术负责人审核签认。8.2编制竣工图的分工8.2.1建设项目实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图，总包单位除应编制自行施工的竣工图外，还应负责汇总整理各分包单位编制的竣工图。总包单位在交工时应向建设单位提交总包范围内的各项完整、准确的竣工图。8.2.2建设项目由建设单位分别包给几个施工单位承担的，各施工单位应负责编制所承包工程的竣工图，建设单位负责汇总整理。8.2.3建设项目在签订承发包合同时，应明确规定竣工图的编制、检验和交接等问题。8.2.4建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作，发现有不准确或短缺时，要及时采取措施修改和补齐。8.3竣工图编制的套数大中型项目、重要公用工程和其它特殊性项目的竣工图至少应编制三套，一套送城建档案部门归档，二套由生产或使用单位保存。一般小型项目至少编制二套，一套送城建档案部门归档，一套由生产或使用单位保存，作为维护、改造、扩建的依据。项目竣工图套数应该在签订施工合同时明确规定。8.4竣工图编制费用竣工图编制费用以第二条的分工及第三条规定的套数为基准，增加部分的费用由筹建单位负责。竣工验收后需要复制的，复制费用由使用单位负责.

工程档案管理制度

档案管理制度

为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求,结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。
一、 归档范围
主要为工程和设备档案资料:
1. 工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
2. 设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。
二、 档案保密制度
1. 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。
2. 凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。
3. 凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
4．对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。
三、档案工作人员岗位职责
1. 热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。
2. 负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。
3. 按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。
4. 积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。
5. 办理领导交办的其他档案业务工作。
四、档案管理制度
1. 非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。
2. 档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便
3. 做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
4. 对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。
5. 凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。
6. 档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。
五、档案安全制度
1. 严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。
2. 每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。
六、档案资料查阅利用制度
1. 本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。
2. 档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。
3. 档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。
4. 查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。
5. 查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。
七、档案的收集
1. 档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。
2. 工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。
3. 设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。
4. 应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。
5. 勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
6. 项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。
7. 本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。

工程档案管理制度

1、凡与工程质量监督有直接关系的文件、资料，由处办公室收发统一登记编号，经领导批阅后，由质监科专人分类列卷暂存。2、应办理或分送传阅的文件，经处长签与后交经办人签收，以便于文件的及时查询，避免对文件的处理延误、丢失。文件办理完毕后应写明处理结果。3、质检工作常用的有关办法条例、法规性文件及及需要复制分送的文件，由质监科负责按要求范围复制分送，分送文件均需登记签字。4、受监工程办理监督手续后，按监督工程编号设立专卷。受监工程资料包括：监督申请书、施工合同文件、监理委托合同文件、受监工程的设计文件、施工组织设计、开工报告审核单、工程监督计划、工程监督过程中的检测报告、工程返回（停工）通知单、工程质量事故处理报告、变更设计审批文件、工程质量等级认证报告、监督工作总结等。受监工程自办理监督手续开始，至质量等级认证，监督人员提出监督工作总结止，为工程质量监督期，工程主管监督人员负责进行资料整理归档。5、质监科拟定的工程质量监督工作的文件，必须由办公室统一登记编号，按规定程序签发，同时编列科内拟发文序号，待办在办性质的发文稿件及附件暂由质监科保存，待文件办理结终后每半年或年终整理交档案管理部门归档。6、质监人员凡参加有关会议、质量监督检查、评比总结、工作报告、工作往来有保存意义的便函、信件、工程照片（包括底版）、有关单位、部门的抄送文件，质监科应立专卷保存,以便随时查阅。

建筑公司的档案管理制度？

第一章 总则第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。第二章 档案机构及其职责第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。第三章 档案的管理第八条 整理办法： 1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。 2. 步骤： A. 收集 文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。 企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。 B. 整理 根据分类和成立时间整理。 C. 分类 根据下述分类方法分类 D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。第九条 过程管理：1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。第四章 档案备份制度第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。第五章 处理条例第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案 2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案 3. 涂改、伪造档案 4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者 5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）第六章 责任第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
有摘录部分，如有侵权，请联系删除。

工程档案管理制度

　　档 案 管 理 制 度
　　修改记录：
　　序号 修改内容 日期 编制 修改 审核
　　1 首次发布 2005年2月
　　2
　　3

　　目的
　　对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。

　　范围
　　用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。

　　职责
　　项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交总裁办统一管理。项目经理负责对移交总裁办的档案进行审核。
　　内容
　　4.1 项目资料的控制
　　4.1.1 收集、进库和保管
　　4.1.1.1 做好收文发文登记
　　4.1.1.2 工程项目过程中，总裁办统一收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书在产生后，及时把复印件送至项目档案管理员保管，工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。
　　4.1.1.3 工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交总裁办统一管理。
　　2 归档
　　工程项目过程中，项目档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。
　　4.1.2.1 公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。
　　4.1.2.2 文件类别：1土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等，2政府批文类，如计划批文，3“五证”，包括用地许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证，4合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等，5项目发展类文件，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等，6施工资料和监理资料，包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件，7竣工验收类，包括专项验收8证，8图纸类，包括项目的各专业图纸及CAD电子文件、设计变更、签证、洽商等。
　　4.1.2.3 编号
　　项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。
　　4.1.2.4 标识
　　对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。
　　4.1.3 借阅
　　项目建设过程中，各部门如需借用相关资料，应到项目部档案管理员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。
　　4.2 工程资料的控制
　　4.2.1 工程竣工资料的范围
　　政府部门所要求专项工程项目均应做竣工资料
　　工程竣工资料的验收条件
　　工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：
　　4.2.2.1 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕；
　　4.2.2.2 全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。
　　4.2.3 工程竣工资料的验收程序
　　4.2.3.1 工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情况申报表》，报送项目经理部。
　　4.2.3.2 项目经理部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工档案情况申 报表》后，由项目经理部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报《建设工程竣工档案专项验收申报表》。
　　4.2.3.3 工程竣工档案专项验收在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，由主管城建档案管理部门验收小组主持。
　　验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式的《建设工 程竣工档案专项验收意见书》认真进行整改，并确保符合规定要求。
　　4.2.3.5 工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管城建档案管理部门复核审查。
　　4.2.4 工程竣工档案的移交
　　4.2.4.1 工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。
　　4.2.4.2 项目档案管理员在接收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各单位出具《接收工程项目档案登记单》。承建方均应向建设单位移交竣工资料一式两份。
　　4.2.5 归档
　　项目档案管理员对于所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和装盒标识。
　　4.2.6 移交
　　竣工资料一式两份，一份由项目档案管理员移交给物业管理公司且在移交清单上签收，一份移交给公司总裁办统一管理。同时移交所有的移交目录清单。
　　4.2.7 借阅
　　4.2.7.1 公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。
　　4.2.7.2 公司之外的单位借阅档案，需经总裁办负责人的批准。
　　4.2.8 销毁
　　对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经项目经理部确认，方可销毁，销毁清单应予以保存。
　　4.3 档案立卷的要求
　　4.3.1 文字资料立卷要求
　　4.3.1.1 档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。
　　4.3.1.2 档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。
　　4.3.1.3 文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。
　　4.3.1.4 装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册。
　　4.3.2 图纸的立卷要求
　　纸质竣工图（或其它归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4＃图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。
　　4.3.3 立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。
　　4.3.4 立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。
　　4.3.5 立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。

　　编制 修订 审核 同意 陈耕