信用监管处关于档案整理的请示

信用监管处关于档案整理的请示

发布单位：XX银行办公厅
文号：银办发[2000]329号
发布日期：2000年11月30日
生效日期：2000年11月30日
为了加强人民银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在银行工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的精神，总行制定了《XX银行文书档案管理办法》，现予印发，请认真贯彻执行。1988年总行办公厅制发的《XX银行文书档案管理办法（试行）》同时废止。
第一章总则
第一条为了加强XX银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在人民银行工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的精神，结合人民银行工作的具体情况，特制定本办法。
第二条人民银行文书档案是指人民银行在各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是人民银行工作活动的历史记录，反映人民银行贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映人民银行在不同时期的历史面貌，是进行日常工作、经验总结、金融研究的依据和必要条件，是国家的宝贵财富。
第三条人民银行总行及各级分支行按照集中统一管理档案的原则，对本单位的党、政、工、团等在工作中形成的文书档案由档案部门进行集中统一管理，不得分散保存，确保档案完整、准确、安全、保密和有效利用。
第二章文书档案的管理体制和任务
第四条各级行要加强对本单位档案工作的领导。根据人民银行的管理体制和国家档案工作的管理体制，人民银行各分支行和所属单位的档案工作，同时接受上级人民银行档案部门和地方档案行政管理部门的监督和指导。
第五条总行办公厅设立档案处，各分行、营业管理部，省会（城市）中心支行应在办公室下设档案科（室），各地市中心支行设档案室，配备具有一定档案业务水平的专职人员，县支行配备专（兼）职档案人员。各直属企事业单位，应设置档案管理机构或配备专职档案人员。各单位办公室有一名领导同志分工主管档案工作。
第六条文书档案工作的基本任务：
（一）对本单位各部门形成的各种文件材料的收集、整理和归档。
（二）集中统一管理本行各种门类和载体的档案，积极提供利用，为各项工作和研究服务。
（三）收集、整理、保管和档案有关的资料。
（四）掌握利用档案的情况，总结利用档案的经验，提高档案管理水平。
（五）在统一领导、分级管理的原则下，对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和组织经验交流。
（六）对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作，并按规定做好向档案馆移交档案的工作。
（七）严格执行党和国家保密制度，维护档案的完整与安全。
（八）办理领导交办的其他有关档案业务的工作。
（九）不断提高档案管理水平，做到案卷质量标准化，档案整理系统化，库房管理科学化，查找利用现代化，调查统计制度化、准确化。
第七条对档案干部的要求：
（一）努力学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策。
（二）学习贯彻《档案法》，认真执行党和国家制定的档案工作的方针、政策、制度和办法，要具有档案专业业务知识，能够刻苦钻研档案业务，接受档案管理业务知识培训，提高档案的科学管理水平。
（三）熟悉金融业务，要具有一定的计算机专业知识，能够适应办公自动化和档案科学管理的需要，要了解本单位的历史情况和现状，做好服务工作。
（四）热爱档案工作，忠于职守，遵守职业道德，以高度的责任感，不断改进服务态度，努力提高工作效率和工作质量。
第三章文件材料的形成与归档
第八条各单位应建立、健全文件材料的形成、积累、整理、归档制度。
第九条文件材料归档与不归档的范围
一、归档的文件
（一）中共中央、国务院和各级党、政领导机关关于银行工作的指示、决定、命令、规定、办法、通知等。
（二）中共中央、国务院和各级党、政部门颁发的非本行主管业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等。
（三）人民银行颁发的命令、制度、办法、指示、通知等文件。
（四）各单位以党委或以行政名义向上级党政领导机关的请示、报告及其批复、指示。
（五）各单位党委（党组）会议、行务会议、行长办公会议记录、纪要。
（六）各单位大事记、值班日记、电话记录、周报。
（七）各种会议的通知、报告、总结、典型材料、会议简报、汇报和领导同志的指示，以及会议讨论和参阅的文件。
（八）各单位参加有关会议的文件材料。
（九）各单位下发的各类文件的定稿和主要领导修改的修改稿。各类综合性报告、专题报告、调研报告、工作总结和转发的重要经验材料等。
（十）各类统计报表、财产移交清册、征用土地及基本建设项目的文件材料等。
（十一）有特殊保存价值的重要题词和资料。
（十二）各单位主办的刊物、简报和各种汇编材料。
（十三）出国考察、培训等活动形成的考察报告和其他重要材料。
（十四）各单位内设部门向党委、行长的请示报告及签报。
（十五）各单位与有关单位联合下发的规定、办法、通知以及联合向上级的报告、请示及上级机关的批复、指示。
（十六）中央及地方有关部门颁发的规定、办法与本行业务有关、需要配合执行的。
（十七）重要的人民来信来访的文件材料。
（十八）与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。
二、不归档的文件
（一）重份文件。
（二）各单位之间互相抄送的文件。
（三）下级单位报送的一般性工作总结和备案文件。
（四）上级及同级机关送来的参考性文件。
（五）一般性文件历次修改稿。
（六）提出一般性建议的人民来信。
（七）下级单位越级上报的文件（指定报送的材料除外）。
第十条文书档案归档要按照文件材料的自然形成规律，保持它们之间的历史联系，区分不同价值，分类归档，使案卷正确地反映本行的各项活动，并便于保管和查找利用。
第十一条各类文书档案应由档案部门集中归档，各单位工作中形成的文件材料，在办理完毕后，应及时整理、完整地交给本单位档案部门立卷、保管。
第十二条各单位档案人员，应在每年年度开始前，根据本单位的工作任务，参照上年度的案卷类目，拟定本年度案卷类目，参照本办法的规定，对具有保存价值的文件及时收集、归档。
第十三条归档文件整理规则
（一）分类：分类采用年度一机构（或问题、发文文号）—保管期限进行归档。
1.分年度
将文件按其形成的年度分开。
2.分机构（或问题、发文文号）
将文件按其形成部门或承办部门（或按其内容反映的问题、发文文号等）分开。
3.分保管期限
将文件按划定的不同保管期限分开。
（二）装订：归档文件应按件装订。
1.原则上每份文件单独计算为一件。文件正本与定稿为一件；正件与附件为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件；请示、报告与批复、批示，来文与复文一般分别计算件数。
2.同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，中文本在前，外语本在后；汉文本在前，少数民族文本在后。
（三）排列：归档文件应在分类的基础上进行排列。
1.不同年度的文件，按年代先后顺序排列。
2.不同机构（或问题）的文件，按内设机构序列（或分类时问题间的顺序）排列。
3.不同保管期限的文件，按永久、长期、短期的顺序排列。
4.分类后最低一级类目中的文件，按事由或时间、重要程度等因素排列。会议文件、非诉讼案件材料、统计报表、简报、刊物等一般应分别排列在一起。
（四）加盖归档章：归档文件应逐件在首页上端的空白位置加盖归档章。归档章应包括以下基本项目：全宗号、年度、期限、盒号、件号、页数、机构。填写归档章项目时字迹材料应符合存档要求。
1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
2.年度：填写文件归入的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
3.期限：即保管期限，标注归档文件保管期限为“永久”、“长期”、“短期”。
4.盒号：即档案卷号，以保管期限“永久”、“长期”、“短期”分别用阿拉伯数字标注顺序号。
5.件号：每一盒档案内文件的排列顺序号。
6.机构：填写相应机构名称。
（五）装盒：归档文件应按件号顺序装入档案盒。不同年度的文件不应装入同一盒内。不同保管期限的文件不应装入同一盒内。按问题分类时，不同问题形成的文件不应装入同一盒内。
（六）编目：编目包括填写档案盒盒脊、编制档案目录和备考表。
1.填写档案盒盒脊
档案盒盒脊项目应包括机构、年代，期限、盒号。机构应填写归档单位全称。年代应填写归入档案的年度，以大写汉字标注。期限应分别填写“永久”、“长期”、“短期”。盒号应用阿拉伯数字填写。填写档案盒盒脊项目时，字迹应工整，符合存档要求。
2.编制档案目录
归档文件应逐件编入档案目录。档案目录包括以下基本项目：机构、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。
3.编制档案目录封面
档案目录应分年度，按不同保管期限装订成册，并编制档案目录封面。
4.编制备考表
填写备考表项目时字迹材料应符合要求。备考表项目包括本盒文件情况说明、责任人和日期，用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况。
第四章档案的整理、保管和利用
第十四条档案的整理
（一）一个单位在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。
（二）新成立的单位，一个单位分为两个以上的单位，几个单位合并为一个单位，都应分别建立新的全宗。
（三）单位改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生变化，仍接续原来的全宗。
（四）单位的内部机构一般不建立单独全宗。
（五）临时机构一般不建立单独全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。
（六）案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。
（七）按照案卷的排列顺序编写卷号，以固定案卷位置。在同一案卷目录内不得出现重复的案卷号。
第十五条档案的保管
（一）各单位档案部门接收档案时，应进行审查，根据案卷目录查点清楚，及时记录入库。
（二）各单位档案全宗应按年代—组织机构排列保管。
（三）各单位应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架；新建单位或新建办公用房，应把档案部门用房列入基建计划。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
（四）各单位档案处、科（室）应根据工作需要，设置温湿度计、复印机、收录机、照像机、去湿机、空调设备和电子计算机等。
（五）档案库房，应绘制档案存放的示意图，以利查找方便。
（六）各单位档案部门都应建立全宗卷，以积累存储本单位案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。
（七）档案部门应定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。
（八）各单位档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统，同步发展，以提高档案科学管理水平和服务质量。
第十六条档案的利用
（一）档案的利用是档案管理的根本目的。各单位档案部门要树立以利用为中心的思想，做好各项基础工作。档案人员要熟悉馆藏档案的情况，主动了解每个时期党的中心工作和机关工作任务，积极开展档案的利用工作。
（二）各单位档案部门要结合工作的需要，编制《档案目录》，有条件的还可以编制查找工具书和参考资料（如卡片、目录、索引等），并有计划地将库存档案信息逐步实现计算机管理，满足各方面利用。
（三）各单位档案部门应努力开展档案史料编研工作，积极配合业务部门编写《全宗介绍》、《组织沿革》、《金融大事记》等文件汇编。
（四）建立和健全档案借阅制度。根据档案的机密等级，履行不同的批准手续。借出和归还档案时，档案管理人员应作详细检查，保证卷内文件齐全。
（五）为了延长档案的寿命，档案管理人员和利用者，必须爱护档案，不得对档案进行涂改、勾划、剪裁和污损。
（六）档案部门应按规定填写接收和移交档案登记簿。
（七）准确编制档案工作情况统计年报，及时上报上级档案管理部门。
第五章档案鉴定、销毁和移交
第十七条档案的鉴定与销毁
（一）各单位可根据总行制定的《XX银行文书档案保管期限表》，编制本单位的档案保管期限表，经领导批准后实行并报上级单位和当地档案行政管理部门备案。
（二）定期进行档案鉴定工作。鉴定工作由档案部门和有关业务部门组织鉴定小组，在本行办公厅（室）领导下进行，对超过保管期限的档案重新进行鉴定，把确已失去利用价值的档案编制清册，报经本行主管行长批准销毁。
（三）销毁档案时，应与本行保卫、保密部门取得联系，指定专人销毁和监销。
第十八条档案的移交
（一）向档案馆移交档案的范围和年限，按中共中央办公厅、国务院办公厅《机关档案工作条例》第二十五条规定执行，即“省级以上机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存二十年左右；省辖市（州、盟）和县以下机关将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右向有关档案馆移交。”
（二）档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。
第六章档案的管理制度
第十九条档案库房管理制度
（一）档案库房是保管档案的重要场所。为使档案得以安全保管，必须确定专人负责管理，切实遵守保密制度，做好档案库房的管理工作。
（二）非档案管理人员不得进入档案库房。
（三）库房内严禁烟火。易燃、导燃、爆炸物品一律不准带入库房，亦不准在库房附近堆放。
（四）库房内电灯用毕后应即关闭，每日下班切断电路，并认真检查，发现问题及时处理。
（五）随时注意库房门窗的开关和上锁，严加管理钥匙。
（六）消防设备经常保持齐备，每半年检查一次。
（七）库房内放置杀虫剂，防止虫蛀档案，发现档案被虫蛀时，应及时报告领导并进行处理。
（八）库房内经常保持整齐、清洁，同时根据库房内温湿度的变化情况，随时通风，调整库内温湿度。
第二十条档案资料调阅办法
（一）凡调阅档案资料，必须办理借阅手续。
（二）本单位内各部门人员，调阅本部门的档案资料，由调卷人在调卷单上签字即可调阅。调阅涉密档案资料，须经本部门领导签字调阅。
（三）调阅党委档案资料，调卷人员必须是党员，须经党委成员批准；调阅党委会议记录或涉密案卷，由党委书记或副书记签字后方能调阅，但只限在档案室查阅。
（四）外单位来借阅、索取、摘抄档案资料，须持单位介绍信，写明借阅档案用途，经办公厅（室）主任签字后，方可借阅。
（五）调阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失，泄密和污损，不准抽换、涂改、勾画文件，不准拆散案卷。非经档案部门同意不得复印或转借。
（六）调阅档案，用后及时归还，一般不得超过三天，特殊原因最长不得超过十天。
（七）调阅档案人员出差或调动工作时，应将所借的档案资料及时归还档案部门，如已调动工作，借阅档案未归还档案部门，由原单位负责追收归还。
第七章附则
第二十一条各分支行、直属企事业单位可根据本办法，制定档案管理细则，经领导批准后执行。
第二十二条本办法自印发之日起实行。

关于利用档案收费的请示报告

保管档案材料需要人员费用和防潮防霉防蛀等方面的设施投入，对不涉及国家机密的档案对外开放，实行有偿服务，既满足了部分人的需求，又减轻了管理部门的经济负担，可以按照档案的不同种类和利用价值分别制订收费标准，然后向上级主管部门、档案管理部门、文物管理部门和物价管理部门等请示。请示报告内容要简明扼要，揭示收费服务的社会意义和对解决本部门困难的有效作用。

如何进行档案整理

如何进行档案整理

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。

档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

(二)各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;

6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;

7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制

(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.

(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。

(三)案卷(件)号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

四、档案整理的质量要求：

(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。

2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件内在联系。

A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。

(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。

(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。

(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。

(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。

(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年

B、会计档案。

(1)会计凭证：保管15年。

(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。

(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年

。

C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。

E、音像、电子、实物档案：永久。

F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。

如何做好档案管理工作

如何做好档案管理工作

在从事了两年多的档案管理工作中，深刻体会到档案管理的重要性。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作呢?我作为一名办公人员，在实践中通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些粗浅的见解，愿与大家共同分享。

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等

2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的.公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处);将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。目前我项目部档案装备还比较落后，正在向电子归档、微机检索过渡，这一项新的工作给我提供了更多的学习机会。我深信，只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。

档案审核情况报告

20XX年10月12日至14日，市委组织部干部信息处从全市随机抽取了盘龙区、安宁市、禄劝县、石林县、宜良县、市政府办公厅、市总工会、市统计局、市交通局、市中级人民法院10家单位进行了档案审核工作检查验收。此次检查，本着“夯基础、促重点”的原则，在检查人事档案归档质量上提出了具体要求，并对专业档案管理工作进行了指导。经过各方面的努力，本年度的档案检查达到了预期目的，取得了较好的效果。

一、档案工作所取得的成绩

这次检查，对于各部门进一步加强对档案工作的领导，促进全市档案审核工作的全面开展具有重要的指导作用。昆明市档案工作出现了健康发展的良好态势，主要表现在：

(一)各部门对档案工作的重视程度较过去明显增强。

在这次检查中发现，各部门均加强了对档案工作的领导，主要领导亲自过问、关心档案工作，帮助解决档案工作中存在的实际问题。档案审核工作列入了重要的议事日程，各县(市)区、机关部委办局等都对这次检查给予了高度重视，准备工作充分、到位，分管领导亲自汇报工作，介绍情况，安排部署接待和受检事项，保证了检查工作的顺利进行。

(二)档案事业经费投入明显增多，县级档案设施功能建设得到加强。

2009年以来，随着经费投入到位，各单位档案室设施配备齐全，均达到防火、防光、防盗、防鼠、防虫、防潮要求。各县(市)区委组织部都在档案室功能建设和档案维护的落实上较去年有明显增加。如石林县在地方可用财力有限的情况下，筹措资金，为档案部门改善档案保管和办公条件，投入资金8万5千余元，购置了全自动档案检索密集柜。同时购置电脑及相关配套管理运用软件，结合信息化建设，积极探索，开拓创新，自建档案数据库，将档案数据扫描入库，改变查阅档案的传统方法，形成电子查阅，使档案查阅更加科学化、规范化，提高工作效率，加强档案保管的安全性。

(三)档案工作人员爱岗敬业，求真务实，工作热情和积极性空前高涨。

尽管各单位档案部门办公环境和工作条件参差不齐，但档案管理人员都具备较高的政治素质和责任感，他们发扬勇于吃苦、乐于奉献的精神，任劳任怨奋战在档案工作第一线。如宜良县委组织部在部领导的带领下，举全部之力，多方收集资料，经常加班加点，历时3个月，对部内所有档案进行了一次“三龄一历”大清查，对问题档案进行一一核实，确保了档案的.完整规范，此次验收得分较高。

(四)档案管理标准化工作扎实有序，健康发展。

在这次检查中，对已达标单位进行了认真的回头看，大部分单位建立健全了包括文书档案在内的档案管理各项规章制度，并能一如既往地坚持按制度办事，档案管理水平进一步提高。实践证明，档案管理标准化建设是档案部门行之有效的工作抓手，它是规范档案工作各个环节，保证档案资料的齐全完整，使档案管理工作扎实有序，健康发展的保障。

二、存在的主要问题

各县(市)区、各部门切实按照《中共昆明市委组织部关于开展对干部人事档案进行自检自查工作的通知》的要求开展了自检自查自评分，切实找出档案工作上存在的问题，符合实际，真实可靠，整合全市各单位自检自查情况，现汇总通报如下：

第一大类88、99年版干部履历表仍不齐全，缺《干部履历表》合计17份;第三大类93年以来年度考核登记表不齐全，缺考核表合计56份;第四大类学历学位和职称(资格)、培训材料不齐全，缺学历材料合计2份;第五大类党团材料不齐全，缺党团材料合计43份;第九大类97年以来干部任免材料和93年以来工资材料不齐全，漏装公务员登记表6份、缺工资材料225份、缺考察材料23份、漏装干部任免表6份，合计260份。其中装订质量问题1份，手续不完备的材料9份。从以上自检自查数据可看出，第九大类为材料缺失最突出部分，在将来的工作中应重点加强收集整理。

10家抽查单位的情况，主要问题有：

1、 1993年以来年度考核等级表材料收集不齐全。(占抽查单位总数20%)

2、 学历学位和职称(资格)、培训材料不齐全。(占抽查单位总数40%)

3、 “三龄一历”前后材料不相符情况。(占抽查单位总数20%)

4、 中共党员入党申请书和转正申请收集不齐全。(占抽查单位总数20%)

5、 1997年以来的干部任免考察材料手续不全，漏装任免表。(占抽查单位总数30%)

6、 档案分类不准确、排列无序、填写不规范。(占抽查单位总数70%)

三、对下一步工作的要求

档案是历史的原始记录，是党和人民的宝贵财富，档案收集保管的目的在于查阅、利用。各单位应针对此次检查出的问题从以下方面改进档案管理：

1、 尽快收集、补齐各类文字材料，为将来的工作夯实基础。

2、 认真核实“三龄一历”，确保档案内容的真实、可靠。

3、 档案的分类、排序、填写，严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》整理，做到干净、整洁、美观，方便查阅。

按照中央、省、市组织部门干部人事档案专项审核工作的统一部署和要求，我局高度重视，精心部署，严格按照规定要求，认真组织实施，按时完成干部人事档案专项审核工作。

一、基本情况

市委组织部开展干部人事档案专项审核工作部署以来，我局充分认识干部人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是选准用好干部的一项基础工作，高度重视，及时部署，力求做到应审尽审、规范程序、从严从实、客观公正。我局本次干部人事档案专项审核人员包括局机关、直属单位及东侨分局全体公务员，共计99卷人事档案，其中科级干部64卷，一般干部35卷。目前已经完成99卷干部人事档案初审及复审工作，并经过汇总分析，将干部人事档案专项审核中存在的重要问题及基本信息提交党组会研究认定通过，针对缺失材料开展收集归档工作。

二、主要做法

(一)强化领导，精心组织。一是成立了宁德市工商局干部人事档案专项审核工作领导小组，负责干部人事档案专项审核工作的组织领导，由市工商局党组成员、副局长林强任组长，监察室主任包继芳、人事教育科科长胡良帮任副组长，并抽调了钟育强、李福棣、林莺、吴先治、梁月娟等同志组成专项审核组，负责专项审核具体工作。市工商局党组结合周、月例会，及时了解掌握工作进展情况并研究确定专项审核工作的具体事宜。二是制定出台了《宁德市工商局干部人事档案专项审核工作实施方案》，明确审核范围、时间安排、方法步骤、保障措施，做到组织到位，人员到位，分工明确，责任到人。三是根据工作需要，专门配备了电脑、彩色及黑白打印机、扫描仪、装订机等，为档案专项审核工作提供物质保障。

(二)扎实推进，从严审核

一是如实登记，严格审核。在专项审核工作中，以专项审核《操作手册》、《实施方案》等为依据，采取两人“背靠背”独立审核方式进行初审，逐卷逐页查问题，对干部人事档案进行全面审核，初审完成后集中进行复审。审档人员以较强的责任感，本着对组织、对干部个人负责的态度，重点审核干部“三龄二历一身份”、奖惩情况、家庭成员及重要社会关系等重要信息，以及档案材料是否涂改造假、重要原始材料是否规范完整，是否存在以不实信息获取利益等现象，发现问题如实登记，填写《干部人事档案专项审核情况登记表》。并与干部本人见面，补证相关材料，经比对、调查核实后存档。每卷档案都经过初审和复审，并做到初审人员和复审人员确认签字。

二是汇总分析，分类研判。对审核登记的问题及时汇总、认真分析，准确掌握各类问题的具体情况，凡把握不准的向上级部门请示，提出初步处理意见。截止目前，我局审核人数共99人，目前共审出出生年月记载不一致的17人，最早材料涂改的1人，参加工作时间记载不一致的19人，入党时间记载不一致的23人，入党材料缺失的18人，学历材料不完整的18人，在职学历未更改的2人。对出生时间、参加工作时间记载不一致人员，按照相关原则综合研判、予以认定;其他材料记载不一致、缺失的，均已通知相关人员查找相关佐证材料。

三是调查核实，确保准确。对审核中发现的干部重要信息真实性存疑的，均按照规定要求，组织核实。专项审核工作领导小组针对疑难问题，组织专题研究，确保核实资料属实，认定准确，尤其是出生日期和干部身份问题，均由组织调查核实。

四是组织认定，统一规范。对审核中发现的问题，区分不同情况进行鉴别处理。对档案材料不齐全、不规范等问题，根据材料内容和性质的不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范，所有补充和规范的材料均注明经办人、办理时间并加盖公章;对干部重要信息记载不一致的，根据政策审核确认;对经过调查没有原始依据材料，按照现有政策难以认定的，本着从严掌握的原则，结合档案记载和核实情况予以综合研判确认。5月16日上午已将98名干部(另有一名干部信息已认定并已提前退休)人事档案专项审核存在的重要问题及基本信息提交党组会研究认定。

通过干部人事档案专项审核工作，我们也认识到我局干部人事档案工作在材料的收集、整理、保管等方面还存在许多不足和问题。借此机会，今后，我们将完善档案管理制度，健全材料收集归档制度，进一步做好干部人事档案管理工作。

担保公司档案管理办法

档案管理制度的内容和构成要素基本上大致不差的，现提供一分河南档案局的管理文件，你参考一下吧：

第一章 总 则
第一条 为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《<归档文件整理规则>（DA/T22—2000）》（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。
第二条 本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的有保存价值的各种纸质文件材料。
第三条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第四条 根据《规则》规定和我省的实际情况，从2001年1月1日起，立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。取消“卷”级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第二章 实施范围
第五条 本细则适用于我省各级党政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。
第六条 企业事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参照执行本细则。
第七条 科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理不适用本细则。
第三章 归档文件整理的组织工作
第八条 根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）第七章和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，可采取分教式、集中式或集中与分教相结合的形式。
第九条 立档单位必须制定本单位的《文书材料整理及归档办法》、《文件材料归档范围和档案保管期限表》，将其纳入有关部门和人员的岗位责任制监督实施。
第十条 承担归档文件整理工作的部门和人员应做好文件材料的平时积累工作，要及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。
第十一条 档案人员应深入实际，加强具体指导，认真细致，严把质量检查关。检查的重点是：应归档的文件材料是否齐全完整；整理的方法是否符合本细则和相关规定的要求；归档文件保管期限是否划分准确；与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法是否符合要求。
第四章 归档文件的整理单位和装订
第十二条 归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。下列文件或文本或实体装订时，可作为一件：
（一）正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件；
（二）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要，件数较多，又是单件装订，如附件一、附件二、附件三、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）；
（三）收文件处理单应与来文作为一件；
（四）原件与复印件或手抄件作为一件；
（五）转发文件与被转发文件作为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）；
（六）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；
（七）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作为一件；
（八）归档文件的中文与外文为一件。
第十三条 归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集，封面上不标注保管期限。
第十四条 归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：对破损文件进行修复，对文字模糊或褪变的文件进行复制；去除原装订文件用的易锈蚀的金属物和易变脆的塑料物（精装和平装等书本式的档案材料除外）。
第十五条 对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕应尽量位于字迹间隙处。
第十六条 以“件”作为保管单位的各文种和稿本的归档文件应以件为单位装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；汉文本在前，少数民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文处理单放在来文前面。
第十七条 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订要牢固，达到文件不损页，不倒页，不压字。
第十八条 归档文件采用线绳装订。文件较薄（2—39页）的用缝纫机装订；文件较厚的（40页以上）采用三孔一线左侧装订。
第五章 归档文件的分类
第十九条 归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类。包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。
第二十条 归档文件应采用保管期限——年度——组织机构或保管期限——年度——问题等复式分类法进行分类。过去本机关采用的分类方法如属上述其中之一，不应改变，以保持稳定。
第二十一条 机构分类法，是指根据内设承办单位对归档文件进行分类。原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照立档单位内设机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。采用机构分类法不能同时采用问题分类法。
第二十二条 采用机构分类法，原则上要以发文机构的名称归入该机构的类中。下列情况的处理方法是：
（一）由业务部门起草，以机关或办公厅（室）名义发文的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构；
（二）由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构；
（三）立档单位内设置的临时机构，一般应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。如果临时机构与该立档单位某一常设性内部机构合署办公的，形成的文件应归入该内部机构类中。
第二十三条 问题分类法，是指按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。采用问题分类法，要求各类特点明确，不能互相包含。此法只在不适合按机构分类时采用。采用问题分类法时不能同时采用机构分类法。
第二十四条 问题的类别与类名，原则上应根据内设机构的职能性质来设置。不允许按文种设类，更不能以“材料类”、“文件类”、“电报类”等设类。文件、材料、电报等都应按问题合并归档。
第二十五条 保管期限分类法，是指根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。各单位划分保管期限时，应执行《河南省档案局关于文书档案保管期限的规定》和《河南省文书档案保管期限表》的规定。
第六章 归档文件的排列
第二十六条 归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。上级来文集中排列在本级档案文件之前，下级来文集中排在其后。
第二十七条 同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
第二十八条 不同事由的归档文件排列，可按不同事由形成时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，还可按事由具有的共同属性排列。
第二十九条 对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在当年同一保管期限归档文件的最后，在归档文件目录备注栏中注明“此件与前X件为同一事由”；或与内容相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中注明“此件为两件”。并在插入文件的右上角盖“插入件”章。
第七章 归档文件的编号
第三十条 归档文件编号，是指归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。其内容有：编件号、盖归档章及填写归档章内项目。
第三十一条 件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号（进馆时按进馆要求编写，档案室暂不填写）两种。室编件号的编制办法为：按不同保管期限依文件排列顺序每年都从“1”开始编制。在同一保管期限内，类目与类目之间件号可以连编。企业事业单位过去按同一年度、同一类目、同一保管期限内从“1”开始逐卷流水编号的方法，在这次改革中可保持不变。
第三十二条 归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号等项目。
全宗号，是指同级档案馆给立档单位编制的代号。
年度，是指文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2001”。
保管期限，是归档文件保管期限的简称。直接标“永久”、“长期”、“短期”。
件号，见第三十一条。
机构（问题），是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的简称。
第三十三条 归档章的格式为长60㎜，宽30㎜，分为均匀的6格。每格刻上项目内容，字型为宋体字，字长度为5㎜。填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠等、铅笔、纯兰墨水等不耐久的书写材料进行填写；也可按归档项目内容刻成印章，如“人事处”或“人事类”，“永久”或“长期”等印章，直接盖在归档章项目栏内。归档章一般应盖在每份归档文件首页上端右上角的空白位置；归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。
第八章 归档文件的编目
第三十四条 编目，是指编制归档文件目录。包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。其释义和具体填写要求如下：
件号，是指室编件号。
责任者，是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，不能使用“本部”、“本局”、“本单位”等含义不明，难于判断的简称；联合发文责任者应填写标注发文字号的机关。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。
文号，是指文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实抄录，不能省略。
题名，即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。文件没有题名或题名含义不清，不能全面提示文件内容的，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“[]”号，重要的会议记录重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。
日期，是指文件的成文日期。具体填写日期项应用4位阿拉伯数字写明年度，用2位数分别填写月、日；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。
实际填写时可将月、日的数字回行填写，即填为两行如2001 0101
页数，是指每一件归档文件的页数。空白页不计数；请示与批复（含多级请示文）、正本与定稿（法律法规文件须保留历次修改稿，其正本与历次修改稿和定稿各为一件，编目时应注明第一稿、第二稿……定稿等）作为一件时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
备注，用于填写归档文件需要补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。
第三十五条 归档文件目录的格式，见《规则》图A2。全省原则上采用竖式归档文件目录。
第三十六条 填写归档文件目录项目时，应使用耐久的书写材料进行填写。已采用计算机管理档案的单位，可使用档案管理软件生成并打印出目录。
第三十七条 归档文件目录的编制。一是归档文件目录采用小流水号分不同保管期限编制。即永久、长期、短期三种归档文件目录每年都从“1”开始编制，并分别装订成册。省辖市、县（区）直机关较小、文件较少的单位，可若干年分保管期限编制，归档文件目录，厚度一般1.5cm—2.cm为宜。二是归档文件目录封面设置要求。封面应设置全宗名称、年度、保管期限等项目，取消机构（问题）项目。在归档文件目录的右上角标上“机构（问题）”，如“办公室”或“综合类”。为便于保管和利用，全省统一规定，每盒内要放置一份归档文件目录。
第九章 归档文件的装盒
第三十八条 归档文件应严格按照件号的先后顺序装档案盒，其工作内容包括填写备考表、档案盒封面及盒脊项目等。
第三十九条 装盒时，应按照分类法，将同一年度、同一保管期限、同一类目的文件装入一盒或若干盒。一般不能跨年度、跨机构（问题）、跨保管期限装盒。上级文件与下级文件，应分开装盒。一般不与本机关文件混装（针对本机关的文件除外）。机关较小、文件较少的单位，上下级文件可按同一年度、同一保管期限、同一类目的文件混装一盒。
第四十条 档案盒是归档文件的装具，不具备保管单位的作用，制作规格与式样按《规则》执行。档案盒可竖式排列，也可横式排列。
第四十一条 档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称）。
第四十二条 档案盒盒脊应根据不同的排列方式，在盒脊或底边准确填写各检索项。包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件件号，其间用“——”号连接，馆编件号待档案移交进馆时再行编制；盒号是指档案盒的排列顺序号，盒号一般按照档案盒上架排列的顺序流水号编制。《规则》要求在档案移交进馆时按进馆要求编制。为方便档案室管理，我省规定档案室统一用铅笔编制填写盒号。大机关档案多，可按不同保管期限每年从“1”开始小流水编制盒号；小机关档案少，可按不同保管期限逐年大流水编制盒号。
第四十三条 每一盒归档文件应设置备考表。备考表设置项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明，要求填写盒内归档文件需要说明的情况，包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度，文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。
整理人，填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任；
检查人，填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人填写，也可由机关内部机构负责人填写。
日期，填写归档文件整理完毕的年、月、日。
备考表的外形尺寸、页边和文字尺寸等见《规则》图A5。
第四十四条 本实施细则解释权属河南省档案局。过去与本实施细则不一致的规定和办法同时废止。

如何做好档案管理工作

导语：只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。因为，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。

一、拓宽视野，加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理

随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现现代化档案管理，才能有效地解决新形势下出现的问题。

1、增强责任感，提高管理意识。

档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心办事的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

2、不断加强学习，掌握管理技能。

目前，电子计算机技术在档案管理中的广泛运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

3、利用现有资源，整理档案。

档案记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都依照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。因此，要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。

二、加强档案管理教育培训，提高管理人员综合素质

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

1、提高认识水平，强化继续教育。

发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识当前档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。其次，必须真正培养档案管理人才，将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。

2、加强制度建设，建立健全运行机制。

加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理。这样，便可以激发档案工作者增强参加教育培训的主动性和积极性。

3、加强综合培训，提高业务水平。

从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的开展教育培训。坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。一是要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的.机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。二是要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。三是要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。

4、建立奖惩机制，细化考核监管。

进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

三、增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视

无论任何单位的任何一项工作，都必须得到领导的重视，才能使这项工作顺利开展，档案工作也如此。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。档案管理人员应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去影响并争取领导的重视。要使单位的档案工作更好的发展，领导和档案人员都必须同时重视档案工作。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。然而如何发挥主观能动性，争取领导重视，档案管理人员应当做到如下几点：

1、加大档案宣传力度，使领导增强档案管理意识。有的单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作。

2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等

2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处);将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。