如何建立电子档案系统

　电子档案系统是一种现代化的档案管理系统，旨在提高企事业单位档案管理的效率和准确性。该系统可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。电子档案系统可以使用先进的技术手段，如数据库技术、网络技术、计算机技术等，来实现对档案信息的管理和利用。它可以大大提高档案管理的效率和准确性，为企事业单位的现代化管理提供有力的支持。

　　什么情况下需要建立电子档案系统：

　　1.完善企业信息管理：电子档案管理系统可以搭建一个全过程性的工作平台，有效的完善档案管理系统，从而也是可以更好的帮助企业明确自己的定位以及战略目标。

　　2.保障数据安全性：相对于一些传统的纸质档案来说，其经历和风吹雨打以后，或是经过多年的存储以后，容易出现档案损坏的情况，但是如果用户选择电子档案管理系统的话，其也是可以很好的保障数据的安全性以及准确性。

　　3.提升工作效率：电子档案管理系统可以帮助实现档案管理的全员性，从而搭建一个全过程性的工作平台，意思就是要把档案管理工作和全员的发展联系到一起，这样有利于后期企业制定合理的用人计划，和合理的员工激励计划，帮助企业提高凝聚力。

　　总的来说，建立电子档案系统可以提高工作效率、完善企业信息管理、保障数据安全性以及提升企业形象。

　　建立电子档案系统的步骤如下：

　　1、整理：根据你的硬盘技术发展实际情况，把某类的文件系统进行研究集中到某一个硬盘，尽量使D、E、F、G各盘合理选择使用存放。存放管理到位后尽量自己不要因为移动或者其他原因而造成档案的丢失。

　　2、分类：对需要保存的计算机文件类型有一个大致的估计。包括重要文件、需要长期保存的文件，以及它们分为几个主题。例如：个人文件、财务会计、电话电子邮件、旅行照片、视频、个人文件、在线摘要、传记按记录分类。分类原则：快速查找。思路：每一类建一个中国企业文档，然后可以通过链接进行分散在D E F、G各盘的具体分析数据技术文件，形成自己产品目录。这样，计算机技术文件就形成了分类档案，零散的文件产生了电子信息文件。

　　3、生产：就是对电子文件的数字化处理，是文件的内容以二进制代码的形式表示出来，通过磁盘等介质保存。

　　4、选择存储介质：根据实际需要和存储空间来选择不同的存储介质，比如光盘、磁带、硬盘、U盘、移动硬盘、云存储等。

　　5、档案的保管：对于电子档案，要注意防潮、防火、防磁、防尘，确保档案的安全。

　　6、利用：根据实际需要和档案用途来决定是否利用电子档案。例如：办公自动化、日常办公管理、数据统计、信息查询等等。

　　建立电子档案系统的可以带来哪些便利，主要有以下几点：

　　1、实现文档一体化管理：设立电子文件档案数据中心把各单位的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，所有历史文件信息均通过数据中心对外服务，当然信息共享并不意味着实体的集中管理，各个单位的档案室、资料室仍旧发挥着保存、保管信息实体的作用。

　　2、减少重复劳动，降低数据处理成本：建立电子文件档案数据中心后，各机关单位把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档到电子文件档案数据中心，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。

　　3、实现信息共享，集中管理：设立电子文件档案数据中心把各单位的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，所有历史文件信息均通过数据中心对外服务，当然信息共享并不意味着实体的集中管理，各个单位的档案室、资料室仍旧发挥着保存、保管信息实体的作用。

　　4、保障数据的安全性：设立电子文件档案数据中心后，将由配备的专门人员进行日常的维护管理工作。可以通过采用多种措施保证数据的安全性，如建立完整的权限体系、内网外网物理隔离、双机热备份、数据备份机制等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个单位管理有更强的保障。

　　总之，建立电子档案系统可以提高企业的工作效率、实现文档一体化管理、减少重复劳动、保障数据安全性以及提升企业形象。