工程档案管理体系

　　工程档案管理体系建设项目档案从动态和静态两方面记录、反映了工程建设过程和建设成果，是项目建设的真实记录，是项目建设、管理、生产（运行）、维护的重要依据和条件。同时基本建设项目档案是工程质量责任追究的重要凭证，建立健全项目档案也是工程质量管理的重要内容。

　　工程档案管理体系

　　01、总则

　　1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2014）的要求，特制定本制度。

　　1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

　　1.3基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。

　　02、工程档案管理制度

　　2.1档案资料管理

　　2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

　　2.1.2为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

　　2.1.3工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

　　2.1.4购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。

　　2.2归档文件的质量规定

　　2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。

　　2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。

　　2.2.3调试措施，方案和报告等均应为印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。

　　2.2.4做主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。

　　2.2.5书写规定

　　A）书写字迹工整，图样清晰。

　　B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。

　　C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。

　　2.2.6书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。

　　03、工程文件收发及管理规定

　　为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度做好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　3.1工程文件接收

　　3.1.1各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；

　　3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。

　　3.1.3档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。

　　3.1.4档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。

　　3.1.6登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。

　　3.1.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。

　　3.1.8档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。

　　3.2工程文件资料发放

　　3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。

　　3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。

　　3.2.3档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。

　　3.2.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。

　　3.2.5为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。

　　3.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定

　　3.3.1设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。

　　3.3.2设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。

　　3.3.3凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。

　　04、档案部门职责

　　4.1参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。

　　项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。

　　由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。

　　建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。

　　设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。

　　施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。

　　监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。

　　试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。

　　4.2施工单位归档范围

　　负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。

　　负责提交分部试运记录及验收签证书。

　　负责提交分部试运阶段的方案、措施。

　　负责提交移交试生产前的消缺记录。

　　负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。

　　负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。

　　调试单位归档范围

　　负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。

　　负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。

　　负责提交调整试运质量验评表。

　　负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。

　　负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。

　　4.3设计单位归档范围

　　负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。

　　负责提交全部设计修改通知单。

　　负责按时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有关规定。

　　负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套

　　负责提交设计总结。

　　负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)

　　质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）

　　4.4监理部门归档范围

　　负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。

　　监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。

　　负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。

　　4.5对不符合归档要求档案的处理：

　　对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。

　　凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

　　4.6工程档案的鉴定和销毁

　　4.6.1对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报公司总工及经理批准后方可销毁。

　　4.6.2对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经公司总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。

　　4.6.3档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册标签字，档案销毁清册应存档。

　　4.6.4在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。

　　4.7其它

　　工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。

　　档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。

　　工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。

　　档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。

　　公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行。

　　05、声像档案管理办法

　　5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。

　　5.2建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。

　　5.3照片档案应符合以下要求：

　　（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；

　　（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；

　　（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；

　　（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素（不允许插值）。

　　5.4录像档案应符合以下要求：

　　（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；

　　（2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；

　　（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。

　　文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。

　　06、档案、资料、图书借阅制度

　　本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：

　　6.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。

　　6.2借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。

　　6.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。

　　6.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。

　　6.5借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能把档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。

　　6.6借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核办法执行。

　　6.7凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。

　　07、工程竣工图编制管理规定

　　7.1编制竣工图的形式和深度

　　7.1.1凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和分包施工单位，下同）在原施工图上加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

　　7.1.2凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

　　7.1.3凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及有其他重大改变，不宜再在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘图；由于施工原因造成的，由施工单位负责重新绘图；由于其他原因造成的，由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志并附以有关记录说明，作为竣工图。重大的改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工图资料统一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。

　　7.1.4竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁、字迹清楚。不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经承担施工的技术负责人审核签认。

　　7.2编制竣工图的分工

　　7.2.1建设项目实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图，总包单位除应编制自行施工的竣工图外，还应负责汇总整理各分包单位编制的竣工图。总包单位在交工时应向建设单位提交总包范围内的各项完整、准确的竣工图。

　　7.2.2建设项目由建设单位分别包给几个施工单位承担的，各施工单位应负责编制所承包工程的竣工图，建设单位负责汇总整理。

　　7.2.3建设项目在签订承发包合同时，应明确规定竣工图的编制、检验和交接等问题。

　　7.2.4建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作，发现有不准确或短缺时，要及时采取措施修改和补齐。

　　7.3竣工图编制的套数

　　大中型项目、重要公用工程和其它特殊性项目的竣工图至少应编制三套，一套送城建档案部门归档，二套由生产或使用单位保存。一般小型项目至少编制二套，一套送城建档案部门归档，一套由生产或使用单位保存，作为维护、改造、扩建的依据。项目竣工图套数应该在签订施工合同时明确规定。

　　08、（工程师）项目管理档案要求

　　项目管理档案系每位现场工程师现场管理和内业资料的成果积累，项目结束（每个合同项目完成）时由工程师完整提交给工程部经理（副经理），工程部经理（副经理）审核合格后作为企业管理档案资料移交给资料室。现对（工程师）项目管理档案的整理要求明确如下：

　　8.1工作计划

　　工作计划指现场工程师依据年度部门重点工作计划编制的分解计划和施工单位的计划。包括动态调整情况。

　　8.2工作日记

　　工作日记应注意连续性和完整性，内容主要包括：日期、气候概况；工程施工部位；承包商动态（人、材、机进出场，施工情况等）；质量检查、试验情况；承包商提出的问题及其答复、指示；上级通知或指示；存在的问题（要求闭合）；对以往问题的复查；总分包工序验收、移交记录；安全文明施工管理；会议记录、洽商记录。

　　8.3工作周报

　　工作周报按格式填写，要求完整全面。

　　8.4质量问题档案

　　要求完整记录施工过程中质量问题点（部位），同时辅以照片记录；每个问题点必须有处理方法和处理结果记录，即“闭合”。

　　8.5工程管理往来函件

　　指开发商发出的通知、通报、工程联系单、罚款单、整改令及其它指令等，施工单位和监理单位发出给开发商接受的函件。

　　8.6设计变更台帐；签证单台帐

　　按规定格式记录，要求登记及时、描述准确，签证单编号规范连续（最好我方编号）。

　　8.7结算备忘录

　　主要包括各专业承包范围重复情况备忘，工程使用材料货不对版、遗留质量问题需扣款备忘记录，各承包商交叉扣款备忘等。

　　8.8图纸审查意见；施工技术资料审查意见

　　图纸审查意见指从开发商角度对施工图纸审阅后提出的意见。施工技术资料审查要点是看有无弄虚作假、隐瞒事实，以及资料是否规范、完整。

　　8.9工程进度形象照片（电子版）

　　要求每周有照片记录，且应标明部位、拍照日期。