档案出入库管理制度

档案出入库管理制度

档案出入库管理制度是指对机构内部档案的出入库进行管理的一套制度。该制度旨在确保档案的安全、完整和准确性，提高档案管理的效率和质量。

具体内容包括以下几个方面：

1. 出入库申请：任何人员需要出入库档案时，必须填写出入库申请表，明确出入库的目的、时间和责任人等信息。

2. 审批流程：出入库申请需要经过相应部门或负责人的审批，确保出入库行为合规和合理。

3. 档案编目：每个档案都应有唯一的编目号，出入库时需要记录档案的编目号和名称，以便追踪档案的流转情况。

4. 出入库记录：每次档案的出入库都需要记录，包括档案的编目号、名称、出入库时间、责任人等信息，以便后续查询和统计。

5. 出入库检查：出入库时需要进行档案的实物检查，确保档案的完整性和准确性。

6. 档案保管：出入库后的档案需要妥善保管，包括存放在专门的档案室或柜子中，定期进行检查和整理。

7. 档案借阅：对于需要借阅档案的人员，需要填写借阅申请表，并经过相应审批后方可借阅。借阅期限一般不超过一定时间，过期需要归还或续借。

8. 档案销毁：对于无用或过期的档案，需要按照相关规定进行销毁，销毁前需要进行备案和审批。

以上是档案出入库管理制度的一些主要内容，具体的制度可以根据机构的实际情况进行调整和完善。

出入库管理规定

　　出入库管理旨在加强仓库区域管理，保护公司资产、保障仓库运营秩序及访客人身财产安全。下面是出入库管理条例，欢迎参阅。
　　出入库管理规定篇1
　　第一章 总则

　　第一条 为了加强公司物资的出入库管理，降低库存，完善和规范物资管理工作，结合本公司实际，特制订本办法。

　　第二章 日常管理

　　第二条 保管员必须根据实际情况和各类物资的性质、类型、用途分门别类建立相应的台账，确保日清日结。

　　第三条 保管员做好各类物资的日常核查工作，对各类库存物资定期进行检查盘点，做到账实相符。

　　第四条 保管员必须定期进行各类存货的分类整理，对存放期限较长，过期失效的物资，要按月编制报表，报至采购部处理。

　　第三章 物资入库、存放管理

　　第五条 物资入库时，保管员必须凭随货清单、采购订单、检验合格证等清点入库物资的数量、规格型号等项目，做到数量、规格、类别准确无误，质量完好，配套齐全，如发现空改仔物资数量、单据不齐全，质量残次时，不予办理入库手续。

　　第六条 随物资配带的各种文件、资料经整理登记后参照《档案管理办法》进行管理。

　　第四章 物资出库管理

　　第七条 各类物资的出库，实行“先进先出”的原则。

　　第八条 物资领用部门或领用人需填写物资《领用单》，经部门主管或分管副总审批后，方可领用物资。

　　第九条 物资出库时，物资保管员必须根据审批手续完毕的《领用单》上面 的物资名称、歼兄规格、数量等予以发料，同时办理物资出库手续。

　　第十条 本着“厉行节约、杜绝浪费”的原则，严禁一次性领用，一次性出库。

　　第十一条 物资出库后，保管员要认真做好记录，保管好出库票据，以备核查。

　　解释权

　　第一条 本办法由公司办公室负责解释和修订。 第二条 本办法自20xx年1月1日开始施行。 本文件修改记录单

　　本管理文件解释权归办公室 本文件报送: 总经理 抄送: 各部门

　　公司名称

　　20xx年1月1日
　　出入库管理规定篇2
　　一、总 则

　　第一条 为了使本公司的仓库管理规范化，保证财产物资的完好无损,根据 企业管理 和 财务管理 的一般要求，结合本公司的一些具体情况，特定本规定。

　　第二条 仓库管理工作的任务：

　　(一) 根据本规定做好物资出库和入库工作，并使物资储存、供应、销售各环节平衡衔接。

　　(二) 做好物资的保管工作，如实登记仓库实物账,经常清查、盘点库存物资，做到账、卡、物相符。

　　(三) 积级开展废旧物资、生产余料的回收、整理、利用工作,协助做好积压物资的处理工作。

　　(四) 做好仓库安全保卫工作，确保仓库和物资的安全。

　　第三条 本规定适用于本公司所属的各级公司，包括全资公司和控股公司。

　　第四条 仓库管理人员纳入其所在企业的财务部门统一管理，仓库保管员由总公司财务委员会统一安排和调配。

　　二、仓库物资的入库

　　第五条 外购物资(包括外购材料、商品等)到达后，由业务部门经办人填制“商品验收单”一式四份(经仓管员签字后的“商品验收单”，一联由业务部门留底，一联交统计部门，一联由业务部门交给财务部，一联交仓库作为开具“入库单”依据)，仓管员根据“商品验收单”填写的品名、规格、数量、单价，将实物点验入库后，在“商品验收单”上签名，并根据点验结果如实填制“入库规格单”一式三份，送货人须就货物与入库单的相应项目与仓管员核对，确认无误后在“入库单”上签名，做到货、单相符，仓管员凭手续齐全的“商品验收单(仓库联)”和“入库单”的存根登记仓库实物账，其余一联交财务部门，一联交业务部门。

　　第六条 企业自身生产的产成品入库,须有质量管理部门出具的产品质量斗汪合格证，由专人送交仓库，仓管员根据入库情况填制“入库单”一式三份,双方相互核对无误后须在“入库单”上签名,签名后的入库单一联由仓库作为登记实物账的依据，一联交生产车间作产量统计依据，一联交财务部作为成本核算和产成品核算之依据。

　　第七条 委托加工材料和产品加工完后的入库手续类比外购物资入库手续进行办理，但在

　　第八条 因生产需要而直接进入生产车间的外购物资或已完工的委托加工材料，应同时办理入库手续和出库手续，以准确反映公司的物流量。

　　第九条 来料加工客户所提供的材料类比外购物资入库办理手续，但不登记仓库实物账，而设“来料加工材料登记簿”，以作备查。

　　第十条 车间余料退库应填制红字领料单一式三份，并在备注栏内详细说明原因，如系月底的退料，则在办理退料手续的同时，办理下月领料手续。

　　第十一条 对于物资验收入库过程中所发现的有关数量、质量、规格、品种等不相符的现象，仓管员有权拒绝办理入库手续，并视其程度 报告 业务部门、财务部门和公司经理处理。

　　三、仓库物资的出库

　　第十二条 公司仓库一切商品货物的对外发放，一律凭盖有财务专用章和有关人士签章的“商 品调拨单(仓库联)”，一式四份，一联交业务部门，一联交财务部门，一联交仓库作为开具“出库单”依据，一联交统计。由公司业务员办理出库手续，仓管员根据“商品调拨单”注明业务承办人，一联由仓库作为登记实物账的依据，一联由仓管员定期交财务部。

　　第十三条 生产车间领用原料、工具等物资时，仓管员凭生产技术部门的用料定额和车间负责人签发的领料单发放，仓管员和领料人均须在领料单上签名，领料单一式三份，一联退回车间作为其物资消耗的考核依据，一联交财务部作成本核算依据，一联由仓库作为登记实物账的依据。

　　第十四条 发往外单位委托加工的材料，应同样办理出库手续，但须在出库单上注明，并设置“发外加工登记簿”进行登记。

　　第十五条 来料加工客户所提拱的材料在使用时，应类比生产车间领用办理出库手续,但须在领料单上注明，且不登记实物账，而是在“来料加工材料登记簿”上予以登记。

　　第十六条 对于一切手续不全的提货、领料事项，仓管员有权拒绝发货,并视其程度报告业务部门、财务部门和公司经理处理。

　　四、仓库物资的保管

　　第十七条 仓库设商品材料实物保管账(简称“仓库实物账”)和实物登记卡，仓库实物账按物资类别、品名、规格分类进行销存核算，只记数量，不记金额，同时，在每一商品材料存放点设置商品材料实物登记卡，根据入库单、出库单和领料单等及时登记仓库实物账及实行卡，保证账、卡、物相符。

　　第十八条 每月必须对库存的商品材料进行实物盘点一次，财务人员予以抽查或监盘，并由仓管员填制盘点一式三份，一联仓库留存，一联交财务部，一联交公司有关领导，并将实物盘点数与仓库实物账核对，如有损耗或升溢应在盘点表中相关栏目内填列，经财务部门核实,并报有关部门和领导批准，方可作调账处理，以保证财务账、仓库实物账、实物登记卡和实物相符合。

　　第十九条 仓库物资的计量工作应按通用的计量标准实行，对不同物资采用不同计量 方法 ，确保物资计量的准确性。

　　第二十条 做好仓库与供应、销售环节的衔接工作,保证生产供应等合理储备的前提下,力求减少库存量,并对物资的利用、积压产品的处理等提出建议。

　　第二十一条 仓库物资的保管要根据各种物资的不同种类及其特性,结合仓库条件，用不同方法分别存放，既保证物资免受各种损害，又保证物资的进出和盘存方便。

　　第二十二条 对于某些特殊物资如易燃、易爆、剧毒等物资,应指定专人管理，并设置明显标志。

　　第二十三条 建立和健全出入库人员登记制度，入库人员均须经过仓管员的同意，并经过登记之后，方可在仓管员的陪同下进入仓库,进入仓库的人员一律不得携带易燃、易爆物品，不得在库房内吸咽。

　　第二十四条 仓管员应严格执行安全工作规定，切实做好防火、防盗等工作，定期检查维修避雷和消防等器材和设备，保障仓库和物资财产的安全。

　　第二十五条 仓管员工作调动时，必须办理移交手续，由财务领导进行监交，表上签名，只有当交接手续办妥之后，才能离开工作单位。

　　第二十六条 未按本规定办理物资入、出库手续而造成物资短缺、规格或质量不合要求的和账实不符，仓管员应承担由此引起的经济损失，财务经理应负领导责任。
　　出入库管理规定篇3
　　一、目的

　　为了规范公司库房管理，器材出入库工作科学化、规范化，特制定本流程。

　　二、定义

　　器材是公司向客户销售或配送的设备和耗材。

　　三、出库管理

　　1、市场部、培训部、客服部向仓库送达提货单的时间为每日9时、13日两次，仓库管理员根据工作需要，向部门经理提出申请，可以调整上述提货单到达仓库的时间;

　　2、仓库管理员收到提货单后进行登记，并分配给相应的包装人员;

　　3、包装人员进入仓库进行配货，货物配齐后，由仓库管理人员进行核实;

　　4、仓库管理人员核实后，包装人员开始包装，包装完毕后，交由仓库管理人员;

　　5、仓库管理人员记录包装人员包装业务量及客户名称备查;

　　6、登记发运相关信息，安排将货物发运，并在次日上午通知客户货物预计到达时间等相关信息;

　　7、月底将客户发货联交财务进行帐务处理，包装人员包装量交行政人资部进行工作业绩核算。

　　四、入库管理

　　详见《器材质量检验流程》

　　五、内部使用管理

　　1、培训部或公司其他部门需要使用或借用公司器材，需要经办人填写用料申请单，经部门经理签字后，方可到仓库办理领用手续;

　　2、仓库管理人员根据部门或使用用途分别归档，特别是培训部培训客户使用与成品画制作车间领用需要单独建立档案;

　　3、月底仓库管理人员需将器材内部使用申请单一并交由财务会计进行帐务处理。

　　六、器材处理

　　1、因项目调整或其他原因，导致器材不再使用，需要进行变卖或报废处理，由仓库管理人员填写器材《器材处理申请单》;

　　2、《器材处理申请单》经部门经理签批后，按签批意见进行处理;

　　3、被处理器材帐面价值在1000元以上者，尽量集中处理，且需要公司总经理签批，并按签批意见处理;

　　4、器材处理后获得的款项直接交总部财务部，由财务出纳人员开据 收据 ，并由会计进行帐务处理;

　　5、月底《器材处理申请单》汇总交财务会计人员进行帐务处理。

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档案管理制度

档案基本管理制度
档案管理制度
1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关誉旦袜规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

档案统计制度
1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。
2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。
3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。
4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。
5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

档案安全保密制度
1 、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

档案查阅借阅制度
1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。
5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

档案库房管理制度
1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。
2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
4、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。

机关档案归庆激档制度
一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、以及人事、保卫、专业、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进进整理、迟橘归档，并定期向本机关档案室移交。
二、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
四、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。
五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。
六、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续 。

国土资源专业档案立卷归档制度
为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。
1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则 ，由形成部门统一立卷。
2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。
3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。
4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。
5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。
6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。
7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。
8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。
9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交。

文书档案归档文件整理制度
为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。
1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。
2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。
3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。
4、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。
5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。
6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。
7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。
8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。
会计档案立卷归档制度
会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。
1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。
2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。
3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。
4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。
5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。
6、会计档案的排列，要在年度内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。
7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。
8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。
9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计年度终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。

声像档案立卷归档制度
声像资料是国家档案资料的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我局情况特制定本制度：
1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。
2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。
3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。
4、按要求填写好卷内目录，编好号码。

档案利用制度
1.凡本单位人员利用档案，须严格履行查（借）阅登记手续，注明查（借）阅目的，用后及时反馈利用效果。
2.外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。
3.因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。
4.档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时，须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。
5.如查（借）阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准;查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管局长批准。
6.对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。
7.查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。

档案利用效果登记制度
一、利用者利用档案完毕，利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作，对不能当场体现的，利用接待人员要跟踪收集。
二、凡利用者利用档案即时取得效果的，请利用者当场填写利用效果，并签名确认。
三、利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将“利用效果登记表”带回，而接待人员要及时催缴“利用效果登记表”。
四、档案员收回的“利用效果登记表”，应及时整理。

档案管理办法

档案保管办法的具体内容包括：
( 1) 日常性的保管与保护工作。它包括温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档案的人柜上架整理等。
( 2) 预防性的保管与保护工作。主要指针对企业档案的防火、防潮、防高温、防盗等采取的维护措施。
( 3) 抢救性的保管与保护工作。主要指对破损或载体变质的企业档案进行的修补、复制等。
( 4)条件性的保管与保护工作。主要指库房的规划建设与使用、企业档案装具的挑选及设备的购置与维护等。
库房管理工作是企业档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管昌唯理工作，才能为整个档案工作的顺利进行创造必要的条件。
一、档案库房的布局
库房布局是指对库房的使用安排及对库房区间和保管区段的划分。库房区域应尽可能集中，同一基本大类的企业档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间；业务技术用房应尽量布置在库房的一楼；利用频率较高的企业档案应放在靠近办公室的房间里。
库房房间较多的企业档案部门，应编制库位号及库位索引，进行定位管理。库位号一般由房间号、柜架号及搁板号构成。其中柜架号自房间入口处计，从左到右依次编排；搁板号以一组档案柜架为准，从上到下依次编排。确定了库位号后，就应在此基础上制成库位索引。
二、档案架( 柜) 的排放和编号
库房中的档案架( 柜) 的排放，应符合下列几个要求：
1. 排列一致，横竖成行。如有大小式样不同的架( 柜) 子，则应适当分类，尽可能做到整齐一致。
2. 有窗库房的架( 柜) 子的排列，应与窗子垂直，以避免强烈光线直射；无窗库房的架( 柜) 子的排列，纵横均可但应注意不要有碍通风。
3. 架( 柜) 子排列应最大限度地利用库房的地面与空间，并要便于档案的搬运和取放，不宜太松或太紧。
三、档案的存放和全宗排列
企业档案存放应按全宗进行，一个全宗内的档案应集中在一起。库房内各个全宗单位应进行系统排列。全宗排列法主要有两种，即全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法。前者对库房空间和全宗实体的安排比较方便，后者对全袜迅衡宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在安排一个全宗内的案卷的排列次序时，必须严格地按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序号进行，以保持案卷之间的联系。
当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架。上架的次序应根据档案架( 柜) 及其“栏”、 “格”的编号次序进行。
企业档案的存放通常采用竖放的方式，这样做的好处是检取和存放案卷比较方便。而对于那些珍贵档案和不宜于竖放的档案( 如卷皮质软、没有装订的案卷、画幅过大等) ，通常采用平放的方法，这样使文件较舒展，有利于保护档案。
平放档案时，为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠的高度以不超过四十厘米为宜。
四、建立全宗卷
在企业档案管理工作中，专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料，以全宗为单位组成专门案卷，即称为“全宗卷”。
全宗卷是在企业档案室本身的工作活动中形成的一种档案。它与档案室所保管的全宗有密切的联系，是对全宗进行整理、鉴定、统计、提供利用以及进一步收集该全宗范围内的档案的重要依据，是档案室管理全宗和保管工作人员掌握全宗情况的不可缺少的一种工具。因此，全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。
五、温、湿度调节和清洁卫生管理
科学地控制温度和湿度，保持库房的环境和库内卫生，是做好企业档案保管工作的重要措施。为有效地完成这些任务，必须按照档案保护的技术要求，建立库房管理制度，坚持进行各种测定和防治，采取一系列必要的具体措施。
六、保卫和保密管理
档案是企业的文化财富，其中许多是机密性的。企业档案工作人员必须时刻提高警惕，加强库房的各项保卫保密工作以保证档案的安全。档案库房一定要有严密的管理制度。库房管理人员告做首先应做好防盗，必须堵塞一切可能失窃的漏洞。非库房管理人员，未经批准，不得随便入库。珍贵的、绝密的档案应放入保险柜，在专门的地点保存。出入库房的档案应进行仔细的清点和登记。
在企业库房管理工作上还必须杜绝一切失密的可能，管理人员非因工作不得谈论档案内容。关于库房内档案的存放状况和管理制度的具体内容，也应列入企业档案室的保密范围。
七、防火的管理
企业档案管理部门必须建立防火制度，并把防火作为经常性的重要任务之一。防火工作的管理主要体现在三个方面：
1. 加强检查，消除一切发生火灾的可能性
要定期检查电气设备，有毛病的立刻修理。库房内应严禁吸烟，忌用移动式的火烛。规模大的库房，一般应安装避雷针。
2. 做好灭火的准备
有条件的地方，可安装自动灭火设备或消防栓。一般均应备有灭火工具、沙箱和充足的水源，这些都应设在便于取用的地方。在档案工作部门要经常进行防火教育，学习有关的理论知识和技术方法。
3. 拟制档案抢救方案
即根据档案的重要程度、机密程度和库房的内外条件，拟出一个方案，规定抢救档案的先后次序、搬运路线、搬运方法、人力及设备。还可设想发生火灾的几种可能性，拟出几个方案，以备万一发生火灾时可指挥有序，抢救出最贵重的档案，并避免在抢救过程中发生散失和失密现象。
八、档案在搬动中的保护
由于种种原因，库内档案有时需要搬动，在搬动过程中常常遭到不同程度的机械磨损和污染，因此，应注意档案在搬动中的保护措施。
在库房内搬动数量较多的案卷时，必须准备一定的工具，如小型的手推车、案卷托板等。如果不使用搬运工具，那么每次搬动的案卷不要太多，以免损坏档案。有的档案如需要捆扎搬运，应注意忌用粗糙的捆扎用料或方法。取放档案必须轻拿轻放，防止搓揉、挤塞或撕裂档案。整理、捆扎和暂放档案的位置与条件等均应注意选择。
做好搬动中的保护工作，除了物质和技术措施以外，特别重要的是，要求档案管理人员有高度的责任心和踏实细致的工作作风。不负责任、粗枝大叶是搬动中发生机械磨损和污染的主要根源。
九、档案的安全检查
定期和不定期地对档案进行检查，是企业档案管理工作中的一项重要工作。只有细致地检查，才能确切地了解档案安全保管的程度，从而采取有效的措施改善保管条件，制止档案被继续损坏。档案的定期检查，可根据本部门的具体情况而定。不定期的检查，应在下列情况下进行：水灾、火灾之后；发现档案遗失或被盗窃后；对某些档案( 如利用频繁的部分) 是否遗失发生怀疑时；发生虫害、霉烂、水湿等现象时。
检查方法，最基本的是以登记的簿册与实际档案进行对照和检查人员的实地观察，为此检查人员应当由比较有经验的人来担任。
检查时必须有检查记录，记录应以全宗为单位进行，最后应根据记录做出检查报告。检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细进行研究，做认真的处理，必要时对某些制度做适当的修改。

【小兰老师】科技档案的保管

一、科技档案保管的方法与要求

1、科技档案保管工作

科技档案保管工作，是在科技档案的日常管理中，创造适合科技档案保管的条件和环境，妥善保护科技档案，建立和维护良好的科技档案库藏秩序的科技档案业务工作。

2、科技档案保管工作的内容

3、科技档案的保管条件和防护措施

4、科技档案的保管方法和要求

① 底图档案的保管

底图具有复制的功能，其采用特殊的原材料和工艺措施，造成不利于底图的耐久性，底图的保管要求严禁折叠，在选择特制的底图柜存放。

存放方法：

一种是平放，即按整理顺序将底图平放在多层抽屉的底图柜中，是比较好的保管方法。

二种是卷放，即将底图按套或按卷卷成筒状放在底图柜中，卷放不方便取放，会增加底图磨损。特大特长幅面的底图以卷放方式较好。

总之，应保证底图不撕、不折、不受挤压以及尽量减少磨损。

② 蓝图及复印图的保管

蓝图及其他复印图的制成材料，机械强度较好，特别是蓝图幅面大小不一，应采取折叠组卷的保存方法。

蓝图以“手风琴”式折叠成A4图纸幅面大小，折叠时右下角的标题应显示，以便查阅，如需装订，左边应空出装订线。折叠后用档案盒进行保存。

③ 感光材料的保管

科技档案中的感光材料主要有底片（胶片）和照片，其中以底片的保存更为重要，因为底片是母片，一旦损毁就无法制作照片。

具体方法：

1、采用密封保存，放在隔热、密封容器内。

2、底片平面应与水平面垂直。

3、底片应分类存放，如母片与复制片、永久与非永久保存的。

4、每隔一至两年进行检查，发现异常应及地处理。

5、保管条件，温度13～15℃，温度35%-45%，彩色应低于2℃。

④ 磁性材料的保管

磁性材料主要是指录像带、录音带和机读文件。

主要保管方法是：

1、防磁，将磁带放入金属柜中保存，远离磁场，周围不能有变压器、电动机、电视机等电气设备。 

2、磁带要平放，且不要叠压太多。

3、定期检查，磁带6-12个月重新卷绕一次，发现问题应及时转录，机读文件每3-5年复制一次。

4、长期不用的磁带再加隔磁材料凳配手卷绕，防止磁带互相磁化。

⑤ 科技档案库房管理

库房是保管科技档案的场所，为了合理利用库房面积，便于对科技档案的存放和查找，提高科技档案工作的效益，应加强库房管理。

库位管理：

供存放科技档案的空间位置称为库位，库位管理的任务是规划库房的使用面积和柜架数量，对库房进行合理布局，以便对科技档案实行定位管理。

柜架排列：

柜架是库房内存放档案的设备装具。应遵守以下要求：

1、各种柜架应分类集中。

2、柜架排列应与窗户垂直，与墙壁保持一定距离，防止阳光直接照射，避免外温、湿度对档案的直接影响。

3、柜架之间通道保持0.9米—1.2米宽度，便于管理和通行，充分利用库房面积。 

4、每层柜架的隔板或抽屉，应标明科技档案的类别和档案号。

5、对于使用密集架设备，应充分考虑库房建筑的荷载量。

档案排架：

根据预定的排架方法，将科技档案案卷上架排放实行定位管理。

排架方法有：

① 流水排架法，分为大流水排架和小流水排架（枣嫌分类流水排架）两种，大流水即不卖穗分种类和类别，按入库先后顺序混合排列。小流水排架（分类流水排架）在种类和类别下再实行流水排架，如先分产品档案、设备档案、科研档案、基建档案等，再按接收的先后顺序排架，或按年度分开，再实行年度内流水排架。

② 分类排架法，是在科技档案实体分类的基础上，再按照科技档案的类别、项目及项目内案卷排列。

根据预定的排架方法，将科技档案案卷上架排放实行定位管理。

排架要求：

① 采用从下到下，从左到右的顺序排列，以方便管理。 

② 保持适宜的饱和度，过挤增加案卷的摩擦，结构影响库位的利用。

出入库管理：

库存科技档案总是处于流动和变化的状态，应随时掌握科技档案的库藏情况，如借出数量、借阅数量、移出数量、封存数量、销毁数量等。

二、科技档案保管制度

科技档案保管制度是完成科技档案保管任务的依据和控制手段，是档案管理制度的组成部分。主要包括：