ecm文档管理系统

ecm文档管理系统

ECM文档管理系统是一种基于企业内容管理（Enterprise Content Management，ECM）的软件系统，用于帮助企业组织和管理各种类型的文档和信息资源。ECM文档管理系统提供了一套完整的功能和工具，用于创建、存储、检索、共享和保护企业的文档和信息。

ECM文档管理系统通常包括以下主要功能：

1. 文档创建和编辑：提供了创建和编辑各种类型的文档的工具，如文本文档、电子表格、演示文稿等。

2. 文档存储和组织：提供了一个集中的存储库，用于存储和组织企业的文档和信息。用户可以按照文件夹、标签、元数据等方式对文档进行分类和组织。

3. 文档检索和访问：提供了快速和灵活的文档检索功能，用户可以通过关键字、属性、日期等条件来搜索和访问文档。

4. 文档共享和协作：支持多用户同时访问和编辑文档，可以实现实时的协作和共享。

5. 文档版本控制和审批：提供了文档版本控制和审批功能，确保文档的版本管理和审批流程的可控性。

6. 文档安全和权限控制：提供了严格的文档安全和权限控制机制，确保只有授权用户可以访问和修改文档。

7. 文档归档和保留：支持文档的归档和保留策略，确保企业的文档符合法规和合规要求。

ECM文档管理系统可以帮助企业提高文档管理效率，降低文档丢失和错误的风险，促进协作和知识共享，提升企业的整体运营效果。

计算机信息管理_ECM，信息管理的利器

　　IBM ECM大中华区技术经理杨晓阳博士可以说是企业内容管理(ECM)在中国最早的传教士，1996年开始，杨晓阳博士带领的团队便开始了在中国进行ECM的推广和普及工作。但是杨晓阳说直到2005年，企业才真正开始认识到ECM的价值和必要性差游戚。
　　如果说外力的推动是一种催化剂，那么内在的需求才是ECM发展的真正动力。在中国ECM的发展过程中，图书馆行业对于数字图书馆的需求，纸质媒体对于文档内容管理的需求，电视媒体对于影音资料管理的需求，银行金融保险业对于影像及工作流的需求，以及网站建设的需求是最迫切的，也是最早开始ECM应用的。尤其是政府门户网站的建设，TRS副总裁马信龙认为政府的带动在中国ECM市场培育中的作用不可低估。
　　
　　ECM将内容转化为资产
　　
　　调查显示，企业中85％的数据是以非结构化的形式存在的，例如电子邮件、报表、办公文档、扫描文件、网页等，而这些非结构化数据往往散落在企业的各种应用系统中，无法得到统一的管理，更何谈从中挖掘出价值。
　　对于这些非结构化数据的管理来说，数据库根本力不从心，ECM则会对数据整个生命周期进行全面、系统的管理，从创建到管理、保护再到发布、消费，最后到归档、重用或者销毁，ECM把这些凌乱的、浩如烟海的数据从企业的负担真正转变成为一种资产。
　　例如在银行的信贷业务中，个人必须提供得身份证、房产证或者收入证明等一系列证明材料并填写一些表格后，方能提出申请虚陵。当贷款被批下来后，银行还会和贷款人签定一系列合同，发放后对贷款的监管会继续产生一部分材料。对这些材料的管理是一项很繁琐的工作，而各大银行每年的信贷业务所产生的材料用堆积如山形容毫不夸张，这些材料成为银行最大的负担，但是却是整个信贷业务的核心，不能有丝毫差错和延误。而传统的人工处理手段耗费了银行大量的人力和财力却效率底下。通过ECM，这些纸质材料被扫描成影像，被统一的管理起来，同时结合进可订制的电子表单，从而依照标准化的流程进行处理。
　　根据Gartner的定义，ECM是一种战略框架和技术架构，它会对不同形式、不同格式的内容在整个生命周期当中提供支持。
　　在内容管理的发展历程中，最早是作为不同领域的专业解决方案出现的。例如媒体、数字图书馆中的数字资产管理(DAM)，到门户网站中的Web内容管理(WCM)，再到企业中的文档管理(DM)，发展到现在这些功能都被统一地集成到企业内容管理中，成为集成Web内容管理、文档管理、数字资产管理、影像管理(Imaging)、记录管理(RM)、协作管理(Collaboration)、知识管理(KM)、门户(Portal)为一体的系统。
　　ECM系统发展到今天，包含了以下一些核心的组件。文档管理，包括文档发布和获取校验；版本控制，安全性检验以及对商业文件提供存储检索服务，文档成像，用来获取、转换磨判和管理纸质文档；记录管理，为每一条单独的企业信息分配专门的生命周期记录，从信息产生、发布、接收、维护、使用直到最后的销毁都将被记录下来，帮助进行长期归档处理，并确保合乎相应法律法规的要求。
　　还有工作流，支持业务流程和内容传递的工作流，配置工作任务和状态，并创建查找索引；Web内容管理，实现网页内容管理自动化，管理动态内容和用户交互，以及以文档为中心的协作，为项目团队提供文档共享与支持的文档中心协作功能。
　　此外，根据国外的发展情况，Gartner认为电子表单、数字资产管理正在变得日益重要，同时数字版权管理(DRM)也成为内容安全的一个重要部分，这些功能和文档归档、恢复和email管理、归档都将作为ECM重要的组成部分包含进来。
　　
　　ECM的未来
　　
　　内容驱动关键应用
　　“曾有世界级的分析公司调研指出，指出企业中百分之九十多的流程是内容相关的流程，因此内容管理和流程管理实际上是无法分割的。事实上，在Gartner看来，内容与流程的融合(content-processfusion)时代已经来临。”杨晓阳说。内容和流程的结合将形成以内容为中心来驱动业务流程，随着非结构化的内容被越来越被企业重视，与内容集成的业务流程管理也会逐渐成为企业最关键的应用之一。
　　Gartner在2007年9月发布的一份报告中就指出内容驱动的关键应用将促使流程不仅在速度上进行提高，还会在可说明性和准确性上进行改进。因此Gartner预计以内容驱动关键应用将成为传统ECM厂商发展的方向。
　　
　　向企业信息管理方向发展
　　在企业中，结构化和非结构化的数据同时存在，因此内容管理技术将逐渐整合这些结构化的数据和以艾档为中心的非结构数据，这样的内容管理被Gartner称为企业信息管理(EIM)。同时Gartner认为随着以信息为中心的企业的日渐成熟，他们一定会认识到内容管理应用必须整合所有格式的数据，为一个统一的架构提供支持。
　　而在这个发展过程中，内容整合将成为关键。杨晓阳指出，作为信息整合策略的重要部分，内容整合技术将使得分散于企业各个角落的海量，种类各异的文档，影像等非结构化数据重新被激活并可以在业务流程中得到充分的应用。
　　此外马信龙指出整合后内容的访问控制也非常重要，不同的人员对于不同的内容具有不同的权限。
　　
　　成为基础平台，应用所有行业
　　“ECM应该成为企业的信息基础架构，和关系数据库同等重要。”马信龙说。像数据库一样，对非结构化数据进行管理的ECM将会融入企业的基础架构平台，成为其他应用系统建设的基础。例如和ERP、SCM等业务系统的结合，为这些应用系统中大量的非结构化数据管理提供支持。
　　“所有的行业都需要内容管理。”在记者问到哪些企业需要采用ECM时，IBM的杨晓阳肯定地说。不管对于什么样的企业，对于内容管理的需要都是存在的，内容是企业长期积累下来的资产，是业务开展的基础，随着竞争的日益加剧，企业将会认识到这种需求的迫切。
　　不过在中国当前的发展中，银行、保险这些金融机构走在了前面，他们通过ECM构造了自己核心的应用系统，例如银行的信贷和保险的理赔。电信行业则紧跟其后，电信中对于话单的管理和宽带背后影音后台的管理也都需要ECM的强大支持。另外ECM在政府中的应用也开始增多，例如对于专利局和税务系统。
　　除了这几个行业，ECM还会向制造业、石油、电力等行业中扩展，而当前这些行业的ECM应用还处于空白阶段。杨晓阳指出在 向这些行业扩展过程中，行业用户会面临着一个专业解决方案和通用的企业级平台的抉择。因为现在这些行业很多的解决方案已经包含了ECM的技术和理念在其中，例如制造业的PDM，就是专门针对制造业内所有数据进行管理的系统。
　　但是杨晓阳认为最终这些企业会逐渐认识到单纯这些功能还是远远不够的，对于内容的管理必须用企业级的管理和服务平台才能提供全面的支持。
　　
　　向知识管理方向发展
　　虽然知识管理在中国的起步要更早，但是内容管理的快速发展开始为知识管理提供了一个基础的支撑，同时也将知识管理纳入其中。随着企业信息化程度的不断提高，企业会逐步认识到对于内容的管理还远远不能满足自己的需求，他们希望从中发现知识，让海量的信息能轻易地为人所理解，同时让企业多年的经验能凝聚下来成为可以学习的知识。
　　而从内容转变成为知识，却不是一件简单的事情。马信龙认为这个过程必须要进行三个方面的工作。首先是知识工程体系的建立，从而确定企业需要建立的知识范围，这是知识管理的目标。其次是参与者的协作，知识本来就是和人有关的，同时也只有在协作过程当中才能产生更多的知识，因此人的主观能动性就相当重要。最后是相应工具的使用，包括挖掘和展现工具。
　　
　　ECM的不同解决方案
　　
　　对于IBM来说，ECM是其IOD(信息随需应变Information OnDemand)战略的至关重要的一部分，它结合数据库、商业智能以及信息发现等其他产品线共同构筑IBM从数据到信息再到知识一个全面的信息战略。
　　而对于IBM的ECM产品线来说，也全面的包含了ECM所需的所有功能模块，从内置的主内容数据管理、电子表单和内容为中心的协作、到安全控制、再到信息搜索挖掘和知识管理，以及多层级存储的生命周期管理，一应俱全。而其中最重要的就是BPM和内容管理的紧密结合，将企业中以内容为中心的需求和以流程为中心的需求统一在一起。而BPM的引入也极大加强了ECM的管理能力。
　　“企业中大量的结构化信息，非结构化信息以及半结构化信息散落在企业应用的各个角落中，只有通过集成了流程管理的企业内容管理平台，才能把这些数据激活，并把它们间的关系串起来，最终为大量应用和未来的SOA的实现提供支撑。”杨晓阳说。
　　谈到ECM，不能不提起EMC公司，在IBM收购FileNet之前，EMC一直IBM在这个领域最大的竞争对手。
　　存储领域的专业积淀为EMC产品Documentum提供了强大的支撑。在EMC中国区企业软件事业部副总裁黄莺看来，Documentum最大的优势就是企业级的跨部门的内容管理平台，包括文档管理、互动式外部管理、数字管理、合同管理、业务管理等等，这些都是平台上的业务插件，可以整体实施，也可以分布应用。
　　相比于国外这些大型企业，马信龙认为TRS在内容管理方面的优势在于对国内客户需求的深刻理解和准确把握。例如在TRS的ECM会提供强大的编辑器，同时在流程中引入自由流程的概念，解决关联审批和会签这些中国特有的问题。而国外产品往往无法考虑到这些。
　　而作为ECM领域具有自主知识产权的中国企业，长期以来在非结构化数据方面的专注使TRS在搜索、整合和知识发现方面具有深厚的技术基础，这为其ECM产品提供了深厚的技术支撑。
　　同时马信龙介绍TRS推出的内容管理服务在未来中将会两条腿走路，应用行业化和软件服务化。在中高端市场上加大企业开发力度，使产品更加适合不同行业的不同需求；而在中低端市场上，发展SaaS形式的软件，为中小企业提供方便快捷的ECM服务。

什么是ECM？

企业内容管理根据Forrester Research的相关调查显示：全球企业的信息内容量在以平均每年200%的速度增长。以“萨班斯法案”为代表的法规遵从对企业的信息留存、文档管理都提出了很高的要求。睁稿慧这方方面面的原因促进了企业内容管理（Enterprise Content Management，ECM）的大发悉答展，而ECM这个概念由来已久，并不是一个全新的事务。
企业内容管理的最初应用源于PC流行伊始时代，对于企业文档、图书馆、档案馆等纸质文档及内容向数字化文档及内容转化时产生的需求。在10年前的互联网爆炸式发展时期，以网页为核心的网站内容呈级数似的增长，由此诞生的Web内容管理是内容管理的又一新的含义，并引发了内容管理的第二次热潮。10年后的今天，内容的形势和实质仍在不断的发展和演进，企业内容管理的内涵和外延也就在不断的随之变化和完善。
对于企业内容管理（ECM），Gartner给出了这样的解释--企业内容管理从内涵上应该包括企业内部（Intranet）内容管理、Web内容管理、电子商务交易内容管理和企业外部网（Extranet）信息共享内容管理（如CRM和SCM等）。
企业内容管理的对象，也就是“企业内容管理”中的“内容”泛指各类结构化和非结构化数据的数字内容，包括数据库中的信息，企业的各种文档、报表、账单、网页、图片、传真，甚至多媒体音频、视频、等等各种信息载体和模式。与业务信息系统中大量用于交易记录、流程控制和统计分析的数据相比，“内容”具有某种特定和持续的价值，这种价值在共享、检索、分析等使用过程中得以产生和放大，并最终对企业业务和敬笑战略产生影响。企业内容管理的功能覆盖内容采集、创建、加工、存储、发布（出版）以及检索、分析、等等，并随之技术发展和业务创新，将不断演化。
ECM在中国的发展还处于初级阶段。首先，ECM在国内市场规模很小，2005年的市场规模仅为9.5亿元人民币。此外，用户对ECM的认知较弱。

cmis是什么系统

CMIS是Content Management Interoperability Services的缩写
CMIS是ECM之间、以及ECM与其他应用软件之间互联互通的模型，它定义了一种带有属性的文件(File)和文件夹(Folder)模型，当然，这些属性是可以被设置和读取的。并闭链定义了一系列用于添加和归档文档（对象）的服务。还包括一个访问控制系统，具备审计和版本控制功能，并能够老闭定侍态裂义对象间的通用关系。其定义了3个协议绑定，一个使用WSDL和SOAP，另一个使用AtomPub，最后一个浏览器友好的使用的是JSON。该模型是基于通用的文档管理系统架构制定的。
CMIS规范提供的是一种不依赖于特定编程语言的通用API，就像REST和SOAP可以被很多种语言实现一样。

EDM系统和传统的PDM系统在实施应用方面有什么不同

1：生命周期概念的差别，ECM系统，一般没有文件生命周期的概念，办公团队只要实现文档集中存储和协同共享就基本可以了。而EDM系统因为源自PLM系统，所以比较强调图纸的生命周期，就是图纸新建、修改、变更、废止都要完整保存轨迹。原则上图纸最终不是被删除的，而是被废止了，废止的图纸不做生产，但是仍然要保留，以备日后查询。
EDM系统往往将文件分成工作区和归档区，工作区的文件指文件正在设计，未定稿，所以不能作为生产的依据。如果生产部门拿工作区的文件作为生产依据，后则要自己承担。只有归档区的文件，是生产的图纸依据。而ECM系统则没有如此严格的界限，大部分文档不做归档，更不能应用于生产，办公文件一般实时在用，极少数文件归档是为了防止修改。
2：管理对象不同，导致不同的技术要求ECM系统和EDM系统都是管理企业内部资料，但细究下去，ECM系统主要面对是WORD 、__execL、PPT、JPG图片等办公团队常见的应用软件。而EDM系统除了要面对常见办公软件外，更重要是管理CAD、PRO/E、Solidworks、UG等专业的二三维设计软件，管理对象不同导致技术处理很大不同。
比如说三维软件，当我要打开总装图的时候，自动调用零件图，并一起打开。这个在技术上处理很难，只有比较优秀的EDM系统才具备这个功能，而办公团队不会用到三维CAD,所以ECM系统也根本没有这样的功能。又比如文件预览问题，ECM系统整合的浏览器一般并不能浏览CAD文件，或仅支持浏览二维CAD，并不能支持浏览三维CAD文件，而EDM系统整合的浏览器一般都要求对二三维CAD都有良好的兼容性。
3：严谨程度不同，导致功能上的差异办公部门对文件严谨性远低技术部门，办公团队需要是高效协同，相对来说不如拿着图纸要生产的技术部门的严谨。我们举几个例子给您分析。
比如版本管理，ECM系统的版本管理一般来说就是简单的修改一次，产生一个版本。一般来说如果你发现自己修改错误了，就导出上个版本文件，覆盖一次就可以了。而EDM系统的版本管理则分大版本和小版陪陵扒本区分，如果图纸在工作状态下进行升版，产生是小版本，比如1.1,升到1.2或A.1升到A.2。如果该图纸已经归档，那进行修改就是变更大升版，比如是1.2升到2.0,或A.3升到B.1。同时如果你发现版本改错了，你就要把原先的版本置为当前，完整保留了修改错误这一情况，同时改回去要填写过程和理由。
比如归档管理，ECM系统的归档管理，一般直接归档就行，而EDM系统的归档一般要求至少1人发起，1人审核才能实现文件归档。而归档后的文件，如果ECM系统可以直接取消归档后，然后可以直接修改。而EDM系统则要求必须走变更流程，同样是1个人发起修改，另外1个人审核，最后变更完成。EDM系统要求所有图纸的变更必须说明理由、变更的内容等，还可以做圈阅和图纸比对。相比之下，ECM要简单随意很多。
比如权限管理，ECM系统往往简单浏览、修改、归档、下载四五种权限，而EDM系统则会细化可见、浏览、复制、剪切、删除、归档、变更、废止、导出、授权等十几种权限。显然EDM系统针对技术部门更细化。而有些EDM系统更是考虑到权限各种可能性，比如把权限来源分成初始权限、经过权限、继承权限、定义权限；可对目录定义权限，也可对文件定权限。可以父文件夹不可查看，而子文件夹又可查看。而ECM系统一般不会做的那么细，实际上办公部门也没有必要这么细。
4：软件架构不同，ECM以BS为主，EDM以CS为主，国内ECM系统发展是近四五年的事情，而近汪首年来开始流行起BS架构（服务器、网页模式），所以绝大多数ECM系统采用相对比较新潮的BS架构，BS架构有很多优势，方便、不需要安装等等。
国内EDM系统则来源自PDM\PLM体系，开发开始要长很多，很多软芦昌件已经成型十几年，所以一般EDM系统会采用变焦传统的CS架构（服务器、客户端模式），同时要考虑到跟加密软件、传统ERP做整合，也采用整合门槛较低的CS架构。但是也不是绝对，目前国际的高端的PLM系统已经采用BS架构。
5：升级方向不同，ECM方向是行政办公，EDM是研发全程管理EDM系统，实际上是阉割掉PLM\PDM体系中最核心的产品结构模块和实施难度最大项目管理模块。PLM\PDM系统是结构化的数据管理系统，二三维CAD图纸围绕是以产品树状结构进行组织。而没了产品结构后的EDM系统， EDM系统跟ECM系统一样，都是非结构化的数据管理，就是用普通的文件夹方式保存。但是两者后续升级和可拓展性却完全不同。
对于ECM系统来说，文档管理完毕后，系统要在拓展，主要就集中在OA、人事、BPM等方面了，主要方向还是行政办公方向。
对于EDM系统来说，企业暂时上了低版本的EDM系统，等机会成熟，还是要升级到PDM\PLM系统，最终将非结构化的图纸数据，转换为以BOM产品结构树进行组织，这样可以快速生成物料清单BOM，并有复杂的借用关系和严谨的变更流程，同时建立标准物料库，进行标准件和通用件的快速选配，并进一步增加项目管理模块，对研发和生产进行更为严格的项目化管控。
6：工作流模块，EDM系统要比ECM系统复杂和强大。中小企业办公团队，文档管理工作流相对简单很多，所以常见的ECM系统的工作流模块相对EDM系统来说，会比较弱一些，甚至某些低版本ECM系统没有工作流模块。
而技术部门的图纸管理，对工作流的要求相对高一些，基本都严格按照流程归档、变更、发放，涉及到审批人、审批条件、动态用户、邮件通知等等功能。所有的流程对要求自定义。导致EDM系统的工作流系统要完善很多。
当然针对一些大型企业ECM系统，流程也可以做的非常复杂和强大。但是我们不能拿大集团用的ECM跟中小企业用的EDM对比工作流。我可以说同为中小企业服务ECM系统和EDM系统，那EDM的工作流可能就强大很多。