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欢迎来到档案界!2024年10月18日
档案管理学
电子文件归档与电子档案管理规范,是中华人民共和国国家标准,标准号为GB/T 18894-2016。该标准归口于中国国家档案局,规定了公务活动中产生的具有保存价值的电子文件以及电子档案的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。该标准适用于机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理,其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理可参照执行。
摘 要:电子文件越来越成为现代文件的重要形式。由于电子档案管理与传统的纸质档案管理在理论、方法、标准等方面的不同,所以研究电子文件的特点,制定归档管理的对策,就显得越来越重要。
关键词:电子文件;档案管理;纸介质;归档
电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击,电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别,这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。
1、电子文件的定义
电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
2、电子文件的两个基本特征
2.1电子文件是由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别,也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息,每一个0或1叫做1个比特,需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中,并可通过通信网络进行传输。
2.2电子文件是文件的一种类型,应该具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别,也是电子文件与其他形式文件的共同点。 从逻辑上说,电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集,它是具有文件特征的数字信息,又是以数字信息为特征的文件。
3、 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
3.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施,从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记,保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
3.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
3.2应采取可靠的安全防护技术措施,保证电子文件的真实性。
3.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
3.2.2 设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。 3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
3.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
3.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
3.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
3.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策,主要有:网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。
3.6 电子文件的收集与积累
4.1收集积累要求
4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上。
4.1.3 对在网络系统中处于流转状态,暂时无法确定其保管责任的电子文件,应采取捕获措施,集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失。
4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
4.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
4.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。 4.1.8 对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
4.1.9 对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集。
4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
4.1.11对套用统一模板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存。
4.1.12 定期制作电子文件的备份。
4.2 电子文件的登记
4.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A.1和表A.2)。 4.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。
4.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
4.2.4 电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。
4.2.5 电子文件类别代码:T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;0-超媒体链结文件;P-程序文件;D-数据文件。
5 电子文件的归档
5.1 归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
5.2鉴定
5.2.1 电子文件的鉴定工作,应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
5.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
5.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。
5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作,参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
5.5 归档
5.5.1电子文件的归档,按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行,对实时进行的归档先做逻辑归档,然后定期完成物理归档。归档时,应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门,在归档工作中,存储格式和位置暂时保持不变。
5.5.2物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件,均应定期完成物理归档。
归档完毕,电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
目前,保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。 然而,保护电子文件信息的技术只能是相对的,因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
归档文件整理规则如下:
1 范围
本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的,从其规定。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T18894电子文件归档与管理规范
DA/T1-2000档案工作基本术语
DA/T13-1994档号编制规则
DA/T25-2000档案修裱技术规范
DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
归档文件archivaldocument(s)
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。
3.2
整理arrangement
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。
3.3
件item
归档文件的整理单位。
3.4
档号archivalcode
在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则
4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。
4.2归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用。
4.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求
5.1组件(件的组织)
5.1.1件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
5.1.2件内文件排序
归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。
5.2分类
5.2.1立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
5.2.2归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。
a)按年度分类
将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。
b)按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用,不能同时采用。采用机构分类的,应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类,涉及多部门形成的归档文件,归入文件主办部门。采用问题分类的,应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
c)按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。
5.3排列
5.3.1归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。
5.3.2同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。
5.3.3会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号
5.4.1归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
5.4.2档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。
上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。
5.4.3档号按照以下要求编制:
a)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用4位数字或者字母与数字的结合标识,按照DA/T13-1994编制。
b)档案门类代码·年度:归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。
c)保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
d)机构(问题)代码:机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。
e)件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。
5.4.4归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
5.4.5归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项(见附录A图A1)。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)按照5.4.3编制,页数用阿拉伯数字标识(见附录A图A2)。为便于识记,归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识,机构(问题)也可以用“办公室”等规范化简称标识(见附录A图A3)。
5.5编目
5.5.1归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。
5.5.2归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
a)序号:填写归档文件顺序号。
b)档号:档号按照5.4.2-5.4.3编制。
c)文号:文件的发文字号。没有文号的,不用标识。
d)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
e)题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[]”。
f)日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如19990909。
g)密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。
h)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
i)备注:注释文件需说明的情况。
5.5.3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面,页面宜横向设置(见附录B图B1)。
5.5.4归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录,应编制封面(见附录B图B2)。
封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册,也可每年区分保管期限装订成册。
6 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架
6.1修整
6.1.1归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。
6.1.2归档文件已破损的,应按照DA/T25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。
6.1.3归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
6.1.4对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
6.2装订
6.2.1归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。
6.2.2应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。
6.2.3用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
6.2.4永久保管的归档文件,宜采取线装法装订。页数较少的,使用直角装订(见附录C图C1、图C2)或缝纫机轧边装订,文件较厚的,使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件,使用不锈钢订书钉或浆糊装订的,装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
6.2.5永久保管的归档文件,不使用不锈钢夹或封套装订。
6.2.6定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式可以按照6.2.4执行,也可以使用不锈钢夹或封套装订。
6.3编页
6.3.1纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
6.3.2页码应逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
6.3.3文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。6.4装盒
将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
6.4.1档案盒
6.4.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等(见附录D图D1)。
6.4.1.2档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见附录D图D2、图D3)。
其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格;盒号即档案盒的排列顺序号,按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。
6.4.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
6.4.2备考表
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(见附录E)。
a)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
b)整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。
c)整理日期:归档文件整理完成日期。
d)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
e)检查日期:归档文件检查完毕的日期。
6.5排架
6.5.1归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致,排架方法应避免频繁倒架。
6.5.2归档文件按年度—机构(问题)—保管期限分类的,库房排架时,每年形成的档案按机构(问题)序列依次上架,便于实体管理。
6.5.3归档文件按年度—保管期限—机构(问题)分类的,库房排架时,每年形成的档案按保管期限依次上架,便于档案移交进馆。
7 归档电子文件的整理要求
7.1归档电子文件组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目,应符合本《规则》“5一般要求”的规定。
7.2归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,参照《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准执行。
7.3归档电子文件整理,应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T18894等标准的应用系统。
归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。
电子文件的归档时间:
1、实时归档,即在电子文件办理完毕后即提交归档,一般只能采用全自动化、无需电子文件形成或办理部门干预的在线归档方式。
2、定期归档,即按固定周期定时启动归档程序,将电子文件及其元数据提交归档。各门类电子文件的归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第二年6月。
常见电子文件类型归档范围如下:
(1)文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。
(2)政务服务事项电子文件归档范围参照《政务服务事项电子文件归档规范》执行。
(3)照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照《照片档案管理规范》《录音录像档案管理规范》执行。
(4)科技类电子文件的归档范围参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》等执行。
(5)邮件类电子文件的归档范围参照《公务电子邮件归档与管理规则》执行。
(6)网页类电子文件归档范围参照《政府网站网页归档指南》执行。
(7)社交媒体类电子文件归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。
电子护理文书归档管理的描述正确的是归档后特殊情况下确需修改的,经医院医务部门批准后进行修改并保留修改痕迹。
1、与传统的纸质档案归档所不同的是,电子文件的归档工作其实在它产生的那一瞬间就已经开始了。
2、按照电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016),产生电子文件的业务系统(如OA系统)应该具有电子文件归档的功能,能够实现电子文件的分类、保管期限鉴定、整理应归档电子文件及捕获元数据等功能。
3、在具体的操作中来看,OA系统中电子文件一经形成,系统即应使用预置的文件材料归档范围和保管期限表自动判定电子文件是否应归档保存以及判定电子文件的保管期限。
4、当然,在目前的档案实践中,很多单位的业务系统并不具备实现电子文件归档的功能。
5、但是为了电子文件的规范归档,部分档案部门也会向业务系统提出电子文件在系统中产生时,以及业务系统在开发设计时需要符合一定的档案管理规范。
护理文件书写要求:
1、护理病历包括体温单、手术清点记录、病重(病危)患者护理记录。疼痛、日常生活自理能力评定、护理风险等评估结果需在护理病历中体现。
2、文字工整,字迹清晰,表达准确,语句通顺,标点符号正确。无代书、代签名,注册护士签全名。
3、体现专科特色,使用医学术语、通用的外文缩写。对于无正式中文译名的症状、体征、疾病名称等可以使用外文。
4、按照护理级别要求正确记录,重点观察病情变化、患者主诉、阳性体征,突出专科疾病特点,记录内容与其它记录内容相符。
5、电子护理记录因归档等需要打印,护士应及时手工签名或依据《电子病历应用管理规范(试行)》(国卫办医发〔2017〕8号)进行电子签名 。
6、护士长有审核修改的责任和义务,非电子版护理记录修改时注明修改日期及签全名。
7、各级管理人员对护理病历书写进行质量检查,提出持续改进意见。