初中档案管理

初中档案管理

初中档案管理是一项重要的工作，它涉及到学校对学生个人信息的收集、整理、保管、统计和利用等环节。以下是初中档案管理的一些基本步骤和注意事项：

1. 收集信息：学校教师和相关工作人员需要收集学生的各种信息，包括但不限于学生的基本情况、家庭情况、学习成绩、奖惩情况等。这些信息应该按照一定的格式和要求进行记录，以便于后续的管理和利用。
2. 整理和归类：收集到的信息需要进行整理和归类，以便于后续的查找和管理。在整理和归类时，应该遵循一定的规则和标准，确保信息的准确性和完整性。
3. 保管档案：档案的保管是一项重要的工作，需要建立完善的保管制度，确保档案的安全、完整和保密。在保管档案时，应该按照一定的顺序和分类进行存放，以便于后续的查找和管理。
4. 统计数据：需要对档案进行统计和分析，以便于了解学生的整体情况和变化趋势。在统计数据时，应该采用科学的方法和工具，确保数据的准确性和可靠性。
5. 档案利用：档案管理的重要目的是利用档案为学生和学校提供服务。学校可以通过档案管理来为学生提供更加个性化、精细化的服务，同时也为学校的教育教学、管理和决策提供依据和支持。

在管理初中档案的过程中，需要注意以下几点：

1. 确保档案的真实性和准确性，避免虚假信息和错误信息的出现。
2. 做好档案的保密工作，确保档案的安全和保密，避免档案的泄露和丢失。
3. 定期对档案进行检查和维护，确保档案的完好和整洁。
4. 建立完善的档案管理流程和制度，确保档案管理工作的规范化和标准化。
5. 注重档案管理人员的培训和管理，提高档案管理人员的素质和能力，确保档案管理工作的质量和效率。

总之，初中档案管理是一项重要的工作，需要学校和相关工作人员的共同努力和配合，以确保档案管理的规范化和标准化，为学生和学校提供更加优质的服务。

[中小学校档案管理工作规范]规范档案管理

中小学校档案管理工作规范

一、档案工作的基本原则

（一）学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

（二）学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，也是评估学校全面建设的重要内容之一。

（三）学校必须按照《山东省中小学档案管理暂行办法》管理好本校档案。本校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、安全、便于开发利用。

（四）学校应制定立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校 工作计划 和规划、纳入管理制度、纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布臵、检查、总结、验收各项工作时，要同时考虑做好档案工作。

（五）学校应设立综合档案室，明确一位校领导分管档案工作，校内各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并配备适当的专（兼）职档案人员。学校领导要关心档案人员的思想、工作、生活，不断提高档案人员的政治、业务素质。档案人员应相对稳定。

（六）学校要把档案工作列入学校发展计划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

（七）学校档案工作要逐步从经验管理向科学管理转变，采用电子计算机等先进技术管理档案，大力开发档案信息资源，满足教学和各项工作需要。

二、档案室的主要任务

（一）贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，规划全校档案工作。

（二）制定本校档案工作 规章制度 ，监督、指导检查执行情况。

（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。

（四）开展档案的利用工作。

（五）参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

（七）接受同级档案部门及上级业务主管部门的监督指导，培训全校各有关部门兼职档案工作人员。

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动。

（九）完成学校领导交办的其他任务。

三、档案工作的制度建设

（一）综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。

（二）立卷、单份文件归档制度，包括各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。

（三）档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。

（四）档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

（五）档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。

（六）利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

（七）档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。

（八）岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

四、档案人员的素质要求

（一）能认真执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。

（二）能认真学习档案专业知识、管理科学知识和其它相关学科知识，工作责任心强，敬业爱岗。

（三）具有一定专业知识并经上岗培训。

五、档案的收集

（一）收集范围

1、学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社

会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。

（1）学校档案的归档范围共分七大类：党政、教学、科研、基本建设、仪器设备、会计、特殊载体（含声像）等。幼儿园还要增加卫生保健类。

（2）国内外与学校有关的各种具有保存价值和其它资料。

（3）校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料，可交由学校档案室作资料保存。

2、建国前本学校的各类档案。

3、并入本校的单位的档案资料。

4、上级决定由本校保管的撤销单位的档案。

（二）立卷归档分工。

1、部门整理立卷归档是档案工作的基本制度和基础，校内各部门必须分工明确，协同配合。

2、学校领导及各职能部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

3、全校性、综合性的由校长办公室负责整理归档，其余按部门职能分工负责立卷归档。

4、整理立卷归档涉及多个部门的文件，应由主要职能部门归口，其他部门形成的亦应相对集中。

（三）归档文件和案卷的质量要求。

1、归档文件及案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。

（1）党政类档案，按“卷”整理的，依问题、时间或重要程度组卷。

按“件”整理归档的，可采用年度—类别（二级类目）—保管期限的方法分类，文件数量少的单位可采用年度—保管期限的方法分类。

（2）教学、科研、基建、设备等专题性、成套性的档案，按阶段、项目、型号等分别组卷（具体参阅各工作规范）。

（3）特殊载体类，按类别（指实物、照片、录音、录像）、内容、项目组合。

2、确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

（1）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（2）凡反映学校一般工作活动，长期对学校和社会有查考利用价值的，列入长期保管；

（3）凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

3、对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余列为短期保管或作资料保管。

4、卷内文件排列，卷内文件要求文字材料在前，图样在后（图样按目录或图号排列）、正文在前，文稿在后。

5、编目：卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录，并按页依次在文件右上角（背面有文、图的在左上角）编页号。单份整理的文件材料按件号顺序编制打印归档文件目录。

对文件材料原有题名不能随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者、日期的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

6、填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明，立卷人、检查人姓名、时间填上。检查人应是立卷单位负责人。

7、案卷题名：案卷题名应简明确切，体式一致。题名须包括责任者、内容、名称（文种）等。字数不超过50个字。

8、案卷装订：案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订使用软封面，并用毛笔、钢笔或计算机打印封面的题名和应填写的项目。

（四）归档时间和手续。

1、党政部门和按年度归档的部门应在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交综合档案室。

2、教学部门和按教学年度归档的部门应在每学年结束后三个月内，将文件材料整理立卷，并移交综合档案室。

3、科研档案应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。

4、基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行，在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加，工程验收后三个月内将基建

全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好，并移交综合档案室。

5、设备仪器档案，在设备仪器开箱时，有关部门应通知档案室参加验收，安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。

6、会计档案按年度由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管三年期满后的次年6月底前移交综合档案室。

7、特殊载体档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介或实物，在2个月内移交综合档案室归档。

8、随时接收上级规定应接收的档案。

9、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签名盖章。

六、档案的整理

（一）划分全宗

1、档案必须按全宗整理，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

2、建国后学校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗，全宗名称随学校名称变动而改变。

（二）档案的分类、编号。

1、档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷或逐件分别归类编号。

2、分类是以全宗为单位，按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。

（三）档案检索工具的编制。

1、案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。

2、从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。

七、档案的计算机管理

（一）档案管理应纳入学校自动化信息管理网络，可使用广东省档案局推荐的与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。

（二）计算机档案管理系统应用软件的配臵环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络一致。最好尽可能选用容量较大，档次较高的计算机，以保证档案科学管理的需要和学校教育管理信息

系统联网要求。

八、档案的保管

（一）库房要求。

1、新设臵的库房应基本符合国家档案部门的有关规定。原有不合格库房，应按规范逐步改造。新建校办公楼或数字楼应考虑档案库房的设臵。

2、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

3、库房标准温度为14—24°C，标准相对湿度为45—60%。

（二）库房应根据工作需要逐步配臵计算机、复印机、抽湿机、空调机、吸尘器等必须的设备。

（三）档案入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。

（四）库房排架应从左至右，从上至下依分类大纲次序和档号顺序排架，库房排架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放指引卡和示意图。

（五）综合档案室应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

九、档案的鉴定和统计

（一）档案的鉴定。

1、综合档案室应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已到期的档案进行鉴定。

2、在分管校长领导下，由档案室和相关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。

3、销毁档案必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

（二）档案的统计。

1、建立健全统计台帐并指定专人负责，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据，按档案行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表。

2、按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

3、对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、

建议，并报学校领导审阅。

十、档案的开发利用

（一）档案人员要熟悉库藏，主动为校领导和各部门提供利用服务。

1、要充分发挥各校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。

2、综合档案室内应有阅览室和复印设备，为利用者提供方便。

（二）珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。

（三）建立健全利用手续。

1、凡利用库藏档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》，经批准才能给予利用。

2、利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。

3、学校档案一般不外借，特殊情况，经校领导批准后方能借出。对借出的档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

十一、档案的编研和学术研究

（一）学校档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑。自编或配合有关部门编写重要参考资料。

1、编研的重要参考资料包括：学校沿革、历任校领导（含副职）简介、学校各种基础数据汇编、年鉴、学校大事记（可与党办、校办合编）、重要档案史料汇编、重要专题文件汇编（如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等）、重要会议简介等。

2、档案室对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。印发前应报有关部分或分管校领导审查。

（二）各学校应积极参加本系统的档案学术与业务研讨活动。

【中学档案的特点与管理对策】档案存放存在的问题与对策

　　档案管理工作是中学各项工作中十分重要而又常被忽视的一项工作，尤其是在当今信息高速增长的时代。鉴于此项工作的特殊性及当前遇到的新情况、新问题，笔者就新时期完善学校档案管理做一粗浅探讨，提出要认真做好与档案管理相关的对策。
　　一、中学档案管理工作的薄弱环节
　　1、学校档案是学校领导树立学校形象的依据。学校不仅是产生学校档案的主体，而且也是档案发挥其使用价值的重要场所。学校档案产生于学校形成、发展、变化的全过程，同时又贯穿于学校教育教学工作及其组织、管理的各个方面，它真实地记录了学校的教学、管理、运行的发展轨迹，是学校重要的信息资源。综观学校档案，可以深刻地理解本学校的特点以及发展的规律。通过分析学校现存档案，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，因此它是学校领导树立学校自身形象的依据。
　　2、学校档案是学校的宝贵财富，丰富的档案资料可以更好地为教学科研服务。在学校档案中，有很大一部分记录着和保存着学校教育教学经验和成果，这些档案浸透着教师多年的辛勤的汗水，记录了学校教职员工为学校的发展所做出的贡献和先进事迹，反映了学校总体的教学水平，是学校教职员工的劳动结晶。只有充分利用学校的档案信息，才能实现学校档案潜在的经济效益和社会效益，更好地为教学科研服务，提高教育教学水平。
　　二、中学档案管理工作的现状
　　1、领导重视不够。领导的档案意识薄弱，客观上造成档案收集难、档案室资金投入不足，档案室成了被遗忘的角落，领导只有在上级档案部门要来检查时，才象征性地抓一抓这方面的工作，很多档案工作人员缺乏工作的紧迫感和责任心，坐、等、靠思想严重，满足现状、求稳怕险，抱着应付上级的检查的心态，工作得过且过，致使档案利用开发水平低，能力差，重视不够。
　　2、档案管理人员培训缺乏。当前我国中学的档案管理人员以兼职较多，同时，缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档整理、保管、利用等未能很好掌握，档案管理专业毕业的人员几乎是零。大部分工作人员缺乏计算机知识，无法开展信息参考咨询、网络检索等个性化服务。这直接影响着档案管理的规范化、科学化、现代化程度。
　　3、 规章制度 流于形式，重藏轻用。档案室的规章制度流于形式，管理分散、混乱，整理分类方法不科学、不统一，在档案价值的开发利用上存在着重藏轻用的现象，不能充分发挥档案的教育和服务功能。
　　4、现代化程度几乎为零。大多数中学档案室现代化程度几乎为零。档案工作场所条件不够，场馆破旧，硬件设施缺损，档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是八九十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用。现在，我国一些大学的档案馆、室已经采用了计算机、缩微、光盘、多媒体等技术，但这些对中学档案室来说距离还相当遥远。
　　5、大局意识不强。一些档案部门的同志对新阶段的档案工作认识不足，对抓住机遇实现档案工作的新跨越缺乏思想上的准备，缺乏足够的工作思路和工作措施。
　　三、加强中学档案管理的有效途径
　　1、学校领导的高度重视是加强学校档案管理工作的关键。《档案法》和《中小学校档案管理暂行办法》明确指出:学校档案是指从事党政管理、教学、教研等各种活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案等等。它是国家档案的组成部分，必须实行集中统一管理，任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档。
　　2、建立健全规章制度是学校档案管理工作的基础。学校要根据《档案法》和学校实际，制定档案管理制度，做到档案管理工作有章可循，有法可依。笔者认为，建立健全规章制度必须注意以下几个环节:一是按要求规范档案案卷形成的全过程。从档案材料用纸到收集、整理、编目等等，都力求做到统一标准，科学分类、组卷合理、编目清楚。二是要做到有序化管理。对学校各种档案分门别类，形成体系，做到系统化。处理好档案工作中的“接收”和“移交”的关系，做到移交有手续，交接有清册。
　　三是要编制实用、系统的检索工具，逐步建立完善检索体系。
　　3、提高档案工作者的素质是加强学校档案管理工作的保证。学校领导应创造条件让学校档案人员通过自学或进修培训掌握从事学校档案管理工作的基础知识和基本技能，督促档案管理人员不断提高自己的政治素质、文化素质和业务水平。笔者认为，中学档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，而且要学习计算机知识、数据库管理知识、数据录入和网络管理等知识，要具备电子文件的收集、存储、组织、管理和提供利用网上信息资源的组织和筛选技能。只有这样，中学档案工作者才能适应现代化管理的需要。
　　4、开发档案信息资源是提高档案利用价值的重要手段。档案的价值在于利用，为教学第一线服务，为社会服务。笔者认为，中学档案工作者应该始终把开发档案信息资源作为档案工作的重中之重，不断采取多种形式和方法加强档案的提供利用工作。
　　5、应用现代化管理手段是中学档案管理的发展方向。开发利用档案信息资源不仅是档案工作的目的，也是信息社会的需要。邓小平同志曾提出“开发信息资源，服务四化建设”的要求。当今社会，竞争的胜负在很大程度上取决于对信息的掌握。科学技术的进步和生产力的发展，促使世界开始向信息化迈进，信息已成为经济建设的战略资源和社会管理的基本要素，因此档案管理手段也要与时俱进。我们必须改革旧的档案管理机制，强化学校档案信息开发工作，建立档案信息开发机制，沟通信息渠道/在管理手段上做到传统与现代相结合，在档案材料上做到纸质档案、实物档案和电子档案相结合，在馆室上做到文字馆、图片馆、音响馆和实物馆相结合，使档案信息发挥其应有的作用。
　　总之，中学档案工作是一项重要的基础工作。新的时代赋予学校档案工作新的发展机遇，新的发展空间，同时也对档案工作提出了新的发展课题，提出了新的发展要求。学校档案工作只有惟新是图，奋发有为，才能不辱使命，建功立业，在管理完善中发挥应有的作用。

如何做好中学档案管理

导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。

一、中学档案管理的现状

1.种类繁多，利用率

。“麻雀虽小，五脏俱全”，一个学校就是一个大社会，在这个大社会中，形成的材料种类非常多，它几乎囊括了所有种类的档案，即文书档案、教学档案、科技档案、科研档案、基建档案、财会档案、声像档案、实物档案等等。

所以学校档案门类多，内容复杂。但是中学工作主要是以教学为主，领导主要是抓教学，虽然档案工作也在开展，由于档案本身的特点是时效性差、利用率低，加之领导重视不够，导致档案的价值得不到充分的体现。

2.管理工作被动，缺乏主动性

在当前市场经济条件下，学生的成绩和学校的升学率倍受“宠爱”，而档案工作不同于其他工作，它不能够马上产生经济效益，人们对档案工作也不重视，这种情况在整个档案界普遍存在。况且在以教学为主要活动的学校工作中，平时又要应付各种各样的检查和评估，档案的收集工作往往是被动的，材料不齐全，难以及时归档。档案工作开展缓慢，缺乏积极主动性。

3.管理人员专业性不强，缺乏经验

多年来，由于高校开设档案专业的班级较少，培养的档案专业人才与岗位需求失调，这就造成很多单位不可能招到档案专业人员，再加上学校的主管部门不重视，中学管理档案的大多不是专业人员，很多是老师转岗或兼职的，这样的现实，使得中学档案管理人员专业性不强，缺乏必要的理论指导。

二、中学档案的利用需求

1.学校本身的教学需要

学校最主要的活动就是教学活动，围绕着教学活动产生了各种各样的材料，这就是中学档案收集的主要范围。比如教学方面，针对老师教学中复习的.需要，教务处把每一个备课组每一次考试前出的试卷，考试中出现的问题，考试后质量分析等都集中起来按学年度归档，极大方便了老师的教学、查阅等工作。

再比如德育方面，在学生毕业的时候展示出学生三年来活动的图文资料。按照这方面的需求，就要求平时做好这方面材料的收集，作为德育活动的档案。学校档案的种类繁多，在专兼职档案工作人员有限的情况下，学校应根据教学的需要，组织专人各自负责一方面的档案收集、整理工作，让全体教师充分利用学校档案的有利条件，助力做好教学工作，将被动的档案工作化为主动。

2.教师评聘职称的需要

在中学，教师的主要任务是教学，当然在教学过程中，教师评聘职称也是教师重要的任务之一。为了老师评聘职称的需要，建立教师业务档案是每个学校档案工作中的重要组成部分。

我校建立教师业务档案，是以每个老师为单位，按照职称评定的需要收集相应的材料，这些材料包括：教师基本情况登记表(各种学历、学位证书、教师资格证书、任职资格证书、普通话、计算机等级水平考试、继续教育等等复印件);承担教育教学基本情况表(任教班级、担任班主任、教研组长、备考组长、行政职务等证明材料);承担教科研情况表(论文获奖、汇编、担任课题等);获奖情况(获奖文件、证书等等复印件)。每学年度考核时，将每位教师当年晋级、获奖、继续教育培训等材料更新情况补充到个人的业务档案中，为老师日后评职称提供方便。

3.编撰校史的需要

我校是一个有一百二十多年历史的百年老校，办学历史悠久，但是由于历史原因，以前领导重视不够，导致以前的档案没有得到很好的保存。为了吸收历史教训，我校在2012年决定编撰《毓英园》这一校刊，每学期一期，把一学期开展的重要活动以图文的形式编撰下来，包括：功勋人物、校园动态、探索园地、校友之窗、榕树下、光荣榜、心灵驿站等栏目，围绕这一刊物平时收集材料，基本上囊括了一学期学校的重要活动，材料齐全。

4.其他特殊需要

我校是福建省体育传统项目(排球)重点培养学校，同时还是省毒品预防教育基地示范校等等，根据学校的办学特色，收集特色档案。按照每个特色项目验收的标准来收集整理档案，为日后复查或学校做宣传展览提供详实的材料依据。另外，外部对于学样档案工作的依赖也很多，如校友需要，由于我校历史悠久，校友很多，遍布海内外，每年校友联谊活动特别多，为此专门收集整理校友档案，比如校友活动照片，校友活动材料，校友荣誉录，知名校友档案等等。

三、针对需求加强中学档案的管理

1.提高认识、统一规范

档案即是宝贵的历史史料，查阅档案可以知现在。学校档案工作是一项综合性的工作，它不是某一个处室，某一个人员的工作，它贯穿在整个学校工作当中，所有人都与它有关，不管老师还是学生都与之有关联。

因此，从校级领导到中层行政，再到专任老师，再到学生都必须有档案意识，都要加入到学校档案的工作当中。有了这个意识，就必须有一个统一的规范，根据《档案法》的相关规定，我们学校按照自己的办学特色，制定了《毓英中学各处室兼职档案员工作职责》、《毓英中学各处室归档范围和保管期限》、《毓英中学档案分类大纲和编号方法》、《毓英中学教师业务档案归档范围和保管期限》、《毓英中学体育传统项目(排球)归档范围和保管期限》、《毓英中学知名校友档案归档范围和保管期限》等等。

2.针对需求、建立特色

针对不同的需求，我校建立了与之相一致的特色档案。学校最为重要的档案工作便是学生的学籍档案管理，我们在做好常规学籍档案的整理、归档工作之外，还利用学籍档案做好毕业生的跟踪，制作毕业生花名册以便做好校友档案，为开展校友活动提供依据。

另外，根据我校是省体育传统项目(排球)重点培养学校，我们建立了与之一致的特色档案，这为每年体育传统校的检查验收，对外交流，总结经验提供了极为便利的条件。

3.积极主动、发挥实效

学校的各种档案蕴藏着十分丰富的价值，中学档案工作人员要积极主动地查找整理出学校最具特色的历史档案资料，编辑成各种媒介，开放式地供学校的教师和学生观赏，会使档案发挥出更多的功效。

同时，学校领导和档案工作者应该创新档案工作思路，以充分利用现有学校档案服务于学校各部门工作，服务于学生的德育工作，让优秀的学校档案成为爱国主义教育的新阵地。只有我们抓住档案辅助和促进学校发展这一目标，沿着“需求”将工作开展下去，中学档案工作才有动力。

按需求来做，学校档案工作就不会处于被动状态，而是获得大家的认可，使其发挥出最大的实效，同时也会促使中学档案工作做得更好，全面为学校各项工作服务。

总之，中学档案工作由于其种类繁多，加之领导重视不够，档案管理人员素质不高，各个学校档案管理经验很少相互交流，严重滞后了中学档案工作的进步，针对本校的需求来加强档案工作的管理，建立本校特色档案，对促进学校档案工作的发展具有重大的意义。

初中毕业有档案吗?放在哪里

初中毕业有档案，档案通常由学校负责管理和保存。

拓展资料：

一、档案简介

每位初中生在毕业时都会生成个人档案，记录了学生在初中期间的各项信息和成绩。档案包括学生的基本信息、家庭背景、在校表现、获奖情况、班级排名、考试成绩等内容。

二、学校档案室

初中毕业档案通常由学校的档案室负责管理和保存。档案室是一个专门的机构，负责收集、整理、存储、保管和调阅学校的各类档案资料，包括学生的档案。

三、档案的保存期限

初中毕业档案的保存期限通常为50年，根据国家相关规定，学校需要将学生的档案保存至少50年。这是为了确保学生在毕业后需要查询档案时能够及时获取到相关信息。

四、档案的保密性

初中毕业档案是学生个人隐私的重要组成部分，学校在保存档案时必须严格保密。只有经过合法授权的人员才可以查阅学生的档案，其他人无法随意获取学生的个人信息。

五、档案的用途

初中毕业档案在学生升学、就业和社会保障等方面具有重要作用。学生在升学时需要提交成绩单和档案，以供相关学校或机构参考；在就业时，用人单位也可能要求查看学生的档案来了解其学习和表现情况。

六、档案的迁移

如果学生从一所学校转入另一所学校，其初中毕业档案通常会随之迁移。原学校会将档案移交给新学校，确保学生的档案信息得到有效传递和保存。

七、学生自行查询

学生在需要查询初中毕业档案时，可以向毕业学校的档案室提出申请，并按照相关规定提供证明身份的文件。学校会根据程序进行审核，并提供相关的档案复印件或查询结果。