档案数字化管理公司

　　在众多档案数字化管理公司的发展，数字化管理模式成为档案管理的主流，数字化管理模式顺应了当前数字化信息的时代，数字化管理是指将医院的各类档案以数据库的形式进行入档、管理。相比传统的档案管理方法来说，数字化管理已是大势所趋，大大提高了工作效率。

　　档案数字化管理公司

　　档案数字化组织管理

　　档案数字化是一项庞大的系统工程，数字化工作涉及需要数字化档案、人员、数字化设备与技术等，最终的产品是高质量的电子档案数据。档案数字化系统工程需要大量的人力、物力和财力的投入，同时需要对数字化的流程、质量实施有效的组织、监控和管理等工作。

　　1、明确档案数字化内容及标准

　　确实数字化处理的档案范围、数量和数字化工作任务的时间周期。根据档案数字化相关规范要求及实际情况，制定出详细可行的纸质档案整理分类、分级、编号、编页、扫描与处理等工作规范。

　　2、确定数字化实施技术途径及质量管控制标

　　纸质档案介质多种多样，有打印纸、硫酸纸、绘图纸等，记录方式有打印、书写等。要有效完成档案数字化工作，除了具备相关扫描设备的图像处理软件外，同时必须具体分析档案特性。确定切实可行的实施技术途径，根据工作标准和个流程，确定好数字化过程中每个环节的质量管控指标。

　　3、数字化加工环境搭建与工作计划

　　数字化加工场所组建局域网便于集中作业、相互协调配合，高效管理扫描、图像处理及文件收发等工作。进行数字化加工前需要制定一个合理的工作计划，管理者利用该计划结合项目管理类软件动态地管理数字化工作进程，兵进行合理的调整，同时让参与数字化工作的人员了解自己的工作量和整个数字化进度，确保数字化工作进展顺利。

　　4、数字化加工环境搭建与工作计划

　　档案数字化加工工作人员必须通过严格的面试、考试合格后才能录用，同时提供个人简历及相关证件，双方签订保密协议。工作人员由档案数字化加工公司经验丰富的项目经理进行统一上岗培训，具备档案数字化加工的相关知识。档案数字化工作涉及环节多、工作量大。往往需要大量工作人员来协同完成，这种情况下尤其需要明确工作内容与职责，否则人多反而协调困难，差错多。

　　5、现场设备管理

　　档案数字化加工过程中现场所使用的扫描仪设备、服务器、存储介质等，应当严格按照涉密设备进行管理和使用，不使用无保密保障的设备。

　　6、实时监控

　　按照信息安全管理体系ISO270001的要求，对加工现场实施24小时监控，及时掌握现场加工状态，保证现场加工信息安全。

　　档案数字化的管理流程

　　1.开展档案数字化工作需求调研

　　在具体开展档案数字化之前，先对此项工作的实际需求展开调研，包括调查档案馆(室)藏的数量、质量，现有管理和服务状况；归纳国内外同类机构的经验教训；分析档案数字化工作的效益；研究档案数字化工作的可行性和必要性；明确档案数字化的工作目标，以及为达成目标所需资金、人员、时间、制度等条件；对档案数字化工作提出相关建议等。可聘请第三方机构或人员参与需求调研，最终需形成调研报告。

　　2.制订档案数字化工作计划

　　应在调查研究的基础上制订档案数字化工作计划，明确档案数字化工作的目标、工作内容、人员组织和职责分工、主要技术指标和方法、验收依据、安全管理措施、进度安排、经费预算、招投标事宜等。制订科学合理的工作计划，有助于合理安排各项资源，监督、检查工作质量和工作进度，保证档案数字化的合法化和标准化，并获得较高的投资回报。

　　3.组建工作队伍，配备相关条件

　　档案数字化工作的组织形式主要包括以下几种：

　　（1）外包式。即通过签订合同的方式由档案馆以外的人员(通常来自数字化专业公司)承担档案数字化工作。采用这种组织方式，一方面较少占用馆(室)内部的人力资源，不影响其他日常工作的开展；另一方面通过购买社会专业化服务，可以提高工作效率，节约成本。外包式是档案数字化工作常用的组织模式，需要注意的是从事档案数字化业务的公司一般缺乏档案专家和长期从事档案专业工作的技术队伍，存在工作质量不符合档案管理要求的风险，需要在合同中明确质量要求和验收标准，并施以必要的监督和指导。

　　（2）自建式。即成立专门从事档案数字化工作的工作机构，或从相关处室抽出有关人员组成临时小组，前者适合长期性的档案数字化工作，后者适合工作量集中、任务急、为时短的档案数字化项目。档案人员熟悉档案业务，可有效保证数字化成果的质量，但可能造成档案馆(室)人手紧张，影响日常工作。

　　（3）内外组合式。即由档案馆(室)工作人员和社会上招聘的人员共同组成档案数字化队伍。这种组织方式综合了外包式和自建式的优点，数字化成果质量和工作效率高，也有利于通过实践锻炼培养技术骨干。

　　队伍组建完毕之后，需要为之配备一定的工作条件，包括场所、资金、时间等。应明确和制定相关的规章制度，如档案数字化加工操作规程、档案机读目录格式等，以保证档案数字化的科学性和规范化。必要时还应对有关人员进行培训，使其更全面清楚地了解档案数字化的方法和要求。

　　4.监控档案数字化工作的开展

　　在具体开展档案数字化预处理、加工、处理、组织、存储、服务、维护的业务流程中，有关责任方要按照工作计划开展必要的监督和检查，及时发现问题，并予以纠正和调整。

　　5.评估数字化工作成果

　　在档案数字化业务告一段落之后，应组织相关力量，采取科学的评估方法对数字化工作成果进行评估，内容涉及数字化资源的利用率、易用性、保存情况等多个方面。评估人员可能来自档案馆(室)内部、第三方机构，也可以是两者的结合。评估结果是改进后续档案数字化工作的依据，也可为档案部门争取更多数字化方面的投入提供必要的支持。