云档案管理系统

　　随着信息化的不断迈进，大量电子文件的出现，如何对这些浩如烟海的电子文件进行合理有序的管理，如何更加便捷的使用这些文件变成了当前的突出问题，在此情况下，云档案管理系统的构建变得迫切起来。

　　在数字化时代中，云档案管理系统能够有效的存储海量的信息资源，能够将现实与虚拟联系在一起，从根本上让服务范围与服务能力得到扩展与提高。中博奥作为最早一批进入数字档案业务的厂商之一，经历了中国档案信息发展各个历程，可以为政府和央企用户提供安全环境下的IT咨询规划、顶层设计、项目实施与交付以及平台运营服务。

　　拥有自主知识产权的云档案管理平台，是基于云计算、大数据等创新技术推出的新一代互联网架构电子档案平台，采用领先的互联网云计算技术框架，为用户快速构建先进性、安全性、前瞻性的高质量综合档案管理平台。

　　云档案管理平台结合25年来各版本产品的优势，具有“智能化的档案管理”、“高质量档案平台”和“按需配置的可维护性”等特征。平台支持云环境下的虚拟服务器群集等高可用性部署方案，满足PB级数据管理和上千并发用户应用的性能需求。

　　平台功能全面满足《数字档案馆（室）建设指南》、《企业数字档案馆（室）建设指南》、《电子档案管理系统基本功能规定》，支持多全宗、多层次管理。面向电子文件归档和电子档案管理要求，通过技术手段实现电子档案“四性”检测和长久保存，在满足电子档案“单轨制”管理需求的同时兼顾了传统载体档案管理工作。

　　同时，平台提供了身份认证、访问控制、安全审计等全面保障应用安全的功能，通过针对数据存储、数据传输和数据利用各环节的安全控制及断点续传、存储介质预警和完备的数据备份策略充分保障了数据资源的安全，满足国家《档案信息系统安全保护基本要求》。

　　中博奥是目前国内拥有较大规模的企事业用户量和数据保有量的档案信息化厂商，多次参与国家标准的起草，旗下产品通过了863高技术项目鉴定，先后五次获得国家档案局科技进步奖，在国资委央企占有非常大的市场份额。经过25年多的发展，档案产品已经在中央机关、国家部委、中央企业、地方政府及事业单位、各地档案局（馆）、教育、金融、能源、交通、水利等机构或行业拥有众多成功案例。

　　根据云档案管理系统中的基本模块与管理流程，云档案管理系统可以大致分为如下模块：建档管理、档案分组、档案标签、档案借阅、档案移库、档案库管理、档案销毁管理、档案查询管理等。

　　一、建档管理

　　档案的所有基础信息均录入在「建档管理」中。出于档案管理的基本要求，「建档管理」要求录入内容尽可能全面、详细。

　　一般录入内容包括档案名称、档案分组、所属部门、文件大小、保密程度、档案时间、存放位置、保管人、档案说明等。管理员也可根据实际情况，自行添加录入字段。

　　注意管理员在录入时要确保所有信息准确、完整。

　　二、档案分组

　　管理员可根据自己的实际需求，在「档案分组」模块中将档案分组分类，以便后期的管理及利用。

　　三、档案标签

　　「档案标签」和「档案分组」类似，管理员可以为档案添加自定义标签，以便档案检索归纳。

　　四、档案借阅

　　企业应建立档案借阅制度，让档案有效流通及利用，将档案成果惠及员工。「档案借阅」模块记录档案借阅信息、包括借出日期、归还日期、借用部门和借阅人。不同密级的档案，可制定不同的制定流程，规范化档案借阅流程。档案借阅需保证责任落实到人，以防出现档案未及时归还，档案被污染的情况。

　　五、档案移库

　　「档案移库」模块记录档案移交情况，包括移交时间、移交状态、接收人等，实时跟踪档案移交进展，避免档案移交过程中出现疏忽或纰漏。

　　六、档案库管理

　　所有档案信息均汇总到「档案库管理」模块中，档案的借阅/移交/销毁情况都能在「档案库管理」模块中查到。

　　七、档案销毁管理

　　档案管理人员应依据时效、管理范围变动对档案进行规模性调整。所有过期和无用的档案，可定期销毁，并在「档案销毁管理」中记录销毁状态、时间和经办人。

　　八、档案查询管理

　　在「档案查询管理」模块中，管理员可自定义查询条件，如保密等级、所属分组、结束时间等，快速精准地查到需要的档案。

　　九、统计报表

　　「统计报表」模块可一键生成档案统计数据，如档案总数、借阅情况等，档案情况一目了然，管理员无需花费精力做档案统计工作。

　　通过「统计报表」功能，企业管理人员可快速掌握档案数据和信息，从中找到依据，为企业经营决策提供有效的信息支撑。