档案数字化管理的意义

　　在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势和方向，也需要明白档案数字化管理的意义，我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外，为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备。

　　档案数字化管理的意义

　　一、数字档案室定义：指国家机构、社会组织在履行主要工作职能过程中建立的，收集、管理和存储本单位办公自动化系统、业务系统产生的电子文件，以及室藏档案数字化所产生的电子档案信息，并为本单位提供公共档案信息服务的虚拟档案室。

　　二、数字档案室特点：

　　1）管理对象的数字化。

　　2）档案信息传输的网络化。

　　3）业务管理的自动化。

　　4）信息服务的快捷化。

　　三、数字档案室建设目标：

　　•以各机关、团体、企事业单位为对象；

　　•以档案目录数据库和全文数据库为基础；

　　•以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体；

　　•以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点；

　　•以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标。

　　四、建设数字档案室的意义：

　　•数字档案室是政府电子政务建设的重要组成部分；

　　•是推进政府信息公开和信息开发利用工作的重要基地和窗口；

　　•是加快机关档案信息化进程的重要载体；

　　•是今后开展电子文件向数字档案馆移交的前提和基础。

　　建设数字档案馆，是档案馆在建设服务型社会发展的过程中，按照信息化发展要求，与时俱进、转变职能、坚持科学发展、服务"两个率先"的重要任务，是在信息时代对传统纸质载体档案馆功能的继承、发展和延伸。有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化大发展大繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。

　　数字档案馆建设可以解决五大现实问题：1、档案数据分散和资源浪费现象严重，2、标准体系的不完善和执行不力是数字档案管理建设的瓶颈，3、档案局（馆）监督电子档案管理的主体地位和手段有待加强，4、信息资源的重要作用还未得到全社会的普遍重视，5、档案数字化因经费不足而推进缓慢。

　　数字档案馆的具体作用有以下五点：1、为现代化建设服务，使档案信息成为知识经济的基础信息资源组成部分。2、用中国丰富的档案信息去参与解决国际信息环境的中、西文化比例失调问题。3、用详实的档案信息支持决策、管理、政务公开等，为提高国力和国家的战略地位服务。4、为科学研究、知识普及等提供智能化服务，落实“科教兴国”，营造科研、教育的良好环境。5、改善档案管理工作，提高档案工作的社会地位，提高工作效率和改善工作质量。

　　建设数字档案馆不仅能为现代化建设服务，使档案信息成为知识经济的基础信息资源组成部分等，还能实现五个有利于：

　　（1）有利于落实省委省政府决定，与档案馆新馆配套，完善作为文化强省重要组成的公共文化设施，将档案馆建设成在全国率先的现代化公共档案馆。

　　（2）有利于满足人民群众对档案信息日益增长的需求，通过整合档案信息资源和开发多种专题数据库，高效便捷地帮助党和政府为解决面广量大的民生问题提供法律凭证，构建和谐社会。

　　（3）有利于保护完整真实的历史记忆和文化遗产，建立一个相对稳定、覆盖面广、集约高效的文件档案收集网络和运行机制，确保各单位形成的电子文件、数字档案"随时形成、随时收集、随时发布利用"，永久、有效、安全地跟踪保存电子政务等电子化历史积淀下的历史记录，防止我省国家信息资源防止出现"历史失落"或政府"记忆断代"。

　　（4）有利于解决信息孤岛和节约电子文件保管成本，按照国际和国家标准集中统一对数字档案和电子文件进行集约化、专业化收集、分类和管理。解决目前电子文件分散、不便利用，文件保管成本高，信息孤立，不利于政务公开等问题真正实现政务公开和信息服务减少重复建设和多头建设带来的巨大浪费

　　（5）有利于加快各类档案内容数字化进程，实现档案业务管理信息化，开发档案信息资源，发挥档案馆作为公共文化设施和政务信息公开场所的作用，融入本省文化信息资源共享工程，丰富群众文化和精神生活。

　　并得到四大经济效益：节约网络建设的大量费用，节约管理维护的大量费用，节约重复建设的大量费用，实现档案信息资源作为生产要素的增值和贡献。

　　具有四大现实意义：防止电子时代的"历史失落"，解决电子文件的"重用轻管"，促进数字档案的"有机整合"，提供档案资源的"公共服务"。