建设工程电子化档案管理

　　随着信息技术的发展和企业数字化要求，建设工程电子化档案管理已是必然趋势。建设工程档案形成于整个建设项目，贯穿从设计、施工到竣工的所有专业技术活动，反映了建设项目从调研、可行性评估、审批、计划、勘测、施工、竣工等专业的内容，其档案记载反映了建设项目活动的全部过程和成果。

　　建设工程电子化档案管理要保证电子档案的真实性、完整性、安全性和长期可读性，管理工作并不简单。

　　作为企业，要想做好建设工程电子文件归档和电子档案管理，需要提升企业信息技术水平，加强技术培训，还需要熟悉法律法规和各项规章制度。

　　建设工程电子化档案管理已经是大趋势

　　全国建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作由国家档案局办公室组织开展，依据的是《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发〔2016〕11号）。在试点任务中有一项：要研究基于大数据、云计算、人工智能等的建设项目电子档案数据挖掘，提出电子档案更好服务项目建设、运行和管理的利用方法。

　　这是一个小亮点，是新基建和传统基建的交汇。建设工程作为传统行业，在信息化的进程中，显然遇到的难度较大，建设项目电子文件归档和电子档案正是建设单位信息化程度的体现，也是建设工程项目管理信息化水平的体现。

　　2019年国家档案局召开的建设项目电子文件归档和电子档案管理试点年度总结会上提到，建设项目投资主体多元，参建单位众多，不同行业之间信息化水平发展不平衡，给建设项目电子文件归档和电子档案管理带来了一定的难度。

　　到2022年，这些问题依旧存在，但通过推动建设工程行业企业信息化转型，已经有了一些改善，在搭建电子档案管理时也越来越被理解。

　　2018年国家档案局确定了5个建设项目为第一批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目。2019年又新增了26家试点单位，涉及核电、水电、交通、航空航天等多个领域，到今年通过的38个项目，通过以点带面的方式推动建设项目电子文件归档和电子档案管理整体水平。

　　取得成果

　　一、新技术的应用

　　在以往的试点项目中，有很多新技术的应用，例如电子签名、CA认证、自动归档等方面。

　　就区块链技术进行了研究和应用，完成了区块链平台的搭建和接口接入，将电子文件流转、审核、操作信息等加密上链，有效确保了电子文件的真实性；

　　采用OCR识别技术，对纸质文件信息进行提取后形成相应的元数据，经线上审批、CA、电子签章后形成电子文件；探索研究射频识别技术（RFID），对传统档案库房管理系统进行改造，实现对传统载体档案的高效检索、存取、随时盘点和精准定位。

　　2.电子档案管理系统功能升级

　　在试点过程中，绝大部分试点单位对电子档案管理系统功能进行了升级，实现了业务系统和档案管理系统的对接，完成了档案管理系统和不同业务系统之间的集成，进一步优化了系统功能。

　　深中通道项目针对建设项目竣工图较多的情况，研发了竣工图编制电子文件管理系统，建立了变更令、施工图、竣工图三者的有机联系，明确竣工图章样式和UK签名，确保竣工图签章规范、齐全完整。在业务系统中内置自动命名规则，预设预立卷、自动组卷功能，提升了工作效率。通过上述改造，相关业务系统和档案管理系统的交互性和实用性得到了大大增强。

　　3.单套制管理

　　电子文件管理的目标是实现单套制管理，试点单位探索应用多种技术手段，确保电子文件“四性”，为电子文件单套制管理奠定良好基础。

　　围绕项目前期筹备、建设及运营各阶段产生的电子文件，结合电子签章应用、数据封装应用和电子文件备份应用等部署实施，探索了仅以电子文件保存的可能性，通过CA认证、数据加密、多维权限控制、区块链等技术手段的使用，确保了电子文件的真实、完整、可用、安全，实现了电子文件从产生、形成、归档到验收的全过程管理，基本实现了电子文件单套制管理目标，在试点过程中起到了较好的示范带动作用。

　　4.电子档案数据的使用

　　电子文件作为重要的信息资源，在项目开展和企业运营过程中发挥着日益重要的作用，通过试点工作，部分试点单位正在逐步加强对电子档案的开发利用，将电子文件运用在项目的改建和扩建之中。

　　尤其是在部分交通行业建设项目中，项目结束后，建设单位将项目电子档案数据作为数字化资产移交给运营单位，为建成后的项目运维提供参考与决策性数据，实现了“建养一体化”，后期运营中，基于电子档案大数据建立病害分析模型，指导后续中修大修，并且反向验证设计情况，为其他改扩建项目优化设计方案提供了借鉴，从而进一步发挥了数字资源辅助决策和参考的价值。