工程项目档案资料管理办法

　　工程档案要求应符合《工程文件归档规范》的规定，一般要求管理期限应五年以上。根据工程项目档案资料管理办法：工程档案保管期限分为长期和短期两种，长期为15年，短期为5年。工程档案案卷的装具、装订应做到统一、整齐、牢固，符合相关规范标准的要求，便于保管与查阅。

　　监督员主动联系,在工程竣工前档案的收集,整理和保管工作有责任监督员承担。工程竣工时经审核符合要求后归档交给档案员保存管理。

　　工程项目档案资料管理办法

　　第一章目的

　　第一条建立健全集团公司开发项目工程资料管理制度，完整、准确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开发工作中的重要作用。

　　第二条工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。

　　第二章工程资料的归档范围及质量要求

　　第三条对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。

　　第四条工程资料的具体归档范围应符合《建设工程文件归档汇总表》的要求。

　　第五条工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或打印）。

　　第六条复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固度应符合规定的质量要求。

　　第七条工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地。

　　第八条工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

　　第九条工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

　　第三章工程施工过程中的资料检查

　　第十条建设单位项目负责人在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料。主要检查检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制；与施工现场是否同步；原材料、试件等是否按规范留置、送检等方面。发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促施工、监理单位及时补齐。

　　第十一条必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前。

　　第四章工程资料的接收

　　第十二条建设单位指定专人负责工程资料的管理。递件单位提供的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由建设单位资料负责人统一接收，并应填写《工程资料接收记录》。

　　第十三条建设单位从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料负责人，并应登记。

　　第十四条对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。

　　第十五条对接收的工程资料应及时按项目建立工程资料接收总登记台账（含簿式台帐和电子台帐）。

　　第十六条对各单位提供的不符合规定的档案资料文件，资料负责人有权退回归档单位。归档单位应按负责人的有关要求进行整改，直至提交符合规定要求的归档资料。

　　第十七条凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决算、工程款支付。各项工程款的付款必须由资料负责人对资料接收完成情况确认后支付。

　　第十八条工程档案根据工程进度分阶段由施工单位、监理单位向建设方提交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。

　　第十九条施工方要在规定的时间内移交工程竣工资料到建设单位，在取得资料负责人接收资料的确认签字后，才能与公司进行结算工作。移交归档材料必须填好移交清单，一式两份，移交人和接收人双方在移交清单上签字，各自保存一份，以备存查。

　　第二十条凡归档的文件材料，如不符合有关规定和标准的，公司有权不接收。

　　第五章工程资料的发放

　　第二十一条分发外单位和部门的工程资料（工程技术文件、发文、图纸、资料）由建设建设单位资料负责人统一办理。

　　第二十二条工程分发的图纸资料应编制《图纸资料分发清单》，明确记录领取人、领取时间、领取内容等信息。分发的图纸资料至少预留一份，连同《图纸资料分发清单》原件存档。

　　第六章纸质工程资料的保管

　　第二十三条及时将收集的资料、图纸等，整理分类、编写目录，在保管过程中，严格遵守档案接收、出借、归还的登记制度。

　　第二十四条资料按项目存放，在相应的档案盒上贴上标签。

　　第二十五条归档的资料要完整、系统、准确。需做好资料的“防火、防盗、防潮、防尘”工作。

　　第二十六条保存的工程资料每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。

　　第七章影像资料的管理

　　第二十七条工程施工影像资料主要是指施工过程管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、影片等，以影像为主，辅以文字说明的历史记录。

　　第二十八条影像档案要求

　　（一）建设工程影像档案归档内容是指整个工程建设过程，从原貌、施工到竣工验收等一系列活动中，用照片、录像等形式现场采集的有保持价值的工程影像素材以及后期整理成果。

　　（二）录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。

　　（三）按照工程施工顺序进行拍摄，应当主题明确、内容真实、画面清晰完整。

　　（四）影像文件需按照“时间+施工内容”的格式命名，同时按项目建立文件夹进行存储。

　　（五）影像文字说明包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。

　　第二十八条工程竣工验收完成、工程资料收集并整理完毕后，将所有影像资料刻录成光盘并制作标签。标签内容包括：工程名称、刻录日期、经办人等信息。

　　第二十九条影像光盘按项目与纸质材料一同保存。

　　第八章工程资料借阅制度

　　第三十条公司内部临时查阅工程资料，由资料负责人负责资料的借出与收回、检查。

　　第三十一条外单位人员借阅档案、资料或者公司内部长期借阅资料的，需填写申请表。

　　第三十二条借阅的资料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等，借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。

　　第三十三条借出资料需当日交回。对特殊情况需较长时间利用的要经档案管理建设单位负责人批准。对超过借阅期限不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，管理建设单位资料负责人要联系借阅人进行催还。

　　第九章工程资料的归档移交

　　第三十四条交至档案管理机构的工程资料需在移交前由施工单位、监理单位、建设单位各自按照有关要求分类装订成册后统一由建设单位进行移交。

　　第三十五条公司留存的工程资料根据工程进度分阶段移交，由建设单位资料负责人归档管理。