工程项目档案管理系统

　　工程项目来说，工程档案的意义重大，是管理和维护工程项目各项工作的重要依据。因此，保护工程档案资料的安全性是档案管理员的工作中心之一，在这一点上，选择一个安全的工程项目档案管理系统成了做好工程档案管理资料的第一步。

　　工程档案管理系统采用了全面而又灵活的安全策略，SSL网络加密传输、数字证书、电子印章、USBKey加密锁、强密码登录控制等安全措施，为用户打造一个适合自己需求的安全管理体系。

　　1.用户操作痕迹记录确保档案资料安全流通

　　提供了类似于黑匣子的痕迹管理以及用户操作与应用的全面监控功能，任何人只要在系统中有过操作行为，就可以被系统记住，留下操作痕迹，确保档案资料在流通过程中的每一步都能安全透明，即使因为个别人员造成资料外泄，也可以快速查找到对应的责任人，及时纠正不妥当的行为。

　　例如，方明是项目经理，在系统中下载了工程项目开展前期的一些资料，结果因为自己不小心把资料发给其它项目相关的人员时，发错了对象，虽然当时及时撤回了操作，然而还是造成了资料的外泄，让具有保密性质的资料在与项目无关的人手上流转，给整个项目带来了无可挽回的损失。最终，项目总负责人通过档案浏览痕迹和下载记录确定了资料就是方明泄露出去了，对其进行了相应的处罚。

　　2.具有自主知识产权的文档服务功能，方便用户处理各种格式的文件

　　提供了具有自主知识产权的文档服务功能，包含支持多页tif文件处理的图片管理器、PDF文件阅读器以及各种常用格式的文件转换为PDF等，可非常方便地处理和阅读各种格式的文件。

　　3.完整的权限控制与防扩散功能，确保档案资料的安全性

　　系统提供了完整的权限控制与防扩散功能，可根据系统设置自动添加屏幕水印和打印水印，即使通过屏幕拷贝、照相、打印（可控制打印权限）等方式获得文档，也会因为水印的存在而容易溯源，打印证件办理相关事务时，还可通过打印水印限定打印件的用途。

　　工程项目档案资料的重要性决定了在选取工程项目档案系统时的谨慎性，唯有注重档案资料安全性的系统才有可能获得用户的青睐。档案管理系统通过专业技术确保文件档案能够层层加密，严格按照档案资料管理要求打造，值得您的选择。

　　如何利用工程项目档案管理系统提高工作效率？这篇文章告诉你该怎么做，建筑工程企业具有工程量大、材料品种繁多、项目工期长、生产的流动性高等特点，还经常伴有露天和高空作业等特殊情况，受自然气候影响大，采取技术措施多，安全生产要求高等。

　　建筑工程行业包含房建工程、市政工程、地基工程、水利工程、园林工程、环保工程、电力工程、道路工程等细分行业。

　　行业痛点

　　1、成本高居不下：工程项目周期长、过程中各项成本投入复杂，需要从事前、事中、事后多个环节进行管理控制；

　　2、工程质量难把控：工地分散、现场情况复杂、企业通过定期不定期的巡检，仍然难以完全避免瞒报、漏报、补报的现象，经常致使工期和工程质量无法保障；

　　3、财务管理难度大：企业多个项目并行，从预算到结算的财务数据难以及时分析统计；

　　4、项目沟通成本高：项目周期长、资料多，线下审批与大量的信息核查不清，经常致使很多业务协同浮于表面，无法形成高效协同；

　　5、公司老板最辛苦：高层抓项目、搞协调、把关财务，诸多琐事都离不开老板决策，老板本已超负荷的工作量也随着公司规模的增加而逐步加重。

　　工程档案为什么这么重要?

　　一方面，工程档案是项目竣工验收的必备依据。如果工程档案资料在建设过程中发生了遗失、损毁等情况，将会导致工程验收不能顺利进行。

　　另一方面，工程档案是已完工项目进行维护、维修、改造的重要依据，如果没有妥善管理，工程后续工作将难以推进。

　　从长远来说，工程档案还是工程质量的重要凭证，是储备工程技术、工程经验的重要载体，具有重复利用、提供借鉴以及促进创新的重要价值。

　　工程档案管理的难点在哪?

　　1、管理难度大、检查强度大：为了保障工程的正常进行，工程档案资料必须确保真实、准确、完整，与工程实际相符合。

　　此外，工程资料的归档、立卷等步骤需按照严格而细致的要求来执行，这些在《建设工程文件归档整理规范》都有相关规定。

　　2、时间周期长、工作量大：无论是新建、改建、扩建等建筑工程，工程档案管理需覆盖工程项目前期、工程建设期和竣工验收期等阶段，时间可能长达数年，工作量大，耗费人力大。

　　3、标准化难度高：工程项目中包括有建设、勘察、设计、施工、监理等单位的参与，涉及组织及环节多，管控难度高。

　　综上所述，企业在工程档案管理的推进过程中，往往面临着诸多挑战。采用工程档案管理系统，即可针对工程档案管理工作中遇到的难点，作出以下部署：

　　1、统一平台管理，工程档案系统全把控

　　为其构建了一个一站式工程档案管理平台。企业通过一个平台，即可完成各类工程档案从起草、录入、归档到再利用的全生命周期管理，并能对实体与电子档案实施同步管理。

　　应用后，无论是工程实施过程中的过程文件，还是项目结束后的成果文件，都能集中统一实现规范化归档。

　　保障了归档及时性的同时，中船北部湾也能通过档案到位情况，实时对工程项目进度进行监控，推动了工程管理效率的提高。

　　2、有序化分类，满足规范化管理需求

　　通过自定义分类及属性的功能，按不同工程项目对档案进行了分类，并根据管理需求在对应分类下进行档案立卷，规范收录从工程项目从招投标阶段、立项阶段、建设阶段到竣工验收阶段的各类报告、设计图、合同、审批等材料。

　　属性明确，分类清晰，员工可快速查找到所需档案，后续的统计、分析也有了支撑。

　　3、依权限利用，兼顾安全与高效

　　在项目工程的推进过程中，员工常常需要进行档案的查询、借用等。这时候，通过受权限管控的搜索、借还功能，即可在保障安全性的前提上，实现档案的高效协作与利用。

　　检索功能：应用搜索平台，员工可随时随地在PC或移动端上，通过组合关键字、组合搜索条件或者是二次搜索等方式，快速、精准找到所需档案。搜索结果将会依权限展示，仅拥有对应权限的用户才能查看。

　　借还功能：员工通过借阅流程，即可申请以线上、线下或线上线下结合的方式借用档案。借还过程通过流程化处理，申请人、借阅用途、归还日期都会一一自动登记，便于追溯。

　　此外，管理人员可通过统计功能，直观查阅工程档案的利用情况，助力档案管控更到位。

　　在新的发展趋势下，建筑工程企业的档案工作者需要不断创新改进档案管理模式，对档案管理进行科学的、系统的规划，不断提升档案管理水平。

　　另一方面，建筑工程企业的档案管理人员要不断提高专业素养，采取积极有效的保护措施和开发方案，推进建筑工程档案科学化信息化管理，以更好地记录城市发展、服务城市建设。