人事档案管理的作用

　　人事档案管理的作用在于:便于保密、查阅、保管、保护、开发和利用,提高档案管理人员的管理水平,强化服务意识。人事部门应该加强员工档案管理，每年补充、更新员工档案内容，准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年，档案就应该记载多少年的主要成长历程。

　　人事档案管理特点与作用

　　人事档案作为一种专门档案，除具有一般档案的共性，还具有区别于其他类型档案的个性，人事档案来源于人事管理实践，并服务于人事管理工作，它的作用是多方面的。

　　人事档案的特点

　　人事档案作为一种专门档案，除具有一般档案的共性，还具有区别于其他类型档案的个性，主要表现在以下几个方面：

　　1.1现实性

　　人事档案是由组织、人事、劳资等部门以现职人员和离退休人员为单位建立起来的反映员工情况的档案材料。这些材料虽已完成了文书处理程序，但它所涉及的当事人绝大多数还在不同的岗位上工作、生产或学习。人事档案虽是“昨天”的产物，但它是为现实的人事管理工作服务的。人事部门为了考察、了解和正确使用员工，做到“知人善任”，经常需要有意识、有目的地查阅员工的自传、履历表、鉴定、考核材料及奖惩材料，通过人事档案了解其经历、工作能力和表现，以用其所长、避其所短。现实生活中，用人要先看其档案，已成为必要的工作程序。

　　无论是在人员调动、任免、出国，还是在入党入团、晋升调资等工作中，都要查看人事档案，把人事档案作为重要的依据。具有很强的现实性是人事档案的重要特点，正是这一特点决定了人事档案具有独立性和连续性，它随着员工的任职而建立，随着员工的成长而连续不断地补充新的材料，以便较好地反映其现实面貌。

　　1.2真实性

　　真实性是人事档案的生命力之所在。人事档案的真实性，与一般意义上所说的档案的真实性是有一定区别的。就一般档案来说，其真实性是相对的：一方面，档案信息在反映历史活动客观过程方面是真实的，是一种可靠的文件材料；另一方面，具体到某些文件或案卷而言，由于种种原因，其中就有不真实或不完全真实的材料，但它依然反映了档案形成者活动的情况，仍不失为原始记录。

　　1.3动态性

　　人事档案随着当事人的任职而建立。但是，一个人的档案并不是一次完成的，人事档案是动态的而不是静止的。人事档案从建立到移交进入档案馆，始终处于不断发展变化的状态。人事档案的动态性表现在两个方面：

　　首先，人事档案应随着当事人的成长而连续不断地补充新的内容，以便较好地反映其现实面貌，这也是人事档案的现实性特点所决定的。直至当事人去世，其人事档案才能收集完整。在实际工作中，为了保持人事档案的常新与完整，避免内容老化和材料残缺，必须经常地、及时地做好收集工作，以充分发挥人事档案的现实效用。

　　其次，人事档案的保管单位并不是固定不变的，随着人员的不断流动，人事档案的隶属关系就要发生一定的转移，做到“档随人走”，否则将违背“人、档统一”的管理原则。为了做到“档随人走”，人事档案需要经常转递和流动，否则就会出现管理人事档案的单位与人员所属单位不一致，造成“有档无人”或“有人无档”的现象，影响对有关人员的培养和使用，档案的作用也不能发挥。

　　1.4保密性

　　人事档案的内容涉及当事人一生的经历，记载着当事人从出生年月、家庭成员到学历、职务、职称、工资级别、奖惩情况、身体状况以及兴趣爱好等各方面的全部情况。其中个人隐私方面的情况只能由组织上掌握；否则，一旦扩散出去，就会造成严重后果。因此，人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求，一般不能对外开放，人事档案的解密与开放应在当事人死亡之后数十年甚至更长时间才能实现。

　　1.5专指性

　　人事档案是以个人为单位集中保存的专门案卷。无论是从其形成过程还是从其管理利用角度来看，都是围绕“个人”进行的。一份人事档案把一个人的全部材料集中在一起，专指性很强，它只能是这一个人的材料，不能掺杂其他人的材料，同一个人的档案材料不能分散，不同人的档案材料不可混淆，切忌张冠李戴。这一特点是人事档案区别于其他类档案的最显著标志。

　　人事档案的作用

　　人事档案来源于人事管理实践，并服务于人事管理工作，它的作用是多方面的。

　　2.1是知人用人的重要依据

　　组织、人事工作的根本任务是使人尽其才、事竟其功。要实现这一任务，就必须全面地、历史地考察和了解人。毛泽东曾经指出：“不但要看干部的一时一事，而且要看干部的全部历史和全部工作。”人事档案是有关部门在选拔、任用、考核、奖惩、培训等一系列工作中形成的，记载着一定个人的道德品质、思想政策水平、组织指挥能力、业务技术专长、家庭和社会关系以及身体健康状况等，内容准确可靠，为组织上知人善任提供了有效途径。

　　2.2澄清个人有关问题的最佳信证

　　人事档案形成于不同的时期，是个人社会经历及其实践活动的真实记录。它记载着有关个人年龄、学历、参加工作时间、任职时间、入党入团时间、工资级别、身体健康状况以及政治历史等方面的情况，这些内容对人才的调配和使用及个人的政治、经济方面的待遇有直接关系。因此，人事档案可以为落实人事政策、平反冤假错案、评定职称学衔、调整工资级别、改变福利待遇、确定或更改参加工作时间和入党入团时间以及解决个人历史遗留问题等方面提供可靠的线索或佐证，具有无可辩驳的凭证作用。

　　2.3人才开发的重要信息源

　　进行社会主义现代化建设，人才是关键，各级组织、人事部门必须重视开发和利用人才资源。一份人事档案可以提供一个人成长的基础数据和系统全面的信息，通过对各类人事档案材料进行分析研究，可以从中发现人才成长的某些特点和规律，对于发现人才、识别人才、培养人才和使用人才都有十分重要的意义。人事档案还能为人事工作总结经验、吸取教训、制定方针政策等提供各种情报信息。