档案整理文件

　　档案整理文件编号是编目工作的起点和基础，其目的是为了反映归档文件的分类、排列这些系统化工作的成果。

　　通过编号，确定归档文件在全宗中的位置和身份，并为后续的编目工作以及将来的查找、利用时的档案文件实体存取提供条件。

　　归档文件编号包括编件号、盖归档章及填写归档章内项目等。

　　为归档文件编号，实际就是为每一份归档文件确定"身份证”号。

　　1.件号

　　件号即归档文件排列的顺序号。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定文件的排列先后顺序的重要标识，也是归档文件的“身份证”号。

　　件号分为室编件号和馆编件号两种。室编件号即在归档文件分类、排列整理后所编制的排列顺序号。

　　馆编件号是移交进档案馆时，由于再鉴定、再整理、再排列，归档文件在全宗中的位置有所变化，按照新的排列顺序重新编制的件号。

　　各个机关单位在归档文件整理阶段，必须编制室编件号，馆编件号是否填写、如何编制则由各级国家综合档案馆在接收档案进馆标准中予以规定。

　　室编件号的编制要求：

　　(1)归档文件排列顺序固定后，应当对文件收集是否齐全完整、年度是否分清、保管期限划分是否准确、一个事由的文件是否集中、文件排列是否合理等进行全面检查。

　　(2)按照不同的保管期限依文件排列顺序每年都从“1”开始编制。每年都按3种保管期限排列编号，形成“永久”、“长期”、“短期”三个流水号。

　　按照国家档案局新的机关文书档案的保管期限划分规定，形成的是“永久”、“30年”、“10年”三个流水号。同一保管期限内，类目与类目之间的件号应连续编写。

　　(3)同一保管期限内的件号不得有断号、重号、跳号。

　　2.加盖归档章

　　因为归档文件整理是以单份文件装订的，所以要求在编制件号后，在每件归档文件上加盖归档章，以明确归档文件在全宗中的位置，保证归档文件借阅后方便正确归位。

　　(1)归档章的格式

　　归档章的格式长为60mm，宽为30mm，分为均匀的6格。设置有全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编件号、馆编件号等项目，各项目在归档章上的位置是固定的,不能随意改变。

　　(2)归档章的项目

　　①全宗号：全宗号是国家综合档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。

　　一般此项应空置，留待同级档案馆接收进馆后再填写。

　　②年度：年度指归档文件的形成年度。形成年度的确定方法，参照年度分类法的有关内容。

　　填写此项时，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。

　　③保管期限：按照划分保管期限的要求确定归档文件保管期限，并填写相应的保管期限，永久保存的填写“永久”，长期保存的填写“长期”，短期保存的填写“短期”。

　　按照新的机关文书档案的保管期限划定,定期保存的填写“30年”或“10年”。

　　④室编件号：按归档文件排列顺序编定的件号填写，由档案室负责填写。按不同保管期限依文件排列顺序每年都从“1”开始编制。

　　在同一保管期限内，类目与类目之间件号连续编写。同一年度内同一类别分三个流水号，即“永久”的从“1”开始，“30年”的从“1”开始，“10年”的从“1”开始,依次编制。不能断号、重号、跳号。

　　⑤馆编件号：此项空置，由档案馆填写。馆编件号的设置，主要是为了馆室衔接的需要，在档案移交进馆后，由档案馆经过鉴定、整理，并根据归档文件在全宗中位置发生的变化情况，重新编制。

　　是否需要重编，由档案馆视情况而定。归档时不填写。

　　⑥机构(问题)：此项填写分类方案类目的机构(问题)名称或规范化的简称。

　　(3)归档章的位置与要求

　　归档章的位置一般应加盖在归档文件首页上端右上角的空白处；如果归档文件有收文处理单，可将归档章盖在收文处理单上，以更好地保护归档文件正本的原始面貌；文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可在归档文件首页前另附纸页加盖归档章。

　　归档章不应压住归档文件字迹、领导批示文字、收文章等。

　　填写归档章项目时，应当使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料填写；也可按归档项目内容刻成印章，如“人事处”或“人事类”、“永久”或“30年”等印章，直接盖在归档章项目栏内。

　　档案整理，如何确定归档文件的“件”？

　　档案整理人都知道，档案整理第一件事，就是要给所有的文件“分件”。

　　合理的分件，一方面可以科学存档，方便后续档案利用；

　　另一方面，分好件才知道我们要录哪些文件目录，后续工作才能顺利开展。

　　档案整理过程中，如何确定归档文件的“件”？

　　一般来讲，一份文件材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。

　　文件材料的正本与定稿为一件；

　　正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿纸及领导批示的签批单等）；

　　转发文与被转发文为一件；

　　正文与附件为一件；

　　原件与复制件为一件；

　　报表、名册、图册、刊物等每册（本）为一件；

　　其中四川省明确规定“来文与复文”各作为一件。

　　文件正本与不同版本怎样确定件数？

　　文件除正本外，在撰、印刷过程形成的不同稿本。

　　包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。

　　一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；

　　重要文件须保留历次修改稿，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。

　　正文与附件怎样确定件数？

　　附件是批附属于正文之后的其他文字材料，作为正文的补充说明或参考材料。

　　如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规性文件等等。

　　一般来说，正文与附件合为一件；

　　如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。

　　会议文件和记录怎样确定件数？

　　不能把会议文件只确定为一件，要以责任者结合文件内容来确定件数，每份文件为一件；

　　会议记录以会议名称或会议主题确定件数，原则上一次会议记录为一件，可保留原记录本装订形式，作为“盒”对待。

　　报表、名册、图册、介绍信、刊物类文字材料怎样确定件数？

　　报表、名册、图刊物类文件材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件，介绍信一般一份为一件。

　　若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件。

　　处理问题的文件材料怎样确定件数？

　　处理同一问题形成的文件材料较多时，应根据责任者结合内容确定件数，不能将处理某问题的若干份文件只确定为一件。

　　如处理信访文件材料，除原信件外，还有领导批示、调查材料、旁证材料、有关证据、处理结论、汇报材料等。