呼和浩特项目档案整理服务公司

　　项目的档案管理和方法就是对一个项目的全部档案进行收集，整理，分类，归档，保管和利用，也就是将一个项目的全部档案按照设计，制造，组装，试验的自然形成规律和历史联系，进行科学的分类，归档，登记和保管，并制定科学的检索工具，为查阅和利用提供方便。

　　呼和浩特项目档案整理服务公司保证档案管理工作的有序进行，实现对各种文件和记录有效控制，充分发挥档案资料在各个工作环节中的作用，程序中规定了各部门在档案管理工作中做什么，由谁做，如何做的问题，明确各类档案的形成与积累、整理与归档、变更与修改、保管与传递、作废与销毁等事项。

　　呼和浩特项目档案整理服务公司在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效的了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。

　　确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息，速达鹰志项目管理软件，可通过附件，文档管理上传文档。

　　项目档案的归档与移交

　　（一）归档：项目法人各职能部门和相关工程技术人员按要求将经办的应归档的文件材料进行整理、归档，并负责对已接受全部的项目档案汇总和编目。

　　（二）移交。各参建单位按单位工程或单项工程向项目法人移交了相关工程档案，并认真履行了交接手续。

　　档案的移交应履行手续，并按以下原则进行：

　　1、各参建单位按照工程项目档案整理要求将2套整理好的项目档案移交建设单位（即项目法人），由建设单位统一汇总。

　　2、各参建单位在向建设单位移交时应办理项目档案移交手续时，应填写档案交接文据。交接双方要认真核对目录与实物，并经本人签字、加盖单位公章确认。

　　3、建设单位在工程竣工验收后一套交主管单位，一套交管理单位（要有相应的移交手续）。

　　档号：由档案分类号和案卷顺序号联合组成，中间用“—”隔开，如分类号15.1.1.01，案卷号为1，档案号则为15.1.1.01-001。

　　案卷题名：是立卷人给案卷拟定的标题，标题应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。案卷题名结构一般由三个部分构成：一是工程项目名称、二是工程阶段或部位名称特征、三是文件材料的名称特征。

　　立卷单位：填写编制该案卷的单位全称或规范性简称。

　　起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。

　　保管期限：分为永久、长期、短期三种。

　　密级：依据保密规定，填写卷内文件材料的最高密级，无密级的不填写。

　　项目管理：资料整理、档案归档、清晰有据。

　　1.目的

　　对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。

　　2.范围

　　用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。

　　3．职责

　　项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交管理部统一管理。项目经理负责对移交管理部的档案进行审核。

　　4.内容

　　4.1．1工程项目资料的收集，工程项目过程中，项目部统一收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书在产生后，及时把复印件或是原件送至项目管理部档案管理员保管，工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。

　　4.1.2工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交管理部统一管理。

　　4.2归档

　　工程项目过程中，项目档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。

　　4.2.1公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。

　　4.2.2文件类别：1土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等，2政府批文类，如计划批文，3“五证”，包括用地许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证，4合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等，5项目发展类文件，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等，6施工资料和监理资料，包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件，7竣工验收类，包括专项验收8证，8图纸类，包括项目的各专业图纸及CAD电子文件、设计变更、签证、洽商等。

　　4.2.3编号

　　项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。

　　4.2.4标识

　　对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。

　　4.3借阅

　　各部门如需借用相关资料，应到管理部部档案管理员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。有特殊说明的资料应在总经理签字确认后方可借阅。

　　4.4销毁

　　对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经项目经理部确认，方可销毁，销毁清单应予以保存。

　　4.5档案立卷的要求

　　4.5.1文字资料立卷要求

　　4.5.1.1档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。

　　4.5.1.2档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。

　　4.5.1.3文字材料组卷时，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。

　　4.5.1.4装订时，根据文件类型及格式采用相应装订方式装订成册。

　　4.5.2图纸的立卷要求

　　纸质竣工图（或其它归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4＃图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。

　　4.5.3立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。

　　4.5.4立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。

　　4.5.5立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。