甘肃档案整理服务公司

　　在实际会计档案归档以及管理过程中经常会遇到调阅查询会计档案速度慢，整理会计档案费时、费力，效率低的问题，尤其是接手档案工作时间不长的档案管理人员就显得尤为突出，如何使新会计档案管理人员在工作上少走弯路、少做无用功，并且在最短的时间内适应会计档案管理，做好会计档案归档工作。

　　如何将这些问题结合到工作实践并且在一定程度上进行了探索创新得以解决，收到了事半功倍的效果？甘肃档案整理服务公司在这里整理一些经验，作为参考。

　　甘肃档案整理服务公司强化档案集中管理提升科学管理水平

　　为进一步推进会计档案工作的规范化建设，更好的服务各项业务发展，部分单位开展会计凭证档案统一管理工作，逐步形成了集中化、标准化、规范化、智能化“四化”管理办法，实现了会计凭证档案整理规范、档案管理规范。档案保管集中化，实现统一存放管理。

　　为规范会计档案管理，解决以前会计凭证档案管理混乱的“痛点”，在全市率先实现了会计档案集中化管理，将原本分散存放在各营业机构的会计凭证档案，统一纳入行本部中心档案室进行集中管理，彻底杜绝会计凭证档案易失、易损、难查、难阅等问题。

　　档案配备标准化，实现管理工作规范。在办公场所十分有限的情况下，积极合理调配办公用房，设立档案管理中心库房，可满足未来10年内会计凭证档案的存放、管理工作。配备了防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体等设备。按照严格的标准安装密集柜档案架，统一更换档案盒，印制专用档案袋、档案锁条，配置档案工作室所需的电脑2台、高清扫描仪1台、打印机1台等办公用品，确定专人管理。安装2个高清摄像头进行24小时监控，确保档案管理安全工作不出问题。

　　档案管理规范化，实现服务能力提升。为提升会计档案管理规范化程度，制定《会计凭证档案管理办法》、《会计凭证档案调阅流程》和《会计凭证档案传递流程》，严格落实档案专人负责制，做到“借阅有备案，归还有登记，转入有卷宗，转出有手续”。明确管理职责、档案调阅转递规则，保证了档案集中管理工作有章可循，有规可依。同时加强人员管理，要求现场工作人员严格遵守工作时间、保密规定、操作程序、工作环境、安全管理等的相关规定，确保会计凭证档案的及时性、准确性和完整性。

　　档案管理智能化，实现存取便捷高效。为提升档案存取效率，依托会计档案管理系统，打造“一箱一签一码”的“三合一”智能档案管理，将档案箱、锁条签、条形码有机结合，建立了“仓储与条码”的档案管理模式。实现了会计凭证档案的“集中存放、智能操作、实时监管”，通过“无序摆放、精准定位”的查找功能，简化档案存取过程，提升工作效率。

　　进行财务档案整理工作，提高管理效率

　　一些单位对财务工作进行了全面的总结，并对档案管理工作进行规划。提出财务资产部要不断加强会计基础核算工作，并应及时对财务会计档案进行全面的梳理，高质量、高效率完成会计资料的归档工作。

　　一是深入学习研究国家电网公司财务通用制度，提升财务人员工作“软实力”。

　　会计基础工作是公司做好财务管理工作的基础，财务资产部将严格按照国家电网公司会计基础工作实施办法夯实基础工作，为财务精益化管理打好基础。

　　二是财务资产部强化对原始凭证的审核工作真实性、合法性、完整性、有效性、及时性负责。要坚决避免原始凭证不整齐、粘贴不规范等细节问题，要及时清理财务凭证上遗留字迹、注释，确保财务凭证整洁清晰。

　　三是财务资产部对装订完成的会计档案进行整理归档。依据会计档案整理相关制度要求，按照系统会计凭证编号顺序，折叠整齐，按月分类，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和本月总册数及本册编号、起讫凭证号，并做好登记工作。

　　加强会计核算监督，重视对会计基础工作的完成质量，保证会计工作档案全面、有序，管理水平不断提升。

　　一、准备工作

　　要想使会计档案归档快速高效，应该特别注重统筹规划会计档案归档前的各项准备工作。

　　会计档案管理人员应根据会计档案整理具有周期性的特点，在没有档案整理时加强对档案业务技能、知识的学习，做好归档时所需要工具、用具的准备，收集相关的信息，建立会计档案预编辑电子目录等，这些基础性工作都应该统筹规划走在正式归档的前面。

　　很多时候档案管理工作不到位，归档质量不高理，调阅档案速度慢均源于这些基础性的工作没做到位，从影响到了归档程序的有序操作，影响到了归档质量，影响到了快速调阅卷，只有对各项工作进行统筹规划，并做好了归档前的各项基础性准备工作，才能使归档快速高效，才能使归档质量有保证，才可以起到事半功倍的效果。

　　二、创新优化

　　在会计档案整理过程中要不断创新，优化其归档过程。

　　只有在会计档案归档整理过程中通过不断的理论结合实际，注重优化各工序间的衔接有序，实现归档过程的标准化的操作，才能够达到会计档案归档整理既快速高效又减轻劳动强度，才是保证归档质量，提升会计档案管理水平的关键。

　　三、编制合适的检索工具

　　编制简单实用的检索工具是实现会计档案快速查询的必备条件。

　　通过设计将“会计科目编制一个流水号”“档案定置组柜分布图”“会计档案案卷情况说明”等方法来达到简单实用的目的。

　　现将采取的具体方法介绍如下：

　　首先，掌握信息建预编表。在会计档案未归档前就到会计部门咨询了解掌握当年需要移交的，会计档案中会计凭证册数、账册、报表、其他类等会计档案的详细信息后，便开始着手建立“会计档案案卷目录预编目录”，将其中的案卷号、保管号（保管号的起始号因为上一年度的结尾号可事先得知）、保管期限、移交人、接收人等有规律可循，可预先获知的信息先编制出来，会计凭证号码这一项预留，等待会计凭证正式归档整理时在填入。

　　其次，会计装具打号及封面填写。根据预先编制的“会计档案案卷预编目录”中会计凭证的保管号，提前用打码机在会计凭证案卷装具上打印上保管号并严格按保管号依次序排列，其中要特别注意在会计凭证案卷装具上所打的保管号应略少于实际获知的会计凭证册数10册左右，“宁缺勿多”目的是预防会计部门提供的统计数据有出入时可预防实际归档的会计凭证册数少于已经打了号的会计凭证案卷装具数量造成会计凭证案卷装具的浪费，实际归档的会计凭证册数多于已经打了号的会计凭证案卷装具数只需加打缺额的会计凭证案卷装具便可。打完会计凭证的保管号后在将会计凭证案卷装具上的年度、凭证名称、保管期限、卷号、财务主管、经办会计、全宗等已知固定项提前填写完毕后排序整理待用。

　　再次，会计档案整理。在正式接收到实物会计凭证、账册、报表等会计档案后，根据会计部门在会计凭证上编制的凭证顺序号、凭证附件号及凭证的流水号等信息对其进行统一排序整理，检查排序无误后按其先后顺序“一册一填写一装入”的流程进行归档。

　　对于会计凭证的归档应先根据其会计凭证上所反映的信息，在事先打印出来的“会计档案案卷预编目录”凭证号码预留栏内填写记录该会计凭证的顺序号，在同时填写补充案卷装具的封皮。

　　包括封面、封脊中的起止年月日、该月总册数、第几册、凭证张数、凭证顺序号等内容，待该册会计凭证案卷封皮全部需要补充填写的内容全部填写完，检查无误后方可将该册会计凭证装入会计凭证案卷装具内，累计装好6-10册会计凭证就及时入库。

　　对于档案库内会计档案的分布，排架、摆放我结合工作实际统一规定按“顺时针方向由下至上依次分布补充档案，档案柜的标引由上至下以组柜流水号+组柜纵向1至5的方式标注，会计档案内容的标识由下至上进行标注，档案柜内会计凭证由左至右先下后上摆放”的原则，来规范会计档案的分布，排架、摆放。

　　对于账册、报表等每年项目、册数均相对稳定的会计档案归档，采取卷内对账册、报表的具体会计科目编制一个流水号的方法将其固定排列，使之条理分明，井然有序。例如：账册类1、为现金日记帐；2、为银行存款日记帐；3、为内部存款日记帐等；完成会计科目固定后在对其卷内文件编张号、打印卷内目录和备考表。

　　四、库存统计记录

　　待会计档案入库工作全部完成后对新入库档案及档案柜内的档案情况做全面的统计记录，为下一步计算机录入建立“会计档案定置组柜分布图”、制作标引、标识等工作做好准备。主要内容包括对案柜内档案的册数、分布情况、所在组柜编码等信息进行详细统计记录。

　　五、信息化录入

　　将整理过程中记录的会计凭证号码等信息录入计算机，编制当年正式的“会计档案案卷目录”“档案定置组柜分布图”“会计档案案卷情况说明”等。其中“档案定置组柜分布图”与常规的“定置分布图”有所不同之处在于“定置分布图”只是标引档案的大区间，“档案定置组柜分布图”已经细化标识到将每份会计档案所在的定置分布展示出来，图目录与实物档案的保管位置完全一样，通过看图目录、看柜号即可马上知道所需会计档案的位置，能够方便快捷而准确的提取相关会计档案，解决了会计档案调阅查询慢的问题。而“会计档案案卷情况说明”则对上一年度做了说明、本年度做了总结、下一年度做了安排，起到了承上启下提前准备、统筹兼顾的作用。

　　六、打印案卷目录

　　全面回顾、检查案卷整理、计算机录入等相关工作无遗漏后，在打印正式的会计档案案卷目录等材料。

　　通过提前做好准备工作，编制简单实用的检索工具，按上述流程整理归档会计档案，实际所用时间比按常规归档方式至少快3倍以上，达到了以提高会计档案的归档质量、减轻劳动强度、减少调档时间，提升会计档案管理水平的目的，从而为充分发挥档案服务生产，实现效益最大化做出了贡献。