人事档案整理办法

　　人事档案对事业单位至关重要，人事档案整理办法为事业单位的可持续发展提供坚实保障，档案中收集了事业单位内部员工的详细信息，需要高度保密。传统的人事档案管理中缺少信息化管理机制，容易造成信息不全面、信息泄露、档案丢失等一系列问题，事业单位员工的个人信息难以得到有效保障，致使事业单位的持续发展受到了很大限制。

　　人事档案管理和大数据技术相结合，管理人员使用便捷的计算机操作，将传统的纸质化文件以数字化的形式存储和管理，能够有效保障人事档案信息的安全性、全面性、完整性和准确性，为事业单位的持续发展提供坚实的基础。

　　在大数据背景下，成熟的信息技术为事业单位档案改革提供了强大的技术支撑。从实际情况来看，基于大数据的人事档案管理具有划时代的意义，是顺应社会发展的必然之举。

　　事业单位人事档案管理存在落后的人事档案管理方式，传统的信息化人事档案管理机制，单一的人事档案信息收集渠道，信息集成、分析、评价体系不健全以及档案数据填报具有随意性等问题，这需要我们加以重视并采取有效的措施予以解决。

　　信息化时代下，各行业对数据的掌握和应用程度一定意义上决定了行业的发展程度。大数据背景下，事业单位人事档案管理工作面临着巨大的困境，但也有着新的发展契机，如摆脱传统的管理模式，弥补以往的信息统计不及时、信息应用度较低、管理效率低下等的不足，因此，探索信息化人事档案管理新发展势在必行。

　　基于此，文章对大数据背景下事业单位人事档案管理工作进行浅议，首先论述大数据含义及人事档案创新管理，其次论述事业单位人事档案管理存在的问题，最后论述大数据背景下优化人事档案管理措施，以供参考。

　　事业单位一般是以政府职能为宗旨，具有公益性的单位。一个好的事业单位有利于促进社会公共服务的发展。因此，事业单位的存在是必要且重要的。而事业单位人事档案管理工作对事业单位更好地招人、管人、用人、留人，以及发挥事业单位职能有重大意义。

　　如今，社会不断进步，事业单位的规模也逐步增大，工作人员数量增多，对人事档案管理工作的要求也就更高。传统的手工记录式的人事档案管理方式不仅需要耗费大量的人力成本、时间成本和空间成本，还容易出现档案信息错误、档案丢失、泄露等种种问题。

　　大数据含义及对人事档案创新管理的意义

　　大数据是一个集合体，是由大规模的各类型数据组成的，对数据进行处理、分析、管理，可以为决策者提供数据支撑，从而作出正确的决策[1]。随着信息化进程的推进，大数据呈现爆炸式增长，事业单位人事档案工作愈加复杂繁琐，管理难度增加。

　　传统的档案管理方式难以使档案信息得到快速、全面、有效的处理和管理，结合现代化信息手段管理事业单位人事档案，可以大幅度提升对档案信息的存储能力和检索能力。

　　大数据技术如今已在各个行业中广泛应用，也在不断的发展和完善，这在给传统的管理方式带来巨大的挑战的同时，也给其提供了优化和完善方案管理方式的契机。事业单位人事档案管理水平会直接影响单位的持续发展，应当将大数据技术的作用充分发挥出来，最大程度地提升事业单位人事档案管理的成效，为事业单位的发展提供新的动力和良机。

　　有效增强档案管理工作效率

　　与以往相比，人事档案管理内容逐渐复杂化、规模化，在传统档案管理方式和思维的限制下，管理档案工作的效率和质量随之降低。将人事档案管理工作与大数据技术相结合，充分发挥大数据技术的处理和存储功能，以及充分发挥其高效性、便捷性，管理人员只需要进行日常的系统操作和维护便能有效完成管理工作。

　　人力成本和时间成本都大幅降低，以进一步提升事业单位人事档案的管理效率和质量。

　　有效促进管理方式变革与升级

　　计算机技术的不断发展和广泛应用为事业单位人力资源管理工作提供了有力的技术支撑。计算机管理代替传统的人工管理方式，弥补了时间管理方面的缺陷，人事档案管理效率得以提升。新型的技术性管理模式为事业单位管理体系带来了变革、优化和创新，管理方式从单一化至整体化、从不足至优化、从低效率至高效率。

　　事业单位人事档案管理在大数据时代下，管理方式集规范化、科学化、高效能、高质量为一体，充分发挥出了人事档案应有的作用，人力资源管理整体水平得以有效提升。

　　事业单位人事档案管理存在的问题

　　落后的人事档案管理方式

　　现阶段，很多事业单位依旧主要采用手工记录的纸质档案管理方式，机械化管理人事档案，信息技术的应用范围较小，纸质档案档案管理工作复杂，工作量较大，易登记失误，查询难度大，难以有效处理档案数据信息。

　　传统的信息化人事档案管理机制

　　现阶段有些事业单位采用的还是传统的信息管理机制，较为落后。一些事业单位还存在预算资金不足的情况，没有足够的资金引入先进的计算机相关设备，信息化管理工作难以有效开展，人事档案管理信息系统更加难以普及应用；在事业单位内部布设局域网也是一大难题。因此，这些事业单位更容易忽视对人事档案的管理，其不仅新技术普及度较低，档案管理的人员配置和重视度也都不够。资金、设备和人员的短缺，导致难以完善人事档案信息管理机制，设备和新技术也都难以落实，这些又导致信息化档案管理难以持续。

　　单一的人事档案信息收集渠道

　　人事档案信息化管理的前提是收集数据，现阶段的信息收集渠道具有单一性。当前的档案纸质材料并不包含事业单位员工的详细情况，不利于评价员工的综合素质，难以建立健全的评价体系。另外，随着时间的增长，事业单位人员的人事档案信息也随之增多，归档材料中包含的数据容易受限。传统的管理模式不利于收集、处理人事档案信息，会影响人事档案管理效率和信息化水平的提升。

　　信息集成、分析、评价体系尚未健全

　　人事档案不仅对事业单位的个体人员有价值，是工作人员晋升发展的参考材料，还对事业单位的整体有重要价值，是评价事业单位整体业务素质，实现人员招聘、容留、管理的重要依据。比如，预测某事业单位来年的人才招聘和容留时，就需要参考单位人事档案。如果不能构建有效的信息化档案管理，将难以完整规划整理人事档案材料，档案信息数据就难以发挥其真正价值。传统的档案信息集成通常是一段时间进行一次全员统计，档案管理效率极低，无法做到动态准确的管理人事档案。

　　档案数据填报具有随意性

　　以往主要采取手工记录的方式填报档案数据信息，数据填报存在随意性，缺乏相应的数据支撑和评价支持。事业单位一些重要的工作人员的人事档案由于长期存放、无人监管，其档案容易出现信息泄露情况，使得密级和查阅报备等重要规定设置名不符实。

　　大数据背景下优化人事档案管理措施

　　提升全员对信息化人事档案管理的重视程度和责任意识

　　事业单位全员应该正确认知信息化人事档案管理的重要性和价值。从本源上重视信息化人事档案管理工作，制定相关的管理机制。从整理人事档案到借阅档案方面，再到保管档案原始资料，以及更新档案信息等全过程，都需要制定科学严密的规定和制度，以保障档案信息整理、运行的准确性和高效性。比如，事业单位需要更新和提交季度性人事档案和报表时，事业单位全员重视信息化人事档案管理，就能从根本上解决档案信息更新延迟的问题。

　　档案管理人员需要具备较强的责任意识，因为这会在很大程度上影响事业单位档案管理工作的成效。在基于大数据开展事业单位档案管理改革的过程中，不能忽略构建档案管理的责任机制，要在信息化改革全过程中贯彻落实，将档案管理工作细化，明确档案管理内容，将其责任落实到个人岗位中。档案管理工作人员提升责任意识，应从思想上重视信息化人事档案管理改革。

　　优化人事档案管理模式

　　大数据背景下，事业单位应该充分考虑自身实际和职能，改进传统的人工管理模式，对人事档案管理机制进行创新。首先，可以根据人事档案管理工作的重要性设置专门的科室，细化管理人员职责，明确其编制和工作权限，有效落实允许范围内的各项机制。

　　在管理机制运行过程中，要根据实际情况检验和分析测评管理运行机制的数据，及时发现并弥补信息系统中存在的问题和不足，给予优化和改进，为事业单位的运行发展和决策提供有效参考。

　　其次，要充分考虑单位实况，构建人事档案重点模块和数据更新，保证单位人事档案管理能够适应单位重点要求。最后，可以通过对人事档案进行严格的人员借阅和浏览权限方面的密级设置等方式，提升人事档案的保密性和安全性。制定核心管理人员相关的信息保密机制，严格按照三级密级等级保护档案，保证核心档案信息不被丢失、泄露。

　　加强人事档案信息数据库建设与创新

　　构建强大的数据库对信息化人事档案管理发展至关重要。建立数据库，有利于对人事档案信息进行整理、分类、汇总、分析，对人事档案中的核心信息进行加密管理，并随时更新、补充重要信息，单位人员发生变动时，档案管理人员可以对档案进行动态化管理，使得档案信息的完整性和实效性得以保证；还有利于快速检索所需档案信息。

　　设置身份管理权限，档案借阅者能够在线浏览所需档案信息，但不会造成档案丢失。同时，档案管理人员需要严格把控管理流程，实时更新数据库信息，预防各环节出现泄露档案信息的风险。事业单位的档案部门可以联合人事部门、劳动部门、纪检部门共同进行开发，实现单位内部人事档案的统一管理和开发，更好地满足信息化人事档案管理要求。

　　各部门编辑本部门所属的档案模块，由档案部审核各部门报送的档案材料。这种方式既有利于实现信息化数据系统的及时性，还有利于各部门和人事档案部门相交互，提升人事档案的速度和质量。同时，人事档案相关部门之间可以组织经验交流会，邀请专业人士开展人事档案管理信息化的相关讲座，推动档案信息数据库建设和创新。

　　健全人事档案信息化管理体系

　　事业单位只靠投入物力和财力并不够，还需要借鉴其他单位的优秀管理技术理念和先进经验，吸纳信息化专业人才，发挥档案信息的最大价值，保障初始数据输入的全面性和准确性，完善人事档案信息化管理。通常事业单位的人事档案信息都是较为复杂、庞大的，单位内各部门之间需要相互配合，确保有效录入档案信息，健全人事档案信息化管理体系。

　　提升人事档案管理人员工作水平

　　人事档案管理是推动单位发展的动力。同时，引进和容留信息化人才、壮大人才队伍是促进事业单位持续发展的关键。加强人事档案管理十分必要，同时，管理人员需要严守档案信息，尤其是重要人员的人事资料，将其作为机密，不可外传外发。

　　其次，档案管理队伍整体素质较低将对档案管理效率和质量有严重影响，档案管理人员应该积极参与信息技术培训，熟练掌握信息系统的实际操作，并且能够根据单位的业务需求优化人事档案管理工作。

　　档案管理人员需要严格执行单位人事档案管理规定，提升服务意识和服务能力，保证工作管理能力足以匹配岗位需求；还要正确认知信息化人事档案管理对于事业单位的价值和意义。此外，事业单位领导者应该注重提升人事档案管理员的责任感，激发其工作热情。

　　优化人事档案管理工作的环境

　　人事档案管理工作繁琐、复杂、量大。纸质版档案的分类整理、提取、存储、更新都需要予以重视。而大数据下的人事档案管理结合计算机管理技术，能够有效减少工作量，减轻工作负担，便于管理人员深入管理人事档案。

　　由于我国各地区经济水平的差异性，一些经济欠发达的地区的档案管理工作环境较差，故而事业单位应该对资金进行合理分配，改善工作环境，让管理人员在优质的技术环境下开展人事档案管理工作，提升工作效率。

　　大数据技术的发展为事业单位人事档案管理的改革带来了新的机遇，也带来了全新的挑战。在大数据背景下，构建信息化人事档案管理体系，优化人事档案管理工作体系，通过促进全员正确认知信息化人事档案管理，优化人事档案管理模式，加强人事档案信息数据库建设与创新，健全人事档案信息化管理体系，提升人事档案管理人员工作水平，优化人事档案管理工作的环境等措施。

　　以充分发挥人事档案管理数据的真正价值，提升人事档案管理水平，实现更好的招人、管人、用人、留人，发挥事业单位职能，更好地服务于人民群众，推动社会进步。

　　第一章

　　总则

　　第一条目的

　　员工档案工作是人事工作的一部分，为加强员工档案管理，更好地适应公司人事工作的需要，结合公司实际，制定本制度。

　　第二条档案工作的任务

　　(一)保管员工档案；

　　(二)收集、鉴别和整理员工档案材料；

　　(三)办理员工档案的查阅、借用和转递；

　　(四)通过档案熟悉员工，为人事工作提供情况；

　　(五)调查研究档案工作情况，逐步实现员工档案管理工作的科学化和现代化。

　　第二章

　　管理内容与方法

　　第三条档案材料的内容

　　(一)入职履历

　　1、应聘人员登记表；

　　2、面试评估表；

　　3、身份证、户口本复印件；

　　4、学历证书复印件；

　　5、相关资格证书复印件；

　　6、体检表；

　　7、无犯罪纪录证明（安防人员）；

　　8、担保书（财务人员）；

　　9、离职证明；

　　10、照片。

　　(二)转正、晋级、异动资料

　　1、转正申请书、转正审批表，转正答辩（主管级以上员工），转正试题（安防、客服、工程等普通员工）；

　　2、晋级/晋职审批表；

　　3、调岗/异动审批表；

　　(三)劳动合同、协议

　　1、劳动合同；

　　2、保密协议；

　　(四)党关系

　　1、入党志愿书；

　　2、心得体会、思想汇报材料；

　　3、政审、背景调查材料。

　　(五)先进个人、表彰、获奖、记功

　　1、先进员工；

　　2、通报表扬、表彰；

　　3、记功、任免。

　　(六)社会团体资料

　　1、人大代表；

　　2、行业专家。

　　(七)工伤、仲裁

　　1、工伤鉴定；

　　2、仲裁、法院判决材料。

　　(八)处分、违纪处罚材料

　　1、通报批评；

　　2、违纪处罚材料。

　　第四条档案的管理：员工档案按照管理（任免）权限实行分级管理。

　　(一)各服务中心人事专员、综合管理部负责人事权限下放员工的档案管理；

　　(二)公司人事负责所属权限员工的档案管理；

　　(三)公司人事负责代管有特殊情况的员工档案（挂靠、岗位承包）。

　　第五条档案材料的收集和归档

　　(一)人事档案管理人员要根据档案管理规定和档案缺少材料的情况，及时通知有关部门收集或要求员工填写，并将材料补充归档。有关部门和员工个人应积极配合，及时提供必要材料，档案管理人员对归档材料应及时登记。

　　(二)凡归档的材料，均应认真鉴别，材料应详实、完整，用钢笔或签字笔誊写，本人签字后生效。

　　(三)整理员工档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐。

　　第六条档案的保管与期限

　　(一)员工档案设专员保管。

　　(二)员工档案应存文件柜并落锁。档案室必须坚固适用，具有防盗、防火、防潮等安全措施。档案管理人员应经常检查这些安全设施，保证完好。

　　(三)对保管的档案要逐一登记造册、编号，每年要全面检查一次，发现缺少，及时查找。

　　(四)档案移交要填写移交清单，交接双方应共同清点并签字留据。

　　(五)严禁任何人私自保存他人的档案材料，对造成泄密或其他后果的，将视情节轻重，给予严肃处理。

　　(六)员工辞职、辞退档案保管期限为两年。

　　第七条档案的查阅和借用

　　(一)外单位前来查阅员工档案需凭党组织或人事部门的介绍信、公检法系统的组织介绍信，并经公司领导批准。

　　(二)公司部门领导、纪检及监察职能人员查阅档案应经公司领导批准。

　　(三)档案管理专员应根据公司领导批示提供有关材料。

　　(四)档案一般不外借，在特殊情况下，经公司领导批准可以借用，但必须严格履行登记手续，并要按期归还。

　　(五)任何人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。

　　(六)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁涂改、圈划、拆换档案材料，不得向无关人员谈论或泄露档案内容，违犯者将视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分。

　　第八条档案工作人员守则

　　(一)认真学习党和国家的劳动人事政策、档案管理规定，不断提高工作水平。

　　(二)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，努力为人事工作服务。

　　(三)保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险品。

　　(四)严格遵守党和国家的保密制度，不得擅自向他人提供或泄露档案内容，对无关人员进入档案室应严加劝阻。

　　(五)坚持原则，遵守纪律，严格按照档案工作的各项规定制度办事。