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欢迎来到档案界!2025年03月16日
智慧档案馆建设
搭载信息化“快车”,驶入服务社会的新领域2003年,青岛市档案馆在全国率先建成并启用数字档案馆,并带动全市13座综合档案馆相继建成数字档案馆,形成区域性数字档案馆集群,实现了拥有目录数据和全文数据分别超过2000万条和2900万页的现代化档案管理。目前,通过互联网和数字档案馆,档案馆已发布电子文件、档案、资料、照片、录像等110多万条,实现了档案信息资源机关共享、馆室共享、馆际共享和社会共享。 依托数字档案馆平台,青岛市档案馆建立了以提供知识服务、决策参考服务为主旨的专题数据库,推动档案馆由传统的信息服务向知识服务转型。为服务“三农”,青岛档案信息网特别开设“农民专页”,发布7000多件涉农民生档案文件,使农民足不出户就可以看到所需信息。为服务企业职工,青岛市档案馆接收了市直及市属企业2万余名职工的目录信息,建立了全市职工档案信息数据中心,为企业职工提供了个人档案信息查阅平台。自2010年5月开始,青岛市13座综合档案馆全面启动“民生档案馆际联动远程查阅服务”,通过网络构建起全市性档案查阅服务体系,使市民在任何一家综合档案馆都可以查阅其他档案馆的婚姻、知青档案和学籍信息。
别的地方不是很清楚,山东这边已建成的智慧档案馆包括:山东省档案馆、青岛市档案馆、威海市档案馆、济南市档案馆均已通过国家级档案馆评测,为国家一级档案馆,其智慧场馆建设、数字化水平、智能化水平均达到国家级档案馆标准,其他各地市县区也依照国家智慧档案建设相关要求同时进行自建和评测,至少要达到省级档案馆评测标准。具体建设进度和水平各地市区县各根据各地财政水平建设。
青岛市档案馆于1959年开始筹建,1961年7月正式成立。1963年青岛市档案馆与新成立的青岛市档案管理局迁入青岛市湖南路37号(后改为39号)合署办公。 “文革”期间,青岛市档案馆与青岛市档案局被撤销,1979年12月得以恢复。恢复后的青岛市档案馆仍与青岛市档案局合署办公,青岛市档案局列入政府序列,受市委、市政府双重领导,青岛市档案馆为市委、市政府直属的科学文化事业单位。
青岛市档案馆于1959年开始筹建,1961年7月正式成立。1963年青岛市档案馆与新成立的青岛市档案管理局迁入青岛市湖南路37号(后改为39号)合署办公。 “文革”期间,青岛市档案馆与青岛市档案局被撤销,1979年12月得以恢复。恢复后的青岛市档案馆仍与青岛市档案局合署办公,青岛市档案局列入政府序列,受市委、市政府双重领导,青岛市档案馆为市委、市政府直属的科学文化事业单位。 1993年,根据青岛市委、市政府的部署,青岛市档案馆(局)迁离原址,在洛阳路等地临时办公。1997年8月6日,位于延吉路的新馆开始启用,新馆总面积13800余平方米,是一座造型优美、设施先进的现代化档案馆,解决了长期制约青岛市档案馆工作全面发展的重要障碍,标志着青岛市档案馆基础建设迈上了新台阶。2008年7月29日,建筑面积6000余平方米的青岛市档案馆展览中心落成并对外开放,青岛市档案馆社会服务功能进一步拓展。
馆址:青岛市延吉路148号。邮政编码:266034。档案馆代码:430720。
1996年2月,根据《青岛市市级机构改革实施方案》,经青岛市机构编制委员会审核批准,设置青岛市档案馆,同时挂青岛市档案局的牌子,履行档案保管、利用和档案事业行政管理两种职能,为市委办公厅领导的市直事业单位。
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地址:青岛市市北区延吉路80号,周围有211路。
市北区档案馆,成立于1953年3月,历经两次区域合并,1994年4月由原台东区档案馆与原市北区档案馆合并组成新的市北区档案馆;2012年12月又由合并后的市北区档案馆与原四方区档案馆再次合并,组成现在的市北区档案馆。现为国家二级档案馆。位于市北区政府办公楼三楼,建筑面积达1800平方米,在机关办公楼一楼设置有文档服务中心。档案馆现有人员17人,分为办公室、业务指导科、史志科和管理利用科四个科室。市北区档案馆馆藏档案主要是建国以来原台东区、市北区和四方区党政机关、群众团体、以及区属撤销机构的档案,有文书档案、婚姻档案、谱牒档案、实物档案等20个门类,211个全宗,7万余卷(册)。为国家二级综合档案馆。
2010年以来,我们积极探索以综合档案馆为中心,以专题档案馆(室)为支点的“1+N”档案馆建设模式。“1”,是指区档案馆这个核心馆,也有“总馆、母馆”之意。“N”,是指在市北区地域上的N个具有专业特色的专题档案馆,也可称作“分馆、子馆”。目前已创建的专题馆有纺织史料馆、葡萄酒史料馆、炮台遗址史料馆、图书史料馆等,形成了内容丰富,形式多样,条块结合,机制灵活的档案馆建设模式,实现了社会档案资源的有效整合和资源共享,推进了档案管理的数字化、信息化和规范化建设。“1+N”档案馆的创建主要是弥补了现有综合档案馆面积不足,规模小,资源分散的问题。自“1+N”档案管理模式创建以来,得到了国家、省、市档案局领导的充分肯定。
依托“民情在线”,实现了档案馆与全区112个社区居委会点对点、面对面直接咨询查档服务,今年又利用“民情在线”系统开展了对街道办事处的网上档案业务指导工作,针对办事处和社区档案工作在档案收集、整理、归档等方面存在的问题,以网络在线的形式直接解答问题,减少了工作环节,大大提高了工作效率,拉近了档案工作者之间的距离,深受办事处档案人员欢迎。新华社、中国政务信息网、《领导决策信息》、《新华社内参》等多家媒体进行了宣传。“市北民情在线”荣获“中国城市管理进步奖”。
从区情出发,按照“场馆有限、资源无限”,“空间有限、创意无限”的建馆思路,更新理念,拓宽思路,突出特色,积极拓展档案服务领域,开创了档案工作新局面。依托档案馆馆藏资料和挖掘收集,打造了“珍迹”特藏馆,从不同角度释解了老城区的文化积淀,展现了各个重要时期的历史珍迹,彰显了市北特色。深入挖掘市北文化历史,陆续编辑出版了《记忆中的市北》系列丛书。与区科协、区图书馆联合打造了市北图书馆机关分馆暨图书史料馆,馆内现共有各类图书、期刊5000余册,并与青岛市图书馆及十二区市图书馆进行了联网,实现了全市范围内图书的一卡通借通还,为广大干部职工借阅图书提供便利。
地址:青岛市市北区延吉路80号
山东户口电子档案2003建的。
山东省数字档案馆自2003年开始建设以来,省档案馆以国家相关业务标准和《山东省数字档案馆建设规程》为依据,以电子文件管理和档案业务管理为核心,建成完善了省级档案目录、档案全文、档案多媒体等基础数据库,建立起了覆盖全省的分布式档案目录数据库,并依托馆内局域网、山东政务网和因特网,实现了省市两级档案馆之间、省档案馆和省直部门档案室之间的数据共享。
数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆,它不仅仅起到一个数据中心的作用,也不仅仅起到发布利用的作用,而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成(integration)含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言,就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程,即在管理思想上以集成理论为指导,在管理行为上以集成机制为核心,在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制,并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素,提高各种管理要素的交融度,以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性,最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。
一、数字档案馆与传统档案馆的区别
(一)档案人员素质方面
结合档案人员的知识结构来说,由于每一个档案人员的文化程度不同,其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中,档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识,虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求,但实际的操作能力较差。而相反的,数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识,还要对计算机能够熟练的使用,并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次,随着时代的发展与进步,需要涉及的边缘学科越来越多,这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设,以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看,传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌,也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
(二)档案服务方面
在传统的档案馆管理工作中,一切都是以档案馆为中心,用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找,直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而,在现代数字档案馆中,所有的服务活动都是围绕着用户而开展的,一切都是将用户作为中心点出发,在大量的档案信息资源中,数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源,解决用户的实际需求。因此,数字档案馆是以用户需求为主要建设目标,以此来吸引更多的用户,逐步提高档案信息资源的利用率,使其能够充分发挥自身的重要价值。
(三)档案的安全保护方面
传统档案馆在安全管理方面,主要是对档案实体进行保护,具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式,其是与档案内容相互分离的,数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时,也对档案信息能容进行了加密,以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且,数字档案馆建立了完善的安全防护系统,充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势,大大提高了档案管理工作效率,也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
(四)馆藏方面
21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏(传统的纸张、磁介质档案)和虚拟馆藏(存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库)两部分组成。实物馆藏经过数字化后,被全文存贮在本馆,转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献,还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中,而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引,丰富了自己的馆藏,以便于利用者的网上检索。
二、数字档案馆与传统档案馆的联系
(一)数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
传统档案馆在自身发展过程中,面对新生事物、新兴科技的挑战,出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面:(1)档案实体的增多及新型载体档案的增加,如电子文件的管理、检索、利用;(2)非纸质载体档案(如录像、录音等档案)的管理、检索、利用;(3)人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题,它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己,从最初的馆藏资源数字化利用服务,到网络化查询检索,到最终实现数字档案馆。
(二)二者始终是信息传递的中间角色
可以说,无论是信息技术多么迅速的发展,还是网路结构如此复杂化,档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色,主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中,档案馆并不是信息的生产地,其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息,并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此,它采集了海量的档案信息资源,以此来为用户提供更优质的服务,所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致,都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是,数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善,确保档案效益得到充分的发挥。
(三)数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
存在于虚拟的网络空间,脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用,不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵,它是数字档案馆的镇馆之宝,即使以数字化方式存在,它的实体也会得到妥善保管。
三、结束语
无论是传统档案馆,还是数字档案馆,都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此,我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆,从而促使它们和谐统一的发展,继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。