整理档案的工作手段是什么

整理档案的工作手段是什么

导语：档案管理工作做得如何，是衡量单位工作业绩与管理水平的重要尺度，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。为进一步促进单位科学发展提供了第一手资料。

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案就是完成了书面工作处理程序，将接收的信息和所记叙的内容进行备案的历史工作文件。因此书面方式的公文的准备工作是档案工作的第一步，要规范的处理公文，细致的审查公文，公文形成的过程要严格把关，这是把档案管理工作做好所需的基础。

公文的草案拟制是公文形成所需的一个重要环节，有了大致的计划方向才能更好的进行下一步，不同单位的草案拟制部门各不相同，有些单位的公文草案拟制是由相关办公室统一拟制，有些则是由相关的部门先立草案然后递交给办公室负责印制。

但各个部门公文起草人员的水平和质量有一定差异，对于公文拟制所需的要求理解分析不一致，可能会导致拟制的文件质量上不尽人意。主要存在着以下几个问题：

1、体裁使用不正确，比如请示公文和报告公文没有明确区分;一份公文却请示多个事件;没有按照规则运动文种。

2、一些公文的附件标识不明确，一些公文有附件，没有在规定的地方作出任何标识，也没有在公文附件的名称前标注出详细的序号，整个公文的行文程序混乱。

3、公文主题标注不明确，不便查阅。

4、公文中没用规范的'使用数字。

以上情况，对于公文转变成档案的立卷和归档有着较大影响。因此，负责公文起草拟制的工作人员，有责任和义务对各个部门的公文进行查看，仔细审核，尤其是一些关键的字、句、词要严格把关，在有问题的情况下，要尽快通知提供公文初稿的单位，告知对方具体情况，将出现错误的地方及时协商解决。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

在将公文相关事务处理结束之后，便可以将公文进行保存，并把公文的类别进行整理和分类，将其中内容不重要和普通的另外保存，不能丢弃。如果遇到涉及到重要内容的公文，例如涉及单位的重大开会、重大事件以及单位要求保存的公文，这类公文就需要明确标注，以备随时查阅。要做好这项工作，务必要遵守以下几个条件：

1、对于这项档案整理工作，需要有清晰的认知，要把管理档案工作做好，就要把公文的管理规范熟知，才能将公文员工作真正融合，还要提前对所负责部门的档案翻查，掌握所有档案信息，保证档案有高质量，以防档案重复，使档案管理更便捷、科学。

2、作为档案工作人员，必须要有职业责任感，对工作也要有较强的学习能力，将档案记载在大脑中，对每一份档案都要认真细心，对每一份档案都做出正确的评价。将档案工作生活化、日常化。

3、作为公文文秘要时常学习新的专业知识，及不断提高自身的职业素质。公文工作员的档案工作是一项比较专业带有技术性的工作，在日常中要加强学习档案方面的知识，随身携带相关的专业书籍，时常范围，做到在工作中积累经验，在工作中加强学习。这样才能较高的工作效率。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

档案管理部门在文公分类入档的时候，需要先检查形成公文的前期材料，在过程中，需要翻阅其他附属资料，如果发现公文前期资料中有没入档的附件要向相关部门或单位催要，过程中发现同一公文中有个别公文没有按照规定时间交还的，要跟踪回收，坚决不能让公文档案长时间的的停留在他人的手中，这不但可能会对档案造型损坏、遗失，也会因为时间过长而遗忘档案的收归，对档案管理工作带来重大的失误。所以在档案管理的工作中，要不断的复查过去的历史进程，对档案流向掌握清晰，在过程中，需要注意以下几个方面：

1、档案整理工作必须从平时做起

对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2档案整理工作应注重细节

对于单位的文件以及领导签发后，一定要及时的将所有的文件资料收集完整，按照资料的内容顺序，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。这档案管理工作入档以前需要做的必须事件，过程务必不能有所遗漏，否公文档案不完整，会给后期的查阅工作带来误导，影响整个档案管理的完整性。

档案的管理工作的良好运作，不仅对单位管理层对单位情况能够随时调查翻阅，了解单位目前的大致情况以外，还能给单位调整政策带来依据，为单位改革提供历史数据;也是向社会各界证明其单位优越成绩的证明，和其他的方面的合作的基础。

做好档案的管理工作不仅仅是对于单位有益，对于整个社会档案管理工作也具有进步性。在我国现目前不断的发展的背景之下，不断对档案管理手段进行创新，以更创新、更方便的方式整理单位档案，可以全面的反应单位的整体情况。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

一个档案管理的工作人员，需要不断的积累经验，对于不断遇到的难题要积极的向上级部门或者同事请教，不能够随意的凭借自己主观随意把档案归类，需要结合实际情况对档案和调查的资料相结合，也可以有创造性的进行归档，但切记要根据相关规范来处理。在工作期间，档案管理人员要不断强化自身的责任意识感，建立良好的职业精神。迅速的接纳新兴信息，扩宽知识面，将知识经验融入到档案管理的工作中。

五、结语

档案管理工作是我国政府、企业良好长远发展的重要一环，是为了让我国现在的档案管理工作更加的完善，提高档案管理工作人员的工作水平及素质，加强档案管理员对于档案管理工作的热情和责任感，全心身的投入到档案管理的工作之中。使得档案管理更加科学规范化，更好的完成与各部门的工作配合，提高整个工作流程效率，减少繁琐的环节，为政府、企业发展形成良性循环。

档案管理的有效方式

导语：要做好档案管理工作，必须从多方面入手。争取领导重视是做好档案工作的前提，实施现代化管理是加做好档案工作的途径，提高档案管理人员的素质是做好档案工作的保证。

一、 档案管理人员要具备较良好的专业素质

(一)良好的政治素质

档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业、维护档案真实和历史真实是档案工作者义不容辞的职责。档案工作的政治性、服务性，决定了档案专业人员必须具有较好的政治素质。要想成为一名合格的档案专业人员，必须做到以下几点：

1、要有强烈的事业心

事业心是一种坚定的职业信念，对自己从事职业执著的追求，始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。档案专业和其他各种事业一样，在发展过程中会遇到许多困难和挫折。有强烈的事业心，才能使档案专业人员有知难而进的信心和决心。

2、要有高度的责任心

档案专业人员的责任心就在于把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全。“严谨求实、一丝不苟、实事求是、严守国家机密”等工作作风和思想道德情操都来源于档案工作者高度的责任感。

3、要有勇于创新精神

树立勇于创新的进取心，才能使档案工作者在工作中大胆开拓，勇于尝试，进一步加强档案管理，改善档案管理条件，逐步实现档案管理现代化。

(二)良好的职业道德素质

档案专业人员的职业道德素质是职业道德在档案工作领域中的具体体现。

1、不为名利，甘为人梯，热心服务

档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益，而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务，是档案专业人员最基本的要求。

2、尊重档案，尊重历史

档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不能主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。

3、遵纪守法，严守党和国家秘密

由于档案工作是不同于其他服务性工作，档案工作者对于利用者不能“来者不拒，有求必应”。必须克服主观随意性，按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大，外事活动不断增加，这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案专业技术人员必需具有严格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源，确保档案在政治上的安全。

4、工作作风要严谨细致

档案工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作。也是一项复杂、细致、繁琐的工作，它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中，都必须做到准确无误。

(三)良好的科学文化知识素质

档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。档案工作是一项系统工程，涉及工作面广，知识门类繁多，特别是在各门学科相互渗透的今天，仅有档案专业知识是远远不够的，还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识，才能更好的胜任档案工作。

1、掌握文史知识

语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好的熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。

2、 掌握相关学科知识

现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。

3、掌握现代化管理知识

随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。

二、拓宽知识层面，实现管理现代化

(一)加强管理意识

档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。

(二)掌握现代化管理技能

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的'同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力成为信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

(三)利用现代化技术，整理档案

利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

三、 创新工作思维，提高档案利用率

档案保管的目的是为了利用，因此，档案管理工作者在处理好利用和保密关系前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具。

(一)加强编研工作

要搞好档案编研就要主动了解社会需要及素材状况，采取征编结合的方法，通过对档案的分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、更系统、更精练。

(二)积极主动提供服务，改变以往被动服务的局面

档案管理人员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，实现档案信息资源共享。

(三)要努力练好基本功，熟悉业务，当好活字典

档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职。建立健全档案管理制度，配置适宜档案保存的设施，利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、腿色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。

综上所述，档案专业人员的素质是多方面的，这是由档案工作的性质和特点决定的。为了发展档案事业，提高档案管理水平，必须提高档案专业人员的素质，为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。

怎样整理档案

1、系统排列和编目

在正规的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案室馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。

2、局部调整

对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量;另一方面，某些档案材料由于保存的时间校长，其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

3、全过程整理

档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。

整理过程

1、折叠整理“”按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

2、折叠来源原则：把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

3、折叠档案实体分类：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

4、折叠立档单位：构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

5、折叠联合全宗：由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。

6、折叠汇集全宗：由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。

7、折叠全宗群：由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体.

8、折叠案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

9、折叠立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

10、折叠卷内备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

11、折叠档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

如何整理档案

如何整理档案

机关单位或者企业在长期的运转中都会产生大量文件，它们有些有重要价值，有些却意义不大，但都无一例外地耗费着我们的空间、时间和精力。对档案文件的归档整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我为大家整理的如何整理档案，仅供参考，希望能够帮助到大家。

一、档案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

二、档案整理的文件范围是：

凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

三、档案的分类原则：

以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入综合档案室集中管理。由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。保管、开发的任务重，从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此，加强单位实物档案整理工作，巩固和扩大档案集中管理工作成果，是提高档案工作管理水平的当务之急。

一、实物档案的分类

分类是实物档案整理的重要环节，将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用。按照实物档案管理的基本规律和要求，实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法，以实现对实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。采用问题分类法，可以避免和减少同类实物分散的现象，便于按专题登找和利用。实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。每类的主要内容如下：奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物；信品类主要有有本单位的证件（法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等），本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物；赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画，本单位开展的活动中有纪念意义的物品，本单位对外交际交往户收受的礼品等实物；产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物，如微标（章）、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。

二、实物档案的排列

排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。通过排列，进一步增强实物档案的系统化程度，以方便检索利用。

实物的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作，同一载体的实物存放盒、柜，可以节省空间；同一载体的实物上架、陈列，显得整齐美观。实物的排列，在遵循载体原则下，一般按照实物的制发时间进行系统排列。同一类目内，同一载体的实物，按照制发时间的先后顺序排列，不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进行排列，比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列，信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列，赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列，产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。

三、实物档案的贴签

贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著，并以标签的'形式在实物上进行粘贴。贴签是实物编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。

标签如何编制。标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置，表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等，这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。

四、实物档案的编目

编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录，可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。

实物的编目以“件”为单位进行，每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明主题名称和制发时间的，编目时，要拟出名称并考证制发时间。同时，要在备注栏中进行说明。

实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目，概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征，是利用者检索的主要渠道。

五、实物档案的装盒

装盒（入柜、上架、陈列）是指将实物按件号顺序装入档案盒，购置档案柜、密集架、陈列橱的过程，这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的，比如：奖品类的奖状（可卷成简状）、奖旗（可折叠平装）、奖章、荣誉证书；信品类的

印章、证书等。档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。盒内设置实物档案目录和备考表，以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。对于奖品类的奖章，证品类的印章，产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内，用纸团塞紧空隙以固定实物位置，档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图，注明档号，以方便利用。

六、结论

实物档案如何整理，档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求，但是，各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎，相关的报道频频见诸报刊。本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列）的整理流程是通常的整理方法，各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。比如：有些条件好的单位，除按照上述方法整理实物档案外，还可以给每件归档实物拍照，既可以用来展览展示，也可以做为声像资料归档；制作标签的纸张可以是白色的，也可以用彩色纸张，以增加美感。

怎么做好档案管理工作 做好档案管理工作的方法

1、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于企业各方面的利用。有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

2、对企业的各项工作资料应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

3、 企业应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术， 实现档案管理的现代化。

4、保密档案的管理和利用，密级的变更和解密， 必须按照企业有关保密的制度和企业流程来进行管理。

5、鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法 禁止擅自销毁档案。做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

6、各种档案按组卷要求，由各部门立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

7、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

8、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

9、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。