企业档案资料整理方案模板

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人力资源档案管理方案
对人力资源档案进行妥善管理,是人力资源管理的重要内容,这样既能有效地保守人才机密,也可以维护人力资源档案资料的完整,防止资料损坏.企业建立健全人力资源档案管理方案是对人力资源档案进行妥善管理的关键.
目录:
一,员工人事档案资料管理规定
二,员工培训档案管理办法
三,员工工作业绩档案管理办法
四,员工档案保管规定
五,员工档案利用办法
附:人力资源档案管理用表
一,员工人事档案资料管理规定
概念解说:
员工人事档案资料是公司进行人力资源管理的重要依据,因此必须制定相应的规章,加强员工人事档案资料的管理工作.
编写要点:在制定该文案的过程中需注意如下几个方面:
(1)明确目的;
(2)阐明员工人事档案资料包含的内容.
范 文:
××公司员工^事档案资料管理规定
为了加强本公司员工人事资料管理工作,特制定本规定.
一,各人事命令,通知公布后,连同该隶凭证(申请单或签呈)合并归档.
二,每月初依据人员异动记录簿编制"人力异动月报表",呈核阅后,列八人事流动率检查依据.
三,员工若有需要"服务证明书"或"离职证明书",可至人力资源部说明中请理由,由经办人填写证明,转秘书室盖印.
四,人力资源部应于每月10日编制各主管名册,送总机备查.
五,人力资源部应备档案包括如下内容:
1,人力异动案;
2,员工奖惩案;
3,员工考绩案;
4,员工培训案;
5,人事规章案;
6,人事勤务案;
7,人亭报表案;
8,员工福利案;
9,文体活动案;
10,涉外事件案;
11,收发文件登记簿.
六,本规定自公布之日起实施.
二,员工培训档案管理办法
概念解说:
公司培训员工时应建立员工培训档案,并加强对员工培训档案的管理,从而使员工培训工作有据可查.编写要点:(略)
范 文:
××公司员工培训档案管理办法
一,为了加强员工培训的档案管理工作,使员工培训工作有据可查,特制定本办法.
二,员工培训档案是对员工自进入公司开始所参与过的各种培训活动的详细记录.
三,员工的培训记录内容包括:
(1)在职前训练中,该员工接受各种专业培训课程的课程名称,内容,时间,出勤记录,参加有关考试的试卷,培训员对该员工的培训评估以及员工参加职前训练后的心得体会或汇总报告等;
(2)在岗位培训中,员工参与的专业或外语的训练课程考勤记录,课程情况,考试成绩,评估表格,总结报告等;
(3)在工作期间,员工自费参加社会上举办的各娄业余进修课程的成绩报告单位与结业证书复印件等有关材料.
四,员工培训档案与其工作档案一起被公司人力资源部作为对员工晋升,提级,加薪时的参考依据.
五,员工的培训档隶也是公司培训部发掘与调配人才的原始依据.:
六,本办法自公布之日起实施.
三,员工工作业绩档案管理办法
概念解说:
为了激励员工,公司应对员工的工作业绩及时进行记录,建立员工绩效档案,加强绩效管理.
编写要点:(略)
范 文:
××公司员工工作业绩裆案管理办法
一,本办法是为了对员工工作业绩厦时进行记录,方便绩效考核工作,加强绩效管理,激励员工.
二,要建立工作业绩档案,对各段时期的工作要有评价和考核,对其主要表现记入档案.考核标准是依据岗位责任制中心的职责范围等内容,考核工作可分配到各部门进行,最后由人事部汇总.
三,建立员工工作业绩档案的目的是便于对员工正确全面地评价,对工作突出,成绩和贡献较大者要给予表扬,奖励,晋级等.对工作不踏实,消极怠工,屡屡出现差错者要进行批评,处罚,降级或撤职.
四,员工工作业绩档案的内容,主要有以下几个部分:
1文件材料.主要文件包括员工人事调动表,劳动合同书,员工身份证,专业文凭,证书,待业证明等文件的复印件等.
2考评记录.主要是《员工工作表现评估表》.公司实行制度化的评估工作,对员工工作表现定期进行孝评.考评记录可比较全面地反映出员工的工作概况,具有重要的查考作用.
3出勤记录.员工每月的考勤统计按年度汇总归纳,以专设的统计表格形式存入员工工作档隶.员工出勤情况的记录是员工工作态度的反映侧面,体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感.
4奖惩记录.员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力,可依赖程度,工作责任心厦工作态度的一种检验足度,也是考察员工表现,使用与提拔员工的重要依据.
5职级变更.员工在工作中,由于工作表现厦服务年限因素,其职务,级别与工资待遇等内容会有变化,这种变动也体现了员工工作能力,工作表现,贡献大小.因此,员工工作档案中对员工职级的变动记录是考
查员工工作表现的客观依据.
五,在员工档案中,还要搜集员工工伤情况记录,客人表扬或投诉员工的信件(复印件)等资料.这对于全面,有效地考查员工表现都有重要作用.
六,本办法自公布之日起实施.
四,员工档案保管规定
概念解说:
档案保管是员工档案管理的一项重要内容,因而公司应当建立相应的档案管理规章,加强档案保管工作.
编写要点:员工档案保管规定通常包括以下几项内容:
(1)档案资料的归档;
(2)档案的保密;
(3)档案的转递;
(4)档案的统计;
(5)档案的检查核对.
范 文:
××公司员工档案保管规定
一,档案资料的归档:档案管理人员应该对新形成的档案材料厦时归档,归档的大体程序
1,对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求
2,按照材料的属性,内容确定其归档的具体位置;
3,在目录上补登材料名称及其相关内容;
4,将新材料存入档案.
二,档案的保密:企业制订档案保密制度的具体要求如下:
1,对于较大的企业,一般要设立专人负责档隶的保管,应齐备必要的存档设备;
2,库房应备有必要的防火,防潮器材;
3,库房,档案柜保持清洁,不存放无关物品;
4,任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合;
5,无关人员不得进入库房,严禁吸烟;
6,离开时关灯关窗,锁门.
三,档案的转递:档案的转递一般是由于工作变化等原因引起的,转递的大致程序如下:
1,取出应转走的档案;
2,在档案底账上注销;
3,填写《转递人事档隶材料的通知单》;
4,按发文要求包装,密封.
档案在转递中必须遵循保密原则,一般通过机要通道转递,不能交由本人自带.另外,收档单位在收到档案核对无误后,必须在回执上签字盖章,且及时退回.
四,档案的统计:企业人事档案的有关情况应进行统计.人事档案统计的内容主要有以下几项:
1,人事档案的数量;
2,人事档隶材料收集补充情况;
3,档案整理情况;
4,档案保管情况;
5,利用情况;
6,库房设备情况;
7,人事档案工作人员情况:
五,档案的检查核对:企业应该对人事资料档案进行定期或不定期检查与核对.
检查人力资源档案的内容时,既要对人事档案材料本身进行检查,如查看其是否有霉烂,虫蛀等;也要对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等.
在下列情形发生后,应对人事档案进行彻底检查与按对.
1,突发事件,如遗失,被盗或水灾之后;
2,对有些档案发生疑问后,如不能确定某份材料是否丢失;
3,发现某些损害之后,如发现材料发霉,发现虫蛀等.
五,员工档案利用办法
概念解说
档案利用如同档案保管,是员工档案管理的一项重要内容,因而同样需要建立相应的规章加强档案的利用管理.
编写要点:员工档案利用办法通常包括如下几个方面的内容
(1)目的;
(2)档案的利用方式;
(3)档案利用操作规程.
范 文:
××公司员工档案利用办法
一,目的:公司为了高效,有序地利用档案材料,特制定本办法.
二,档案的利用方式:人事档隶的利用方式主要有三种:
1,设立阅览室以供利用查阅.阅览室一般情况下都设在人力资源档案库房内或靠近库房的地方,以便调卷和管理.这便于查阅指导,监督,便于防止泄密和丢失等.
2,借出使用.在满足以下条件时,企业可以将人事挡隶借出使用:
(1)本企业领导需要查阅人事档案;
(2)公安,保卫部门由于特殊需要必须借用人事档案等.
注意借出的时间不宜过长,到期未还者必须催还.
3,出具证明材料.通常情况下,出具的证明材料可以是人事档案部门按相关文件规定出具的情况或证明材料,也可以是人事档案材料的复印件.
要求出具材料的原因一般是入党,入团,提升,招工或出国等.
三,档案利用操作规程:档案利用中各种万式的操作规程如下:
1,查阅手续
(1)首先,由申请查阅者出示书面查档报告,在报告中写明查阅的对象,理由,目的,查阅人的概况等情况;
(2)其次,查阅单位(部门)盖章,负责人签字;
(3)最后,由人事档案部门审核,批准.人事档案部门对申请报告进行审核,如果理由充分,手续齐全,则给予批准.
2,外借手续
(1)首先,由借档单位(部门)写出借档报告,其内容与查档报告相似:
(2)其次,由借档单位(部门)盖章,负责人签字;
(3)再次,人事档隶部门对借档单位进行审核,批准;
(4)然后,进行借档登记,把借档的时间,材料名称,理由,份数等写清楚,并由借档人员签字;
(5)最后,归还档案时,及时在外借登记上注销.
3,出具证明材料的手续:单位,部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:
(1)由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章;
(2)人事档案部门按照有关规定,并结合使用者的要求,提供证明材料:
(3)证明材料由人事档案部门有关领导审阅,加盖公章,然后登记,发出.
附:人力资源档案管理用表
一,人事登记表
表1 ××公司人事登记表
编号 姓名 到职
日期 性别 出生
日期 籍贯 身份证
号码 户籍所在地 最高
学历 离职
日期

二,人事档案管理卡
表2 ××公司人事档案管理卡
全
宗
号 目
录
号
案
卷
号
耪 出 归 还
日朝 单位
名称 经手人姓名 库房管理
人员签字 日期 库房管理
人员鉴字

三,档案调阅单
表3 ××公司档案调阅单
档案名称
审批
调阅人
档号及件数 还卷日期 年月日经收人签章
共宗件
注:本单一式二联,第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人,第二联留存档案予"备查".
四,人事档案资料卡
表4 ××公司人事档案资料卡
姓名 性别 血型 籍贯 省 县
市 出生
日期 照片
住址 现址 身份证 字 第 号
迁移 统一编号
迁移 劳
保 投保日期 年月日 保卡号码

通讯地址 电话 退保日期 年月日
特长 保证人 姓名 离厂 事由
爱好 住址 日期
学习经历 学校名称 科
(系列) 毕业时间 经历 服务处所 担任职务 起讫日期 薪资 津贴

家庭成赠 关系 姓名 年龄 职业

薪资
核定 到任日期 薪资金额 派任单位 职称

董事长 总经理 副总理 经理 厂长
介
绍
人 姓名 关系
住址 电话
五,档案内容登记簿
表5 ××公司档案内容登记簿
类号
案号 内 容 备 注

六,档案明细表
表6 ××公司档案明细表
保险库号 柜位号 拟存至何时
公司 部门 文件名称内容 类别 入库日期 出库日期 收件人签收
年 月 日 年 月 日

审核: 王管: 经办人:
七,人事档案备考表
表7 ××公司人事档案备考表
机关名称: 立卷单位名称:
案卷目录号: 案卷号:
本卷(簿)内的文件张数:
本卷(簿)内需说明的情况:
立卷人: 检查人:
年 月 日 年 月 日
八,归档案卷目录
表18 ××公司归档案卷目录
全宗号: 目录号: 部门
案卷顺序号 正卷类目号 案卷标题 起止日期 卷内张数 保管期限 备注

九,阅档催还单
表9 ××公司阅档催还单
同志:
经查:您所调阅的下列档案还期已逾,为方使他人使用和管理.望依档案
调阅规则于 日内退还.
档号
文号
名 称
借期 原定
还期 数
量

备注
宗 册

十,阅档催还单存根
表lO ××公司阅档催还单存根
借阅人:
档号 文号 名 称 借期 原定
还期 数量 催单发出日期
宗 册

十一,档案存放地点表
表15一11 ××公司档案存放地点表
全宗名称: 全宗号:
隶卷目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号数 存放位置
楼 层 房间 档架(拒) 栏 格

十二,档案存放情况表
表12 ××公司档案存放情况表
楼: 层: 房间:
档架(拒) 栏 格
全宗号 全宗名称 案卷目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号数

十三,档案案卷封面
表13 ××公司档案案卷封面
(郑宗脊背)卷宗号 目录号 案卷号 二0 年

×××档案室
卷宗号
目录号
宗卷号
单位名称
归档部门名称
(卷名)
案卷类目中的条款号: 归档时的案卷号:
自 年 月 日起至 年 月 日止

根据 档案材料保管期限表第 条
本卷内共 张
保管 年
××××档案室
卷宗号
目录号
宗卷号

档案管理制度范本

档案管理制度
制度名称 档案管理制度 受控状态
编号
执行部门监督部门考证部门
第一章总则
第1条目的
为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。
第2条管理部门
行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下。
（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。
（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。
（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。
（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
第二章企业档案管理体制
第3条归档范围
（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。
（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。
（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。
（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。
（8）仪器、设备方面的文件材料。
（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。
（10）科研、技术引进、转让方面的材料。
（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。
（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。
第4条管理部门
（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。
（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。
第三章平时归卷
第5条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第6条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。
第7条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第8条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
第四章立卷
第9条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第10条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第11条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
第12条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第13条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
第14条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第15条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
第16条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第五章档案借阅、利用工作
第17条企业内档案利用的方式
（1）提供档案原件。
（2）提供档案复印件。
（3）提供文献索引资料。
第18条借阅管理
（1）凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。
（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
（3）借阅期限不得超过____天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第六章档案销毁管理
第19条对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
第20条经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
第21条销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
第七章附则
第22条本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。

企业档案该如何整理？

每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。
第一步 清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。
概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。
2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。
3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。
4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；
2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；
2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。
简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。
第二步 按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。
第三步 排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。
行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。
业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。
第四步 编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。
第五步 编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。
第六步 填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。

公司资料档案整理方法

1、了解公司档案情况，拟订整理方案 。应了解立档公司的情况。公司成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记，了解全宗的数量，所属年代或形成时间，主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。
2、区分档案全宗和分类情况
3、细分和组卷、草拟案卷标题
4、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，并进行适当调整。
5、全面审查修改完善标题。
6、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的页号、页号、件号。
7、对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。