外贸客户档案整理窍门图片

外贸客户档案整理窍门图片

通常情况下，小编比较喜欢用笔记本来建立客户档案。尤其是当我们的工作不需要每天面对电脑的时候，纸质的客户档案更利于我们查阅或者随时记录，携带起来也是非常方便的。

比如已经成交的会员客户，这个可以叫做VIP客户，需要我们建立一个完整的档案。客户的姓名，联系方式，住址，公司信息，家庭成员信息，什么时候成交的，成交的类型是什么等等，客户的档案尽可能的详细。这样在做服务的时候才有内容可谈。

外贸开发客户的方法与技巧有哪些

外贸开发客户除了要能有渠道找到大量的目标客户，开发的过程还是有很多技巧可以使用的：
01 了解客户信息

首先自身要养成一个好习惯，针对合作的新客户，要收集客户的相关资料，便于进一步分析研究。国内外买家背景调查方法分享

向客户索要其相关信息最好用的方法就是：我司要为客户建立档案，请提供信息。

02 判定客户类型

通常的在贸易沟通过程中寻求过价格的，会伴随的情况有：一是真心实意想买，二是比较价格，三是前期收集信息备用。

如遇客户能对产品及所需型号直接提出，那肯定是内行，而后面出现问完感兴趣的产品价格之后就不见人的原因，第一、二种情况都有可能，可能是找到合适供应商了，也可能是价格问够了。这需要配合客户信息进行综合分析。

03 换一种沟通方式

很多外贸人通过都是与客户进行邮件沟通，但邮件只是客户沟通的方法之一，还可以给对方打电话。

倘若客户沉默了，与其你在这里苦思猜测，不知道客户出了什么情况，不知道给客户推荐什么型好，不知道后续怎么与客户沟通等等，倒不如想好相关点，打个电话与客户好好沟通下。

如果对方设置了留言，也要完整的将自己的意图和问题表达完后再挂掉电话。

04 分析产品的价格及定位

基于消费者心理，同类产品高价不成，低价不就，大部分消费者都会选择中间的。

建议对产品价格进行评估，若卖价高于均价，那得让客户知道你贵在哪。若卖价低于均价，则得让客户知道你的哪些方面节约了成本。进而排除客户对高价或者低价的疑虑。

每一个客户的情况不尽相同，如果在不知道怎么与客户沟通的时候，不防先从自身找原因，然后再结合客户类型与其谈判。

希望能够给新入行的外贸人提供帮助，欢迎资深的外贸人一起交流学习

外贸企业如何加强客户服务管理

外贸企业如何加强客户服务管理

外贸企业要在工作中不断探索、完善和积累大客户管理经验，使客户关系管理从无序走向有序，从无意识行为转化自觉的行动，我下面为你整理了关于外贸企业如何加强客户服务管理的文章，希望对你有所帮助。

一、确立新的理念是加强大客户关系管理的基础

1、首先是确立“重视”的理念

实践证明：大客户对企业而言是举足轻重和至关重要的。加强与大客户的合作，既能快速提升公司的经营业绩，又能从大客户那里学到先进的思想理念和管理方式，推动和促进企业快速发展;通过与大客户的合作，使外贸企业的商品在国际市场增量扩容，促进传统商品升级换代，不断适应客户和市场的需求，进一步赢得客户，增强驾驭市场的能力。如何体现“重视”?首先是要完善大客户管理的信息系统，建立大客户档案、动态跟踪、记录大客户的业务发展情况;其次，建立与大客户的联系沟通制度，把握各种机会加强与客户的感情交流;从细节着手，关注和研究客户的反馈，及时发现大客户的潜在需求，化解冲突和问题;密切关注客户的重大商业举措，并酌情给予必要的支持和协助;调动一切与营销相关的积极因素，做好全方位的关系维护工作，将重点客户逐步发展成为高层次的战略合作关系。

2、其次是确立“服务”的理念

近年来，服务两字已深入到外贸企业各项工作的每一道环节，对大客户提供优质服务已成为员工普遍的行为准则。许多企业对主要客户都制定了大客户的个性化解决方案，以经营团队形式开展对口服务，在充分利用强势企业优势的同时，也积极为他们提供个性化、全方位的特色服务：从优秀业务员的配备到货源基地的转移;从商品结构的调整到授信额度的倾斜;从业务流程的专人跟踪到合理要求的有求必应……通过服务的涵盖面和触角的不断延伸，赢得了客户的信任和依赖;与此同时，根据客户规模、实力、潜力和重要性，决定企业资源的有效分配，寻找和发现客户潜在或尚未与企业开展的业务，制定发掘和发展客户与企业多方位合作的工作方案，逐步扩大业务范围和规模，提高战略合作的可能性。

3、最后是确立“共赢”的理念

在经营过程中，传统的单方面逐利理念已逐步被共赢的理念所替代，尤其是在与大客户的经营交往中，共赢已成为企业能否切入那些强势企业全球销售采购链的必备前提。为此不少外贸企业想方设法集聚各种资源，调动一切力量，采用有效手段，努力加强对大客户的开发、培育和维护，积极寻找与大客户合作发展的途径，与他们建立牢固的战略联盟，实现双方或多方的优势互补。通过优质服务使合作方满意并得到应有的利益，也使企业从中获得规模和效益，降低了市场风险，规范了业务流程，增强了企业核心竞争力，在双方和多方的合作发展中取得共。

二、领导高度重视是加强大客户管理的关键

加强大客户管理工作是“一把手工程”。前面提到的那家与500强成功牵手的国有外贸公司，公司主要领导的经营资历深，社会接触面广，其潜在的资源优势是企业的宝贵财富。他不仅善于捕捉各类信息，利用自身在业内的知名度，以人格魅力增强吸引力，谋划、引入、培育、参与大客户管理工作，并亲自参加主要客户的每一次来访接待和不定期的出国拜访，直接与主要客户尤其是几家跨国集团的上层建立起良好的个人互动关系，为全面合作的推进铺平了道路。

主要领导身体力行，公司其他高层管理人员的参与度也保持在很高的水平上，大客户管理工作被列入领导班子的重要议事日程。有一年初，一家跨国集团的一二三把手联袂访华，公司认真制定接待方案，主要领导亲自参与谈判，接待的形式生动活泼，在达成互利互惠的合作项目的同时，双方还交流了企业文化，在和谐的沟通氛围中进一步加深了理解和互信。公司一位分管业务的副总抱病全程陪同客户考察货源基地，给这些客户留下了极其深刻的印象，更增强了对公司的认同感，表示要将今年的采购量提到一个新的历史高度。实践证明：把大客户管理定位为“把手工程”是这项工作的基本保证，从中产生的把手效应能取得事半功倍的效果。

三、构筑机制体系是加强大客户管理的保证

企业要逐步构建适应市场发展和客户需要的组织结构，建立新颖的为大客户服务的营销团队及运行机制，将依靠业务员个人能力为主的业务架构，上升为依靠公司整体运作能力或团队运作能力为主的业务架构。很多外贸公司的传统做法，各业务部门和业务小团队基本都是按商品划分的。在大客户管理上，要勇于冲破这一形式，组织专门团队为大客户服务，从机制上作好组织保障。团队成员，包括业务、单证、运输、财务和其他辅助环节，都是精心挑选、精心搭配的骨干，敬业的精神、严谨的风格、周到的服务、娴熟的业务、流畅的程序，贯穿于每一道环节，使公司与主要客户的合作上升到了一个新的层面。

前端商业模式的调整，必定会引发一场深刻的管理变革。企业要从管理方式的改变入手，建立商业模式变革的配套管理措施，通过管理机制的不断创新和完善，确保商业模式转变的成功：

1、完善人才和组织结构

企业要适时引进相应技术人才，强化对客户在技术发展趋势、技术在市场的应用情况、技术工艺的交流和指导、质量的控制等方面的智力支持，提高客户对我方的依赖度。对现有的员工也要加强岗前培训，明确服务的目标，要在提高效益、效率成本上取得优势，企业对员工要有长期的培训的计划。为强化对客户的服务，在业务达到一定规模时应建立一对一的客户专属服务团队，设客户经理，随时为大客户解决经营中遇到的问题，从组织体系上确保为客户提供长期锁定的、可持续的、稳定的、全方位的专属服务。 　　2、建立公共支撑平台

在ERP管理的基础上，建立公共支撑平台，将有效信息、资金、物流及时提供供应链各节点上的相关方共享。例如对外客户能远程随时查询自己定单的执行情况，资金的到位和使用情况;对内将供货商的情况在一定范围内开放，这样能增强企业内部对供货商搜索能力，加快反应速度，增加贸易机会，提升服务能级。

3、提高整合社会资源的能力

为了更好地为客户提供增值服务，还要通过掌握价值链的关键环节，整合社会相关有效资源，提升贸易服务的能级。

4、完善激励机制

企业都要研究与服务贸易转型相适应的考核奖励方法，鼓励和激励员工不断创新，促进大客户服务的发展。

四、走进大客户、服务大客户

服务外包是近年来重要的经营新理念与经营方式之一，这是社会化分工的必然结果，也是企业发挥优势，集中配置资源，促进企业经营最优化，实现整体竞争效应的有效手段。如果外贸企业能紧紧抓住当前社会角色进一步分化的机遇，大力发展承接大客户贸易和商务等相关环节的服务外包，加快构筑与国际市场规则相适应的外包服务体系，与大客户建立战略联盟关系，那么它们必将成为未来商业领域的领跑者：

1、成为国内外制造企业贸易服务的外包承接商

现在越来越多的国内外制造企业要将自己的产品推向国际市场，由于社会分工的越来越专业化，从降低成本和集约化经营考虑，制造企业需要有专业贸易公司为他们提供各种服务，拓展海外市场。传统外贸企业要充分利用市场预见能力、贸易谈判能力、进出口实务操作、风险控制、海关通关、物流服务、资金实力和各类经营资质等优势，用专业化的服务、丰富的`增值服务内容，吸引更多的制造企业，争取成为他们的国际贸易部，即贸易环节的服务外包承接商，与发包方形成战略联合体，共同面对激烈竞争的市场，同心协力克服困难，用双方的智慧和优势，创造新的发展空间。

2、成为综合性跨国采购商的贸易服务集成商

随着社会分工的细化，角色定位的明确，综合性跨国采购公司不排斥向适合的国内贸易公司采购，关键是贸易公司须为客户提供独特的服务。外贸企业要将现有的优势与较强的客户需求分析能力、产品采购搜索能力、各种资源和贸易相关环节的整合能力、快速的反应能力等相结合，为客户快速寻找到符合各种要求的产品和供货商，为客户完成质量、进度和成本的控制，订单的集成、物流的全程安排监控和市场推广的配合等工作，成为客户采购的总承包集成商。为客户提供全方位的整体运作方案设计和一站式的菜单式服务，就有可能为双方的合作找到新的契机和模式，以优势互补的双赢方式赢得贸易发展的新天地。

3、成为国外贸易公司的“上海办事处”

中国巨大的市场机会吸引着越来越多的客商来到了中国，外贸企业要抓住机会，充分发挥我们在商业信誉、拥有良好的采购渠道，资金实力、风险控制能力和广泛的社会关系等优势，率先成为他们在中国的办事处，成立专属服务团队，帮助客户处理在国内的一切事物，为客户提供全方位的贴身服务，培养客户和我们的感情和依赖度，让客户无后顾之忧，有更多的时间和精力去拓展海外市场，用我们的能力协助客户快速成长，在互利互惠中实现双方的同步发展。

4、成为国际著名公司和品牌的总代理和总经销商

随着国际品牌的大量涌入中国，新的商机随之孕育而生，成为国际品牌的总代理是服务外包可以重点开拓的业务之一。外贸企业要成为国际品牌值得信赖的合作伙伴，首先需要了解该品牌的定位、文化和特色，熟悉国际大品牌科学的管理体系和合理的运作方式，从设计、制造、营销、推广、渠道、维护等方面的运营模式，利用企业自身的进口经验、工厂选择、质量控制、物流配送、资金实力、社会关系网等优势，优化人才结构，充实技术、内贸等方面的人才，积极争取成为国际品牌的总代理。

5、成为政府和国际组织的战略合作伙伴

政府和国际组织的采购是一个非常巨大的贸易市场(如，联合国每年的全球采购总量达80亿美元)，这一市场已成为中国企业承接国际性贸易服务的崭新渠道。外贸企业要利用掌握国内外商品信息和采购渠道的有利条件，采取专人负责的方式，加强与政府有关部门的联系和沟通，熟悉政府和国际组织的采购程序、招标方式，以项目化的管理和运作方式，强化各方的协作，努力成为政府和国际组织可信任的战略合作伙伴。

建立大客户关系管理体系是一项具有开创性的工作，外贸企业要在工作中不断探索、完善和积累大客户管理经验，使客户关系管理从无序走向有序，从无意识行为转化自觉的行动，在建设中逐步完善各企业客户关系管理体系，使大客户真正成为企业的财富之源，保障企业稳定、持续、健康地向前发展。

怎样做好档案管理？

一、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于企业各方面的利用。有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

二、对企业的各项工作资料应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

三、 企业应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术， 实现档案管理的现代化。

四、保密档案的管理和利用，密级的变更和解密， 必须按照企业有关保密的制度和企业流程来进行管理。

五、鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法 禁止擅自销毁档案。做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计

六、各种档案按组卷要求，由各部门立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

七、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

八、、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

九、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

十、查阅公司高层办公会议记录等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任或企业最高领导人批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。

十一、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

十四、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

十五、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

十六、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

十七、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向企业档案室移交。

拓展资料：

档案管理包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。

由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。

档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

参考资料：档案管理-百度百科