建设项目档案监督指导工作指南

　　建设项目档案监督指导工作指南为进一步加强我市重点建设项目档案工作，规范建设项目档案验收程序，落实项目建设单位（法人）档案工作主体责任、上级主管部门监管责任，确保建设项目档案完整、准确、系统、规范和安全，依据《中华人民共和国档案法》《天津市档案管理条例》《重大建设项目档案验收办法》《建设项目档案监督指导工作指南》《建设项目档案管理规范》及国家和我市相关规定，制定本指南。

　　建设项目档案监督指导工作指南

　　1.定义

　　1.1建设项目档案是指项目建设全过程中形成的，经过鉴定、整理并归档的项目文件。

　　1.2建设项目档案法人验收是指项目整体交工验收或参建单位撤场前，建设单位（法人）对参建单位形成的纸质和电子文件的收集、整理情况以会议形式进行的检查验收。

　　2.验收类型

　　2.1整体项目档案法人验收

　　建设项目按照设计要求已全部建设完成，建设单位（法人）对各参建单位进行的整体建设项目档案验收。

　　2.2阶段项目档案法人验收

　　建设周期长、内容复杂、专业类型多、实体庞大的建设项目，某一个或多个参建单位（合同标段）按照设计和合同约定完成建设内容，建设单位（法人）对该参建单位（合同标段）项目档案进行的阶段建设项目档案验收。

　　3.验收条件

　　建设项目档案法人验收工作在项目竣工验收3个月之前完成，建设单位（法人）组织法人验收工作应具备以下条件：

　　3.1完成建设内容。参建单位已按照设计和合同约定完成各项建设内容，试运行考核指标合格或达到设计能力。

　　3.2完成档案收集整理。参建单位完成建设全过程和合同约定的纸质和电子文件收集、整理工作。整体项目档案法人验收的，建设单位工程管理相关部门完成责任范围内纸质和电子文件收集、整理工作。

　　3.3完成档案自检。参建单位根据档案工作相关要求进行全面自检，形成自检报告。整体项目档案法人验收的，建设单位工程管理相关部门根据档案工作相关要求完成全面自检，形成自检报告。

　　3.4完成档案监理审核。监理单位对监理范围内归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性逐一进行审查，形成档案监理审核报告。

　　3.5完成档案归集。各参建单位自检后向建设单位工程管理部门归集参建单位形成的全部建设项目档案，形成建设项目档案清册，清册包括建设项目档案案卷级和文件级目录，注明档案的数量及载体。建设单位工程管理部门审核档案清册与实体，确保账物相符，与各参建单位办理交接手续。

　　4.验收组织

　　建设项目档案法人验收由建设单位报请上级主管部门同意后，由建设单位组织成立项目档案验收组，以会议形式开展法人验收工作，各参建单位和生产运行管理或使用单位的有关人员参加，建设单位上级主管部门对法人验收工作进行监督指导。

　　建设项目档案法人验收组织工作重点把握以下几个方面：

　　4.1验收组组成。验收组成员由建设单位档案工作人员、建设单位工程管理人员、工程技术人员及相关行业技术专家组成。验收组人员数量不少于3人且为单数，档案数量1000卷以上的不少于５人，5000卷以上不少于7人，大型建设项目根据档案数量可增加验收组成员数量。

　　4.2验收时间。根据项目规模和档案数量合理安排验收时间，保证查验档案比例和质量。

　　4.3验收工作分工。验收组应确定验收组组长，组长一般由建设单位或上级主管部门档案工作负责人担任，验收工作分工和工作要求由验收组成员会议确定。

　　4.4验收监督指导。建设单位上级主管部门对验收程序、验收标准、验收组成员构成、验收内容、验收工作记录、验收意见等方面进行监督指导，审核整体建设项目档案法人验收结论性报告。

　　5.查验方式

　　建设项目档案法人验收一般采取会议形式，通过现场质询、现场查验、抽查案卷、检查佐证材料等方式进行查验。

　　现场质询，验收组成员对参建单位汇报的自检报告和案卷查验情况向参建单位提出质疑或询问并要求答复。

　　现场查验，验收组成员按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）和相关行业标准要求进行现场查验，检查参建单位提供的档案检索目录，抽查电子、纸质和其他载体档案，查看档案安全保管情况等。

　　抽查案卷，抽查的数量应不少于100卷且比例不少于10%。重点抽查项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、验收文件、竣工图、质检文件、重要合同、协议等。

　　检查佐证材料，验收组成员核实检查参建单位提供的项目档案工作规章制度、落实档案工作职责措施、档案培训、档案安全等方面的佐证材料。

　　6.检查内容

　　建设项目档案法人验收查验内容主要包括但不限于以下内容：

　　6.1项目建设单位和参建单位执行国家档案工作法律法规情况。是否建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序等情况。

　　6.2项目建设单位对项目档案工作实行统一管理情况。档案管理机构是否对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，项目档案工作与项目建设同步进行等情况。

　　6.3项目档案工作实行领导负责制情况。是否明确负责项目档案工作的领导和部门，实行各部门和有关人员档案工作责任制；是否采取有效的考核措施，配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员是否经过档案管理专业培训。

　　6.4项目文件材料的收集、整理和归档情况是否纳入合同管理，要求明确，控制措施有力；是否提供保证档案工作所需经费，配备计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备等情况。

　　6.5项目建设全过程形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件是否收集齐全，按照《建设项目文件归档范围和保管期限表》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案完整性、准确性、系统性等情况。

　　6.6项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交是否符合《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822-2008）要求。

　　6.7项目档案信息化情况。是否采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化，采取有效措施保证档案实体和信息安全；项目电子文件是否采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，利于信息共享和长期保存，归档保存的文件格式是否符合国家规定的电子档案长期保存的格式要求；是否符合电子档案真实性、完整性、可用性、安全性要求；电子文件管理是否符合国家档案局《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发〔2016〕11号）规定。

　　6.8重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷、工程质量、安全事故、重要芯样等形成照片和音视频文件等情况；照片档案是否符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2008）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）规定；音视频档案是否符合《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）规定。

　　6.9档案安全保管情况。档案存放地点是否采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施。

　　7.验收程序

　　7.1建设单位工程管理相关部门介绍整体项目建设概况或阶段项目建设概况。

　　7.2各参建单位汇报项目档案自检情况。整体项目档案法人验收的，建设单位工程管理相关部门汇报整体项目档案自检情况。自检报告应包括：项目建设概况、项目档案管理情况、保证项目档案的完整准确系统所采取的控制措施、项目文件材料收集范围和整理情况、项目档案数量、竣工图的编制情况、各专项验收工作情况、存在的问题及解决措施等内容。

　　7.3监理单位汇报项目档案质量审核情况。监理审核报告应包括：监理范围内参建单位的项目档案管理情况、对参建单位档案审核采取的控制措施、审核参建单位项目归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性情况，审核项目档案数量、存在的问题，对监理范围内参建单位项目档案质量综合评价结果等内容。

　　7.4验收组召开会议。会议由验收组组长召集，验收组组长根据验收组成员专业特长合理安排具体验收工作分工，同时结合档案和行业相关标准提出具体验收要求。

　　7.5现场查验。验收组成员按照验收要求进行现场质询、现场查验、抽查案卷、检查佐证材料等，分别填写建设项目档案验收工作记录表（附录1），提出验收意见。

　　7.6宣布验收组意见。验收组依据各成员提出的验收意见进行综合评价，形成并宣布验收组意见（附件2），验收组意见主要包括：验收组组长及分工情况，项目档案基本情况，档案的种类、数量，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案验收的结论性意见，存在问题、整改要求与建议。

　　8.验收结果

　　整体项目档案法人验收合格的，建设单位根据验收组意见形成整体建设项目档案法人验收结论性报告，并报送建设单位上级主管部门。结论性报告内容主要包括：项目建设概况，项目档案管理情况，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，档案的种类、数量，竣工图的编制情况及质量，项目档案法人验收的结论性意见，下一步需要完善的相关内容。

　　阶段项目档案法人验收合格的，建设单位应将全部阶段验收情况汇总，形成整体建设项目档案法人验收结论性报告，报送建设单位上级主管部门。

　　验收不合格的，建设单位根据验收组意见形成建设项目档案法人验收整改意见，提出整改工作要求，明确整改期限，对整改工作进行监督，整改完成后组织复验，复验合格后由建设单位形成建设项目档案法人验收结论性报告，报送建设单位上级主管部门。

　　9.结果应用

　　建设项目档案法人验收合格后，建设单位工程管理相关部门应及时与参建单位办理移交手续，规范填写建设项目档案移交清册、移交情况汇总表，双方经办人、负责人签字并加盖法人印章。建设单位档案部门做好指导服务工作，确保建设项目档案按期归档。

　　建设单位在整体项目档案法人验收合格后，将建设项目档案法人验收结论性报告、验收组意见、验收工作记录表报送市级档案主管部门，验收结果作为市重点建设项目档案专项验收的重要依据。建设项目的行业主管部门和上级主管部门可结合相关行业标准和管理要求制定验收结果应用方式。非市重点建设项目及其它建设项目档案法人验收工作可参照本指南。

　　附录1

　　附录2

　　……项目档案验收组意见

　　……单位组成验收组，于……年…月…日对……工程项目档案进行了验收。验收组由…人组成，分别为……，推选……为组长，上级主管部门……现场监督指导。按专业特长验收分工为，……查验前期档案、……查验监理档案、……查验施工档案。验收组听取了该项目档案工作报告、……等单位档案自查报告，经现场质询，抽查部分案卷，检查佐证材料，形成验收意见如下：

　　一、项目档案管理情况

　　……单位制定了《……》等管理制度，将档案工作纳入合同管理，建立档案工作网络，明确档案工作部门，配备档案工作人员。截至档案验收，该工程共形成档案…卷，其中前期档案…卷、监理档案…卷、施工档案…卷（竣工图…卷…张、照片档案…卷…张）。验收组抽查案卷…卷，（描述项目文件材料收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量。）

　　二、问题及建议

　　1.项目档案的文件质量

　　2.项目档案的收集工作

　　3.项目档案的整理工作

　　三、验收结论

　　经验收组综合评议，一致认为，该工程项目档案……，经专家组合议，同意/不同意该项目档案通过验收。