建设智慧档案室的要求

　　建设智慧档案室的要求，智慧档案室建设是我国加快信息化进程的需要，也是档案事业发展的必然要求。随着网络大数据时代的发展，档案建设也成为了一个特别重要的课题，网络信息是我们这个时代的主要记录和集体记忆，如果不好好保存，那么不久的将来，随着信息的更新交替，它们的发展记录将湮灭，将不复存在，信息时代将变成信息空白。为此，加快智慧档案室建设，是档案相关人员不可推卸的责任和使命。当然，建设智慧档案室也不是一件一蹴而就的事，在建设过程中应该具备相关条件。

　　建设智慧档案室的要求

　　一、建设智慧档案室需要多样化的信息资源。

　　智慧档案室信息资源主要包括原始电子档案、档案数字化成果、经济社会运行和管理信息存档数据库等。归档管理信息资源，包括目录、索引等。以RFID(射频识别)技术为基础的档案实体信息资源，媒体信息、网站信息、非物质文化信息等组成的城乡记忆资源、档案信息、安全信息等构成档案建筑管理信息资源。使智慧档案室突破数字化档案室信息收集、管、存、用的概念，满足用户的使用需求，协同管理者开展档案工作。

　　二、建设智慧档案室需要具有全面性。

　　唯有全面感知，才能更好地把档案信息、档案实体与因特网相结合，实现智慧化管理。通常采用传感器和射频技术对档案进行智慧识别、监控，采用科学的方法提取、整合、应用和管理档案信息。

　　三、建设智慧档案室不可缺少云技术。

　　智慧档案室建设中的档案信息存储离不开海量数据的运算，要解决这个问题，云计算是不可缺少的问题，根据档案的保密属性，智慧档案室应具有属于自己的、独有的数据计算和存储能力和满足工作需要的服务器和存储设备。

　　四、建设智慧档案室综合处理技术。

　　建立可视化、可量化的智慧数据支撑，综合分析档案实体信息和网络信息，及时反映档案管理状况，为档案工作者提供指针式的判断界面和菜单式处理方案，使其更具科学性。

　　作为衡量一个社会产业发展程度的一个重要指标，智慧档案室是衡量这个社会组成的信息系统完善程度和综合程度。但是智慧档案室建设是一项长期而复杂的工程，面临许多技术、设计、规范以及政策问题，相信未来的发展会更美好。

　　档案室信息化建设

　　档案信息化建设是指

　　（1）档案信息的数字化：是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。主要困难：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。

　　（2）档案网站建设。档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。

　　（3）数字档案室建设。数字档案室是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案室环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案室的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。

　　数字档案室与现行实体档案室的关系：A现行实体档案室的馆藏档案是数字档案室形成的基础；B数字档案室的出现对现行实体档案室的馆藏建设提出了新的要求；C数字档案室为现行实体档案室提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。