南京数字档案馆软件_南京档案数字化公司

学生档案管理程序属于什么软件？

你可以了解下上海中信信息的光典档案软件（高校版），该软件功能强大，简单易用。
- 适用于高等教育院校以及多全宗多用户的档案管理，支持集中式、混合式部署模式，可实现高校档案馆、教学部门或单位和分支院校的统一规范档案管理；
- 软件内预置完整高校档案定义模版，可快速进行系统搭建，实现各类高校档案全门类管理，软件提供强大完善的自定义功能，能最大程度减少二次开发，用户拥有非常高的自由调整灵活度；
- 软件内部集成OCR识别工具、全文检索工具、三性检查工具等，可大幅度提升档案信息化管理技术层次；
- 软件提供基于长期保存的元数据管理，有关功能设置和业务规范符合高校数字档案馆建设需求；
- 支持历史数据整体安全导入，支持高校档案数字化成果批量挂接导入，可实现数字化资源的快速建设和整合；
- 业务档案管理提供名人、名师、历任校长档案的收集、整理和利用。通过基本信息、关联档案、主要经历、主要成果、获奖情况、社会评论及生平资料几方面信息向导式收集；
- 编研平台通过系统中的鉴定筛选、价值审定、多素材混合编辑等功能，可将编研成果发布至利用门户；
- 提供教务系统学历信息导入、学历信息快捷查询、学历认证在线申请登记、核实证明单据打印、多语言学历认证材料词汇转换等功能，服务于档案实际业务工作；
- 提供档案信息门户提升档案利用价值，生动展示档案成果，实现档案信息发布、常用档案业务文档和工具下载、档案目录和全文检索、编研成果专题展示、名人档案展示、互动交流等功能。

南京大学档案馆的馆藏规模

现有馆藏档案7万多卷。保存了自1902年建校以来的学籍档案、校史及校友档案；1949年以来的党政管理档案；1978年以来的教学、科研、人物、名人全宗、外事、基建、设备、产品、财会、出版、声像及奖状奖品实物档案等。档案馆自1983年就开始在全国档案界，首次采用计算机管理科技档案信息。先后自行开发了7套档案管理软件,其中2套获国家档案局科技进步奖。现有计算机50多台，实现了部分馆藏多媒体档案数字化、档案信息管理数据库化和档案信息查询网络化。先后建成了20多个机读档案全文和档案目录数据库，向计算机内录入20多万条档案信息，扫描照片3万多张，采集视频200多部。并用两台服务器，在校园网上建立了“南京大学档案馆”和“南京大学校史博物馆”网站，向社会发布50多万条档案信息，目前网站的访问量已达160多万人次。档案馆还于2001年在校园网上开发了纯B/S结构的“南大之星”档案网络管理系统 6.0，可在互联网上进行电子文件全文自动著录、自动标引以及各种格式的档案全文、照片、录音、录像等多媒体档案的远程录入与文件图片的上载，信息检索打印、任意格式输出等。该软件采用B/S和C/S两种结构模式，既可用于档案馆及校内各单位档案员用户管理、联机管理档案数据库，又可让全校师生、海内外校友和社会各界，通过互联网查询有关档案信息，远程向档案馆服务器上登录校友业绩信息和上载校友保存的史料及获得的各种奖状、奖品的扫描图像等。

什么是智慧档案馆？

智慧档案馆是智慧城市中的一个子系统，“是适应大数据背景下的第四代档案馆，是继数字档案馆之后档案信息化发展的高级形态”。笔者认为，智慧档案馆的目标是实现跨时空的档案信息资源共享、跨平台的服务集成，使用户可以一站式获取所需要的档案信息资源。

功能上主要体现在对传统档案管理环节的“智慧化”上，包括档案收集、整理、存储、保护、利用等方面，实现了沟通感知、资源管理、建筑设施和服务创新四个方面的智慧化。

图扑软件 的智慧档案馆，利用了网络大数据以及人工智能等新技术，建立从档案的收集、整理、归档、利用、统计等于一体的整体化智慧档案管理体系，实现了档案资源的管理与利用，具有智能化、物联化、网络化等特点。

以资源共享平台为基础，应用云计算、大数据、物联网、移动应用、人工智能等现代信息技术与相关工具，重点打造高效、智能、统一的管理服务平台和信息服务平台，进一步实现档案数据资源开发利用的最大化，实现便捷增值服务的新型档案馆模式。档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务。

智慧档案馆可视化界面采用柱状图、折线图、雷达图、饼图的多样呈现方式使内容更加丰富多彩。不同的数据间的展示方式不同，保证直观的同时又多样化。档案馆建筑的灯光阴影效果让整体视觉效应也更为真实饱满。

越来越繁重的工程计算和某些特定的危险工作已经能由智能计算机来完成了，甚至可以超越人脑，做得更快、更准确。复杂工作的定义是随着时代的发展和技术的进步而变化的。

谈数字档案馆与传统档案馆的区别和联系

　　一、数字档案馆与传统档案馆的区别
　　（一）档案人员素质方面
　　结合档案人员的知识结构来说，由于每一个档案人员的文化程度不同，其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中，档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识，虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求，但实际的操作能力较差。而相反的，数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识，还要对计算机能够熟练的使用，并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次，随着时代的发展与进步，需要涉及的边缘学科越来越多，这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设，以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看，传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌，也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
　　（二）档案服务方面
　　在传统的档案馆管理工作中，一切都是以档案馆为中心，用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找，直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而，在现代数字档案馆中，所有的服务活动都是围绕着用户而开展的，一切都是将用户作为中心点出发，在大量的档案信息资源中，数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源，解决用户的实际需求。因此，数字档案馆是以用户需求为主要建设目标，以此来吸引更多的用户，逐步提高档案信息资源的利用率，使其能够充分发挥自身的重要价值。
　　（三）档案的安全保护方面
　　传统档案馆在安全管理方面，主要是对档案实体进行保护，具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式，其是与档案内容相互分离的，数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时，也对档案信息能容进行了加密，以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且，数字档案馆建立了完善的安全防护系统，充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势，大大提高了档案管理工作效率，也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
　　（四）馆藏方面
　　21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏（传统的纸张、磁介质档案）和虚拟馆藏（存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库）两部分组成。实物馆藏经过数字化后，被全文存贮在本馆，转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献，还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中，而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引，丰富了自己的馆藏，以便于利用者的网上检索。
　　二、数字档案馆与传统档案馆的联系
　　（一）数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
　　传统档案馆在自身发展过程中，面对新生事物、新兴科技的挑战，出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面：（1）档案实体的增多及新型载体档案的增加，如电子文件的管理、检索、利用；（2）非纸质载体档案（如录像、录音等档案）的管理、检索、利用；（3）人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题，它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己，从最初的馆藏资源数字化利用服务，到网络化查询检索，到最终实现数字档案馆。
　　（二）二者始终是信息传递的中间角色
　　可以说，无论是信息技术多么迅速的发展，还是网路结构如此复杂化，档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色，主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中，档案馆并不是信息的生产地，其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息，并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此，它采集了海量的档案信息资源，以此来为用户提供更优质的服务，所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致，都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是，数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善，确保档案效益得到充分的发挥。
　　（三）数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
　　存在于虚拟的网络空间，脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用，不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵，它是数字档案馆的镇馆之宝，即使以数字化方式存在，它的实体也会得到妥善保管。
　　三、结束语
　　无论是传统档案馆，还是数字档案馆，都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此，我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆，从而促使它们和谐统一的发展，继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。

关于档案数据库建设问题的探讨

余虹剑

(中国地质调查局南京地质调查中心)

摘要 数字化各种档案的目的是要向社会提供信息服务，这种服务需要一个由档案网络体系、网站、数据库、信息服务系统、档案资源等组成的良好的服务平台做支撑。档案数据库建设就是为数字化了的档案提供服务的资源平台。

关键词 著录 数据库 规范 管理

1 标准化、规范化数据著录

档案数据库属于文献数据库，是档案自动化的重要内容。档案数据库是以系统的方法编排的，并可通过电子方式单独访问的档案数据的集合。[1]档案数据库建设的成功与否，在很大程度上取决于数据库的质量。库中的数据条目必须标准、规范，达到有序、有效，库管理本身是科学合理的，这样的数据库操作性一般较强、使用面也较广。科学实用的档案数据库在建库时，一般都会按照相应的技术标准、管理标准和工作标准，最终形成一个自身的标准，形成规范的档案数字化利用平台。作为一个数字档案馆，应先建立馆藏档案的目录数据库，也是著录数据库，包括全宗级、案卷级、文件级目录，并应注意它们之间的关系。另外，根据本单位的馆藏特色开展档案全文数据库建设。档案全文数据库涵盖面较广，一般含有文本型、图形图像型和多媒体型。目录数据库与全文数据库要实现结构化，促发式。档案目录数据库是档案数据库的基本，它能提供便捷的查询路径，阅览者可根据需要，通过一次输入就能提取阅览者希望查询的结果。提供类似查询前必须建立基础信息数据，这些数据包括档案题名、责任者、来源、页码、分类号、主题词、摘要等，少数包含档案全文。[2]这项工作对著录的内容特征如关键词、题名、项目负责人等著录不详细、标准不统一、索引的档案内容深度广度不够，在检索时就会有误差，出现检索不准确、不全面的现象，在一定程度上会影响档案利用率。可以说，著录标引是否标准规范是影响数据库管理的关键因素之一，这项工作大体上决定着数据结构的合理性，这项工作能完成好是检索系统查全、查准的前提。除档案目录数据库外，档案全文数据库、多媒体档案数据库、Web数据库的建设也必须遵守档案著录、标引等标准的原则要求。

2 建立数据库

现阶段根据有关部门的工作需要和计划，按照内容不同，我们建立的数据库分为成果数据库和科技档案数据库，分别针对地质大调查形成的资料和单位各项目形成的资料、收集来的各项各类资料录入数据条目。该数据库更新到目前已收集的所有合格项目的资料和数据，针对这个数据库还建立了目录级数据库共分两级：第一级是项目大类共552条。第二级是各个项目详细内容条目，截至拟稿更新到第一级第240条记录的具体内容共5836条记录。还有一大半有待继续更新录入。

3 保障数据安全是档案信息数据库的根本

档案数据生成即必须长期甚至永久保存。该怎么保证经过数字化后的档案的原始性，防范这些数字内容不被篡改等，都是建设档案数据库时在安全方面应解决的问题。数据库的参数设定、数据存储方式和位置、数据传输途径、使用等各个环节和整个过程都涉及档案数据库的安全。为防止数据丢失、损毁，避免保密信息流失等事故，又要保障海量信息数据的安全、完整，使日积月累产生和收集来的档案数据能在日后长期得到利用，必须把更新档案数据库安全体系、合乎实际工作需求的管理制度作为数据库建设的关键环节。制定既利于工作又能监管数据出入的防范措施，加强数据运行中的监控和管理，使数据库从建设到利用各环节都万无一失。档案数据库建设时，经常使用技术手段实现权限控制，日常的数据备份必不可少。广义上，权限控制应设置读写控制、数据加密等方面，从实际工作需求出发，一般根据用户类别、部门允许访问范围内(包括阅览、下载等)的目录和档案数据对访问和使用设置可访问层度、控制和监督。防写控制是使信息保真的手段，使得用户只能读取信息，而不能修改、复制，以防止信息被篡改。加密技术可以确保控制档案内容的非公开性。为保证权限控制的有效性，要在系统中配置使用记录系统，全程跟踪、自动记录使用情况，进行定期检测与维护，还要随着高新技术的发展，引进新的安防技术。

4 档案信息化建设需要切实加强集中统一的管理体制

档案信息化建设的管理体制是从管理制度上保证业务技术的规范、标准和硬软件选用的统一性，使各层次、各专业办公都纳入统一的档案信息自动化系统管理当中，实现集中统一的管理。使其不能各行其是自建系统，从而减少信息分割和资源浪费现象的发生。档案信息化系统的管理体制，要在较强的管理和先进的技术条件下，实行高度集中管理和方便使用相结合的模式。

5 结束语

本文阐述的只限于在档案资料数据库建设中遇到的极有限的实际工作问题。档案数据库建设是一项长期、持久的工作，作为档案管理部门在进行数据库建设时，要有规划地形成数据库产品，一般需要做用户需求分析、本馆状况分析、效益分析等。科学选题，合理规划，循序渐进，杜绝短期行为的发生，形成良性循环，档案数据库建设才能有持久发展的动力。

参考文献

[1]孙淑梅.档案管理与计算机[M].北京：档案出版社，1987.

[2]洪漪编.档案信息组织与检索[M].武汉：武汉大学出版社，1998.

推进江苏数字地质资料档案馆建设

蒋洪明

(江苏省地质资料馆)

摘要 随着信息化的迅猛发展，社会经济发展已跨入了一个数字化的时代。江苏省地质资料馆馆藏地质资料数字化工作的全面完成，推进了全省数字地质资料馆的建设。这是现时发展的必然趋势，也是省馆建设的一项重要内容。本文主要阐述了江苏省地质资料馆为推动全省数字地质资料馆建设，开拓思路，创新理念，积极完善馆藏各项建设。同时，作者结合省馆工作实际，进一步阐述了数字地质资料馆建设的重要性以及必要性。

关键词 江苏省 地质资料 数字档案馆

1 数字地质资料档案馆建设基础

图文数字化地质资料是江苏省地质资料馆(以下简称省馆)建设数字地质资料档案馆的基础数据来源及必要条件。同时，它也是地质资料社会化网络服务的前提与基础。省馆根据国土资源部数字国土工程工作标准《SZ1999001—2000 图文地质资料扫描数字化规范》，历时十年多的时间，全面完成了馆藏6000多档地质资料档案的图文数字化工作。图文数字化所形成的海量电子地质资料信息，为全省数字地质资料档案馆建设提供了数据保障。它的产生与应用，不仅促进了地质资料信息化的服务利用，相应地也促使了与之相关的计算机技术、通信技术、网络技术和多媒体技术在地质资料档案中的广泛应用。

在信息化发展的前提过程中，地质资料档案管理人员已认识到数字化信息的重要性。因为数字地质资料档案馆的建设必须在信息化发展的前提下，才能产生一种全新的数字地质资料档案馆形态。数字地质资料馆的建设也就意味着需将馆藏传统载体档案数字化的地质资料信息、汇交接收的地质资料电子信息、整理加工后建立的各类地质资料数据库信息进行存储，通过网络化的工作环境，实现向社会用户提供方便快捷的数字地质资料档案信息服务功能。

2 数字地质资料档案馆建设内容

为加强推进数字地质资料档案馆的建设，省馆积极有效地对馆内管理制度进行了完善；增添了新的硬件设备，及时更新了计算机系统软件的升级；对技术人员进行了管理平台应用的专项培训；通过引进人才，优化了人才队伍的结构；扩大了省馆网络化的管理；率先实行全省数字化成果异地备份工作。同时，开发了多项地质资料集群化产品项目。

2.1 完善制度建设

省馆领导班子对管理制度的建设非常重视。根据省馆现有的制度，结合实际的工作状况，进一步修改、完善了地质资料接收、保管、借阅、库房管理等制度。通过资料借阅承诺书的修订，保密协议的签订，使各项规章制度加以完善，落到实处。通过岗位职责的明确分工，提高了各部门工作人员的积极性，馆内工作得到了井然有序的开展。合理规划以及管理制度的完备，为数字地质资料档案馆的建设提供了可靠的制度保障。

2.2 基础设施建设

为进一步提高项目任务的效率以及更好地提供借阅服务，省馆新增了计算机、打印机、大幅面扫描仪等硬件设备，并加强对系统软件的升级，从而进一步提升了数字地质资料档案的建设。同时，省馆大力推进并启动了实物库的建设工作。从多方面、多角度地夯实了数字地质资料档案馆建设所需要的软硬件设施。

2.3 管理平台建设

为配合全省地质资料管理信息系统的建设，省馆购置了服务器，安装了地质资料管理信息系统，现已有6000多档地质资料信息存入了该管理系统，为来馆查阅资料者提供了地质资料基础保障。

自2013年3月以来，省馆开通的地质资料信息集群化共享服务平台，实现了与全国馆藏机构并网查询。目前，已有6500多档馆藏地质资料目录信息录入平台，并实行每月动态更新。全国地质资料信息集群化共享服务平台的建立，拓宽了数字地质资料档案信息的服务范围，强化了资料服务的水平，进一步提高了地质资料档案的利用效率。

地质资料汇交管理平台的建设，是对全省地质资料汇交监管平台的数据进行清理。省馆将所有的地质工作项目信息进行了录入，并补充了全省探矿权、采矿权、地质项目，通过汇交凭证的及时发放，对欠交单位及时发放催交通知书，从而完善了汇交管理制度，提高了汇交效率。

2.4 省馆网络化建设

江苏省地质资料馆网站的建立，为社会提供了方便、快捷的地质资料在线服务，推进了电子地质资料的利用价值。自从开通馆网站以来，省馆网站累计访问量已达113715人次；提供全文浏览和下载服务48421人次。网站数字资料的服务，既是社会网络化发展的需求，也是提高数字地质档案资料方便、快捷和高效服务的有效途径。

省馆局域网络的运行，大大提高了馆内数据的传输与利用效率，确保了数字化生产过程中地质资料数据的安全，有效地达到了对数字化工作过程中的监督与控制。

2.5人才队伍的建设

省馆加强内部人员建设，对现有在岗人员加强了技术上的培训与引导，并积极鼓励大家参加科研项目，建立学习研讨小组，形成良好学习氛围。对外，省馆则积极引进专业类的硕士研究毕业生，补充并夯实省馆技术队伍力量，从而提高了地质资料管理和地质资料信息集群化开发利用水平。

2.6 重要数据备份

为了进一步提高并保证数字化成果地质资料的安全管理。综合考虑地质灾害等环境因素的影响，为确保地质资料数据的安全性，省馆在全省率先开展了成果数字地质资料数据的异地备份工作。2014年6月，省馆派专人将6416档成果地质资料数据安全送达南通国土资源厅数据备份中心，完成了异地数据备份交接工作。今后新增的成果地质资料数据，省馆将会根据数据量，定期进行备份，保证数据备份的完整性。

省馆首次异地成果数据备份，是全省地质工作的创新思路，它为省馆数字化成果资料的安全存储，打下了坚实的基础，为今后江苏省经济发展服务提供了数据保障。

2.7 以需求为导向，加强地质资料项目建设

为进一步有针对性地提供地质资料集群化服务，省馆与江苏华东地质调查集团有限公司进行了“江苏省句容市九华山地区地质资料信息集成”的协作项目任务。数字地质资料在该项目中的应用，为找矿信息(地质、矿产、物化遥、矿政等)的集成与研究提供了基础信息，体现了数字地质档案资料在服务上的深化利用，也是省馆主动开发地质资料信息服务产品的创新体现。

为深入推进地质资料信息集群化工作，《国土资源部关于印发＜推进地质资料信息服务集群化产业化工作方案＞的通知》(国土资发〔2010〕113号)，要求完成各省(区、市)的重要钻孔数据库建设工作。在重要地质钻孔数据库建设中，将江苏省地质工作形成的归档保管的地质钻孔资料进行整理并提供利用。省馆已数字化的地质资料为地质钻孔数据库建设提供了所需的图文信息资料，包括钻孔柱状图、工程布置图、勘探线剖面图以及样品分析结果表等。钻孔数据库的建设，为找矿突破战略行动提供基础资料，为地质资料社会化服务提供了基础。

3 意义

数字地质资料档案馆的建设，是数字地质资料档案收集、管理、存储、利用的综合，是实现数字地质资料档案在各业务环节的自动化、网络化管理建设活动。加强数字地质资料档案的建设，不仅提高了地质资料技术人员的综合素质能力，而且创新发展了地质资料管理工作制度，健全规范了工作管理，实现了多样化的服务手段，从而可以满足社会对数字地质资料的不同需求。

加强数字地质资料档案的建设，也拓展了地质资料在信息社会中的服务领域。数字地质资料档案馆建设的信息化、智能化、网络化、自动化发展，也进一步促使了数字地质资料的可持续发展，它将会为江苏省经济建设发展提供更好的服务。

数字档案馆的介绍

数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

OA的档案管理是什么样的？

随着各行各业办公自动化系统的广泛应用，日常办公、业务中组织产生了大量的电子文件，这些电子文件归档形成的电子档案都需要进行管理和长期保存、利用。
近年来国家高度重视电子文件归档和电子档案管理工作，已出台若干规章制度和规范性文件。
泛微OA以电子档案的真实性、完整性和可用性为原则，以OA系统为基础，以电子化流程为脉络，同时与其他专业档案管理系统集成，为组织提供一套规范储存、高效查阅的“数字档案馆”。
泛微OA电子档案管理特色功能
一、电子档案采集
国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中对企业文件材料归档范围和档案保管期限做了相关规定。
对于内部电子文件，系统中包括所有收文、发文、签报、会议纪要等流程内容都可作为电子档案数据来源，真实发生，快速采集。
通过新建档案流程，填写档案有关的关键信息：档案号、编号二维码、盒号、页数、年度、存储介质、档案目录、保管期限等，在线生成档案的规范模板。
同时，泛微可以与档案系统无缝集成，各类公文、人员、产品等信息，会随着OA流程的审批变动，根据信息类型自动同步到档案系统，建立电子档案库。
对于外部纸质档案，泛微可以与高拍仪、扫描仪等外部设备集成，将纸质档案转化为电子档案，方便档案管理员录入。
用户通过使用高拍仪进行档案的拍照，填完档案表单信息后，扫描或拍照的电子档会自动存入附件栏。完成纸质档案迅速转换电子件归档。
二、电子档案编码
1、自动编号
对档案进行编号更有利于文档的归档和查找。泛微的OA系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号。
泛微OA系统通过详细登记档案信息，包含档案名称、档案编号、档案有效期、档案所属部门、档案所属单位、档案所属类目、档案所在档案室列号、层号、盒码、盒号、电子档等信息。
管理员每次在录入档案内容的时候，根据编号系统就能自动完成档案归类，过去需要耗时几个礼拜进行分类的材料，现在一个管理员几天就能完成。
此外，需要什么档案直接根据实体档案编号，就能在系统搜索到对应的电子档案信息，缩短排查时间。
2、档案信息“条码化”
每份电子档案都能生成自己的专属“条码”，上面记录了每份档案的基本信息，比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。
三、电子档案安全借阅
实现档案快速查询，是进行档案管理的目的之一。在档案信息库中，可根据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。
《电子档案管理系统基本功能规定》中要求落实责任部门和责任人，确立统一的管理机制，明确电子档案管理责任，保存电子档案管理的关键业务过程记录。
泛微采取电子签名、数字加密、安全认证、权限设置等技术手段，保障电子档案安全。
在OA系统内，针对特定的卷库、案卷、文件，都可进行借阅范围的设置，权限可详细到个人，防止隐私泄露，进一步提升档案的安全性。
无权限的档案，可进行临时授权申请，申请审批通过后，具有短期的查阅权限，授权期结束后，权限自动取消。
全程无纸化操作，更节省时间。
同时，为了保护档案安全和隐私，电子档案下载时会自带水印，包括借阅人、借阅日期等，若是出现信息泄露可进行追究。
四、电子档案移交和销毁对于到期档案，泛微通过档案报废申请流程，审批归档后档案状态更改为档案报废状态，销毁的档案不再参与借阅业务。
五、电子档案相关数据统计
根据员工的借阅申请，可自动形成档案借阅记录台帐。所有借阅记录系统记录，按照各种查询条件检索，一键导出明细，方便统计。
借助智能报表系统和电子表单，档案管理人员、上层领导可以随时在OA报表门户了解不同时期，组织内部各类档案的管理情况。
可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多，以及各类档案的数量占比等情况。
管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间，全面提升管理质量。
目前，国务院令已明确规定只要符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。泛微将借力电子签章系统，助力组织实现真正无纸化的电子档案闭环管理，全面优化档案管理成本。

数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。

数字档案室的局域网组建需要什么硬件配置？

国家档案局发布的
数字档案馆建设指南

有相当规模的档案室还是建议找专业公司咨询、施工比较好。