郑州数字档案馆建设_郑州数字档案馆建设项目

数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。

河南金鹏实业有限公司的发展历程

1994年公司创始人、现董事长赵长升先生创办郑州金鹏电子有限公司，在郑州大学开办晶体工厂。　　1998年成为河南高端通信产品的区域独家代理。　　2000年更名为河南金鹏实业有限公司，在通信业务的基础上拓展系统集成业务，现总经理张丽女士加盟　　2002年迁址“建达大厦”，购置了自己的280平方米的办公用房。　　2004年赵长升董事长代表河南省创业者在北京人民大会堂出席首届“中国青年创业论坛”；创办了“中国大学生创业网”、大学生创业、就业综合服务平台；投资郑州双泉农庄有限公司成立　　2005年自主研发的“中小企业绩效管理系统”荣获“河南省、郑州市科技进步二等奖”，省科技厅的软件产业化重点支持项目。　　2006年赵长升先生荣获第三届“中国青年创业奖”，成为河南省第一个获此殊荣的企业家。　　2007年河南科技市场数码港购置2100平方米的办公用房，搬迁至河南科技市场数码港，公规模扩大到100人，形成以软件开发、视频监控、电子政务、电子商务、系统集成为核心业务的有竟争力的业务和产品体系；创办洛阳九洲网络信息技术有限公司　　2008年荣获了国家发改委重点支持项目；创办郑州金鹏创业投资管理咨询有限公司，承办了青年创业大讲台，分别邀请马云、俞敏洪等免费为大学生和青年创业者指导、演讲。　　2009年荣获了“郑州市高成长型民营企业”；在高新区大学科技园建设了26000平方米的大学生创业园；创办郑州阿里科技有限公司。　　2010年党支部成立，获得工业和信息化部颁发的“计算机信息系统集成”三级资质；中标郑州市行政效能电子监察系统，中标郑州市中小企业信息服务平台的建设，与金水区委合作开发了“党政机关绩效管理系统”。荣获了金水区首届优秀自主创新企业荣誉称号；获得两项发明专利。　　2011年市委市政府表彰会获2010年郑州市高成长民营企业；河南省现代服务业；获一级安防资质；承建了郑州市本级及十三个区县级行政效能电子监察系统；承建了“郑州市数字档案馆”项目；承建了“郑州市平安城市”项目。　　2012年自主研发“网格化”社会公共管理信息平台、中小企业公共服务平台，承建“郑州市社会公共管理信息平台”、“郑州市科技创新网格化管理服务信息平台”、郑州市物价局门户网站、“郑州市人民政府视频会议系统升级改造暨市人防办三网合一指挥系统”、河南省2012年县级安全监管部门监管执法专业装备建设项目、“金水区人才网”等项目；投资在郑州高新区建设26000平米创业园，在南京浦口区建设占地200亩创业园，成为国家发改委综合改革重大服务平台建设项目；荣获“省级就业见习单位”、“郑州市金水区先进基层党组织”、“郑州市2012年度百高工业企业”、“郑州市科技进步奖二等奖”、“河南省科技进步三等奖”等荣誉称号。　　2013年1月大事记　　1月7日，郑州市召开软件行业协会成立大会，金鹏集团总经理张丽当选副理事长。　　1月9日，郑州市工商联第十七届二次执委会召开，金鹏集团董事长赵长升选任郑州市工商联总商会副会长。　　1月10日，金鹏集团中标开封市网格化社会服务管理信息系统项目。　　1月11日，郑州市委常委、统战部部长王跃华一行莅临金鹏集团调研指导工作。　　1月26日，金鹏集团举办“2013互联网行业机遇与挑战论坛”。　　1月26日，郑州市政府数字办陈智博士莅临金鹏集团周六学堂讲学。　　2013年2月大事记　　2月4日，金鹏集团举办2013新春联欢晚会。　　2013年3月大事记　　2013年3月15日，河南省商务厅电子商务办公室主任吴源奇一行到河南金鹏调研考察。　　2013年3月29日，河南省工业和信息化厅为金鹏实业颁发“2012年度河南省优秀软件企业”奖牌；同时金鹏实业自主研发的网格化社会公共管理信息平台被评为“2012年度河南省优秀软件产品”，开发的郑州市社会公共管理信息平台被评为“2012年度河南省计算机信息系统集成典型系统解决方案”。　　2013年4月大事记　　4月12日，来自印度、美国、法国的境外企业家代表团到金鹏集团考察交流。　　4月16日，开封市政法委综治办主任刘建宏到金鹏集团调研。　　4月25日，金鹏集团董事长赵长升应邀参加共青团中央主办的“我的中国梦”青年创业典型报告会。　　4月27日，CCFYOCSEF郑州分论坛在金鹏集团会议室举办“智慧城市创新社会管理的研究与应用”论坛。　　4月28日，金鹏集团董事长赵长升荣获郑州市2008-2013劳动模范称号，受到中共郑州市委和郑州市人民政府的联合表彰。　　2013年5月大事记　　5月7日，金鹏集团网格化专题网站正式上线　　2013年6月大事记　　6月8日，金鹏集团承建的开封市网格化社会服务管理系统成功上线运行。　　6月17日，金鹏集团顺利通过CMMI三级国际认证。　　6月28日，郑州市管城区政法委牵手金鹏集团，双方联合开发管城区社会管理综合信息系统一期项目。　　6月份，金水区工业和信息化企业综合服务平台项目开建，金鹏集团中标。　　2013年7月大事记　　7月5日，漯河市郾城区司法局与河南金鹏签订合同，双方确定将联合开发郾城区特殊人群管理系统。　　7月8日，郑州市管城回族区政法委与河南金鹏联合开发的网格化社会管理综合信息系统一期项目成功上线运行。　　7月13日，河南金鹏首届阿里渠道会议在公司会议室成功举行。　　7月16日，开封市尉氏县县委副书记薛兆武一行6人莅临河南金鹏调研。　　7月18日，由郑州市公共安防行业协会获悉，河南金鹏荣获“郑州市2012年度安防行业优秀企业”荣誉称号。　　7月23日，新华社河南分社对河南金鹏董事长、中国大学生创业网总裁赵长升进行创业专访。　　7月24日，河南金鹏助力中原网商交流会，与多家单位现场达成合作。　　2013年8月大事记　　8月8日，由鹤壁市公安局与河南金鹏实业有限公司联合开发的网上绩效考核管理系统成功上线运行，这在河南省公安系统尚属首创。　　8月份，河南金鹏实业有限公司申报的网格化社会公共管理信息平台项目荣获“2013年度郑州市科学技术进步奖二等奖”。　　8月22日，河南金鹏实业有限公司成功举办阿里巴巴鲁豫皖区域首届客服培训夏令营，共有来自鲁豫皖三地的30余名客服代表参加。　　8月30日，由漯河市郾城区司法局与河南金鹏实业有限公司联合开发的特殊人群服务管理系统成功上线运行。　　2013年10月大事记　　10月15日，河南金鹏成功中标郑州市工业和信息化委员会发展环境评价体系测评项目。　　10月21日，河南金鹏成功中标郑州市水务局重点部位防汛监控设备项目。　　10月23日，河南省电子商务发展研讨会暨河南光谷电商产业园签约仪式在郑州召开，河南金鹏董事长赵长升出席会议并致开幕词。　　10月24日下午，河南金鹏举行了首届“1024”程序员日启动仪式，为全体程序员送去了“专属节日”的惊喜和祝福。　　10月23日，河南金鹏实业有限公司顺利通过了由河南省科技厅、河南省财政厅、河南省国税局和河南省地税局联合组织的河南省高新技术企业认定。

郑州市档案局的机构设置及其职责

（一） 贯彻执行《中华人民共和国档案法》，拟定我市档案工作的地方性政策法规、规章制度；负责全市档案事业的统筹规划、宏观管理；监督、指导、协调全市档案业务工作；指导市档案学会工作。（二） 组织、指导全市档案理论研究工作，推广档案科研成果；制定档案管理标准化、现代化方案并组织实施。（三） 负责制定全市档案专业人员队伍建设规划，组织档案专业人员继续教育和业务培训工作。（四） 负责监督、指导全市档案馆（库）的规划、修建和改造工作，协调、指导市属各类档案馆档案资料的接收范围。（五） 组织全市档案宣传活动，会同有关部门组织开展档案外事活动及对外交流。（六） 制定全市档案馆网络布局规划，指导全市档案馆信息资源开发利用和服务工作，负责档案信息网络建设。（七） 完成市委、市政府交办的其他事项。 办公室1、负责局党委日常工作。2、负责全市档案工作统计分析，研究拟定全市档案事业中长期、年度发展规划和计划。3、负责与本局有关的各级人大代表、政协委员建议、提案的受理、分办工作。4、负责局机关文秘、财务、保密、机要、档案、目标管理、计划生育、精神文明建设和固定资产管理工作。5、负责局机关安全保卫和信访接待工作。6、负责档案涉外事务的管理工作。7、负责局机关工会的日常工作。8、负责《郑州档案》编辑工作。9、负责本局工作目标的管理工作。10、负责本局重点工作、局领导批示件的受理、分办、督查和反馈。11、负责全市档案工作督查。12、负责职责范围内工作信息的采编、上报工作。13、完成领导交办的其他工作。组织人事处1、负责局机关、市档案馆的人事管理工作。2、负责局机关离退休人员的服务管理工作。3、负责全市档案从业人员职称考试、职称评审的相关工作。4、负责局机关干部职工教育培训计划的制定及组织实施工作。5、负责局机关干部职工工资福利的核定、申报工作。6、负责局机关干部职工的年度考核工作。7、负责局机关干部职工绩效考核工作。8、负责职责范围内的信息采编、上报工作。9、完成领导交办的其他工作。政策法规处1、负责全市档案工作地方性法规的草拟和落实监督工作。2、负责本局档案工作的规范性文件的登记与备案工作。3、负责辖区内市属机关、团体、事业单位、大中型企业和其他组织档案管理登记备案工作。4、负责全市档案执法的监督、检查及取证、行政复议、应诉的具体工作。5、负责受理和查处违反《档案法》的行政案件，向司法机关移送违反《档案法》的刑事案件。6、负责局行政审批事项的受理、分办、督办和集中反馈工作。7、负责本局政务信息搜集、归纳、整理和发布工作。8、负责全市档案法制和宣传工作。9、负责全市档案部门政务信息的搜集、归纳、整理和发布等工作。10、负责职责范围内工作信息的采编、上报工作。11、完成领导交办的其他工作。档案馆工作指导处1、负责拟定全市各级国家综合档案馆档案工作的规划、计划、标准、规范并组织实施。2、负责全市各级国家综合档案馆和专业档案馆工作的业务指导和监督检查。3、负责全市各级国家综合档案馆档案资源建设、开发利用、馆际业务交流等工作。4、负责全市各县（市）、区直单位、乡镇、办事处、社区档案工作的宏观指导和监督检查。5、负责全市农业和农村档案工作。6、负责全市各级国家综合档案馆档案出境初审工作。7、负责档案馆建设布局、规划工作。8、负责职责范围内工作信息、调研文章的采编、上报、撰写工作。9、完成领导交办的其他工作。机关档案工作处1、负责拟定全市各级机关、事业单位档案工作的规划、计划、标准、规范并组织实施。2、负责市直机关市属事业单位档案工作的业务指导和监督检查。3、负责市直撤、并、转机关、事业单位档案资料的整理编目和移交工作的业务指导与监督检查。4、负责市直机关、事业单位档案移交期限延长、档案公布以及档案寄存、捐赠、转让、赠送的审批、审核及档案出境的初审工作。5、负责职责范围内工作信息的采编、上报工作。6、完成领导交办的其他工作。企业档案工作处1、负责拟定全市企业、科技事业单位档案工作的规划、计划、标准、规范并组织实施。2、负责市属企业、科技事业单位档案工作的业务指导、监督、检查。3、负责市属重大建设项目档案管理的监督、指导、检查和专项验收工作。4、负责市属产权变动企业档案处置工作的协调、指导、检查。5、负责市属企业档案移交期限延长、档案公布以及档案寄存、捐赠、转让、赠送的审批、审核及档案出境的初审工作。6、负责职责范围内工作信息的采编、上报工作。7、完成领导交办的其他工作。科技教育处1、负责拟定全市档案信息化建设的规划、计划、标准、规范的制定与监督实施工作。2、负责全市数字化档案馆（室）的宏观指导工作。3、负责全市档案信息网站的规划、指导、协调等工作。4、负责全市档案管理软件研发、应用和推广工作。5、负责组织全市档案从业人员上岗培训工作。6、负责全市档案科研工作。7、负责全市档案信息数据库的建设和管理工作。8、负责本局电子文档中心的维护、数据采集与备份、安全及保密工作。9、负责本局机关计算机设备的维护工作。10、负责职责范围内工作信息的采编、上报工作。11、完成领导交办的其他工作。机关党总支1、负责局机关党总支的日常工作。2、负责局机关妇委会及共青团工作。3、负责局机关的党员教育培训规划、计划的拟定并组织实施。4、负责职责范围内的信息采编、上报工作。5、完成领导交办的其他工作。 郑州市档案馆1．接收和集中统一管理全市党政机关、团体、企事业单位的重要档案资料，保守党和国家机密，维护档案的完整，确保档案的安全。2．接收、整理、保管有关郑州市的各种档案资料，征集散存在社会上的珍贵档案资料。3．进行档案资料的编研工作，参与编史修志、编辑出版档案史料，为郑州市的各项工作及社会全面进步提供优质服务。4．科学有效地保护档案，做好档案数据库建设和维护工作，逐步实现档案管理现代化。5．不断开发档案信息资源，拓宽档案的社会功能、教育功能和服务功能。6．参与郑州市重要会议、重大活动、重大事件档案资料的拍摄和视频采集工作。7．做好爱国主义教育基地的管理和建设。

如何建设基层数字档案室建设

近年来，随着电子信息技术的广泛应用和数字档案馆建设的蓬勃开展，基层数字档案室建设这个问题便提上了档案行政管理部门和基层单位的议事日程。基层数字档案室建设就是指机关企事业单位和社会组织综合运用计算机、信息网络等技术，对室藏档案进行数字化加工、信息化管理和网络化运用的工作工程。基层档案是同级国家档案馆的“基石”,基层档案的数字化又是同级国家档案馆数字化的“基础”。通过基层数字档案室的建设实践证明 ,这项工作既能有效保护纸质档案原件,又能为利用者提供快速准确便捷的查档服务,实现档案资源利用的最大化。
　　一、基层数字档案室建设的硬件、软件要求
　　（一）硬件要求。主要包括：用于对室藏纸质档案进行数字化加工的专门办公场地;用于信息系统数据存储、管理和应用系统运行的服务器；用于各类用户访问的终端设备、身份证读取器、打印机、复印机等输入、输出设备；用于纸质、照片等传统载体档案数字化加工的扫描仪、数码相机、数码摄像机等；用于数据备份和归档移交的光盘刻录机、磁带机等，确保数字档案的大量储存、查询、利用。
　　（二）软件要求。选购或根据自身情况开发与硬件配套的安全性高、稳定性好的主流操作系统；选择与单位档案信息管理实际标准相符的数据库管理系统；选择配套的扫描软件、图像处理软件等，实现档案资料管理系统与办公自动化系统的无缝衔接。
　　（三）数字化标准要求。依据国家档案局DA/T 46 -2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47 -2009 《版式电子文件长期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的电子文件封装规范》等相关标准进行科学化的整理加工和管理。
　　二、基层数字档案室建设过程中存在的问题
　　根据笔者所在部门的做法和对同级单位的了解，目前基层数字档案室建设，主要是采取业务外包的形式来进行的，还存在一些问题。
　　（一）认识不到位。基层单位建设数字档案室，毕竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的问题，比如内部机构之间的协作、经费的保障、数字信息技术的采用、相关专业人才的配备、安全保密保管等具体问题。因而，基层单位在建设数字档案室这个问题上，多数单位尤其是领导认为建设数字档案室不重要，是多此一举，只要保管保护好纸质档案就行了，没有必要浪费大量的人力、物力、财力；同时相当多的基层档案工作人员，因为自身年龄较大、对现代信息技术不甚了解等原因，积极性不高，认为是多余的，满足于传统的做法。
　　（二）经费成为拦路虎。基层单位在建设数字档案室的过程中面临最大的问题是经费有限，更愿意把有限的财力资源投向更重要的方面,导致档案数字化建设硬件投入的资金不足,致使基层档案数字化工作起步艰难。
　　（三）相关人才缺乏。在基层档案部门, 面对相对有限的档案室藏、相对固定的服务对象，传统的管理模式仍然管用、好用，这种根深蒂固的思维定式使得很多基层的档案工作人员不愿主动放弃传统的工作模式去探索数字化的工作方式，知识结构的更新速度也远赶不上数字档案室的建设速度。已开展数字化的基层档案室的档案工作也还停留在摸索阶段，掌握使用的只是简单的查询、登记、统计等技能，档案数字化的作用还没有充分发挥出来。
　　（四）安全、质量有隐患。目前，基层数字档案室建设的普遍做法是业务委托外包，这种方式简便省事。在实际工作中，却存在着较大的安全和质量隐患，尤其是安全隐患应引起档案行政管理部门和基层单位的高度重视。以外包为例，基层单位通过政府购买或招标形式与数字化加工企业签订档案数字化加工合同，虽然在委托加工的过程中会签订严格的安全、保密、质量协议，但在具体实际操作过程中，隐患并未就此消失，主要表现在一是数字化加工企业从业人员素质高低不同、流动性大带来的隐忧；二是基层业主单位对数字化加工监管不到位的隐忧；三是数字化工作企业和从业人员首先考虑的是经济利益，存在着重数量，数字化质量不高的隐忧。
　　（五）软件配套不完善。目前，在数字化加工工作中，基层部门感到比较困惑的是没有一套统一的软件，存在着选择性的纠结，担心将来数字化成果无法和同级国家档案馆对接的问题。希望档案行政管理部门能及时提供统一可行的软件。
　　三、基层数字档案室建设的对策
　　（一）从管理体制入手，建立协同机制。一是档案行政管理部门加大档案信息化工作的宣传力度，提高基层单位对档案数字化建设工作重要性的认识。二是基层单位要建立档案机构、信息技术中心、业务部门之间的协作机制，以部门协作来弥补档案机构人才的不足。三是加大人才建设力度，对相应人员进行定期培训，鼓励他们更新知识结构，与新形势下的数字化档案工作相适应，或引进人才为数字档案室建设提供人才保障。
　　（二）明确职责，规范制度，加强外包过程的监督和控制。建立并完善档案出入库、档案交接、外包人员出入等数字化加工现场管理制度，建立档案出入库表单、工作量表单等，强化工作职责，优化工作环境。在与委托外包单位签订保密协议之外还应建立严格的监督制度，采取有效措施，如在数字化加工场所安装摄像头、不定期进行安全巡查等，排除可能的安全隐患。
　　（三）积极争取加大经费投入。档案工作人员要大力宣传档案对民生、经济社会发展的重要作用，争取领导的重视、政策的倾斜和经费的投入。同时优先开展利用率高、涉及人民群众切身利益的档案的数字化，从小规模到大规模，有计划有重点地推进数字化档案室建设。
　　（四）加强档案数字化加工安全和质量的监控。一是做好案卷质量的检查工作，如案卷题名的拟写是否规范，记录案卷详细信息的档号、起止日期、页码、卷内文件的件数是否准确，发现错误要及时修正，为后期的录入做好周密细致的准备工作。二是把好档案信息著录的质量关，一方面要保证标准化作业，避免录入的随意性，另一方面要落实专人对照原始文件对录入的档案目录数据进行检查和不定期抽查，保证录入数据与原始档案的一致性和准确性。（作者单位　朱妍霖：四川省武都水利集团有限责任公司　王琳：绵阳市档案局）

基于知识管理下的数字档案馆信息服务构建

数字档案馆建设环境下不仅要加强馆藏实体档案的数字化，更要注重提升档案信息服务的深度，本文介绍了基于知识管理的数字档案馆信息服务的特点，分析了其服务类型与模式，最后提出了基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略。

一、基于知识管理的数字档案馆信息服务特点

（1）“以人为本”，以服务用户为中心知识服务是满足用户知识需求的信息活动,要以用户为中心,以满足用户的知识需求为追求是知识服务的根本原则。数字档案馆的一切服务要以用户为中心,以满足用户的知识需求为出发点,根据用户实际需求搜集选择各种档案信息,为用户的档案信息需求提供索引指南。因此，数字档案馆知识服务一切都要以用户为核心，制定相关的制度和服务策略。

(2)注重发现“档案隐性知识”，提升档案潜在价值数字环境下用户所需信息中所隐含的潜在知识内容对档案知识服务来说是非常重要的，通过分析用户提出的问题,再根据集成现有或历史数据发现并找出有价值的档案信息,对这类信息进行分类、组织与加工,分析各类信息内容结构间隐含的知识链,最终找到与用户需求相吻合的档案信息,并对外提供利用。

(3)以“服务创新”为根本目标知识创新是数字档案馆服务的潜在动力,因此数字档案馆知识服务的本质特征就是创新。这一方面需要根据用户需求,不断收集提供相关档案信息,在解决问题的过程中,不断发现新知识；另一方面,档案工作人员对知识进行加工整理、分类与重组,使得这些档案信息变得更加有条理性、针对性，进而使用新方法新方式将这些档案信息对外提供利用。

(4)强调“服务内容个性化”传统的档案服务模式太过单一，无法解决利用者的实际要求或深层次的档案信息需求，而基于知识的服务则以用户角度出发,根据用户的实际需求为其提供一对一的实际问题的解决途径。

(5)基于档案资源的“综合集成”数字档案馆背景下的知识服务是要将各类资源(硬件资源、人力资源、信息资源和技术资源)有机结合起来,发挥数字档案馆在人力和智力、信息与技术等资源方面的整合优势。“综合集成”的档案资源将基于开放式的对外服务模式,并提供多元化的知识服务。

二、基于知识管理的数字档案馆服务类型与模式

数字档案馆资源利用服务方式是多元化的，主要包括基于门户网站的档案服务利用方式，基于档案信息发布利用平台的自助式方式，基于现代通讯手段的档案信息咨询服务方式，基于电子阅览室和传统查阅室的本地服务方式等等。

1、高校基于知识管理的.档案信息资源服务方式可以归纳为以下几类：

（1）条件性、自助式服务高校存在的最普通的档案查询服务。用户可以依据自己的不同权限查询本单位历年归档的档案，还能查询开放的数字化档案信息全文。实现广大教师员工足不出户就可以查阅到开放档案目录及数字化扫描全文。同时还提供在线预约、电话、电子邮件等条件性的档案服务。

（2）及时性、浏览式服务针对广大一般不了解馆藏，但又有利用需要的普通用户。根据用户需求，按档案专题分类，进行自动化组织，形成专题汇编等深层次的档案信息产品。通过网站等多样化形式的展示，比如很多高校在档案网站上设有毕业照、专题汇编、干部任免、教学奖、管理奖、科研奖等专题栏目。

（3）科研性、推送式服务对档案查询有一定要求的学校科研人员。档案工作人员通过编研陈展平台，组织用户感兴趣的档案信息，按照专题深层次研究为基础，挖掘馆藏相关信息，提供深层次的档案信息，例如档案网站推出的专题汇编服务。

（4）涉民档案服务主要针对广大学生群体。历届毕业生可通过档案网站提交学位学历认证的申请，上传相关的证件，并经审核通过后予以办理，大大方便了用户。

（5）陈展性档案服务陈展性服务是以档案数字化成果为基础，围绕大学文化建设等学校中心工作，利用丰富的档案信息资源，以专题展览形式，举办主题明确的网上展览，开展宣传教育工作。

2、基于知识管理的数字档案馆服务模式

（1）档案信息整合服务模式随着数字档案馆信息共享程度的不断提高,各类档案信息资源汇集起来数量惊人，不同形式的数字档案资源库也应运而生。档案利用者获取档案信息的方式增多,导致信息过量无法正常选择，这就要求数字档案馆必须向广大用户提供集成化的档案信息资源,按来源将这些信息进行分类并有序整合,将不同类型的档案信息归纳为一个有机整体,再向广大利用者提供一站式服务。

（2）档案信息增值服务模式数字档案馆环境下形成了巨大的信息体系，为了使得档案用户体验到无差别的信息服务,档案工作人员需对海量的信息进行筛选,生成有一定价值的全新档案信息资源,使得档案用户获得具有一定知识含量的信息产品，从而实现对档案信息的增值。

（3）自助式服务模式这是一种以用户为主体的服务,用户根据自身的需要,通过点击档案馆的网站来寻找自己所需相关档案信息。这种模式需要用户具有一定的档案基本常识及自我服务的能力。

（4）个性化服务模式又称为定制服务，是一种以用户为中心，根据用户需求量身定做的服务模式，它以用户满意为根本出发点，提供主动服务，通过研究用户的行为和习惯，与用户进行双向交流，从而设计出用户期望的个性化服务模型，主动提供满足用户的特色服务，最终实现用户全方位的信息需求。

三、基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略

1、建立“主动交互式”服务模式

知识服务最重要原则的就是根据不同的用户，提供不同的服务，高校档案馆要按照层次划分用户类型，再根据不同的用户提供不同的服务。例如：(1)普通档案用户，是档案信息服务中的一般用户,档案知识层次不高,所进行的档案信息利用基本是查阅纸质的、直观性的档案信息。(2)科研型档案用户，一般指高校的科研人员或承担科研的教学人员。他们的利用目的是为了科研或教学，目标性很强,一般是围绕某个科研主题或教学内容查询档案信息。(3)业务型档案用户，一般指归档的各个部门,他们主要是为了复印档案原件来满足日常工作上的需求。(4)社会档案用户,往往是高校历届毕业生，他们的利用目的是为了工作需求而开具毕业证明，成绩翻译等。

2、构建并丰富档案信息资源库

档案信息的知识管理要注重档案信息资源的收集,内容丰富的的信息资源库是知识服务的源泉。数字档案馆要为社会提供深层次的档案信息服务,就必须构建内容丰富的档案信息资源库。例如各类档案目录级信息库、多媒体档案资源库、名人档案信息库、论文系统信息库等。

3、健全档案信息服务法律法规

档案信息环境安全的几个关键点包括:档案信息录入安全、档案信息存储安全、档案信息传递环境安全,因此要针对不同的环节制定不同的安全制度。例如，针对档案数字化扫描和档案信息网站等制定的一系列制度：①《数字档案馆电子文件元数据实施要则》；②《档案馆馆藏纸质档案数字化技术规范》；③《数字档案馆档案信息著录与标引规则》；④《档案馆计算机网络安全及病毒防治手册》；⑤《档案馆门户网站管理暂行办法》等。

4、加大档案人力资源开发力度

人才是知识服务体系的重要因素,知识服务的创新能力取决于人才的创新意识，做好档案专业人才的引进、培养工作是提高档案信息服务的关键。档案人员要有计划地参加各类信息技术及网络技术培训，使得档案工作人员既懂得档案管理知识，又掌握计算机技术、网络技术等知识。可以根据实际情况有步骤、有计划的引进既懂档案管理知识又懂计算机技术的复合型人才，从而为提高档案信息服务能力添砖加瓦。

5、建立档案知识共享平台

知识管理的最终目标是实现知识共享和创新,档案信息只有在利用与共享过程中才体现其社会价值。档案信息服务的意义就是为广大利用者的信息需求创造有利条件,实现档案信息资源的共享。因此，要加强对档案隐性知识的开发、管理和利用,创造能够使隐性知识与显性知识产生互动的机制和平台，构建数字档案馆内部共享的知识库和信息交流平台,将隐性知识显性化,并转换为服务产品。

6、建立档案信息服务评价体系

为保证档案信息服务工作的高效开展,数字档案馆需要经常对整个服务体系进行综合评价。为此，需构建档案信息服务反馈平台,通过此平台档案用户可以在结束服务前对本次服务进行打分或留言（类似银行办理业务的评价服务）,并定期对档案用户进行问卷调查以获得更为详细的反馈信息。档案管理人员在分析反馈信息的同时找出工作中的缺陷及问题,用以改进信息服务方式。

数字档案室的局域网组建需要什么硬件配置？

国家档案局发布的
数字档案馆建设指南

有相当规模的档案室还是建议找专业公司咨询、施工比较好。

未来档案数字化发展是什么样的

未来档案数字化发展
随着高校图书馆信息化水平的不断提高，图书馆馆藏资源的载体形式发生了很大变化。目前，图书馆正通过将馆藏资源转化为数字数据，利用电子载体作为统一处理和存储的媒介，向信息数字化和数字化全面发展。光盘、硬盘、u盘等电子载体以其巨大的存储容量和优异的存取速度，正在迅速取代传统的纸质媒体，成为高校图书馆馆藏资源的主流信息载体。此外，除了高校图书馆自身馆藏资源的信息化外，还有大量电子出版物和电子数据的引入。这些以电子载体为存储媒介的数字信息将成为未来高校图书馆馆藏资源的主要组成部分。
档案是一种重要的特殊资源，不可再生。一旦损坏，将给国家和单位带来非常严重的损失。近年来，随着自然灾害的频繁发生，档案的安全保管受到了极大的关注。
随着文件保护技术的不断发展，文件的异构备份技术越来越成熟。在当前的技术条件下，它被认为是实现文件长期安全保存的最可靠手段。
国家档案局明确提出，重点要从根本上加强安全保障能力建设，全面完善档案安全体系，确保档案的安全和保密。重要文件远程备份的实现。对于所有多组文件或文件副本，至少一组必须存储在不同的位置。对于重要的电子文件，不仅要进行同构备份，还要进行异构备份，并及时转换成缩微胶片或纸质文件，以保证其长期可读性。
在档案数字化加工技术高度发展的时代，缩微技术与数字技术(即数模集成技术)紧密结合，将数字技术的优势(即数字传输的快速性、逻辑性和便捷性)与缩微技术的安全性、可靠性、持久性、真实性和经济性结合起来，并将其纳入现代信息管理的技术轨道。目前，我们正处于信息爆炸的时代。以物联网、互联网大数据、智能和云计算为标志的网络正充斥着社会生活和生产的每一个角落。在我国，档案的产生和发展经历了一个从低级到高级、从简单到复杂的发展过程。随着时代的发展，现代档案馆的建设也对未来的档案馆建设提出了明确的要求，即向更高层次的绿色、智能化、智能化档案馆迈进。
档案数字化加工是传统档案馆的“升级版”，智能档案馆是数字档案馆的“升级版”，或处于更高的层次和阶段。智能档案馆是数字档案馆发展的必然结果。总体而言，我们正在建设智慧城市，智慧档案馆的全方位服务功能凸显，体现了智慧档案馆的“记忆中心”功能，为党和政府的决策提供参考。
作为传统档案馆和数字档案馆建设的更高层次和阶段，智能档案馆概念的确立及其实际建设迫在眉睫。智慧档案有狭义和广义两个概念。狭义的智慧档案是指档案建设的各个方面，包括传统档案、新档案内容信息和多元化档案资源中的载体信息。广义而言，智能档案是指涉及所有信息的档案，以及所有数字化的档案
从档案馆的建设范畴来看，绿色档案馆的建设涵盖的领域更多，不仅包括智能档案馆的软硬件设施建设，还包括绿色建筑的研究范畴。随着生态可持续发展理念的提出和发展，绿色档案馆建设已成为未来发展的方向。绿色档案馆建设的理念产生于20世纪80年代，遵循生态环境保护、节能降耗、可持续发展、坚固耐用、安全可靠、协调高效的理念。它的目标就像智能档案馆的建设一样，是对档案工作高效发展的有力支持。最大限度地发挥档案本身的作用；最终目标是实现档案的最大社会价值。最大限度地发挥档案馆的服务功能等。从发展目标来看，它们都是加强档案存储、档案信息资源开发、文化传播、社会服务等全方位功能的档案信息资源中心。这里，社会服务功能是影响档案价值的一个重要因素。

谈数字档案馆与传统档案馆的区别和联系

　　一、数字档案馆与传统档案馆的区别
　　（一）档案人员素质方面
　　结合档案人员的知识结构来说，由于每一个档案人员的文化程度不同，其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中，档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识，虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求，但实际的操作能力较差。而相反的，数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识，还要对计算机能够熟练的使用，并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次，随着时代的发展与进步，需要涉及的边缘学科越来越多，这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设，以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看，传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌，也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
　　（二）档案服务方面
　　在传统的档案馆管理工作中，一切都是以档案馆为中心，用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找，直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而，在现代数字档案馆中，所有的服务活动都是围绕着用户而开展的，一切都是将用户作为中心点出发，在大量的档案信息资源中，数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源，解决用户的实际需求。因此，数字档案馆是以用户需求为主要建设目标，以此来吸引更多的用户，逐步提高档案信息资源的利用率，使其能够充分发挥自身的重要价值。
　　（三）档案的安全保护方面
　　传统档案馆在安全管理方面，主要是对档案实体进行保护，具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式，其是与档案内容相互分离的，数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时，也对档案信息能容进行了加密，以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且，数字档案馆建立了完善的安全防护系统，充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势，大大提高了档案管理工作效率，也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
　　（四）馆藏方面
　　21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏（传统的纸张、磁介质档案）和虚拟馆藏（存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库）两部分组成。实物馆藏经过数字化后，被全文存贮在本馆，转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献，还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中，而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引，丰富了自己的馆藏，以便于利用者的网上检索。
　　二、数字档案馆与传统档案馆的联系
　　（一）数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
　　传统档案馆在自身发展过程中，面对新生事物、新兴科技的挑战，出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面：（1）档案实体的增多及新型载体档案的增加，如电子文件的管理、检索、利用；（2）非纸质载体档案（如录像、录音等档案）的管理、检索、利用；（3）人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题，它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己，从最初的馆藏资源数字化利用服务，到网络化查询检索，到最终实现数字档案馆。
　　（二）二者始终是信息传递的中间角色
　　可以说，无论是信息技术多么迅速的发展，还是网路结构如此复杂化，档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色，主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中，档案馆并不是信息的生产地，其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息，并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此，它采集了海量的档案信息资源，以此来为用户提供更优质的服务，所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致，都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是，数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善，确保档案效益得到充分的发挥。
　　（三）数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
　　存在于虚拟的网络空间，脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用，不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵，它是数字档案馆的镇馆之宝，即使以数字化方式存在，它的实体也会得到妥善保管。
　　三、结束语
　　无论是传统档案馆，还是数字档案馆，都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此，我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆，从而促使它们和谐统一的发展，继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。

数字档案馆与数字图书馆的异同

数字档案馆与数字图书馆的区别主要在于两个方面：一
是数字档案馆对于数字档案的真实性和原始性的维护是至关重要的，而几乎不存在版权问题；而数字图书馆则相反；二
是数字档案馆的信息提供利用受时效与密级的限制，如档案馆一些内容是不能公开的，数字档案馆将必须分内部网和外部网两个部分，如正在建设中的深圳数字化档案馆就是如此，单位和个人可以根据授权限度免费查阅网页所提供的档案信息；而相比之下，数字图书馆则没有时效
与密级的限制，开放利用比较自由。

已是数字档案馆，在此建一个规范的智慧档案馆需投入多少?如何预算？

档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制 （一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。