学校数字档案馆设计_学校数字档案馆设计方案

数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。

基于知识管理下的数字档案馆信息服务构建

数字档案馆建设环境下不仅要加强馆藏实体档案的数字化，更要注重提升档案信息服务的深度，本文介绍了基于知识管理的数字档案馆信息服务的特点，分析了其服务类型与模式，最后提出了基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略。

一、基于知识管理的数字档案馆信息服务特点

（1）“以人为本”，以服务用户为中心知识服务是满足用户知识需求的信息活动,要以用户为中心,以满足用户的知识需求为追求是知识服务的根本原则。数字档案馆的一切服务要以用户为中心,以满足用户的知识需求为出发点,根据用户实际需求搜集选择各种档案信息,为用户的档案信息需求提供索引指南。因此，数字档案馆知识服务一切都要以用户为核心，制定相关的制度和服务策略。

(2)注重发现“档案隐性知识”，提升档案潜在价值数字环境下用户所需信息中所隐含的潜在知识内容对档案知识服务来说是非常重要的，通过分析用户提出的问题,再根据集成现有或历史数据发现并找出有价值的档案信息,对这类信息进行分类、组织与加工,分析各类信息内容结构间隐含的知识链,最终找到与用户需求相吻合的档案信息,并对外提供利用。

(3)以“服务创新”为根本目标知识创新是数字档案馆服务的潜在动力,因此数字档案馆知识服务的本质特征就是创新。这一方面需要根据用户需求,不断收集提供相关档案信息,在解决问题的过程中,不断发现新知识；另一方面,档案工作人员对知识进行加工整理、分类与重组,使得这些档案信息变得更加有条理性、针对性，进而使用新方法新方式将这些档案信息对外提供利用。

(4)强调“服务内容个性化”传统的档案服务模式太过单一，无法解决利用者的实际要求或深层次的档案信息需求，而基于知识的服务则以用户角度出发,根据用户的实际需求为其提供一对一的实际问题的解决途径。

(5)基于档案资源的“综合集成”数字档案馆背景下的知识服务是要将各类资源(硬件资源、人力资源、信息资源和技术资源)有机结合起来,发挥数字档案馆在人力和智力、信息与技术等资源方面的整合优势。“综合集成”的档案资源将基于开放式的对外服务模式,并提供多元化的知识服务。

二、基于知识管理的数字档案馆服务类型与模式

数字档案馆资源利用服务方式是多元化的，主要包括基于门户网站的档案服务利用方式，基于档案信息发布利用平台的自助式方式，基于现代通讯手段的档案信息咨询服务方式，基于电子阅览室和传统查阅室的本地服务方式等等。

1、高校基于知识管理的.档案信息资源服务方式可以归纳为以下几类：

（1）条件性、自助式服务高校存在的最普通的档案查询服务。用户可以依据自己的不同权限查询本单位历年归档的档案，还能查询开放的数字化档案信息全文。实现广大教师员工足不出户就可以查阅到开放档案目录及数字化扫描全文。同时还提供在线预约、电话、电子邮件等条件性的档案服务。

（2）及时性、浏览式服务针对广大一般不了解馆藏，但又有利用需要的普通用户。根据用户需求，按档案专题分类，进行自动化组织，形成专题汇编等深层次的档案信息产品。通过网站等多样化形式的展示，比如很多高校在档案网站上设有毕业照、专题汇编、干部任免、教学奖、管理奖、科研奖等专题栏目。

（3）科研性、推送式服务对档案查询有一定要求的学校科研人员。档案工作人员通过编研陈展平台，组织用户感兴趣的档案信息，按照专题深层次研究为基础，挖掘馆藏相关信息，提供深层次的档案信息，例如档案网站推出的专题汇编服务。

（4）涉民档案服务主要针对广大学生群体。历届毕业生可通过档案网站提交学位学历认证的申请，上传相关的证件，并经审核通过后予以办理，大大方便了用户。

（5）陈展性档案服务陈展性服务是以档案数字化成果为基础，围绕大学文化建设等学校中心工作，利用丰富的档案信息资源，以专题展览形式，举办主题明确的网上展览，开展宣传教育工作。

2、基于知识管理的数字档案馆服务模式

（1）档案信息整合服务模式随着数字档案馆信息共享程度的不断提高,各类档案信息资源汇集起来数量惊人，不同形式的数字档案资源库也应运而生。档案利用者获取档案信息的方式增多,导致信息过量无法正常选择，这就要求数字档案馆必须向广大用户提供集成化的档案信息资源,按来源将这些信息进行分类并有序整合,将不同类型的档案信息归纳为一个有机整体,再向广大利用者提供一站式服务。

（2）档案信息增值服务模式数字档案馆环境下形成了巨大的信息体系，为了使得档案用户体验到无差别的信息服务,档案工作人员需对海量的信息进行筛选,生成有一定价值的全新档案信息资源,使得档案用户获得具有一定知识含量的信息产品，从而实现对档案信息的增值。

（3）自助式服务模式这是一种以用户为主体的服务,用户根据自身的需要,通过点击档案馆的网站来寻找自己所需相关档案信息。这种模式需要用户具有一定的档案基本常识及自我服务的能力。

（4）个性化服务模式又称为定制服务，是一种以用户为中心，根据用户需求量身定做的服务模式，它以用户满意为根本出发点，提供主动服务，通过研究用户的行为和习惯，与用户进行双向交流，从而设计出用户期望的个性化服务模型，主动提供满足用户的特色服务，最终实现用户全方位的信息需求。

三、基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略

1、建立“主动交互式”服务模式

知识服务最重要原则的就是根据不同的用户，提供不同的服务，高校档案馆要按照层次划分用户类型，再根据不同的用户提供不同的服务。例如：(1)普通档案用户，是档案信息服务中的一般用户,档案知识层次不高,所进行的档案信息利用基本是查阅纸质的、直观性的档案信息。(2)科研型档案用户，一般指高校的科研人员或承担科研的教学人员。他们的利用目的是为了科研或教学，目标性很强,一般是围绕某个科研主题或教学内容查询档案信息。(3)业务型档案用户，一般指归档的各个部门,他们主要是为了复印档案原件来满足日常工作上的需求。(4)社会档案用户,往往是高校历届毕业生，他们的利用目的是为了工作需求而开具毕业证明，成绩翻译等。

2、构建并丰富档案信息资源库

档案信息的知识管理要注重档案信息资源的收集,内容丰富的的信息资源库是知识服务的源泉。数字档案馆要为社会提供深层次的档案信息服务,就必须构建内容丰富的档案信息资源库。例如各类档案目录级信息库、多媒体档案资源库、名人档案信息库、论文系统信息库等。

3、健全档案信息服务法律法规

档案信息环境安全的几个关键点包括:档案信息录入安全、档案信息存储安全、档案信息传递环境安全,因此要针对不同的环节制定不同的安全制度。例如，针对档案数字化扫描和档案信息网站等制定的一系列制度：①《数字档案馆电子文件元数据实施要则》；②《档案馆馆藏纸质档案数字化技术规范》；③《数字档案馆档案信息著录与标引规则》；④《档案馆计算机网络安全及病毒防治手册》；⑤《档案馆门户网站管理暂行办法》等。

4、加大档案人力资源开发力度

人才是知识服务体系的重要因素,知识服务的创新能力取决于人才的创新意识，做好档案专业人才的引进、培养工作是提高档案信息服务的关键。档案人员要有计划地参加各类信息技术及网络技术培训，使得档案工作人员既懂得档案管理知识，又掌握计算机技术、网络技术等知识。可以根据实际情况有步骤、有计划的引进既懂档案管理知识又懂计算机技术的复合型人才，从而为提高档案信息服务能力添砖加瓦。

5、建立档案知识共享平台

知识管理的最终目标是实现知识共享和创新,档案信息只有在利用与共享过程中才体现其社会价值。档案信息服务的意义就是为广大利用者的信息需求创造有利条件,实现档案信息资源的共享。因此，要加强对档案隐性知识的开发、管理和利用,创造能够使隐性知识与显性知识产生互动的机制和平台，构建数字档案馆内部共享的知识库和信息交流平台,将隐性知识显性化,并转换为服务产品。

6、建立档案信息服务评价体系

为保证档案信息服务工作的高效开展,数字档案馆需要经常对整个服务体系进行综合评价。为此，需构建档案信息服务反馈平台,通过此平台档案用户可以在结束服务前对本次服务进行打分或留言（类似银行办理业务的评价服务）,并定期对档案用户进行问卷调查以获得更为详细的反馈信息。档案管理人员在分析反馈信息的同时找出工作中的缺陷及问题,用以改进信息服务方式。

校史馆设计前该注意些什么，设计要点是什么，并且去实例参观时该带着怎样的问题去？

我觉得应该从如下角度来分析——
1、宏观角度，外形设计上，应该是有个象形的，最好有个重要意义；
2、内部框架结构上，要考虑最大空间的利用。
3、在用料上，是否应该考虑环保，自然的材料
4、在内部的设计上，我们可以考虑按历史的发展、或是其他来设计。
参观的话，可以按以下问题：建设意义，主旨，重要特色，给力的卖点

数字档案馆的介绍

数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

东北师范大学档案馆的发展规划

“十五”期间，我校档案事业取得了长足的发展。档案工作实现了跨越式发展。 做好日常服务工作的基础上，档案馆工作朝着数字化、网络化方向发展，着重做好档案信息化建设，实现了档案馆信息化建设“三步走”的目标。第一步， 2002 年实现当年进馆的档案可在档案馆网页上查询。第二步， 2003 年实现近 10 年的馆藏档案文件级目录网上查询。并且 2003 年提前实现了全校档案工作在网上立卷。第三步， 2004 年末实现馆藏全部档案文件级著录和网上查询。向数字化档案馆迈出了可喜的一步。“十一五”期间，档案馆工作要按照学校“十一五”发展规划的要求 ： “以邓小平理论和‘三个代表‘重要思想为指导，用科学发展观统领学校工作全局，坚持为基础教育服务、为经济社会发展服务的办学方向，坚持教育创新，按照‘走强校之路，走特色之路，走开放之路‘的发展思路，稳定学校发展规模，完善本科教育教学，形成研究生培养模式，加强自主创新能力，提升科学研究水平，拓展学科建设领域，加大队伍建设力度，广泛开展与社会和国内外高校的合作与交流，努力构建和谐校园，逐步建成‘国内一流国际知名的研究型综合性师范大学‘的基本框架”。 档案管理工作要以创新求发展，以发展促服务。坚持以“管理”为基础，以“服务”为方向。坚持依法治档、科技兴档。依法实现学校档案集中统一管理的同时，依靠现代化手段加快档案信息化建设 ，加大档案工作为教学、科研、管理和师生员工服务的力度。以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的高度责任感，为学校建设和发展提供一流的现代化档案资料信息和服务，建立完善适应我校发展需要的档案管理体系。▲工作目标根据学校的“国内一流国际上有一定影响的研究型综合性师范大学”建设总目标，实现档案工作与学校需要相适应，与学校发展同步，进一步完善档案工作的行政管理职能，实现和强化档案馆依法集中统一管理学校档案，全方位提高档案信息化服务的功能。经过 5 年的建设，在全面加强档案资源建设的同时，坚持以人为本，服务大局、服务社会、服务师生。通过公开现行文件提供利用，促进校务信息公开。采用先进的管理理念及技术，对文件、档案资源实行科学管理，建立档案信息数据库，使档案馆真正成为学校档案信息服务中心。努力实现档案管理的现代化，通过文档一体化和加速档案数字化、利用网络化进程，实现历史档案与未来档案的连接，实现传统管理模式向现代化管理模式的跨越。以数字化档案馆为新的发展目标，适应信息社会对档案工作的必然要求，推动档案事业的可持续发展。经过 5 年的建设，全面实现现代化管理，使档案馆在馆藏规模、业务建设、人员素质、档案利用、服务水平等各方面进入全国高校档案馆先进行列，达到国家一级档案馆标准；人事档案升级工作顺利通过，达到国家级标准；全校性档案信息一体化的格局形成，实现档案网上立卷、目录查询及文档查询，实现数字化档案馆。▲工作职责学校档案馆属综合管理机构，它既是学校档案工作的行政管理部门，又是学校永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构及信息资料中心。履行学校档案事业行政管理和档案保管利用两种职能。承担着对全校档案工作的统一规划，全面的业务管理、协调和指导，负责全校档案的接收、保管、保护、鉴定、转发、销毁、统计、开发和利用，对外承担着《档案法》规定“三十年向社会开放”的任务。具体工作内容如下：1. 负责全校综合档案（包含党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、外事、出版、财会、声像、物业、名人、教师业务档案）及教职工人事档案的审核、收集、整理、保管和利用工作； 2. 负责研究生、本科生的新生档案的接收、保管利用和毕业生档案的转发工作；3. 负责校史、年鉴、人物档案的编辑工作。▲工作任务1. 贯彻执行国家关于档案工作的法律、政策和规定， 规划全校档案工作，制订学校档案工作的规章制度，负责监督、指导、检查执行情况。2. 我校的档案网络立卷系统已经运行良好，要进一步加强对电子文档归档的业务指导，保证学校电子档案的完整和安全。保障进馆档案的规范与完整，指导和协助各学院、各单位做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作。3. 利用档案网络管理软件，搭建档案管理信息系统平台，积极开发档案信息资源，加快馆藏档案数字化工作，利用高速扫描仪进行档案全文数字化处理， 5 年内通过“文档一体化”和“馆藏数字化”积累的数字档案进行开放鉴定和上网，在学校办公网内实行授权网上利用数字档案的服务，在保证安全和强化保密鉴定的条件下尽可能多的为全校师生提供档案共享信息，建成师大数字化档案馆。4. 完善档案局域网建设。结合档案信息化建设工作和档案馆工作的实际，完成档案馆网站的升级工作。并在馆内增设一套局域网，便于本馆信息化工作。5. 保守档案机密，确保档案安全 , 维护档案的完整、准确、系统，做好档案的保护工作，最大限度地延长档案寿命。正确处理档案利用与保密的关系，把好档案利用关，严格遵守档案开放利用的有关规章制度，严格执行国家《保密法》。坚决杜绝档案泄密或被窃密事件的发生。6. 广泛开展档案宣传工作，增强全校教职工、学生的档案意识。培训全校专、兼职档案工作人员，并对所属部门档案工作进行评比、检查、评估。7. 开展档案学术研究和交流活动。▲人员编制档案干部队伍建设，通过优化结构，选留专业人员，竞争上岗，提高专业人员的政治素质，专业知识，现代化技术，业务能力，创新意识等综合素质。着力解决好队伍中存在的年龄结构、专业结构、学历结构、职称结构不合理等现象，使之逐步趋于合理。“十一五”期间，档案馆人数至少由现在的编制 13 人增加到 16 人。▲内部机构全校档案工作网络，以档案馆为中心，辐射全校所有学院和单位。形成全校档案工作的网络体系。根据工作需要，下设若干个档案分室，实行二级管理。按照档案馆的任务和建设目标，档案馆内部机构在现有基础上，再增加 2 个科（室），科室由现在的 3 个增加到 5 个。设置如下：收集指导部、人事档案部、技术服务部、编研室、办公室。▲ 档案经费档案经费单独立项，列入学校财务预算。经过认真核算，每年学校应下拨档案业务经费（不含设备费）为 25 万元为宜，并逐年递增。以保证各项工作的正常运行。各学院各单位对用于保存本单位归档文件所需档案装具等设施的经费，由本单位经费中予以支付。▲档案用房学校为档案馆提供符合档案管理要求的档案用房。做到办公、 阅览、库房三分开。档案用房应充分考虑学校发展的规模、馆藏档案大量增加的状况，不断改善条件，逐步增加档案馆的用房面积，以适应现代化管理的需要。存放声像等特殊载体档案，要设有专门库房并配置自动报警、自动消防和恒温、恒湿等设施。▲档案设备学校有计划地为档案馆配备计算机、复印机、录音录像、缩微等办公自动化设备，为尽快实现学校档案文档一体化和数字化档案馆新的发展目标提供技术和物资支持。

谈数字档案馆与传统档案馆的区别和联系

　　一、数字档案馆与传统档案馆的区别
　　（一）档案人员素质方面
　　结合档案人员的知识结构来说，由于每一个档案人员的文化程度不同，其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中，档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识，虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求，但实际的操作能力较差。而相反的，数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识，还要对计算机能够熟练的使用，并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次，随着时代的发展与进步，需要涉及的边缘学科越来越多，这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设，以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看，传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌，也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
　　（二）档案服务方面
　　在传统的档案馆管理工作中，一切都是以档案馆为中心，用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找，直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而，在现代数字档案馆中，所有的服务活动都是围绕着用户而开展的，一切都是将用户作为中心点出发，在大量的档案信息资源中，数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源，解决用户的实际需求。因此，数字档案馆是以用户需求为主要建设目标，以此来吸引更多的用户，逐步提高档案信息资源的利用率，使其能够充分发挥自身的重要价值。
　　（三）档案的安全保护方面
　　传统档案馆在安全管理方面，主要是对档案实体进行保护，具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式，其是与档案内容相互分离的，数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时，也对档案信息能容进行了加密，以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且，数字档案馆建立了完善的安全防护系统，充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势，大大提高了档案管理工作效率，也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
　　（四）馆藏方面
　　21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏（传统的纸张、磁介质档案）和虚拟馆藏（存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库）两部分组成。实物馆藏经过数字化后，被全文存贮在本馆，转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献，还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中，而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引，丰富了自己的馆藏，以便于利用者的网上检索。
　　二、数字档案馆与传统档案馆的联系
　　（一）数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
　　传统档案馆在自身发展过程中，面对新生事物、新兴科技的挑战，出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面：（1）档案实体的增多及新型载体档案的增加，如电子文件的管理、检索、利用；（2）非纸质载体档案（如录像、录音等档案）的管理、检索、利用；（3）人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题，它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己，从最初的馆藏资源数字化利用服务，到网络化查询检索，到最终实现数字档案馆。
　　（二）二者始终是信息传递的中间角色
　　可以说，无论是信息技术多么迅速的发展，还是网路结构如此复杂化，档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色，主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中，档案馆并不是信息的生产地，其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息，并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此，它采集了海量的档案信息资源，以此来为用户提供更优质的服务，所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致，都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是，数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善，确保档案效益得到充分的发挥。
　　（三）数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
　　存在于虚拟的网络空间，脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用，不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵，它是数字档案馆的镇馆之宝，即使以数字化方式存在，它的实体也会得到妥善保管。
　　三、结束语
　　无论是传统档案馆，还是数字档案馆，都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此，我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆，从而促使它们和谐统一的发展，继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。

已是数字档案馆，在此建一个规范的智慧档案馆需投入多少?如何预算？

档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制 （一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。

数字档案馆与数字图书馆的异同

数字档案馆与数字图书馆的区别主要在于两个方面：一
是数字档案馆对于数字档案的真实性和原始性的维护是至关重要的，而几乎不存在版权问题；而数字图书馆则相反；二
是数字档案馆的信息提供利用受时效与密级的限制，如档案馆一些内容是不能公开的，数字档案馆将必须分内部网和外部网两个部分，如正在建设中的深圳数字化档案馆就是如此，单位和个人可以根据授权限度免费查阅网页所提供的档案信息；而相比之下，数字图书馆则没有时效
与密级的限制，开放利用比较自由。

数字化档案馆与电子文件档案馆的区别

数字化档案馆是指对一些纸质档案进行数字化，使其的存储载体发生变化，由纸质的档案变为数字档案；而电子文件档案馆则是指这些文件的形成初期就是以电子的形式存在的，没有纸质实体，其以后的利用和归档都是电子形式，直接进行数字化操作。

如何建立数字化校园

数字化校园建设的内容
（一）教学方式数字化
我们要认识到教学方式数字化并非是对传统教学方式的排斥，而是对传统教学方式直到强有力的辅助作用。在数字化校园中，教师应该更新教育观念，改革教学模式，以网络为工具，以学生为中心，努力营造独立思考、百花争鸣的网络学习氛围。要根据师生实际情况，按照以用为主的原则，建设适合学校教学需要的校园网络环境，做好软、硬件的系统设计，使学校数字化教学成为学生课堂内外学习的有效手段。现代教育技术的发展、教学模式的革新、素质教育的实施、人们教育观念的更新及网络环境的普及，这一切都为学校教学方式数字化提供了有利的条件，也便利教学方式数字化成为必然。
（二）管理系统数字化
学校要运用有效的管理机制为校园网正常、高效地运行提供保障。“三分技术、七分管理”，校园网必须由专业的队伍和管理制度保证才能正常运行。数字校园的建设是一个长期、持续、动态的建设过程，管理必须和建设同步发展。
1．完善办公及教学管理系统
在学籍管理中，使用先进的学籍管理系统；学校档案管理采用数字化管理；办公信息也实现了无纸化。当学生的试卷批改完毕，改变原先的手工记录，而是由教师通过计算机入录分数，然后通过网络传到网络中心，最后经过汇总进入教务处的数据库，查询方便，极大的提高了工作效率。当校内所有的信息，都以数字化形式出现，那么管理的高效率将令我们受益非浅。
2.使用校园一卡通推进学校信息化管理
所谓“一卡通”即在学校内，凡有现金、票证或需要识别身份的场合均采用卡来完成。此种管理模式代替了传统的消费管理模式，为学校管理带来了高效、方便与安全。
建立先进的信息管理系统是实现教育现代化的必由之路，而智能卡技术的推广运用，则是推进学校信息化管理的重要举措之一。校园智能卡可供学生用于校园内部处理杂务，购买食品、饮料、书本，借阅图书，查资料，打电话等。学生只需在相关银行开设帐户并存入金额，即可启用其电子钱包功能，可反复充值，也可在银行提款机提取现款，真正意义地实现“一卡在手，走遍校园”。
这将为师生提供极大的方便，而且通过管理软件分析提供的数据也为领导层的决策提供了可靠的依据。
校园一卡通的应用范围主要有如下几个方面：
(1)银行借记卡：ATM机提取现金、圈存机上圈存、银行的特约商户消费；
(2)身份识别：考勤登记、图书馆、上机操作；
(3)电信业务：打电话、电话卡充值；
(4)学生管理：注册、注销、报道、成绩管理；
(5)交费：学费、住宿费、其它费用、上机、医疗、设备领用；
(6)用餐：食堂；
(7)购物：零售商店、书籍；
数字化校园建设应注意的问题
（一）要从实际出发，理清建设思路
数字校园的建设既不能贪大求洋，造成资源浪费，也不能没有余量，缺乏眼光。要根据数字校园的层次来理清学校信息化建设的思路，制定学校信息化建设的发展规划，确定学校信息化建设的步伐；要从学校全局的高度来分析，理清学校的信息流、资金流和物流之间的关系，界定各部门之间的联系；要建立统一的信息标准和应用支撑平台，在此基础上集成、开发校内的应用系统，形成一个有机集成的系统，要分段实施建设项目，包括硬件基础设施、采用支撑系统、URP公共平台、URP应用和URP门户。其次还要实现数字校园深层次的增值服务。
（二）软件建设与硬件建设同步
软件建设包括观念的更新和资源库的建设。软件建设是教育教学的行为体现，完成教学资源的调度，为学习者创设学习情景，提供学习服务，为教师提供方便的教学环境和引导环境，为管理者提供高效的管理环境适于不同的需求，软件建设应涵盖传统意义上的管理信息系统、办公自动化系统、网上教学系统等，如基于web的公共信息发布系统和电子公文流转系统、教育信息管理系统、开放资源管理系统、基于用户的网络和桌面管理系统、电子身份认证系统等。硬件基础上去了，如果资源库建设跟不上，如数字图书馆建设，管理用基础数据库建设不完善，教学资源库中的多媒体素材库、课件库、题库、案例库等若干个教学常用的数据库不丰富，则会造成“有路无车”的状况。那么再好的整体规划也无法落实。
（三）要十分重视网络安全
不安全的网络不如没有网络。校园网络是数字校园的基础，各种针对网络安全的威胁都将影响到学校工作的正常运行，必须切实做好网络的各项安全防护工作。做好关键设备的热备份和冷备份，防止数据丢失、破坏，确保数据安全。要加强安全审计，进行入侵监测，采用容灾系统，成立安全紧急问题处理小组。
（四）完善相关制度建设
完善的校园信息化建设管理制度，包括对师生进行信息化技术运用强化培训，对教师积极进行课程信息化改革的鼓励措施，信息与网络安全管理的办法，以及用户合理使用网络信息资源，改善网络运行条件和环境的各项制度。
（五）要有知识产权意识
在加强数字知识产权保护的同时，要遵守国家的法律、法规，不能做出侵权等危害社会的事情。