数字档案馆推广方案_数字档案馆推广方案策划

数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。

档案数字化的集团企业数字档案馆解决方案

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。利用当前最先进的标准规范、信息技术，推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。 应用系统由基础应用平台、业务应用平台、信息服务平台、系统管理与维护、接口等五个部分组成： 基础应用平台为系统功能提供基础性的应用服务，如工作流引擎、OCR服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎等等。 业务应用平台为档案管理机构提供档案管理的平台，包括档案工作管理、档案收集整编、档案管理、档案保管、开发利用等业务。 信息服务平台为档案利用者提供信息服务的平台，包括档案网站、多种档案查询模式、图书资料信息的查询、电子文件浏览等。 系统设置与维护实现系统设置、业务建模两大主要功能。系统设置主要用于配置系统运行环境的参数，包括服务器集群、存储系统（支持分布式和集中式）、基础应用层各应用参数的配置等。业务建模系统主要包括全宗群、档案门类、管理目录树、分类表、元数据、报表、表单等各基础数据结构的定义。 接口接口包括了两个部分，一部分是本系统与其它系统集成的接口，一般包括了与OA系统等系统的集成接口；另一个接口是指系统提供二次开发的接口，系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包。

基于知识管理下的数字档案馆信息服务构建

数字档案馆建设环境下不仅要加强馆藏实体档案的数字化，更要注重提升档案信息服务的深度，本文介绍了基于知识管理的数字档案馆信息服务的特点，分析了其服务类型与模式，最后提出了基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略。

一、基于知识管理的数字档案馆信息服务特点

（1）“以人为本”，以服务用户为中心知识服务是满足用户知识需求的信息活动,要以用户为中心,以满足用户的知识需求为追求是知识服务的根本原则。数字档案馆的一切服务要以用户为中心,以满足用户的知识需求为出发点,根据用户实际需求搜集选择各种档案信息,为用户的档案信息需求提供索引指南。因此，数字档案馆知识服务一切都要以用户为核心，制定相关的制度和服务策略。

(2)注重发现“档案隐性知识”，提升档案潜在价值数字环境下用户所需信息中所隐含的潜在知识内容对档案知识服务来说是非常重要的，通过分析用户提出的问题,再根据集成现有或历史数据发现并找出有价值的档案信息,对这类信息进行分类、组织与加工,分析各类信息内容结构间隐含的知识链,最终找到与用户需求相吻合的档案信息,并对外提供利用。

(3)以“服务创新”为根本目标知识创新是数字档案馆服务的潜在动力,因此数字档案馆知识服务的本质特征就是创新。这一方面需要根据用户需求,不断收集提供相关档案信息,在解决问题的过程中,不断发现新知识；另一方面,档案工作人员对知识进行加工整理、分类与重组,使得这些档案信息变得更加有条理性、针对性，进而使用新方法新方式将这些档案信息对外提供利用。

(4)强调“服务内容个性化”传统的档案服务模式太过单一，无法解决利用者的实际要求或深层次的档案信息需求，而基于知识的服务则以用户角度出发,根据用户的实际需求为其提供一对一的实际问题的解决途径。

(5)基于档案资源的“综合集成”数字档案馆背景下的知识服务是要将各类资源(硬件资源、人力资源、信息资源和技术资源)有机结合起来,发挥数字档案馆在人力和智力、信息与技术等资源方面的整合优势。“综合集成”的档案资源将基于开放式的对外服务模式,并提供多元化的知识服务。

二、基于知识管理的数字档案馆服务类型与模式

数字档案馆资源利用服务方式是多元化的，主要包括基于门户网站的档案服务利用方式，基于档案信息发布利用平台的自助式方式，基于现代通讯手段的档案信息咨询服务方式，基于电子阅览室和传统查阅室的本地服务方式等等。

1、高校基于知识管理的.档案信息资源服务方式可以归纳为以下几类：

（1）条件性、自助式服务高校存在的最普通的档案查询服务。用户可以依据自己的不同权限查询本单位历年归档的档案，还能查询开放的数字化档案信息全文。实现广大教师员工足不出户就可以查阅到开放档案目录及数字化扫描全文。同时还提供在线预约、电话、电子邮件等条件性的档案服务。

（2）及时性、浏览式服务针对广大一般不了解馆藏，但又有利用需要的普通用户。根据用户需求，按档案专题分类，进行自动化组织，形成专题汇编等深层次的档案信息产品。通过网站等多样化形式的展示，比如很多高校在档案网站上设有毕业照、专题汇编、干部任免、教学奖、管理奖、科研奖等专题栏目。

（3）科研性、推送式服务对档案查询有一定要求的学校科研人员。档案工作人员通过编研陈展平台，组织用户感兴趣的档案信息，按照专题深层次研究为基础，挖掘馆藏相关信息，提供深层次的档案信息，例如档案网站推出的专题汇编服务。

（4）涉民档案服务主要针对广大学生群体。历届毕业生可通过档案网站提交学位学历认证的申请，上传相关的证件，并经审核通过后予以办理，大大方便了用户。

（5）陈展性档案服务陈展性服务是以档案数字化成果为基础，围绕大学文化建设等学校中心工作，利用丰富的档案信息资源，以专题展览形式，举办主题明确的网上展览，开展宣传教育工作。

2、基于知识管理的数字档案馆服务模式

（1）档案信息整合服务模式随着数字档案馆信息共享程度的不断提高,各类档案信息资源汇集起来数量惊人，不同形式的数字档案资源库也应运而生。档案利用者获取档案信息的方式增多,导致信息过量无法正常选择，这就要求数字档案馆必须向广大用户提供集成化的档案信息资源,按来源将这些信息进行分类并有序整合,将不同类型的档案信息归纳为一个有机整体,再向广大利用者提供一站式服务。

（2）档案信息增值服务模式数字档案馆环境下形成了巨大的信息体系，为了使得档案用户体验到无差别的信息服务,档案工作人员需对海量的信息进行筛选,生成有一定价值的全新档案信息资源,使得档案用户获得具有一定知识含量的信息产品，从而实现对档案信息的增值。

（3）自助式服务模式这是一种以用户为主体的服务,用户根据自身的需要,通过点击档案馆的网站来寻找自己所需相关档案信息。这种模式需要用户具有一定的档案基本常识及自我服务的能力。

（4）个性化服务模式又称为定制服务，是一种以用户为中心，根据用户需求量身定做的服务模式，它以用户满意为根本出发点，提供主动服务，通过研究用户的行为和习惯，与用户进行双向交流，从而设计出用户期望的个性化服务模型，主动提供满足用户的特色服务，最终实现用户全方位的信息需求。

三、基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略

1、建立“主动交互式”服务模式

知识服务最重要原则的就是根据不同的用户，提供不同的服务，高校档案馆要按照层次划分用户类型，再根据不同的用户提供不同的服务。例如：(1)普通档案用户，是档案信息服务中的一般用户,档案知识层次不高,所进行的档案信息利用基本是查阅纸质的、直观性的档案信息。(2)科研型档案用户，一般指高校的科研人员或承担科研的教学人员。他们的利用目的是为了科研或教学，目标性很强,一般是围绕某个科研主题或教学内容查询档案信息。(3)业务型档案用户，一般指归档的各个部门,他们主要是为了复印档案原件来满足日常工作上的需求。(4)社会档案用户,往往是高校历届毕业生，他们的利用目的是为了工作需求而开具毕业证明，成绩翻译等。

2、构建并丰富档案信息资源库

档案信息的知识管理要注重档案信息资源的收集,内容丰富的的信息资源库是知识服务的源泉。数字档案馆要为社会提供深层次的档案信息服务,就必须构建内容丰富的档案信息资源库。例如各类档案目录级信息库、多媒体档案资源库、名人档案信息库、论文系统信息库等。

3、健全档案信息服务法律法规

档案信息环境安全的几个关键点包括:档案信息录入安全、档案信息存储安全、档案信息传递环境安全,因此要针对不同的环节制定不同的安全制度。例如，针对档案数字化扫描和档案信息网站等制定的一系列制度：①《数字档案馆电子文件元数据实施要则》；②《档案馆馆藏纸质档案数字化技术规范》；③《数字档案馆档案信息著录与标引规则》；④《档案馆计算机网络安全及病毒防治手册》；⑤《档案馆门户网站管理暂行办法》等。

4、加大档案人力资源开发力度

人才是知识服务体系的重要因素,知识服务的创新能力取决于人才的创新意识，做好档案专业人才的引进、培养工作是提高档案信息服务的关键。档案人员要有计划地参加各类信息技术及网络技术培训，使得档案工作人员既懂得档案管理知识，又掌握计算机技术、网络技术等知识。可以根据实际情况有步骤、有计划的引进既懂档案管理知识又懂计算机技术的复合型人才，从而为提高档案信息服务能力添砖加瓦。

5、建立档案知识共享平台

知识管理的最终目标是实现知识共享和创新,档案信息只有在利用与共享过程中才体现其社会价值。档案信息服务的意义就是为广大利用者的信息需求创造有利条件,实现档案信息资源的共享。因此，要加强对档案隐性知识的开发、管理和利用,创造能够使隐性知识与显性知识产生互动的机制和平台，构建数字档案馆内部共享的知识库和信息交流平台,将隐性知识显性化,并转换为服务产品。

6、建立档案信息服务评价体系

为保证档案信息服务工作的高效开展,数字档案馆需要经常对整个服务体系进行综合评价。为此，需构建档案信息服务反馈平台,通过此平台档案用户可以在结束服务前对本次服务进行打分或留言（类似银行办理业务的评价服务）,并定期对档案用户进行问卷调查以获得更为详细的反馈信息。档案管理人员在分析反馈信息的同时找出工作中的缺陷及问题,用以改进信息服务方式。

数字铀矿地质档案馆建设方案初探

曹泽欣　郭安北　朱虹　王鹏

（核工业航测遥感中心档案馆　石家庄　050002）

摘要　本文从铀矿地质档案工作存在的问题出发，提出了解决问题的方案，阐述了技术路线，论述了方案所设计的关键技术。最后，就数据的组织、总体框架、模块功能设计、结构模式、信息安全保障等方面对数字铀矿地质档案馆建设方案进行了探讨。

关键词　数字铀矿地质档案馆　地理信息系统　方案

1 前言

1.1 铀矿地质档案工作存在的问题

铀矿地质工作开展五十余年来，积累了海量的地质档案资料。这些数据是铀矿地学空间信息的重要组成部分，具有很好的开发应用潜力。随着“数字地球”与“数字国土”工作的不断深入，空间信息的开发与共享得到高度的重视。与此同时，利用3S技术对科技成果进行管理的热潮正在兴起。传统的管理、服务方式已经不能满足现今工作的需求，尤其在信息的快速存取、管理和服务等方面都面临着新的挑战。

铀矿地质档案管理存在的主要问题有：

（1）相对其他地质行业，数字档案建设起步较晚；

（2）基础数据建、入库率低；

（3）地质档案管理方式老化：主要还是以人工方式为主，图形和属性数据管理分割；

（4）地质档案服务层次较低：服务处在低级阶段，检索工具简单（目录级），查询时间长、查准率和查全率不高，地质档案的复制、年终报表统计仍然以手工为主。

1.2 解决问题的方案

随着计算机技术的发展，特别是数据库、GIS技术的发展，为数字铀矿地质档案馆的建立提供了可能。GIS作为空间信息管理、服务系统，是进行铀矿地质档案管理、服务的最佳途径。基于MAPGIS的数据中心集成开发技术，建立MAPGIS的数字铀矿地质档案馆可解决铀矿地质档案实际工作面临问题，实现铀矿地质档案管理现代化、馆藏机构标准化、地质资料管理数字化、资料服务网络化。

2 技术路线

（1）应用MAPGIS数据中心架构，结合铀矿地质档案的特点，建立具备海量空间数据管理能力的数字铀矿地质档案馆框架。

（2）应用MAPGIS-IMS，采用Web Service技术，建立基于Web服务的档案发布管理、综合查询、档案利用、符合OGC标准的数据服务的模型，实现空间数据资源的集成共享。

（3）应用国内权威的电子签章技术，为系统提供电子签章功能，满足档案管理日常办公的电子批文需求，提高系统的安全性。

（4）利用MAPGIS空间数据引擎和SQL Server等商用数据库管理系统，提供海量空间数据管理解决方案。

3 方案涉及的关键技术

3.1 海量空间数据管理、服务技术

铀矿地质档案资料中，地形图、地质图、专题地质图件等空间数据占相当大的比重。因此，数字铀矿地质档案建设方案中海量空间数据的管理、服务成为技术关键点。要实现海量空间数据管理、服务的能力，应解决实现海量空间数据的管理、存储，空间数据的查询、检索等功能。数字铀矿地质档案馆建设方案基于MAPGIS平台，通过MAPGIS强大的空间数据管理能力和大型商用数据库管理系统的数据管理能力的结合，解决海量空间数据管理、存储、服务等问题。MAPGIS的空间数据引擎负责数据库的空间数据存取管理，商用数据库管理系统负责空间数据的存储管理。

3.2 面向服务的系统架构技术

数字铀矿地质档案馆建设方案可采用面向服务的系统架构技术，设计灵活的系统框架。系统功能通过组件、模块来搭建，形成有机的整体。这样可使建设方案更为健全，易于维护，同时，给以后的扩展、与其他方案的集成提供了充分的空间。

3.3 Web Service技术

数字铀矿地质档案馆方案将基于Web Service技术，结合MAPGIS平台对OGC标准的支持，提供标准的数据服务接口，开发瘦客户、基于浏览器的方案功能模块，用于数据管理、服务和发布。

3.4 电子签章技术

数字铀矿地质档案馆建设方案采用嵌入式中间件方式，应用电子签章技术，确保系统的安全性，减少重复劳动，方便各个环节的审核、批复、签字；追踪监控复制电子数据的流向。

4 数字铀矿档案馆建设的方案

数字铀矿档案馆建设要坚持以科学发展观统领全局，以核工业地质局的“‘十二五’发展规划纲要（草案）”为指导，坚持统一部署，分步实施，突出重点，集中维护；合理配置资源，面向管理、服务，利用现代信息技术，建立符合铀矿地质特点的数字档案馆方案，实现跨越式发展和管理方式的根本转变，使铀矿地质档案管理和国际接轨，管理、服务上升到一个新台阶。

4.1 数据的组织

核工业地质资料数据主要为成果地质资料，具体包括地质档案数据、图形数据（空间数据）。

（1）空间数据组织形式。对于空间数据，可以利用MAPGIS平台构建空间数据库，根据空间数据的具体分类情况进行组织，构成相应的树形数据目录结构。一般情况下，一个档案号构成一个空间数据库，每个数据库包含多个要素数据集；一个数据集相对应于一幅图件，而构成图件的多个专题要素图层构成，有序地存储在数据集中。

（2）地质档案数据组织形式。地质档案可分为地质、物探、化探、遥感、科研等类型，档案由正文、附图、附表及附件4部分内容构成。一般情况下，一个档案包括一篇正文、多个附图文件、多个附表、附件若干。对于地质档案的组织，可以在分类基础上进行，通过关键字段将档案的各部分内容紧密关联在一起。

4.2 总体框架

数字铀矿地质档案馆是一个以MAPGIS、网络、数据库等先进技术为基础，主要提供地质档案资料数据管理、资料借阅管理、日常管理以及综合信息查询功能的集成化多层结构系统。总体框架如图1示。

图1 总体框架

4.3 模块功能设计

数字铀矿地质档案馆是一个管理铀矿地质档案资料的集成化数据管理平台，主要包括数据管理、综合查询、信息发布、利用管理、系统维护等五大模块（图2）。

图2 模块功能组成

4.4 结构模式

数字铀矿地质档案馆采用大型数据库和成熟的GIS平台、C/S和B/S共同存在的混合结构模式进行搭建（图3）。

地质档案数据管理部分为C/S模式，主要供管理人员对数据进行维护管理，部署在专门的数据管理部门。

其他模块基于B/S模式，部署在档案馆电子阅览室，通过浏览器查询地质档案数据；数字铀矿地质档案馆、主管领导、外部分支机构之间相关的日常工作处理事务通过专网连接。

图3 结构模式

4.5 信息安全保障

信息安全技术体系由一系列硬件、网络、软件系统方面的安全策略组成。

（1）硬件资源的安全策略

硬件资源的安全策略主要针对数字化铀矿地质档案馆中所涉及的硬件实体的安全防护，包括：机房的安全保障、主机设备的安全、涉密设备的安全，采用独立、安全的管理模式等。

（2）网络方面的安全策略

确保网络方面的安全，做好内部网络规划，建立合理的网络结构，确保网络畅通，避免因网络阻塞或中断，导致业务受影响。如有必要，建立专网连接，提高网络数据传输的安全性。

（3）系统及数据方面的安全策略

系统及数据方面的安全策略可从以下几个方面考虑：

①电子签章，②授权管理，③身份鉴别与认证，④数据自身安全，⑤病毒防范。

5 结语

数字铀矿地质档案馆建设是一项较为复杂的系统工程，它涉及铀矿地质资料的分类、组织、采集、存储、管理、服务等全过程。设计建设方案时，应充分利用网络、GIS和数据库技术，结合铀矿地质资料的具体特点，优化地质档案数据组织、管理，提供地质档案的高效服务，研制起点高、易操作、功能强，切实可行的数据集成共享平台，实现铀矿地质档案资料的数字管理、服务，最大限度地方便数据管理人员和用户的利用，真正发挥铀矿地质资料社会效益和经验效益，使铀矿地质档案管理和国际接轨，管理、服务上升到一个新台阶。

档案业务提升年活动实施方案

为了确保事情或工作能无误进行，常常需要提前进行细致的方案准备工作，方案一般包括指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。那么我们该怎么去写方案呢？以下是我帮大家整理的档案业务提升年活动实施方案，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

市档案馆作为国家一级档案馆，不断完善各项档案业务工作的管理机制和制度体系，通过一系列有效举措，使档案馆基本功能得到了全面增强。在此基础上，为适应当前馆藏档案数量与种类扩充、社会各界档案利用需求增长、档案安全保管和信息化技术提升的新形势新要求，努力打造“开放程度高、现代意识浓、基础业务强、社会形象佳”的一流档案馆，局党组决定从今年起在全局（馆）开展“档案业务提升年”活动，以进一步夯实档案基础业务，培养一支“技能全面、专业精通”的高素质档案专业人才队伍，实现无锡档案事业发展处于领先水平的目标。现制定如下实施方案：

一、提升档案管理基础水平

1、严格库房管理制度。对照国家一级档案馆库房管理标准，全面落实“十防”技术要求，重点做好库房温湿度记录和控制，落实各类档案进出库的安全责任制，今年内全面完成库检工作。（责任部门：保管利用处）

2、建立准确的各类档案基础台帐。档案基础台帐数据应覆盖市档案馆、机关档案管理中心、民族工商业档案馆。20xx年内，市档案馆内部的基础台帐要严格对照国家一级档案馆复查标准，对建立的各类台帐进行全面自查，对数据不齐全、不准确的内容进行补充和完善，精确统计所有馆藏档案的卷数、件数、排架长度以及音频、视频、照片、实物、征集（含捐赠）、寄存的总量和基本明细。（责任部门：保管利用处、机关档案管理处、民族工商业档案馆）

3、按照解密开放要求落实档案的鉴定、划控。年内完成1983年前馆藏档案的解密、鉴定和划控，明确新的保管期限和开放程度，并分若干批次向社会公布开放。（责任部门：保管利用处、民族工商业档案馆）

4、两年内完成馆藏档案的整理、整改。组织人员对不符合要求的进馆档案和馆藏部分不符合规范要求的档案进行整理和整改。对上架的卷皮破损、影响外观的档案，统一定制盒套，重新换装并贴标签、填写案卷封面，20xx年底前全部完成。20xx年内完成对全引目录、卷内文件目录和全宗卷等档案检索工具的整理。（责任部门：保管利用处、民族工商业档案馆）

5、合理调整和设置全宗编号。对全宗编号体系进行梳理，明确市民族工商业档案馆的全宗编号设置，并对市档案馆馆藏中部分企业单位的全宗号进行必要调整，20xx年底前完成。（责任部门：保管利用处、民族工商业档案馆）

6、实现馆藏档案电子目录全覆盖。对尚未形成电子目录的馆藏档案，组织人员进行输目，20xx年底前实现馆藏档案（不含公证档案）电子目录全覆盖。（责任部门：保管利用处、信息处）

二、提升档案资源挖掘深度

7、全面梳理馆藏档案资源，摸清“家底”。由局领导带领各处室，对明清时期至社会主义改造完成期间的馆藏及征集、寄存档案、资料进行全面梳理，重点挖掘各历史时期有影响、有成就的事件、人物以及涉及政治、军事、经济、文化和社会等各方面具有历史价值的馆藏内容，形成图文并茂的详尽介绍。具体分工为：盛晓奇指导办公室，负责梳理挖掘“明清时期”档案资料；吴智文指导业务指导处，负责梳理挖掘“民国前期（1911—1937年）”档案资料，徐杰指导法规宣教处，负责梳理挖掘“抗战时期（1937—1945年）”档案资料；许学生指导征集编研处，负责梳理挖掘“民国后期（1946年至1949年9月30日）”档案资料；邵枫指导保管利用处，负责梳理挖掘“解放初期（1949年10月1日至1953年）”档案资料；徐俊文指导信息处，负责梳理挖掘“社会主义改造时期（1954—1957年）”档案资料。（责任人、责任部门：局领导、各处室）

三、提升档案学术研究水平

8、大力推进档案学术研究和成果编研。在全面梳理挖掘馆藏档案、资料的基础上，动员局（馆）全体人员投身档案学术研究，将深度编研等学术性任务落实到每个人，形成“人人动笔、通力合作”的浓厚学术研究氛围。20xx年底前，全局人员每人完成至少一篇学术论文，并将其中质量较高的论文汇编成册，同时积极向国家级、省级档案专业报刊投稿，提升无锡档案文化的传播面和影响力。

9、完成《常用档案业务法规文件大全》汇编。汇编国家、省、市各级近年来制定出台的档案法律法规和规范性业务指导文件，侧重收入档案基础业务方面的规定、规范，20xx年底前定稿、印发。

四、提升档案数字化应用水平

10、加快数字档案馆基础数据录入。信息处总体协调并提供技术保障，各处室按照分工，在无锡市数字档案馆的系统平台上，录入各项基础性数据，20xx年内完成。（责任部门：各处室）

11、全面应用数字档案馆系统。无锡市数字档案馆完成所有人员的`桌面安装和使用，实现数据采集、档案管理、服务利用、系统管理等四大功能模块正常运行。20xx年内完成数字档案室新系统的开发和安装使用，并建立一批数字化档案室示范点。依托数字档案馆系统平台，定期公布开放档案，推出档案在线检索、查阅功能，实现档案开放工作的数字化、常态化。（责任部门：各处室）

五、提升档案进馆计划性

12、确定新一轮进馆计划。由保管利用处牵头，按照20xx年进馆单位名单，于20xx年上半年制定完成新一轮（20xx—20xx年）进馆工作计划，明确进馆单位、接收年限和进馆档案数量，并统筹考虑市民中心各单位档案移交进馆数量。同时要根据计划，加强对进馆单位的档案业务指导和检查，提高规范度与合格率，确保进馆工作顺利、高效开展。（责任部门：保管利用处、业务指导处、机关档案管理处）

“档案业务提升年”活动的组织推进，要与本局（馆）20xx年度重点工作相结合，与国家一级档案馆复查迎检工作相结合，与档案专业人才队伍建设相结合。各处室要在分管领导的带领下，明确责任要求，将“档案业务提升年”活动作为20xx年度的工作主线，既要落实专人分工负责，又要注重处室内部和处室之间的协调配合，确保有措施、有成效，按时保质完成各项目标任务，实现全局（馆）档案业务的规范和提升，进一步健全档案工作“三个体系”，夯实档案馆基本功能，增强局（馆）全员的业务能力和工作积极性，保持国家一级档案馆应有的硬件和软件水平。

20xx年x月五日

如何建设基层数字档案室建设

近年来，随着电子信息技术的广泛应用和数字档案馆建设的蓬勃开展，基层数字档案室建设这个问题便提上了档案行政管理部门和基层单位的议事日程。基层数字档案室建设就是指机关企事业单位和社会组织综合运用计算机、信息网络等技术，对室藏档案进行数字化加工、信息化管理和网络化运用的工作工程。基层档案是同级国家档案馆的“基石”,基层档案的数字化又是同级国家档案馆数字化的“基础”。通过基层数字档案室的建设实践证明 ,这项工作既能有效保护纸质档案原件,又能为利用者提供快速准确便捷的查档服务,实现档案资源利用的最大化。
　　一、基层数字档案室建设的硬件、软件要求
　　（一）硬件要求。主要包括：用于对室藏纸质档案进行数字化加工的专门办公场地;用于信息系统数据存储、管理和应用系统运行的服务器；用于各类用户访问的终端设备、身份证读取器、打印机、复印机等输入、输出设备；用于纸质、照片等传统载体档案数字化加工的扫描仪、数码相机、数码摄像机等；用于数据备份和归档移交的光盘刻录机、磁带机等，确保数字档案的大量储存、查询、利用。
　　（二）软件要求。选购或根据自身情况开发与硬件配套的安全性高、稳定性好的主流操作系统；选择与单位档案信息管理实际标准相符的数据库管理系统；选择配套的扫描软件、图像处理软件等，实现档案资料管理系统与办公自动化系统的无缝衔接。
　　（三）数字化标准要求。依据国家档案局DA/T 46 -2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47 -2009 《版式电子文件长期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的电子文件封装规范》等相关标准进行科学化的整理加工和管理。
　　二、基层数字档案室建设过程中存在的问题
　　根据笔者所在部门的做法和对同级单位的了解，目前基层数字档案室建设，主要是采取业务外包的形式来进行的，还存在一些问题。
　　（一）认识不到位。基层单位建设数字档案室，毕竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的问题，比如内部机构之间的协作、经费的保障、数字信息技术的采用、相关专业人才的配备、安全保密保管等具体问题。因而，基层单位在建设数字档案室这个问题上，多数单位尤其是领导认为建设数字档案室不重要，是多此一举，只要保管保护好纸质档案就行了，没有必要浪费大量的人力、物力、财力；同时相当多的基层档案工作人员，因为自身年龄较大、对现代信息技术不甚了解等原因，积极性不高，认为是多余的，满足于传统的做法。
　　（二）经费成为拦路虎。基层单位在建设数字档案室的过程中面临最大的问题是经费有限，更愿意把有限的财力资源投向更重要的方面,导致档案数字化建设硬件投入的资金不足,致使基层档案数字化工作起步艰难。
　　（三）相关人才缺乏。在基层档案部门, 面对相对有限的档案室藏、相对固定的服务对象，传统的管理模式仍然管用、好用，这种根深蒂固的思维定式使得很多基层的档案工作人员不愿主动放弃传统的工作模式去探索数字化的工作方式，知识结构的更新速度也远赶不上数字档案室的建设速度。已开展数字化的基层档案室的档案工作也还停留在摸索阶段，掌握使用的只是简单的查询、登记、统计等技能，档案数字化的作用还没有充分发挥出来。
　　（四）安全、质量有隐患。目前，基层数字档案室建设的普遍做法是业务委托外包，这种方式简便省事。在实际工作中，却存在着较大的安全和质量隐患，尤其是安全隐患应引起档案行政管理部门和基层单位的高度重视。以外包为例，基层单位通过政府购买或招标形式与数字化加工企业签订档案数字化加工合同，虽然在委托加工的过程中会签订严格的安全、保密、质量协议，但在具体实际操作过程中，隐患并未就此消失，主要表现在一是数字化加工企业从业人员素质高低不同、流动性大带来的隐忧；二是基层业主单位对数字化加工监管不到位的隐忧；三是数字化工作企业和从业人员首先考虑的是经济利益，存在着重数量，数字化质量不高的隐忧。
　　（五）软件配套不完善。目前，在数字化加工工作中，基层部门感到比较困惑的是没有一套统一的软件，存在着选择性的纠结，担心将来数字化成果无法和同级国家档案馆对接的问题。希望档案行政管理部门能及时提供统一可行的软件。
　　三、基层数字档案室建设的对策
　　（一）从管理体制入手，建立协同机制。一是档案行政管理部门加大档案信息化工作的宣传力度，提高基层单位对档案数字化建设工作重要性的认识。二是基层单位要建立档案机构、信息技术中心、业务部门之间的协作机制，以部门协作来弥补档案机构人才的不足。三是加大人才建设力度，对相应人员进行定期培训，鼓励他们更新知识结构，与新形势下的数字化档案工作相适应，或引进人才为数字档案室建设提供人才保障。
　　（二）明确职责，规范制度，加强外包过程的监督和控制。建立并完善档案出入库、档案交接、外包人员出入等数字化加工现场管理制度，建立档案出入库表单、工作量表单等，强化工作职责，优化工作环境。在与委托外包单位签订保密协议之外还应建立严格的监督制度，采取有效措施，如在数字化加工场所安装摄像头、不定期进行安全巡查等，排除可能的安全隐患。
　　（三）积极争取加大经费投入。档案工作人员要大力宣传档案对民生、经济社会发展的重要作用，争取领导的重视、政策的倾斜和经费的投入。同时优先开展利用率高、涉及人民群众切身利益的档案的数字化，从小规模到大规模，有计划有重点地推进数字化档案室建设。
　　（四）加强档案数字化加工安全和质量的监控。一是做好案卷质量的检查工作，如案卷题名的拟写是否规范，记录案卷详细信息的档号、起止日期、页码、卷内文件的件数是否准确，发现错误要及时修正，为后期的录入做好周密细致的准备工作。二是把好档案信息著录的质量关，一方面要保证标准化作业，避免录入的随意性，另一方面要落实专人对照原始文件对录入的档案目录数据进行检查和不定期抽查，保证录入数据与原始档案的一致性和准确性。（作者单位　朱妍霖：四川省武都水利集团有限责任公司　王琳：绵阳市档案局）

浅谈城建档案利用的数字化管理

天津城建档案馆2000年开发完成《城建档案信息管理系统》，对档案的原始信息进行著录，系统建立十三类档案数据库，对各类档案进行三级著录，系统的著录功能打破了传统的分离式三级著录方式,以建筑工程项目为主线，采用层次著录法，保持工程项目、单项工程、案卷、文件之间的内在联系，在检索查询时通过工程名称、案卷、查询到文件级，并可直观地看到扫描后的文件和图纸原貌，全面准确揭示了档案的原始信息。
同时根据城建档案的特性，通过建立特色档案数据库，建立各类档案的关联，实现跨库查询的方式对特色档案、利用率高的档案进行信息加工。系统在查询功能上除了支持任意条件的快速查询、组合查询、模糊查询外，还突出了各类城建档案、多种载体档案互相的“关联技术，将建筑工程档案,建筑管理档案,建设用地档案,照片录像档案等各类城建档案通过一定的关联号,将其关联起来, 只要查询到其中的一类档案就能同时找出其他各类档案的所有信息。使之成为一个整体,达到“牵一发而动全身”,来满足社会各部门多层次对城建档案信息的综合需求。既提高了查询率,查准率,又为不同的利用者提供了综合信息。实现高效、快捷的服务。此外还通过强大的信息统计汇总功能，对城建档案信息可进行全方位统计。
此外我们还通过对档案信息的深度开发利用，编辑出版了《天津市城市历史地图集》《天津市城市建设大事记》《北运河、卫津河改造图册》等多项专题编研成果，为城市规划、建设提供了超前服务。实现档案信息处理的多元化。
3、服务方式的多元化
随着公众利用档案意识的增强，城建档案开放力度的加大，社会对城建档案需求呈多元化趋势，传统的档案利用服务模式面临新的挑战。到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式，随着信息时代的到来，将被改变。档案馆不在是简单的实体保管员，而应成为概念、知识的提供者。为了应对档案信息多元化的挑战，更好地满足社会公众的档案信息的需求，实现档案馆的社会功能，档案的利用模式必须进行变革。
一方面要优化传统的服务方式，传统的提供利用是提供档案的一份份原件，或是提供专题汇编，而专题汇编又是一份份文件的汇集:都属于实体性档案信息服务，而对文件的深加工作的很少，随着社会信息化程度的提高，这种服务的有效性和适应性便出现问题，新的服务方式要开展信息的深加工，提供信息资源的范围和载体要比以往广泛的多，，档案馆将从文献资料的收藏者和提供者，转变为信息产品的生产者、开发者和提供者，要主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，要利用城建声像档案的优势，用专主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。
另一方面在延续面对面的服务方式的同时，利用网络环境为我们提供的得天独厚的良好机遇，为社会提供优质服务的。努力实现不同服务方式之间的优势互补。网站“不仅能实现大量馆藏信息资源的的广泛共享，更加快速、深入、低成本地完成档案信息服务于社会的职能，而且可以直接迅速地获取反馈信息，准确掌握用户的需求，，提高服务质量，密切与社会公众的联系，提高自身的形象，”④2004年天津市城建档案馆网站正式开通，该网站具有管理功能强大，速度快，可扩充能力强等特点。可进行档案查询、信息发布、网上办公等，即将开通基于数据库的即时发布的在线查询系统，用于各类信息的实时发布，是一个突出本行业特点，高度互动的网站。是城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径，成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。
四、新的管理模式给城建档案工作带来的变化
1、观念的转变
新模式下，受到冲击的首先是我们的思想观念。“市场经济社会下，任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发，通过有效的履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境，与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，确立正确的指导思想，实现观念的转变，才能适应新形势下的城建档案管理模式。天津城建档案馆密切结合我市城市建设实际，积极探索城建档案管理新路子，提出了城建档案工作要从经济行政手段向依法管理转变，档案实体管理向信息管理转变，档案管理手段由手工向技术型转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念的转变，不断推进档案管理和服务工作的开展。
2、工作内容、目标的转变。
新的管理模式下，我们的工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应现代发展需求的数字城建档案馆。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的一项主要工作。2003年“天津数字城建档案馆”项目正式启动，项目对原有信息管理系统进行升级，提升了信息查询、数据存储等多项功能，开发了业务办公、行政办公自动化系统，建立了网站。实现了馆藏档案的信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化、办公自动化。通过馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用，满足社会各方面的利用需求。目前该项目被列入建设部信息化建设示范项目，我馆被列为天津市数字化档案馆示范单位。
3、人员需求的变化。
传统档案工作以纸张为工作对象，新模式下大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。人才匮乏成为新模式下档案馆面临的一个严峻的问题。
城建档案馆必须树立“以人为本”的观念，从对档案馆人员需求的多样性，和变化性出发，培养一只高素质人才队伍。才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。
多元化并行的模式是文件载体转换时期，必经的一个阶段，尽管目前全国数字城建档案馆建设发展迅速，但主要是针对纸质档案的数字化处理，真正接收、管理电子档案还都刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，传统的纸质档案管理因其固有的优势不会轻易退出历史舞台，多元化并行的管理模式也将在实践中不断完善发展。

已是数字档案馆，在此建一个规范的智慧档案馆需投入多少?如何预算？

档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制 （一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。

推进江苏数字地质资料档案馆建设

蒋洪明

(江苏省地质资料馆)

摘要 随着信息化的迅猛发展，社会经济发展已跨入了一个数字化的时代。江苏省地质资料馆馆藏地质资料数字化工作的全面完成，推进了全省数字地质资料馆的建设。这是现时发展的必然趋势，也是省馆建设的一项重要内容。本文主要阐述了江苏省地质资料馆为推动全省数字地质资料馆建设，开拓思路，创新理念，积极完善馆藏各项建设。同时，作者结合省馆工作实际，进一步阐述了数字地质资料馆建设的重要性以及必要性。

关键词 江苏省 地质资料 数字档案馆

1 数字地质资料档案馆建设基础

图文数字化地质资料是江苏省地质资料馆(以下简称省馆)建设数字地质资料档案馆的基础数据来源及必要条件。同时，它也是地质资料社会化网络服务的前提与基础。省馆根据国土资源部数字国土工程工作标准《SZ1999001—2000 图文地质资料扫描数字化规范》，历时十年多的时间，全面完成了馆藏6000多档地质资料档案的图文数字化工作。图文数字化所形成的海量电子地质资料信息，为全省数字地质资料档案馆建设提供了数据保障。它的产生与应用，不仅促进了地质资料信息化的服务利用，相应地也促使了与之相关的计算机技术、通信技术、网络技术和多媒体技术在地质资料档案中的广泛应用。

在信息化发展的前提过程中，地质资料档案管理人员已认识到数字化信息的重要性。因为数字地质资料档案馆的建设必须在信息化发展的前提下，才能产生一种全新的数字地质资料档案馆形态。数字地质资料馆的建设也就意味着需将馆藏传统载体档案数字化的地质资料信息、汇交接收的地质资料电子信息、整理加工后建立的各类地质资料数据库信息进行存储，通过网络化的工作环境，实现向社会用户提供方便快捷的数字地质资料档案信息服务功能。

2 数字地质资料档案馆建设内容

为加强推进数字地质资料档案馆的建设，省馆积极有效地对馆内管理制度进行了完善；增添了新的硬件设备，及时更新了计算机系统软件的升级；对技术人员进行了管理平台应用的专项培训；通过引进人才，优化了人才队伍的结构；扩大了省馆网络化的管理；率先实行全省数字化成果异地备份工作。同时，开发了多项地质资料集群化产品项目。

2.1 完善制度建设

省馆领导班子对管理制度的建设非常重视。根据省馆现有的制度，结合实际的工作状况，进一步修改、完善了地质资料接收、保管、借阅、库房管理等制度。通过资料借阅承诺书的修订，保密协议的签订，使各项规章制度加以完善，落到实处。通过岗位职责的明确分工，提高了各部门工作人员的积极性，馆内工作得到了井然有序的开展。合理规划以及管理制度的完备，为数字地质资料档案馆的建设提供了可靠的制度保障。

2.2 基础设施建设

为进一步提高项目任务的效率以及更好地提供借阅服务，省馆新增了计算机、打印机、大幅面扫描仪等硬件设备，并加强对系统软件的升级，从而进一步提升了数字地质资料档案的建设。同时，省馆大力推进并启动了实物库的建设工作。从多方面、多角度地夯实了数字地质资料档案馆建设所需要的软硬件设施。

2.3 管理平台建设

为配合全省地质资料管理信息系统的建设，省馆购置了服务器，安装了地质资料管理信息系统，现已有6000多档地质资料信息存入了该管理系统，为来馆查阅资料者提供了地质资料基础保障。

自2013年3月以来，省馆开通的地质资料信息集群化共享服务平台，实现了与全国馆藏机构并网查询。目前，已有6500多档馆藏地质资料目录信息录入平台，并实行每月动态更新。全国地质资料信息集群化共享服务平台的建立，拓宽了数字地质资料档案信息的服务范围，强化了资料服务的水平，进一步提高了地质资料档案的利用效率。

地质资料汇交管理平台的建设，是对全省地质资料汇交监管平台的数据进行清理。省馆将所有的地质工作项目信息进行了录入，并补充了全省探矿权、采矿权、地质项目，通过汇交凭证的及时发放，对欠交单位及时发放催交通知书，从而完善了汇交管理制度，提高了汇交效率。

2.4 省馆网络化建设

江苏省地质资料馆网站的建立，为社会提供了方便、快捷的地质资料在线服务，推进了电子地质资料的利用价值。自从开通馆网站以来，省馆网站累计访问量已达113715人次；提供全文浏览和下载服务48421人次。网站数字资料的服务，既是社会网络化发展的需求，也是提高数字地质档案资料方便、快捷和高效服务的有效途径。

省馆局域网络的运行，大大提高了馆内数据的传输与利用效率，确保了数字化生产过程中地质资料数据的安全，有效地达到了对数字化工作过程中的监督与控制。

2.5人才队伍的建设

省馆加强内部人员建设，对现有在岗人员加强了技术上的培训与引导，并积极鼓励大家参加科研项目，建立学习研讨小组，形成良好学习氛围。对外，省馆则积极引进专业类的硕士研究毕业生，补充并夯实省馆技术队伍力量，从而提高了地质资料管理和地质资料信息集群化开发利用水平。

2.6 重要数据备份

为了进一步提高并保证数字化成果地质资料的安全管理。综合考虑地质灾害等环境因素的影响，为确保地质资料数据的安全性，省馆在全省率先开展了成果数字地质资料数据的异地备份工作。2014年6月，省馆派专人将6416档成果地质资料数据安全送达南通国土资源厅数据备份中心，完成了异地数据备份交接工作。今后新增的成果地质资料数据，省馆将会根据数据量，定期进行备份，保证数据备份的完整性。

省馆首次异地成果数据备份，是全省地质工作的创新思路，它为省馆数字化成果资料的安全存储，打下了坚实的基础，为今后江苏省经济发展服务提供了数据保障。

2.7 以需求为导向，加强地质资料项目建设

为进一步有针对性地提供地质资料集群化服务，省馆与江苏华东地质调查集团有限公司进行了“江苏省句容市九华山地区地质资料信息集成”的协作项目任务。数字地质资料在该项目中的应用，为找矿信息(地质、矿产、物化遥、矿政等)的集成与研究提供了基础信息，体现了数字地质档案资料在服务上的深化利用，也是省馆主动开发地质资料信息服务产品的创新体现。

为深入推进地质资料信息集群化工作，《国土资源部关于印发＜推进地质资料信息服务集群化产业化工作方案＞的通知》(国土资发〔2010〕113号)，要求完成各省(区、市)的重要钻孔数据库建设工作。在重要地质钻孔数据库建设中，将江苏省地质工作形成的归档保管的地质钻孔资料进行整理并提供利用。省馆已数字化的地质资料为地质钻孔数据库建设提供了所需的图文信息资料，包括钻孔柱状图、工程布置图、勘探线剖面图以及样品分析结果表等。钻孔数据库的建设，为找矿突破战略行动提供基础资料，为地质资料社会化服务提供了基础。

3 意义

数字地质资料档案馆的建设，是数字地质资料档案收集、管理、存储、利用的综合，是实现数字地质资料档案在各业务环节的自动化、网络化管理建设活动。加强数字地质资料档案的建设，不仅提高了地质资料技术人员的综合素质能力，而且创新发展了地质资料管理工作制度，健全规范了工作管理，实现了多样化的服务手段，从而可以满足社会对数字地质资料的不同需求。

加强数字地质资料档案的建设，也拓展了地质资料在信息社会中的服务领域。数字地质资料档案馆建设的信息化、智能化、网络化、自动化发展，也进一步促使了数字地质资料的可持续发展，它将会为江苏省经济建设发展提供更好的服务。

未来档案数字化发展是什么样的

未来档案数字化发展
随着高校图书馆信息化水平的不断提高，图书馆馆藏资源的载体形式发生了很大变化。目前，图书馆正通过将馆藏资源转化为数字数据，利用电子载体作为统一处理和存储的媒介，向信息数字化和数字化全面发展。光盘、硬盘、u盘等电子载体以其巨大的存储容量和优异的存取速度，正在迅速取代传统的纸质媒体，成为高校图书馆馆藏资源的主流信息载体。此外，除了高校图书馆自身馆藏资源的信息化外，还有大量电子出版物和电子数据的引入。这些以电子载体为存储媒介的数字信息将成为未来高校图书馆馆藏资源的主要组成部分。
档案是一种重要的特殊资源，不可再生。一旦损坏，将给国家和单位带来非常严重的损失。近年来，随着自然灾害的频繁发生，档案的安全保管受到了极大的关注。
随着文件保护技术的不断发展，文件的异构备份技术越来越成熟。在当前的技术条件下，它被认为是实现文件长期安全保存的最可靠手段。
国家档案局明确提出，重点要从根本上加强安全保障能力建设，全面完善档案安全体系，确保档案的安全和保密。重要文件远程备份的实现。对于所有多组文件或文件副本，至少一组必须存储在不同的位置。对于重要的电子文件，不仅要进行同构备份，还要进行异构备份，并及时转换成缩微胶片或纸质文件，以保证其长期可读性。
在档案数字化加工技术高度发展的时代，缩微技术与数字技术(即数模集成技术)紧密结合，将数字技术的优势(即数字传输的快速性、逻辑性和便捷性)与缩微技术的安全性、可靠性、持久性、真实性和经济性结合起来，并将其纳入现代信息管理的技术轨道。目前，我们正处于信息爆炸的时代。以物联网、互联网大数据、智能和云计算为标志的网络正充斥着社会生活和生产的每一个角落。在我国，档案的产生和发展经历了一个从低级到高级、从简单到复杂的发展过程。随着时代的发展，现代档案馆的建设也对未来的档案馆建设提出了明确的要求，即向更高层次的绿色、智能化、智能化档案馆迈进。
档案数字化加工是传统档案馆的“升级版”，智能档案馆是数字档案馆的“升级版”，或处于更高的层次和阶段。智能档案馆是数字档案馆发展的必然结果。总体而言，我们正在建设智慧城市，智慧档案馆的全方位服务功能凸显，体现了智慧档案馆的“记忆中心”功能，为党和政府的决策提供参考。
作为传统档案馆和数字档案馆建设的更高层次和阶段，智能档案馆概念的确立及其实际建设迫在眉睫。智慧档案有狭义和广义两个概念。狭义的智慧档案是指档案建设的各个方面，包括传统档案、新档案内容信息和多元化档案资源中的载体信息。广义而言，智能档案是指涉及所有信息的档案，以及所有数字化的档案
从档案馆的建设范畴来看，绿色档案馆的建设涵盖的领域更多，不仅包括智能档案馆的软硬件设施建设，还包括绿色建筑的研究范畴。随着生态可持续发展理念的提出和发展，绿色档案馆建设已成为未来发展的方向。绿色档案馆建设的理念产生于20世纪80年代，遵循生态环境保护、节能降耗、可持续发展、坚固耐用、安全可靠、协调高效的理念。它的目标就像智能档案馆的建设一样，是对档案工作高效发展的有力支持。最大限度地发挥档案本身的作用；最终目标是实现档案的最大社会价值。最大限度地发挥档案馆的服务功能等。从发展目标来看，它们都是加强档案存储、档案信息资源开发、文化传播、社会服务等全方位功能的档案信息资源中心。这里，社会服务功能是影响档案价值的一个重要因素。