档案管理用什么软件比较好

　　档案管理用什么软件比较好？档案管理软件五花八门，有综合管理的，如用于数字档案馆（室）管理的，也有单打一的专门档案管理软件，如扫描数字化处理软件、数字化成果检测软件、文字OCR识别软件、语音识别软件等等。所以，笼统回答该配什么软件，真的不是一句话能解释清楚的。

　　档案管理用什么软件比较好

　　选择档案管理软件首先要从本单位的实际出发。

　　所谓实际，一是考虑单位是档案馆还是档案室？因为馆与室职能不同，要求相差也很大；二是考虑单位的性质，档案馆与机关档案室性质不同，机关档案室与企业档案馆（室）性质也不一样，管理对象不同，管理的方法也不同，标准规范都不一致，配置的档案管理软件当然也不一样；三要考虑单位的规模大小，档案馆有国家、省、市、县的不同，档案室也有规模大小的不同，一个几十人的小单位和一个成千上万人的大单位，档案管理有着天壤之别；即使同属机关档案室，国家部委的机关档案室与市县的机关档案室，完全无法相提并论和比较，如果拿着同款的档案管理软件去管理，不是削足适履，就是杀鸡用牛刀；四要考虑单位档案管理的基础，你是首次购买软件还旧版软件需要升级换代？五要考虑单位的现代化发展状况和档案管理利用需求，单位已建有办公自动化网络，还是处在单机管理阶段？因为档案管理必须适应单位整体自动化的发展需要，超前和滞后都是下策；六要考虑价格的问题，拿了单机版软件的钱去购买网络版软件，毕竟是不现实的，同时，购买成品软件与搞软件系统开发，也完全不是一回事，天下没有免费的午餐。

　　选择档案管理软件还要考虑档案管理的实际。

　　一是考虑档案工作的实际。购买软件是为了什么？为了改善和提高本单位的管理水平？还是奔着某个评比目标而去？如果是为了数字档案馆（室）测评等目标而购置软件，那么必须对照标准，缺什么补什么，购买或者开发的软件必须符合测评的要求；二是考虑本单位档案管理发展的水平。如果发展水平较低的，侧重点就放在存量档案的管理和应用上，比如档案数字化、接待利用、网站等等方面；如果已经有一定的基础了，可以将重点放到增量档案上来，通过网络，实现对电子档案的管理和接收。如果本单位数字档案馆（室）都已通过测评，可以从更高的标准和要求来开展工作，从数字档案的长期保存、数据安全备份、非文书类电子档案的管理等等，做一些专项软件的开发。

　　选择档案管理软件还要考虑档案的特点。

　　档案管理软件与其他软件有着很大不同，就是档案管理软件主要是围绕档案数据管理来设计的。档案数据的特点是容量巨大，但是运行速度要求一般。软件好比汽车，有的讲究速度，有的讲究载重量。档案管理软件就好比载重汽车，它不需要跑得有多快，但必须能载重前行。当然，载重汽车也要有一定速度，如果变成拖拉机也是不行的。我们一般单位使用的OA办公系统，实际相当于轻型汽车，它要求是运行速度快，保证办公效率。为什么大部分OA系统挂不上（或开发商不愿意挂接）档案管理系统，其道理就是严重影响系统运行速度。而作为档案管理系统，仅仅目录数据，少则几十上百万条，多则数千万条。全文的容量，少则以G计，多则以TB计。所以，档案管理软件第一要求就是海量数据的存储与管理。其次，就是海量数据的检索。一般的搜索引擎，按照数据量分等级，20万条、50万条、100万条、1000万条以上等等，都是不同的数量级。不同的数量等级应用于不同数量数据的检索。如果用低等级的搜索引擎去检索高等级量的数据，就好比小马拉大车，不仅速度很慢，而且常常造成宕机。

　　选择档案管理软件应该考虑软件发展的特点。

　　软件发展也是有其自身的发展规律与特点的。不同的时期，软件特点也不一样。随着信息技术的发展，软件成熟度越来越高，分工越来越细。比如一个识别软件，最初只有文字识别软件，而且以识别率的高低和识别范围的大小，来区分识别软件的高下，后来有了图像识别、动画识别，语音识别，识别的种类越来越多，识别技术越来越高，并且实现实时转化。档案管理是一门综合性的管理科学，它涉及到方方面面的技术的应用。所以，优秀的档案管理软件实际是一个集合体，是各种相关技术软件的集成。任何一个软件开发商，都不是万能的。好的软件开发商，就是善于把市场上最新的软件技术应用到档案管理中来，当然也包括自己特有的部分技术创新。

　　什么是档案管理

　　档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理软件是一款适用于各类企业、机关、学校等单位的软件，它可以高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理。

　　如何选择档案管理软件

　　很多企业在选择什么样的档案管理软件时都不知所措，不知道如何选择，才能选择对自己有用的档案管理软件。从以下几个方面来看，可以帮助企业选择更适合自己的档案管理软件。

　　1.进行需求分析。在选择档案管理软件之前，我们必须首先了解单位的实际情况和我们自己的工作需要。所以不妨先列出需求清单，例如管理哪些管理哪些文件，这些文件需要管理哪些字段，以及在管理中需要实现哪些功能，等等。如果你不知道这些，它们的选择将是盲目和无效的。

　　2.这取决于档案管理软件的功能介绍，因为有些软件不需要功能，但他们不需要很多，这样的档案管理软件肯定不适合自己，当然，可以排除在外。

　　3.比较价格，注意合理的性价比。选择档案管理软件的诀窍是比较价格，但比较价格并不是越便宜越好。当质量和服务得到保证时，我们应该追求低价。如果买它没用，那就是浪费。

　　4.档案管理软件应该能够免费提供试用。试用可以让你发现你的计算机硬件是否支持软件的运行，它的运行速度和稳定性也可以实际感受到，而不仅仅是在一些理论状态下，这将对你最终决定是否购买起到非常重要的作用。