西安数字档案馆方案_西安档案数字化

数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。

档案数字化的集团企业数字档案馆解决方案

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。利用当前最先进的标准规范、信息技术，推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。 应用系统由基础应用平台、业务应用平台、信息服务平台、系统管理与维护、接口等五个部分组成： 基础应用平台为系统功能提供基础性的应用服务，如工作流引擎、OCR服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎等等。 业务应用平台为档案管理机构提供档案管理的平台，包括档案工作管理、档案收集整编、档案管理、档案保管、开发利用等业务。 信息服务平台为档案利用者提供信息服务的平台，包括档案网站、多种档案查询模式、图书资料信息的查询、电子文件浏览等。 系统设置与维护实现系统设置、业务建模两大主要功能。系统设置主要用于配置系统运行环境的参数，包括服务器集群、存储系统（支持分布式和集中式）、基础应用层各应用参数的配置等。业务建模系统主要包括全宗群、档案门类、管理目录树、分类表、元数据、报表、表单等各基础数据结构的定义。 接口接口包括了两个部分，一部分是本系统与其它系统集成的接口，一般包括了与OA系统等系统的集成接口；另一个接口是指系统提供二次开发的接口，系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包。

陕西省各类档案馆管理办法(2011修订)

第一条　为了加强各类档案馆建设，规范管理，促进档案事业的发展，根据《中华人民共和国档案法》和《陕西省档案管理条例》，制定本办法。第二条　本办法所称的各类档案馆是指本省行政区域内的各级综合档案馆、专业档案馆、企业事业单位及其他类型的档案馆。第三条　各级综合档案馆是按行政区域设置，集中收集管理本级机关、团体、社会组织及有关企业事业单位属于国家所有的各个门类、各种载体形态档案资料，并向社会提供服务的文化事业机构。

　　专业档案馆分为专门档案馆和部门档案馆。专门档案馆是集中收集管理专门领域、特殊载体形态档案资料，并向社会提供服务的机构；部门档案馆是集中收集管理本部门有关专业档案资料，并在一定范围内提供服务的机构。

　　企业事业单位及其他类型档案馆，是各类企业事业单位及其他社会组织设立的，集中收集管理各自形成的各个门类、各种载体形态档案资料的机构。第四条　省档案行政管理部门按照统一领导、分级管理，重点发展综合档案馆，合理设置专业档案馆，企业事业单位及其他社会组织根据需要设置档案馆的原则，对本省档案馆网建设实行统筹规划。

　　各级档案行政管理部门对本级档案馆工作进行监督和指导。第五条　综合档案馆的设立，由同级人民政府批准。

　　省、设区市专业档案馆的设立，由其业务主管部门征得同级档案行政管理部门同意后，报请同级人民政府批准。县级以下不设专业档案馆。

　　企业事业单位及其他社会组织根据工作需要，依法可自主决定是否设立档案馆。第六条　设置档案馆应当具备以下条件：

　　（一）省专业档案馆档案藏量应当达到1.5万卷（盒、册）；设区市专业档案馆、企业事业单位及其他类型的档案馆档案藏量应当达到1万卷（盒、册）；

　　（二）有符合国家有关档案馆建筑设计规范要求的档案库房；

　　（三）有必要的设施与设备、完善的档案管理规章制度；

　　（四）有开展档案业务工作的必要经费；

　　（五）有具备相应资质的专业技术人员。第七条　申请设置专业档案馆，应当向本级人民政府档案行政管理部门提交下列书面材料：

　　（一）设置档案馆申请书；

　　（二）档案馆库房及业务用房建筑平面图；

　　（三）档案馆年度业务经费预算通知书；

　　（四）档案接收范围；

　　（五）档案资料、设备数量统计表；

　　（六）档案馆工作规章制度；

　　（七）档案馆工作人员简况表及资质证书。第八条　档案馆应当将本馆接收范围内的具有历史凭证作用和科学研究价值的各个门类、各种载体形态的档案，完整地收集进馆，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。

　　综合档案馆接收范围按国家《档案馆工作通则》执行。第九条　各类档案馆应当按照档案工作目标管理的要求，加强科学管理，逐步实现档案管理现代化，基础设施建设基本完善，档案的收集、整理、鉴定、利用、统计、安全保管与保护工作制度化、规范化。

　　各类档案馆应当运用现代科学技术，加强档案信息化建设，逐步做到馆藏档案数字化和档案信息网络化，实现资源共享。第十条　综合档案馆和专业档案馆应当设置现行文件阅览、档案寄存、档案资料目录信息提供等新型服务职能，拓展档案馆社会教育和综合服务功能。第十一条　综合档案馆和专业档案馆向社会提供利用档案，可以按照财政、价格行政主管部门制定的收费项目和收费标准收取费用。第十二条　违反本办法，拒绝按规定移交档案的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，责令限期改正，并对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员由其上级主管部门或者监察机关依法给予纪律处分。第十三条　档案行政管理部门工作人员在工作中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，由其上级主管部门或者监察机关给予行政处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关查处。第十四条　本办法自2003年8月1日起施行。

基于知识管理下的数字档案馆信息服务构建

数字档案馆建设环境下不仅要加强馆藏实体档案的数字化，更要注重提升档案信息服务的深度，本文介绍了基于知识管理的数字档案馆信息服务的特点，分析了其服务类型与模式，最后提出了基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略。

一、基于知识管理的数字档案馆信息服务特点

（1）“以人为本”，以服务用户为中心知识服务是满足用户知识需求的信息活动,要以用户为中心,以满足用户的知识需求为追求是知识服务的根本原则。数字档案馆的一切服务要以用户为中心,以满足用户的知识需求为出发点,根据用户实际需求搜集选择各种档案信息,为用户的档案信息需求提供索引指南。因此，数字档案馆知识服务一切都要以用户为核心，制定相关的制度和服务策略。

(2)注重发现“档案隐性知识”，提升档案潜在价值数字环境下用户所需信息中所隐含的潜在知识内容对档案知识服务来说是非常重要的，通过分析用户提出的问题,再根据集成现有或历史数据发现并找出有价值的档案信息,对这类信息进行分类、组织与加工,分析各类信息内容结构间隐含的知识链,最终找到与用户需求相吻合的档案信息,并对外提供利用。

(3)以“服务创新”为根本目标知识创新是数字档案馆服务的潜在动力,因此数字档案馆知识服务的本质特征就是创新。这一方面需要根据用户需求,不断收集提供相关档案信息,在解决问题的过程中,不断发现新知识；另一方面,档案工作人员对知识进行加工整理、分类与重组,使得这些档案信息变得更加有条理性、针对性，进而使用新方法新方式将这些档案信息对外提供利用。

(4)强调“服务内容个性化”传统的档案服务模式太过单一，无法解决利用者的实际要求或深层次的档案信息需求，而基于知识的服务则以用户角度出发,根据用户的实际需求为其提供一对一的实际问题的解决途径。

(5)基于档案资源的“综合集成”数字档案馆背景下的知识服务是要将各类资源(硬件资源、人力资源、信息资源和技术资源)有机结合起来,发挥数字档案馆在人力和智力、信息与技术等资源方面的整合优势。“综合集成”的档案资源将基于开放式的对外服务模式,并提供多元化的知识服务。

二、基于知识管理的数字档案馆服务类型与模式

数字档案馆资源利用服务方式是多元化的，主要包括基于门户网站的档案服务利用方式，基于档案信息发布利用平台的自助式方式，基于现代通讯手段的档案信息咨询服务方式，基于电子阅览室和传统查阅室的本地服务方式等等。

1、高校基于知识管理的.档案信息资源服务方式可以归纳为以下几类：

（1）条件性、自助式服务高校存在的最普通的档案查询服务。用户可以依据自己的不同权限查询本单位历年归档的档案，还能查询开放的数字化档案信息全文。实现广大教师员工足不出户就可以查阅到开放档案目录及数字化扫描全文。同时还提供在线预约、电话、电子邮件等条件性的档案服务。

（2）及时性、浏览式服务针对广大一般不了解馆藏，但又有利用需要的普通用户。根据用户需求，按档案专题分类，进行自动化组织，形成专题汇编等深层次的档案信息产品。通过网站等多样化形式的展示，比如很多高校在档案网站上设有毕业照、专题汇编、干部任免、教学奖、管理奖、科研奖等专题栏目。

（3）科研性、推送式服务对档案查询有一定要求的学校科研人员。档案工作人员通过编研陈展平台，组织用户感兴趣的档案信息，按照专题深层次研究为基础，挖掘馆藏相关信息，提供深层次的档案信息，例如档案网站推出的专题汇编服务。

（4）涉民档案服务主要针对广大学生群体。历届毕业生可通过档案网站提交学位学历认证的申请，上传相关的证件，并经审核通过后予以办理，大大方便了用户。

（5）陈展性档案服务陈展性服务是以档案数字化成果为基础，围绕大学文化建设等学校中心工作，利用丰富的档案信息资源，以专题展览形式，举办主题明确的网上展览，开展宣传教育工作。

2、基于知识管理的数字档案馆服务模式

（1）档案信息整合服务模式随着数字档案馆信息共享程度的不断提高,各类档案信息资源汇集起来数量惊人，不同形式的数字档案资源库也应运而生。档案利用者获取档案信息的方式增多,导致信息过量无法正常选择，这就要求数字档案馆必须向广大用户提供集成化的档案信息资源,按来源将这些信息进行分类并有序整合,将不同类型的档案信息归纳为一个有机整体,再向广大利用者提供一站式服务。

（2）档案信息增值服务模式数字档案馆环境下形成了巨大的信息体系，为了使得档案用户体验到无差别的信息服务,档案工作人员需对海量的信息进行筛选,生成有一定价值的全新档案信息资源,使得档案用户获得具有一定知识含量的信息产品，从而实现对档案信息的增值。

（3）自助式服务模式这是一种以用户为主体的服务,用户根据自身的需要,通过点击档案馆的网站来寻找自己所需相关档案信息。这种模式需要用户具有一定的档案基本常识及自我服务的能力。

（4）个性化服务模式又称为定制服务，是一种以用户为中心，根据用户需求量身定做的服务模式，它以用户满意为根本出发点，提供主动服务，通过研究用户的行为和习惯，与用户进行双向交流，从而设计出用户期望的个性化服务模型，主动提供满足用户的特色服务，最终实现用户全方位的信息需求。

三、基于知识管理的数字档案馆服务体系建设策略

1、建立“主动交互式”服务模式

知识服务最重要原则的就是根据不同的用户，提供不同的服务，高校档案馆要按照层次划分用户类型，再根据不同的用户提供不同的服务。例如：(1)普通档案用户，是档案信息服务中的一般用户,档案知识层次不高,所进行的档案信息利用基本是查阅纸质的、直观性的档案信息。(2)科研型档案用户，一般指高校的科研人员或承担科研的教学人员。他们的利用目的是为了科研或教学，目标性很强,一般是围绕某个科研主题或教学内容查询档案信息。(3)业务型档案用户，一般指归档的各个部门,他们主要是为了复印档案原件来满足日常工作上的需求。(4)社会档案用户,往往是高校历届毕业生，他们的利用目的是为了工作需求而开具毕业证明，成绩翻译等。

2、构建并丰富档案信息资源库

档案信息的知识管理要注重档案信息资源的收集,内容丰富的的信息资源库是知识服务的源泉。数字档案馆要为社会提供深层次的档案信息服务,就必须构建内容丰富的档案信息资源库。例如各类档案目录级信息库、多媒体档案资源库、名人档案信息库、论文系统信息库等。

3、健全档案信息服务法律法规

档案信息环境安全的几个关键点包括:档案信息录入安全、档案信息存储安全、档案信息传递环境安全,因此要针对不同的环节制定不同的安全制度。例如，针对档案数字化扫描和档案信息网站等制定的一系列制度：①《数字档案馆电子文件元数据实施要则》；②《档案馆馆藏纸质档案数字化技术规范》；③《数字档案馆档案信息著录与标引规则》；④《档案馆计算机网络安全及病毒防治手册》；⑤《档案馆门户网站管理暂行办法》等。

4、加大档案人力资源开发力度

人才是知识服务体系的重要因素,知识服务的创新能力取决于人才的创新意识，做好档案专业人才的引进、培养工作是提高档案信息服务的关键。档案人员要有计划地参加各类信息技术及网络技术培训，使得档案工作人员既懂得档案管理知识，又掌握计算机技术、网络技术等知识。可以根据实际情况有步骤、有计划的引进既懂档案管理知识又懂计算机技术的复合型人才，从而为提高档案信息服务能力添砖加瓦。

5、建立档案知识共享平台

知识管理的最终目标是实现知识共享和创新,档案信息只有在利用与共享过程中才体现其社会价值。档案信息服务的意义就是为广大利用者的信息需求创造有利条件,实现档案信息资源的共享。因此，要加强对档案隐性知识的开发、管理和利用,创造能够使隐性知识与显性知识产生互动的机制和平台，构建数字档案馆内部共享的知识库和信息交流平台,将隐性知识显性化,并转换为服务产品。

6、建立档案信息服务评价体系

为保证档案信息服务工作的高效开展,数字档案馆需要经常对整个服务体系进行综合评价。为此，需构建档案信息服务反馈平台,通过此平台档案用户可以在结束服务前对本次服务进行打分或留言（类似银行办理业务的评价服务）,并定期对档案用户进行问卷调查以获得更为详细的反馈信息。档案管理人员在分析反馈信息的同时找出工作中的缺陷及问题,用以改进信息服务方式。

数字档案馆的介绍

数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

数字档案室的局域网组建需要什么硬件配置？

国家档案局发布的
数字档案馆建设指南

有相当规模的档案室还是建议找专业公司咨询、施工比较好。

谈数字档案馆与传统档案馆的区别和联系

　　一、数字档案馆与传统档案馆的区别
　　（一）档案人员素质方面
　　结合档案人员的知识结构来说，由于每一个档案人员的文化程度不同，其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中，档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识，虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求，但实际的操作能力较差。而相反的，数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识，还要对计算机能够熟练的使用，并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次，随着时代的发展与进步，需要涉及的边缘学科越来越多，这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设，以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看，传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌，也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
　　（二）档案服务方面
　　在传统的档案馆管理工作中，一切都是以档案馆为中心，用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找，直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而，在现代数字档案馆中，所有的服务活动都是围绕着用户而开展的，一切都是将用户作为中心点出发，在大量的档案信息资源中，数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源，解决用户的实际需求。因此，数字档案馆是以用户需求为主要建设目标，以此来吸引更多的用户，逐步提高档案信息资源的利用率，使其能够充分发挥自身的重要价值。
　　（三）档案的安全保护方面
　　传统档案馆在安全管理方面，主要是对档案实体进行保护，具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式，其是与档案内容相互分离的，数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时，也对档案信息能容进行了加密，以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且，数字档案馆建立了完善的安全防护系统，充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势，大大提高了档案管理工作效率，也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
　　（四）馆藏方面
　　21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏（传统的纸张、磁介质档案）和虚拟馆藏（存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库）两部分组成。实物馆藏经过数字化后，被全文存贮在本馆，转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献，还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中，而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引，丰富了自己的馆藏，以便于利用者的网上检索。
　　二、数字档案馆与传统档案馆的联系
　　（一）数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
　　传统档案馆在自身发展过程中，面对新生事物、新兴科技的挑战，出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面：（1）档案实体的增多及新型载体档案的增加，如电子文件的管理、检索、利用；（2）非纸质载体档案（如录像、录音等档案）的管理、检索、利用；（3）人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题，它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己，从最初的馆藏资源数字化利用服务，到网络化查询检索，到最终实现数字档案馆。
　　（二）二者始终是信息传递的中间角色
　　可以说，无论是信息技术多么迅速的发展，还是网路结构如此复杂化，档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色，主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中，档案馆并不是信息的生产地，其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息，并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此，它采集了海量的档案信息资源，以此来为用户提供更优质的服务，所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致，都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是，数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善，确保档案效益得到充分的发挥。
　　（三）数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
　　存在于虚拟的网络空间，脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用，不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵，它是数字档案馆的镇馆之宝，即使以数字化方式存在，它的实体也会得到妥善保管。
　　三、结束语
　　无论是传统档案馆，还是数字档案馆，都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此，我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆，从而促使它们和谐统一的发展，继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。

数字化档案馆与电子文件档案馆的区别

数字化档案馆是指对一些纸质档案进行数字化，使其的存储载体发生变化，由纸质的档案变为数字档案；而电子文件档案馆则是指这些文件的形成初期就是以电子的形式存在的，没有纸质实体，其以后的利用和归档都是电子形式，直接进行数字化操作。

档案数字化包括哪些方面的内容

档案数字化包括哪些方面的内容
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：
一、提高经济效益
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增强档案原件保护
将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

已是数字档案馆，在此建一个规范的智慧档案馆需投入多少?如何预算？

档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制 （一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。