档案信息化建设应遵循什么原则

　　档案信息化建设应遵循什么原则，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。

　　档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

　　档案信息化建设应遵循什么原则

　　档案信息化应遵循以下三个原则：

　　1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化，一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准(包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式)及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

　　2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。)信息加密策略；网络安全管理策略等。

　　3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆(室)藏基础，分析用户需求，研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。

　　而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆(室)藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

　　为进一步加强中央企业档案信息化建设,推进企业档案信息资源管理标准化、规范化进程,充分发挥企业案资源优势,按照国资委《关于中央企业开展管理提升活动的指导意见》中提出的“强基固本、控制风险转型升级、保值增值,做强做优、科学发展”的主题思想,结合中央企业档案信息化建设现状,对中央企业档案信息化建设工作提出如下工作指引：

　　1重要意义

　　企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分,企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作,与企业生产经营和改革发展密切相关,不可或缺。档案信息化是促进中央企业管理水平提高的必然要求,是实现国有资产保值增值的重要手段,是档案部门参与企业生产经营和管理活动的具体体现,也是档案部门遵循档案工作自身发展规律,进一步深化改革,推动科技进步,提高服务效率和质量的必然选择。近年来,中央企业档案信息化建设取得了长足进步,但仍存在一些不容忽视的问题:部分企业对档案信息化建设重要性认识不足,重视不够;档案信息化建设的资金投入不足,存量档案数字化水平较低,增量电子档案管理不规范,系统建设分散,档案信息资源孤岛现象比较突出,难以适应系统集成、信息共享和业务协同的需要;格案信息化建设人才队伍匮乏等。因此,中央企业必须充分认识档案信息化建设的重要性,把这项工作作为一项重要和长期的任务来抓,采取有效措施,切实做好档案信息化建设工作。

　　2指导思想

　　各中央企业要坚持以科学发展观为指导,认真贯彻国家有关档案、信息化的法律法规,贯彻中央企业档案工作会议和中央企业开展管理提升活动的要求,结合企业发展战略和管理特点,加快档案信息化建设,积推进档案资源存量数字化、増量电子化、利用网络化,全面提升中央企业档案管理水平,以适应企业生产经营和改革发展的需要。

　　3基本原则

　　企业档案信息化建设应遵循以下原则

　　3.1统筹规划,持续推进

　　坚持档案信息化建设与企业信息化协调和同步发展,将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案,立足全局与长远,做好档案信息化顶层设计。并通过不断的管理提升和流程再造,实现与信息化的良性互动。

　　3.2统一标准,严格规范

　　各中央企业应加强本行业、本系统档案业务和信息技术的标准化建设,完善现行的档案管理制度和业务流程,实行档案信息化建设统一规划、统标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理。

　　3.3注重质量,确保安全

　　严格遵循国家相关制度、标准和技术规范,建设安全保障体系,通过基础设施建设、组织制度完善和安全技术保障等多种手段和措施,实现和保证实体安全、数据安全和网络安全。

　　4工作目标和任务

　　4.1企业档案管理系统建设目标

　　力争在“十二五”未,基本成重点中企业统一的档管理系筑及相关标准规范体系建设,建成以数字资源为基础、安全管理为保障,网络利用为目标的数字档案馆(室)体系。企业应将数字档案馆(室)体系建设纳入企业信息化建设规划,积极推进档案信息化建设。

　　4.2档案数字化建设目标

　　各企业要研究制定档案数字化推进方案,为档案数字化提供资金保障不断提升中央企业档案数字化率,并将企业档案数字化率列入中央企业档案工作评价范围。档案数字化要坚持应用与抢救并重的原则,积极将企业重要的、利用率高的、急需抢救的档案纳入数字化范围。

　　4.3推进电子文件管理

　　各企业要认真贯彻落实国家《电子文件管理暂行办法》和国资委《关于推进中央企业电子文件管理工作的指导意见》,将电子文件管理作为档案信息化建设的重要内容。各企业信息管理部门在开发与实施各业务信息系统时要充分考虑电子文件归档需求,统筹规划归档电子文件管理,确保归格电子文件的完整、准确与安全。各企业要加强企业特色电子文件管理研究和试点,完善管理体制机制,研究制定符合企业管理特点的相关标准规范,配备相适应的设施设备,为电子文件管理提供先进的技术和方法。

　　5保障措施

　　5.1加组织领导

　　中央企业要高度重视档案信息化工作,建立健全档案管理机制和机构,加强领导,明确工作职责,研究解决本企业档案信息化建设的现实问题,自上而下扎实推进,确保档案信息化建设工作落到实处。

　　5.2经费保障

　　计划、资金、设备等管理部门应当为档案信息化建设提供必要的保障措施,按照企业档案信息化建设规划,制定相应计划,确保管理经费、设施设备投入、费用开支得到落实,为档案信息化建设工作提供必要保障。

　　5.3队伍建设

　　设立专职档案信息化管理岗位,加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识培训,提高档案人员运用信教的技能,引来人适应信息化要求。要认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求,积极推进企业档案信息化建设。

　　5.4政策保障

　　国资变将指案信息化建设内容纳入中央企业信息化考核指标和中央企业信息化水平评价内容。

　　第二章名词和术语

　　1规范性引用文件

　　GB/T11821-2002照片档案管理规范

　　GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范

　　GB/T19486-2004电子政务主题词表编制规则

　　GB/T194872004电子政务业务流程设计方法通用规范

　　GB/T194881-2004电子政务数据元第1部分:设计和管理规范

　　GB/T19661-2005基于XL的电子公文格式规范第1部分:总则

　　GB/T19669-2005XL在电子政务中的应用指南

　　GB/T2210200信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南

　　GB/T23286.1-2009文献管理长期保存的电子文档文件格式第1部分PDF1.4(PDFA-1)的使用

　　GB/T25058-2010信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南

　　GB/T9704-2012党政机关公文格式

　　DA/T15-95磁性载体档案管理与保护规范

　　DA/T1595磁性载体档案管理与保护规范

　　DA/T18-1999档案著录规则

　　DA/T22-2000归档文件整理规贝

　　DA/T25-2000档案修裱技术规范

　　DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范

　　DA/T42-2009企业档案工作规范

　　DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案

　　DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求

　　DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范

　　电子政务标准化指南第4部分:信息共享

　　中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例(国务院令147号)

　　中华人民共和国互联网信息服务管理办法(国务院令292号)

　　企业文件材料归档范围和档案保管期限规定(国家档案局令10号)

　　档案管理软件功能要求暂行规定(国档发[20016号)

　　关于加强新技术产品使用保密管理的通知(国保发[200613号)

　　2术语说明

　　2.1企业档案

　　企业在研发、生产、经营和管理活动中形成有保存价值并整理归档的各种形式的文件材料。

　　2.2企业档案工作

　　企业履行档案管理职责的行为和活动。

　　2.3档案信息化

　　运用信息技术对归档文件、数据信息资源及柲案进行采集、整合、维、处置和供利用的案管里升过和工作方式。

　　2.4档案信息资源

　　档案信息资源作为企业在生产及各项管理活动中直接形成的历史记录,是促进企业发展的重要信息资源。它包括企业及所属各单位为履行档案管理职能而采集、加工、使用的信息资源。

　　2.5数字档案馆

　　数字档案馆是运用现代信息技术,对数字档案信息资源进行管理,以网络化方式相连接和提供利用,实现信息共享的信息系统。具有提供档案数字资源、档案数字资源的远程访问、档案数据交换与互操作的能力,通过该系统网络支撑平台、业务管理平台、信息服务平台,实现档案信息资源的传输网络化、利用在线化、管理自动化。

　　2.6电子文件

　　指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

　　2.7归档电子文件

　　指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

　　2.8背景信息

　　指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

　　2.9元数据

　　指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

　　2.10电子档案

　　具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。

　　2.11真实性

　　指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。

　　2.12完整性

　　指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

　　2.13有效性

　　指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、載体的完好性和兼容性等。

　　2.14迁移

　　指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

　　2.15数字签名

　　数字签名技术即进行身份认证的技术。在数字化文档上的数字签名类似于纸张上的手写签名,是不可伪造的。

　　2.16数字化

　　用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

　　2.17纸质档案数字化

　　采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

　　2.18数字图像

　　表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列。

　　2.19分辨率

　　单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi1)表示。

　　2.20失真度

　　对档案进行数字化转换后,数字图像与档案原件在色彩、几何方面的偏离程度。

　　2.21 OCR(Optical CharacterRecognition）

　　采用光学字符识别,对图像信息加以识别处理交成文本的过程。

　　第三章档案管理系统建设

　　1总体要求

　　各企业应建立符合标准规范、安全保密管理要求的档案管理系统,确保各项档案管理活动正常开展。档案管理系统建设应遵循“规范、先进、实用”的原则,以适应企业档案信息化发展为基本要求,对企业电子档案信息和实体档案进行管理,提高档案管理的规范化、标准化水平,确保档案数据的安全和有效利用。同时,应将档案管理系统建设纳入企业信息化规划之中,将档案管理活动融入到日常业务流程中,统筹规划、统一安排,逐步实现企业档案管理由传统管理模式向企业内容管理转变,最大限度地保存生产经营改革发展中所形成的各类档案。

　　2基础设施要求

　　各企业应规划、设计、建设网络基础设施、系统软硬件设施,为档案管理系统的平稳运行提供支持,为电子档案的收集与管理创造条件。满足档案信息化建设要求的计算机网络一般包括档案数据专网和企业局域网,档案数据专网应与互联网物理隔离。企业局域网:数字档案馆应充分利用企业局城网资源,实现各企业业务系统在线归档及档案资源共享。物理隔高:为保证档案数据安全,档案数据网络与互联网之间应物理隔。

　　3资源建设要求

　　应加强档案目录数掲库建设。充分运用计算机技术加快档案目录数据库建设,提高档案检索利用服务质量。积板推进档案会文数据库和多媒体数据库建设。各企业应通过接收电子档案、对各种类型档案进行数字化等方法,积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库,逐步实现档案全文信息查询,不断提高服务效率。加强电子文件归档管理。各企业要根据档案管理要求,加强对本企业电子文件收集、整理、分类、鉴定、归档等工作的监督、指导,保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效,引导、规范企业电子文件的管理工作。

　　4系统功能要求

　　档案管理系统应具备收集整编、档案管理、检索利用、借阅管理、统计报表、专题编研、安全防护、系统维护等基本功能,同时应考虑不同业务系统之间的集成性和系统数据的可移植性。

　　4.1收集整编

　　收集整编模块应具备数据采集、整理编目、类目设置、著录控制、数据校验、目录生成、自动标引、打印输出等基本功能。

　　4.1.1数据采集

　　应具备手工输入、批量导入基本的数采集方式,其中批量导入应支持比较通用的文件格式数据导入,如excel等格式。

　　4.1.2整理编目

　　应具备对采集后的数据进行补录、组巻、插卷等基本功能。

　　4.1.3类目设置

　　应能根据档业务规范,结合用户档案管理实际业务设置档案数据多级分类,并能够根据管理的发展灵活调整类目设置。

　　4.1.4著录控制

　　应能根据实原档案管理规范控制档菜著承的元数据信息,应能灵活设置元数据的著录要求,如必填、尺读、格式要求等。

　　4.1.5数据校验

　　应能对整理编目完成后的数据进行规范性的校验。具备对档号的唯性,、反关系元数据规则正确性等基本的数据校功能。

　　4.1.6目录生成

　　应能对具有固定规则的元数据信息自动生成,以提高用户的著录工作效率。

　　4.1.7打印输出

　　应能对整理编目后的数据打印常用的报表,如文件目录、巻内目录、案巻目录、备考表、脊背卡等。

　　4.1.8自动标引

　　应能对固定类目下采集的数据,根据类目的设置规则自动生成相应的标引内容。

　　4.2管理模块

　　档案管理模块应具备对各类档案目录及原文信息的查询、查看等基本功能,并能在授予权限的前提下,对电子档案及元数据进行修改,且进行相应的记录。档案管理模块应具备档案导出的功能,将电子档案及元数据以原有规则的方式导出到本地或中间服务器,以保证系统升級或数据迁移时档案的完整性。

　　4.3检索功能

　　档案管理系统应提供具有一定权限的网络用户档案检索利用的功能。提供该部分用户对各类档案进行按类检索、多视图检索、全文检索等多种途径检索查询的基本功能,浏览权限范围的档案应具备在线浏览的功能,下载权限范围的档案应具备下载的功能。

　　4.3.1按类检素

　　根括用产入的米,可底档素类目,在元数帮中求相档案。

　　4.3.2多视图检索

　　提供多种根据业务习惯组织的档案视图,用户选用适合业务习惯的视图,提升档案的可用性。

　　4.3.3全文检索

　　根据用户输入的关键字,在电子档案库中检索符合用户检索条件的电子档案。

　　4.4借阅管理

　　借阅管理模块应满足对本单位的借阅管理流程,包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案的催还、续借、归还等功能。

　　4.5统计报表

　　统计汇总模块应能够根据用户各种统计需要对档案的数量、利用情况进行科学的统计,并生成相应的汇总报表。应提供按照国家统一标准的档案年报填报功能,并实现年报填写、上报、汇总、统计的功能。

　　4.6辅助实体管理

　　4.6.1库房及库房温湿度管理

　　应能对档案库房进行可视化图表管理,包括:实际档案库房分布,档案密集架排架等。提供档案库房温湿度录入界面,并通过图表显示档案库房的年、月温湿度走势。

　　4.6.2档案征集、接收、移交的管理

　　应能够记录征集、接收、移交档案的时间,来源、交接人、数量、种类、载体等,征集档案还应记录来源,并能对所有征集、接收、移交的档案批次进行管理。

　　4.6.3档案鉴定管理

　　应能对档案的保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。

　　4.7系统配置

　　系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时,还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。

　　系统应支持系统管理员增加新的案类型系统应支持系统管理员为不同的档案类型创建元数据系统应支持系统管理员增加新的档案分类展示方式系统应允许系统管理员设定档案类型的默认元数据值;系统应提供对档案类型和分类展示的修改记录。

　　5数据集成要求

　　系统接口设计与实施应符合《档案管理通则》(IS015489.1)和《档案管理指南》(IS015489.2),满足以下要求

　　5.1文件管理战略的出发点是文件管理方针、程序和方法的制定以及系统的设计与实施都要以满足机构的运作需求为前提,并与机构的规章制度相符。

　　5.2机构所采纳的用于记录业务活动的文件管理战略应该明确规定哪些文件必须形成,在何时、何地以何种方式进入文件系统。

　　5.3文件系统应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性,同时系统本身应具备可靠性、完整性、一致性、全面性、系统性特点。

　　5.3.1文件的真实性

　　文件的真实性有以下三重含义:文件与其用意相符;文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合;文件的形成或发送与其既定时间致。

　　5.3.2文件的可靠性

　　可靠的文件是指文件的内容可信,可以充分、准确地反映其所证明的手活动过程、活动或事实,在后续的事活动过程我活动中可以以其为依据。

　　5.3.3文件的完整性

　　是指文件是齐全的,并且未加改动。

　　5.3.4文件的可用性

　　可用的文件是指文件可以查找、检索、呈现或理解。

　　5.3.5系统的可用性

　　常规性捕获业务活动范围内的所有文件;对文件进行组织,并且组织方式应该反映文件形成者的业务流程;防止未经授权,对文件进行改动或处置;常规性地法规主要信息源的功能作用,提供关于文件中所记录的行动的信息;实现对所有文件和相关元数据的即时利用。系统的可靠性应该通过形成并保留系统运行的文件来记录。系统的运行文件应该能显示系统已满足了上述所列准则的要求。

　　5.3.5系统的完整性

　　为了防止在未经授权的情况下对文件进行利用、销毁、改动和移动,应该使用诸如利用监控、用户身份验证、授权销毁等安全控制手段。这些控制手段可以嵌入文件系统内,也可以是独立与文件系统外的专门系统。对于电子档案来说,机构应该证明系统故障、系统升级以及定期维护不会影响到文件的完整性。

　　5.3.6系统的一致性

　　文件系统的管理必须满足现业的各种要求,从机构的规章制度并符合社会对竟购的期望。文件形成者应该理解这些要求对其所从事的业务活动的影响。应该定期对文件系统是否符合上述要求进行评估;评告过程形成的文件应该作为证据保存。

　　5.3.7系统的全面性

　　文件系统的管理对象应该是机构或机构的部门在其全部业务活动范围开展工作所形成的文件。

　　5.3.8系统的系统性

　　应通过文件系统和业务系统的设计和运行,实现文件形成、保管工作的有序化或系统化。

　　6安全保障要求

　　6.1定级标准

　　档案管理系统是企业重要信息管理系统之一,应根据档案内容受到破坏时所对客体的伤害程度,确定系统安全等级。安全等级至少应达到国家信息系统等级保护二级,即系统应具有以下安全保护能力。

　　6.1.1能够防护系统免受来自外部小型组织的、拥有少量资源的威胁源发起的恶意攻击、内部用户的误操作、一般的自然灾难、以及其他相当危害程度的威胁所造成的重要资源损害。

　　6.1.2能够发现重要的安全漏洞和安全事件。

　　6.1.3在系统遭到损害后,能够在一段时间内恢复部分功能,确保核心业务不中断。

　　6.2安全要求档案管理系统的安全保障,分为基本管理要求和基本技术要求两大类。

　　6.2.1基本管理要求管理类安全要求与信息系统中各种角色参与的活动有关,主要通过控制各种角色的活动,从政策、制度、规范、流程以及记录等方面做出规定来实现管理类要求应包括安全管理制度、安全管理机构、人员安全管理、系统建设管理、系统运维管理几个层面对系统进行保护具体要求可参照《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南(GB/T25058-2010)》及《中央企业商业秘密信息系安会技术指引》,并结合本企业的实际情况操作。

　　6.2.2基本技术要求技术类安全要求与信息系统提供的技术安全机制有关,主要通过在信息系统中部署软硬件并正确的配置其安全功能来实现。技术类要求应包括物理安全、网络安全、主机安全、应用安全、数据安全、备份恢复几个层面对系统进行保护具体要求可参照《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南6T2058010)及く中全业商业信感系全找术指引),并结合本企业的实际情况操作。

　　7运行维护要求

　　7.1人员设定

　　除信息系统建设力提供的系筑运维支持以外,企业对档案管理系统应设立系管理员同位,责对日常使用过程中的系统护、开级以及机构用户、档案类型、分类方案、权限、流程等方面的工作。应建立与行维护服相米的训体系机制,建立人质信备计划与机制,确保系统运行维护的需要。

　　7.2系统升级

　　对档案管理系统使用过程中的系统故障以及需求变更,应制定改造方案并确定信息系统升级方案,并对系统的维护、测试、修改、版本变更的全过程进行记录。当有版本升级或系统替换时,应遵循7.3的管理原则,在可控的基础按照既定的计划和安排,有序的将原有系统中的档亲数据完整、准确的迁移至新系统中,并双轨运行一段时间,确认数据无误后,再正式停用一旧系统。

　　7.3系统废弃

　　当涉及到档案管理系统硬件和软件的废弃时,应考虑信息的转移、备份、丢弃、销毁以及对软硬件进行的密级处理。

　　当要废弃或替换系统组件时,要对其进行风险评估,以确保硬件和软件得到了适当的废弃处置,且残留信也恰当地进行了处理。并且要确保系的更新代能以一个全和系化的方式完成。